行政事务管理制度汇编

1、 济宁成友食品有限公司行政制度 行政事务管理制度编制：人资事业中心时间：2012年6月26日总则1.目的：为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。2. 范围：本规定所指行政事务包括办公室管理制度、考勤管理制度、话费管理制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、收发文件管理、车辆管理等相关行政制度的工作程序及行为规范。3. 其他。目 录总则2第一章 办公室管理制度3第二章 考勤管理制度5第三章 考勤机使用制度11第四章 早会制度13第五章 印章管理15第六章 档案管理17第七章 公司会议室管理制度21第八章 公司会议管理制度23第九章 话费报

2、销制度25第十章 收发文件管理27第十一章 合同、协议管理29第十二章 办公用品的管理30第十三章 空调使用管理制度36第十四章 车辆管理制度38第十五章 劳保用品发放管理制度44第十六章 附则48第一章 办公室管理制度目的：为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化 、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。范围：适用于公司所有成员。第一条 员工按时上下班，禁止无故迟到或早退以及擅自离岗；第二条 员工上班时必须佩戴公司工牌，在周一至周五的工作时间员工应衣着正装，即：白色衬衣，黑色西裤（黑色正装群），黑色皮鞋；周六至周日，员工应规范穿着，男士切忌花哨，不得着短裤凉鞋

3、；女士禁止穿无袖衣裙、超短裙、露背装和时装拖鞋。第三条 办公区域禁止吸烟，违者一次罚款50元，并没收香烟；员工上班期间（除正常工作应酬外）禁止饮酒，如发现一次罚款200元，并在公告栏处张贴以作警示。第四条 办公大厅及各独立办公室工作时应保持安静，禁止无故串岗，不得聚众谈笑，争执吵闹，高声喧哗；第五条 员工上班时不得吃零食、看小说、杂志，不得打电话闲聊和办理个人事务，禁止工作期间玩游戏、网络聊天、浏览与工作无关的网页；不得带与工作无关的私人朋友进入办公场所。第六条 员工要举止文雅，讲究礼貌，待人和气，尊重上司和同事，不得造谣生事，挑起事端。第七条 部门电话为固定电话两部，只可拨打固话小号（如有外

4、部业务可拨打），上班时间禁止拨打私人电话，一经发现一次罚款20元；报销移动电话费的人员手机必须保持24小时畅通，不能及时接通电话的人员经核实后每次按30元处罚。第八条 员工应保持办公设施用品的整洁，保障办公场所设备的安全对公共设施、办公用品和文件资料等不得丢失、乱放、挪用和损毁，禁止擅自翻动他人文件、资料等；第九条 员工应坚守岗位，节约资财，提高财物使用效益。不得利用管理处文 具用品、通迅等设施谋取个人便利，不得侵占公司财物，损害公司利益。第十条 出入会议室或上司办公室时需先敲门示意，进入房间随手关门；第十一条 员工下班离开办公室之前，要把办公用品等收拾整齐，应及时关闭空调、电脑，节约用电。所

5、有部门应认真配合、监督他人及自己的言行一致性，对违反上述规定者除规定金额以为的其他每次10元处罚，月违反规定三次以上者扣除当月绩效，情节严重者直至解除聘用。本制度自员工入职时执行。第二章 考勤管理制度：为了有效地发挥员工积极性，使每位员工在工作中能做到有章可循。：济宁市成友食品有限公司行政后勤人员。3.权责：行政部负责统一监督执行4.细则：公司各部门员工工作时间安排：夏季时间：5月1日-10月1日 上午08:00-11:30；下午13:30-18:00；冬季时间：10月1日-5月1日 上午08:00-12:00；下午13:30-17:30。 员工上班必须亲自到指定的地点（二三分厂门卫处）签到签

6、退，不得代人签到或授意他人签到签退。 工作时间要按时上下班，不得迟到、早退，上午9：00后签到及下午17：00前签退上下班者均视为旷工半日；迟到、早退一次，处以当事人10元/次罚款，当月迟到、早退累计5次者，视为旷工一日，旷工一天扣发三天的基本工资（本数据以考勤机数据进行衡量）。4.2.3 员工工作时间外出时，须经部门负责人批准签署，到行政部填写外出登记单/出差登记单，注明事由及归来时间，无记录者视同该员工早退。员工请假须到行政部填写请假条，持请假条交由部门负责人签批，签批后交还行政部；请假未经批准擅自缺勤视为旷工。一个月内旷工一天扣发三天的基本工资，旷工二天扣发一周的基本工资，旷工三天将构成

