公司电子文件归档及管理规定

1、精品公司电子文件归档及管理规定找文章到大秘书网（）一站在手，写作无忧! 第一条 为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工 作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据中华人民 共和国档案法等有关法律法规，特制订本暂行办法。第二条 电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 讯网络上传送的文件。第三条 档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和 指导。第四条 凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归 档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家 有关纸质