7、重大行为过失，公司有权对其作出辞退处理。4.2.5员工因紧急事故或疾病而迟到或缺勤，应立即通知部门负责人，次日需到行政部补办手续，连续三日不上班又末办手续者，行政部负责追踪并上报；连续一周者视为自动离职。 公司为满足业务和工作职责需要，管理人员可以要求员工加班（每月一般不超过36小时）。若不能安排员工补休的则按加班时间支付加班报酬，此项适用于正常日工作时间的员工加班。 员工平常下班后继续在本岗位或相关岗位工作1小时以上才可以计算加班。因工作需要加班时，必须填写好加班申请表（见附件1）经部门负责人批准后，报人力资源部审核后计算加班工资，员工加班参与部门负责人绩效考核中管理项目得分。 因紧急工作，

8、而需员工加班的时候，员工在加班超过晚上21：00的情况下，可以申请报销住地和办公地之间的实际出租车费。此项费用考核计算在部门建设费用中。 加班报酬按以下方式计算：加班工资=本人月基本工资/（当月应出勤天数8小时）*实际加班小时。公休假：公司各部门月公休假为2天。 公司员工每年可享受以下带薪法定休假日：元旦：2012年1月1日至3日放假调休，共3天；春节：1月21日至28日放假调休，共8天；1月29日（星期日）上班；妇女节：3月8日公司女性放假1天(根据公司工作情况定)；清明节：4月4日放假调休，共1天；劳动节：4月29日至5月1日放假调休，共3天；端午节：6月23日放假公休，共1天；中秋节、国

9、庆节：节假日当天可放假调休，共2天。具体休假日期将由行政部统一以通知形式公告。 事假：.1 员工如确有急事、要事需解决，可向所属部门申请事假，事假期间将扣除所有薪金。.2 本人或家庭因有突发情况，来不及事前请假的，必须当日同部门负责人电话联系请假，并于事后两个工作日内补齐相关手续，否则，按旷工论处。病假：.1 员工因病休假需向行政部呈交县级以上医院证明书及药费收费单，经批准后方可有效。特殊情况可在次日补办手续，未有特别原因连续三日未办手续而缺勤者，视为自动离职。.2 员工工作满一年以内的，每年可以享有三天带薪病假；员工工作满二年以上、五年之内的，每年可享有十天带薪病假；员工工作满五年以上的，每

10、年可享有十五天带薪病假。工伤假：4.1 员工于工作期间因公受伤，须于二十四小时内由其所属部门填写工伤事故申请表呈行政部，并附医院之诊断证明书、急疹收费单据，经行政部确认可请工伤假，工伤期间，薪资发放视公司情况而定。婚假：.1 在公司工作满半年以上的员工，符合国家婚姻法规定，25周岁以下的员工可享有3天的带薪婚假，25周岁以上员工可享有7天的带薪婚假，婚假不包括公休假和法定假。.2 享假员工需事先提出申请，事后附结婚证书复印件给行政部核实。恩恤假（丧假）：.1 员工家属成员包括配偶、子女、（双方）父母、兄弟姐妹、爷爷奶奶（外公、外婆）去世，可享有三日带薪丧假。.2 外省员工可享有二日、本省员工享

11、有一日路途假。丧假不包括公休假和法定假。.3 享假员工须事先提出申请，事后附死亡证明或其它证明给人力资源部核实。生育、哺乳、产护假：.1 符合计划生育规定的女员工产假、流产假和节育措施假，按女职工劳动保护实施办法执行。.2 女员工一旦怀孕，立即通知部门直接负责人，并将有关怀孕及预计分娩期的证明副本提交给行政部核实，并给予180天的生育、哺乳假。.3 生育、哺乳假期间暂不发放工资。女员工生育、哺乳假期满后，如有实际困难，经公司人力资源部批准，可请哺乳假至婴儿一周岁，未经批准的，作擅自离职处理。.4 符合计划生育规定的男员工产护假，标准为2天带薪休假，领取独生子女证的员工，可享有5天带薪休假，产护

12、假可在婴儿出生一个月内享受。5. 假期申请5.1 所有员工享用任何假期，必须填写假期申请单（见附件2），每项申请必须经过批准，倘若申请以下假期，则必须呈交证明文件：A病假、B生育、哺乳、产护假C婚假D恩恤假E工伤假请假核准权限 一般行政后勤员工员工请事假，除公司规定公休外，请假者必须到行政部填写正规请假条，请假2天的须经本部门经理批准，报行政部审核存档；请假3-7天需经本部门总监批准，报行政部审核存档；7天以上的须经副副总经理或总经理批准，报行政部存档。 经理请假2天以上的，必须经过总监批准，请假单报行政部存档。 总监请事假须经副总经理或总经理或者副副总经理或总经理批准，行政部备案。 主管以上

13、员工出差必须到行政部填写员工出差登记单，行政部备案。所有员工出差必须经部门负责人批准，并在考勤表上进行标示，以便于月底进行统一核对。6.本制度自2012年6月26日正式执行。7.附件.附件1：加班申请表附件2：假期申请单附件1：加班申请表：加班申请表部门姓名加班事由：加班小时从 年 月 日 时起至 年 月 日 时止，共（ ）小时。办公室行政部门负责人附件2：假期申请单：假期申请单部 门姓 名请假事由：事假 病假 伤假 婚假 丧假 年假 串休 其它（ ）假期从 年 月 日 时起至 年 月 日 时止，共（ ）天，次日正常上班。办公室行政部门负责人申请人第三章 考勤机使用制度1.目的： 为进一步规范

14、各部门考勤情况，强化公司内部考勤管理，精确、规范数据考勤，体现公平、公正、公开的考勤原则。2.适用范围：公司内除生产计件人员外所有参与管理经营的高管、中基层管理人员及所有普通员工；3.考勤地点：二三厂门卫处4.细则：4.1 考勤时间及次数：白班：早上 7:008：00 中午11：3012：00 晚上5：307：00夜班：上班前18：3019：00 下班前 7：008：00 考勤机显示各自名字或指纹号码，考勤录入成功。4.2 考勤机使用流程：月25日由行政调度拷贝考勤数据，报人资处，并张贴。上下班指纹录入各部门人员指纹录入考勤机未显示人员名称时，及时告知办公室行政调度，重新对指纹进行录入。 按指

15、纹前，应注意手指是否干净（注：手指上不要带有脏物及可能的化学腐蚀物），按指纹前手指保持清洁，确保指纹考勤的一次成功率。 将已经存档的手指平放于刷指纹镜面上，指纹机语音提示“谢谢”，看到显示自己的名字/指纹机号码后即操作成功；如果不成功，就需要再次放入指纹，或者用备用指纹刷。 刷指纹时要尽可能大面积接触感应板，不要有翘、刮、滑、晃动、抠镜面等动作。指纹考勤机上其他键盘不许随便按动，刷指纹成功后，不得重复、随意乱刷。刷指纹时，如考勤机不能识别指纹或不能正常工作，要第一时间向行政部反应并采取措施，否则视为未出勤；指纹考勤机对手指干燥、过冷等都将会感应失灵，需提前处理后再试（可用口呵温、润）手不可有水

16、；手指指纹处脱皮严重者（如十指都无法准确采集指纹），可到行政部审核领取个人密码，每天实行密码考勤，直到指纹可用时终止。4.4考勤机使用制度： 考勤机作为下步主要考勤工具，各部门手工考勤做为辅助依据； 考勤时，如发现考勤机显示姓名与本人姓名不符或指纹录入不上时，需及时通知办公室行政调度，对指纹进行重新录入；员工因公务外出，不能及时按指纹者，可于次日到办公室行政调度处补出差记录。如出现漏按、忘按指纹者，三次以内（含三次）可于行政调度处及时补录，超出三次，按迟到处罚：10元/次。 禁止用手拍打考勤机，如发现一次罚款20元；若机器损坏严重，由损坏者自行维修；本制度于2012年6月26日正式执行。第四章

17、 早会制度1. 会前准备：1.1 当天负责早会主持的同事7：20将早会所需音响及电脑等设备准备完毕；1.2 距早会开始三分钟前，进行各部门集合，说明会场纪律、排队站好。2. 早会流程：2.1 7：40开始，播放音乐（怒放的生命），早会主持同事负责设备的开关；2.2 人资事业中心点名；2.3 如有新同事入职，须让新同事进行自我介绍。如没有，此项可以省略；2.4 主持人带领大家问好；（主持人：成友的各位精英们大家早上好！大家：好!很好！明天会更好！）2.5 检查仪容仪表，由当天早会负责人主持仪容仪表的检查（着装、工牌等），全体同事进行监督，行政部负责记录及下发负激励通告；2.6 主持人分享故事或者

18、同事之间互动（最近发生在自己身上、公司层面或者其它有正面激励的故事和小游戏）；2.7 询问其他部门是否有事情宣布；（人资事业中心、技术质量事业中心、运营事业中心、营销事业中心、财务事业中心、采购事业中心）2.8 全体解散。3. 例会制度：3.1 如遇特殊情况第二天不能主持早会者（请假），请在前一天与其他同事进行调换，违者负激励10元；3.2 开会期间，不允许交头接耳、大声喧哗，违者负激励10元；3.3 如有新同事入职，须让新同事进行自我介绍；3.4 主持人应确保早会的质量使用普通话，由人资事业中心行政部负责监督，违者负激励10元。3.5 不按时参加早会者按迟到处理，负激励10元。3.6 自7月

19、18日起办公室人员（战略管理委员会、总经办、人资事业中心、营销事业中心、财务事业中心、各事业部总监）必须穿正装、戴胸牌、违者负激励10元。第五章 印章管理1. 公司章保管权限：公司（含子公司）公章、合同章、人力资源章归行政部管理；财务专用章和发票专用章由财务部负责人保管。2.职责及范畴：2.1 印章保管人必须认真履行用章登记制度，注明用章人姓名、用章事由(内容)、用章日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。2.3 公司印鉴的使用一律由副总或副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3.使用范围：3.1 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的

20、任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。3.2 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经副总经理或总经理签字方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回，未经副总经理或总经理批准，盖章后出现的意外情况由批准人负责。3.3 凡以公司名义下发的文件，须有副总经理或总经理签发的文稿，方予用章。文件用章后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送副总经理或总经理签字后，方予用章并填写用章登记。3.4 合同（协议）的用章应经公司副总经理或总经理签批，方可加盖我司合

21、同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。附件：公司章使用登记表公司章使用登记表日期申请/使用人用途份数章名称批准人保管人第六章 档案管理1. 归档范围：公司的章程、规划、年度计划、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2. 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，副总经理或总经理办公室主任核定密级。3. 立卷归档要求：归档的文件

22、材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件

23、填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。4. 档案管理期限文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为三年至六年左右，短期为三年以下，一年以上。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

24、5. 档案的借阅与外调：各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门领导同意或总经办批准。借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经副总经理或总经理批准。有密级档案只许在总经办翻阅，不许带离总经办；有密级档案复制时，需经总经办主任批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经总经办主任以上级领导批准。对已到保密期限的档案要请总经办鉴定解密，对解密档

25、案作一般档案管理，及时提供利用。借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过六天。借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。6. 档案的鉴定与销毁：定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。档案鉴定工作由总经办主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 档案材料鉴定小组审定，凡属密级档案须经副总经理或总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司总经办主任批准后方可销毁。销毁档案材料，经批准销毁的公司档案，要由二人以上并在指定地点进行监销。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人

26、监督销毁。7. 罚则公司员工凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以公司内通报批评。公司员工凡违反本制度中第5项第4点，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经副总经理或总经理批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。公司员工凡违反本制度第5项第8点，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。公司员工凡违反本制度第5项第9点，遗失档案的，应立即报告，如因遗

27、失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。附：1.档案借阅登记表 2.档案明细表档案借阅登记表日期借阅人员用途批准人归还日期备注第七章 公司会议室管理制度1.目的：为进一步使会议室的使用有序、科学的管理，充分发挥会议室的空间资源，特制定本制度。2.范围：本制度适用于公司总经办、二厂培训室、三厂食堂等会议室，适用于济宁成友食品有限公司所有部门。3.会议室使用标准会议室管理部门使用标准人数要求总经办人事部董事长参加的会议、绩效会议、培训等或接待客人30人内二厂培训室人事部管理人员会议、培训等60人内三厂食堂人事部、三厂后勤大型会议、培训、公司举办的晚会等超过200人4

28、.会议室使用细则：会议室由公司行政部负责管理；会议举行一小时前，行政部应对会议室空调、投影仪、音箱、话筒、白板、白板笔等设施准备齐全到位，配备饮用水、水果（必要时）；公司各部门使用会议室时须提前一天填写会议室使用申请表，经行政部同意后，领取会议室钥匙及提示挂牌；4. 使用部门应保持室内公共卫生、禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔纸屑；使用完毕后，将会议室打扫干净，地面不得有纸屑、泥渍，桌椅摆放整齐，电源、门窗、暖气关闭好。5. 使用部门在清扫完毕后，将钥匙及提示挂牌后交于人事部，人事部经检查合格后，方可离开；会议设施出现损坏时，由使用部门赔偿，由人事部联系相关部门进行维修；未将会议室清洁干净而

29、私自离场的，人事部有权对其部门负责人罚款50-100元。三、会议室环境卫生要求1、总经办的卫生于每日早上班前清扫，二厂培训室每周清洁两次（不限时）；2、有重要会议时由人事部提前做好全面清洁所需会议室；2、注意保持会议室公共卫生环境；4、严禁将会议内物品外搬，如有需要，可向人事部提交申请，方可挪用，需在规定期限内归还。3、严禁在会议室内吸烟；4、严禁将坚硬物品放在在会议室内桌子上，以免划伤桌面。本制度由人事部拟定并解释，于下发之日开始执行。第八章 公司会议管理制度1. 范围：适用于公司全体员工，各大小会议。2. 办公室行政管理职责2.1负责会议室的调度；2.2 负责会议通知的传达；2.3负责会议

30、前的准备工作：会议签到、会议所需设备。负责会议的议程安排、会议记录（含会议纪要的起草下发），对会议决定的事宜进行督查督办，并做好馈工作。3. 会议管理内容与要求 会议所需设备：投影仪、电脑、白板、白板笔、录音笔等。会议要求的宣读、会议录音及记录：行政部。 会议通知：准确转达会议时间、地点、内容、参会人。3.2 会议制度：允许以下两种方式请假：a.病假；b.事假（个人婚假、丧假。事假期间无工资，三天以上事假者，公司将扣除系数0.2或0.5 *当日工资）； 会议未到（未请假）、迟到及会议中接电话者根据会议程度进行相应扣款：序号会议程度相应扣款备注未到/迟到（未请假）中途离场/接电话1董事长会议10

31、0元50元2总经理会议50元20元3部门会议20元10元4小组会议10元5元3.3 会议要求: 参会人员必须自备记录本及笔按时参加会议。 参会人员在会议开始前签到并将手机关机或将响铃设置成振动状态。3.3.3 参会人员均不得缺席、迟到、早退，特殊原因不能参加会议者必须提前报经领导同意，否则视为旷工。3.2.4 会议中在有人发言时，禁止其他人员交头接耳、谈论其他话题。3.3.5 参会者要做好会议记录。有传达任务的事项，参加者要及时、准确地传达下去，并认真执行会议所确定的各项任务。 会议缺失率（除请假以为）记入个人考核中，会议缺失率直接影响个人岗位晋升。 违反上述要求者按照会场制度进行罚款。3.4

32、 会议中发言要求：会议内容表达：列清表达内容的现行状态、前景及事态。参会人在发言时要言简意赅，以结论型表达。 会议中发言时间控制在3-5分钟以内，在此时间内未表达完毕的，可在会后继续交流。 4、本制度于2011年12月5正式执行。第九章 话费报销制度1. 权限范围：1.1公司提供的移动号码所有权归公司，使用权归员工个人。1.2公司提供移动号码和话费补贴以便员工与客户沟通、方便开展业务。1.3享受公司话费补贴的员工必须将个人现行使用的号码告知人资事业中心。1.4员工可自行设定移动电话费套餐，公司不做限定。1.5移动话费报销标准请参照公司各岗位级别话费报销标准。1.6 办公室固定电话每部门两部（移

33、动与联通）。2. 职责：2.1 每月的报销话费由人资事业中心行政部负责统一缴纳并打印话费清单提供至财务部备查。2.2 每月30/31号缴纳公司提供的移动号码；每月4号缴纳需报销的个人移动号码。2.3 公司所属的移动号码卡由行政部统一采购、保管和发放及收回。2.4 报销移动话费时，应遵守本规定的流程。公司办公室职员因外部业务需使用电话时，只可拨打移动座机，联通座机只作为接电话工具，行政部每月拉出各部门座机详单，根据标准报销，超出部分由部门自行负责。2.6 上班时间禁止使用固定电话拨打私人电话，一经发现一次罚款20元；3. 流程：“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自

34、负”的管理方法。对在限额以内的移动话费，由公司根据话费清单据实报销；对超过报销额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分从员工当月工资中扣除。3.2享受手机话费报销的部门经理级及以上人员需24小时开机，包括节假日。一个月内有两次关机、停机或是手机联系不上者，当月不享受手机的月报销额；享受手机话费报销的职员需在每天的7：3022：30处在正常开机状态，包括节假日，一个月内有三次关机、停机或是手机联系不上者，当月不享受手机的月报销额。3.3公司所提供的移动号码和话费补贴作为公司业务专用，公司将不定期打印通话清单进行审查，如果发现长期将公司移动号码另作他用的，将按【3.2】进行处理。3.4 凡享受报销

35、标准之业务人员离职必须在离职前核算清其当月实际话费（按天数计算），并将所有移动号码卡交至人事部签收。4. 特别提示：4.1如享受手机话费报销的人员发生部门调动或职位调整，行政部将从变动后的当月起，按照该人员新的岗位话费规定为其调整手机话费的报销额度。4.2个别员工因工作的需要，确实需调整手机话费的报销额度时，则应到公司行政部填写“话费调整申请表”，由行政部将该申请表交公司副总经理审批并报人资事业中心存档后，方可于次月进行调整。 4.3对于按照规定享受手机话费报销的人员，限制手机号码的变更，如手机遗失等特殊原因确需变更号码，需及时报公司行政部。 5. 生效 本规定自2012年6月26日起执行，解

36、释权归公司人资事业中心行政部。第十章 收发文件管理1.1 收发文业务范围包括：文件、传真、电子邮件、报刊以及通过邮件、无纸化传输系统、垫江县办公内网收发的政务信息等各种资料。1.2 收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记簿、发文登记簿。1.3 收文要及时登记，统一存放文件夹处理。1.4 收文后，按公司领导分工及时分发并送分管领导批阅后再传阅，重要文件先送主要领导或分管部门领导批示，再送其他领导传阅。一般情况下，三天内传阅完毕。1.5 领导批示指定专人办理的，应及时送办理人阅办。急件及时送阅或请示办理，不得耽误。1.6 收文件全部传阅办理完毕后，注明承办情况后及时分类存放文件柜，并认真保

37、管，借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。2. 发文管理2.1 凡公司董事会、人事行政部起草的文件，负责起草的员工必须按照公文规范及时认真起草，交人事行政经理审核公文格式、发文字号、行文规则、文字表述、文种使用等进行核查监督，再报分管领导审核把关，最后副总经理或总经理审签。2.2 文件签发后，要及时登记、打印、再次校核无误后，方交行政人事部盖章分发。公文用章坚持上不压正文，下骑成文时间。 2.3 需要发送的文件，安排专人及时发送，及时登记挂发文号，需要签收的按要求签收，准确送达有关人员和部门，不得延误和积压。2.4 发文要登记，填写发文登记表。公司行文统一编号为：公司正式文件：成友字2

38、0XX第X号；成友通字20XX第X号。公司会议纪要：成友会议纪要（）号。2.5 密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。第十一章 合同、协议管理1.范围： 本合同、协议是指公司与其他法人、其他组织、他人之间签订的经济合同、技术合同、承包协议等。2.管理范畴：2.1 合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，明确管理。2.2 各部门对外合同签订前交由人事行政部，由人事行政部统一提交公司法律顾问，经法律代表修改后交由副总经理或总经理批准，方可签订合同。2.3 合同签订后，正本必须交行政人事公司部统一归档。2.4 合同签订人是合同执行人和监督人，对合同的履约负有完全的责任，在合同执行的过程中，要经常监

39、督履约情况，发现问题及时向公司部门领导及副总经理或总经理汇报。第十二章 办公用品的管理1.目的：为加强办公用品的管理，规范办公用品领用流程，提高利用效率，降低办公经费。2. 范围：适用于公司范围内所有部门的办公资产管理，包括固定资产和低值易耗品管理和办公用品管理3. 办公用品管理范畴：固定资产主要指：办公桌、办公椅、档案橱、电脑、空调、打印机、电话机、摄像机、照相机、投影仪、沙发、茶几、考勤机、传真机等价值较高档的物品.一般办公用品（包含低值易耗品）包括：剪刀、胶水、胶棒、笔记本、订书机、计算器、直尺、铅笔、书夹、档案盒、印刷品、中性笔、刀片、信封、文件夹、纸杯、电池、印泥、碳粉、墨盒、填加墨

40、水、硒鼓、复印纸、传真纸等。4. 办公用品的购发：4.1 固定资产类的采购各部门应于每月的20日前，由部门经理填写办公用品申请单签字确认后交行政部，由行证部报副总经理批准后方可购买，逾期未报视为无需求。急需的固定资产根据实际需要情况可以通过正常审批程序购置。4.2 一般办公用品采购： 各部门应于每月的20日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门经理填写办公用品申请单交行政部，由行政部根据申请部门往月申请的明细审批本月上报的申请单并汇总各部门办公用品申请明细，报部门部经理批准后统一购买，逾期未报视为无需求。4.2.2 所需办公室用品购回后，月26日行政部根据实际工作需要有计划地分发给各个

41、部门，由部门经理签字领回。4.2.3 临时急需的办公用品可经行政部同意后部门经理写物资采购申请单交采购部进行采购。4.2.4 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据所在部门责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作，最后由领用人签字；行政部根据审批签字后的办公用品申请单在每月23号前交于采购部购买；5.2采购部应遵循货比三家、质优价廉、办公用品齐全、品种对路、量足质优的原则在26号前购买完毕； 办公用品管理人员应认真、仔细、负责的做好办公用品入库出库台账，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。5.4 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规

42、章制度办事。5.5 每月30日前根据发放明细将各部门办公费用汇总报财务部做费用预算。6.办公用品的保养、维修与报废6.1使用办公资产按有关操作程序说明书进行操作；应避免频繁开关机、超负荷或破坏性使用；能够设置密码操作的，应设置密码进行使用控制；应做好防尘、防晒、防潮、防腐蚀及其他需要预防的；6.2固定资产的报废实行审批管理，各部门如有固定资产损坏的，不能使用的，应按以下规定处理；对于简单的问题，可以自行修理，但对有保修服务的，且在保修期内的，不得擅自自行处理； 办公资产发生故障或损坏不能正常运行的，使用责任人应及时填写办公设备维修申请单申报行政部进行维修，办公资产不能带病工作，以防造成更大的损

43、失。 根据谁使用、谁负责的原则，行政部组织进行责任认定，对因正常损耗造成不能正常运行的，通过维修申请并按程序报批后组织维修；对因个人使用或保管不当，造成不能正常运行的，一律由个人负责修复或赔偿。 修复不成的固定资产实行报废处理，报废应当是不可能维修的、提交过维修申请的、经过维修但无法修好的情况，同时符合公司规定的固定资产报废标准，方可由物品保管者填写办公用品报废申请单，经副总经理或总经理确认及财务部门批准后方可成立。 报废办公资产在得到报废审批后由行政部进行回收处理。7.办公资产使用责任落实7.1固定资产的使用必须实行责任到人，具体方法是在台账上明确使用部门、责任人7.2若新增或减少资产，或使

44、用部门、责任人发生变动，则在台账中进行及时调整，使用部门、责任人变动，须做好交接工作及相应记录7.3各办公资产使用部门、责任人对公司交付的资产要注意正确使用和日常维护管理，并承担相应责任。7.4各办公资产使用部门、责任人对本部门使用的实物资产进行定期和不定期的清理核对，并与行政部对账，保证账物相符。8.资产的标识化管理8.1公司所有建账管理的固定资产均应设置标识8.2在区分资产管理大类的前提下，可根据实际分类情况建立资产标识分类系统8.3标识的设置位置应便于观察、便于识别、便于实施，不易被人为因素变动，设置稳固、不易脱落，具有可追溯性，需要进行追溯的标识应具有惟一性。8.4当发现标识脱落、不清

45、晰时，所在部门应及时提醒行政部更换标识9.办公资产的调拨管理9.1各分公司之间办公资产的调拨，由调出部门所在行政部填制办公资产调拨单，按程序经调拨双方部门审批通过确认后方可办理资产内部转移手续。办公资产调拨单一式三份原件应交由财务部门进行账务处理，复印件交于各分厂行政部各一联做固定资产台账增减变动的依据，门卫行政部开据的证明放行9.2公司内部资产调拨由行政部填制办公资产调拨单，按程序经调拨双方部门经理审批通过后方可办理资产内部转移手续。办公资产调拨单一式二份原件应交由财务部门进行账务处理，复印件交于行政部做资产增减的变动依据9.3未经行政部允许严禁私自调拨转移办公资产10.资产借用管理10.1

46、任何办公资产的借入还出，都需要具备借用手续填写办公资产借用登记表，资产的使用责任人跟随借用手续完成而发生相应转移，直至借用关系签字结束11.资产清查、盘点及报废管理11.1行政部应定期、不定期地会同使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目，做到账物相符。盘点结果需填报资产盘点表：若出现盘亏,经证实属于非正常原因导致，则一律由责任部门及相关责任人按相应价值赔偿；若出现盘盈，则应分析原因，并将盘盈资产纳入资产报表。11.2对已不能正常工作，不能通过维修恢复其使用功能的，或是修复价值高于新购现值，确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品，行政部应进行清查核实，并申报报废。由部门填写物资报废申请

47、单11.3电子产品类办公设施设备应出具专业检测或鉴定报告作为附件11.4报废手续办理周期：固定资产每半年一次，低值易耗品每季度一次。11.5报废资产处置：行政部根据报废资产的实际情况选择直接处理（损毁）、捐赠、变卖等处置方式。116行政部与办公资产使用部门应共同参与。变卖价格确定后必须填写资产出让处置审批表，注明处置方式、变卖价格、价款收取的方式等，报经批准后办理报废资产转移手续。处置后的收入一律交财务部门进行账务处理。实物资产管理部门对已经报损、报废的资产应进入报废资产明细台账。12.办公用品的交接与回收12.1员工因离职或者工作岗位的变动需进行办公用品的交接与回收时，应严格遵守交接回收程序

48、。12.2移交人应逐项列出物品清单，接收人应仔细点验，同时行政部根据移交清单进行核实，遇有损坏的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人责任，另行处理。双方就移交物品认可后，签字确认。13.办公用品的使用说明：13.1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。13.2 员工离职时应依物品领用登记表所领物品一并退回(消耗品除外)。13.3 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。13.4 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。13.5 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。各部门要做好本部门的办公资产增减记录，办公资产增减记录必须张贴在墙壁上并做好电子档案，检查

49、发现无档案的负激励50元。检查发现办公资产档案与实物不符的追究其责任14. 本制度由行政部负责解释并监督实施。第十三章 空调使用管理制度公司本着正确使用、安全管理、健康节能的原则，根据季节气温的变化，对空调的启用、管理做如下规定：1. 空调的启用时间规定夏季：7月15日8月31日 冬季：12月15日1月31日或：夏季室内温度高于29摄氏度，冬季室内温度低于10摄氏度可开启空调。2. 空调的使用与管理2.1 使用空调时，应先关闭门窗，不能在开空调的室内吸烟，如需通风换气要先关闭空调。下班要提前15分钟关闭空调，长时间（20分钟以上）离开时，要关闭空调，以便节能和保证减排效果。2.2 为节约能耗和

50、延长空调的使用寿命，空调开启后，设置的温度要适中：制热温度应设置在25度以下，制冷温度应设置在26度以上，以免空调机长时间工作，压缩机发热、发烫，影响正常办公，低于或高于以上度数，一经发现罚款一次罚款10元。2.3 由于空调的使用和开启不当，造成空调损坏或不能正常使用的，要追究使用者责任。2.4 夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。遇上节假日，应拔去空调插头。2.5 全体职工必须增强节约用电、安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调及电源开关，不得随意在空调线路上乱接线。2.6 当空调出现故障时，要及时报修，由电工上门检修，如果是人为原因损坏，要照价赔偿；是质

51、量原因，及时联系空调维修部维修。2.7 空调开启时间应在上班后半小时方可开启；关闭时间在下班前半小时内关闭，否则一经发现一次罚款10元。3.其他。望各部门全体员工严格遵守上述空调使用规定，并认真贯彻勤俭节约、节能减排、安全使用的原则，切实加强我公司空调用电管理，确保我公司空调安全运行本制度自公布之日起实施。第十四章 车辆管理制度1.目的为加强和规范车辆管理，充分发挥车辆的使用效率，做到合理调动、节能降耗、安全行车，确保各项工作的顺利开展，制定本制度。2.适用范围本规定适用于公司车辆管理中相关事务处理。3. 车辆管理基本原则公司车辆由公司行政部车队负责人统一管理。公司有关车辆的购置费、保险费、租

52、赁费、汽油费、维修保养费等费用均由行政部车队负责人向总经办报批后统一办理。公司的车辆由公司的专职司机驾驶，其他有驾驶执照的员工驾驶公司车辆须经过车队负责人同意，否则将按违规处理，并由相关责任人承担因此造成的一切经济责任和法律责任。严禁无驾驶执照的员工驾驶公司车辆。3.2 用车原则公司车辆用于部门日常外出工作、公司日常配送货物、业务活动中接送公司领导、政府部门领导、重要客户和重要合作伙伴等用途。本公司人员在业务中下列情况可以申请用车：陪同重要领导或贵宾、携带大件贵重物品、提取大额现金、公共交通无法到达、气候条件很差、事情紧急等相关事项。3.2.3员工和家庭成员出现生病或紧急情况可以向公司申请用车

53、。3.员工非紧急事项的私事用车请勿申请公司车辆。3.3 车辆调度流程3.3.1 公司员工使用车辆请提前向行政部车队负责人申请，填写用车申请单，明确用车事由、用车人、出车时间、返回时间、到达地点、行驶路线、过桥过路费数额；经行政部车队负责人同意后，方可使用。3.3.2 公司员工因特殊原因无法到公司填写用车申请单的，可以通过电话向行政部车队负责人申请，批准后方可出车(回公司当天即补办手续)。3.3.3 行政部车队负责人接到派车申请后，根据事情的轻重缓急合理调度，确认用车申请单中所填信息，并通知司机。3.3.4 司机出车前在用车申请单上填写车辆初始公里数，用车结束后填写截止公里数，并交由用车人签字确认。4.车辆使用4.1用车人凭经确认的用车申请单使用车辆。无用车申请单或行政部车队负责人的口头通知，司机不能出车。4.2司机须提前作好出车准备工作，保证能够按时出车；用车人上车后，司机问清到达地点及行车路线。4.3 司机在行车过程中要谨慎驾驶，避免违章或发生事故。对于用车人应热情服务，尽最大可能满足用车人的工作需要。4.4 如果用车人因工作需要改变车辆使用时间、行车路线时，请提前通知人事行政部，便于人事行政部合理安排后续用车。用车人请勿利用工作用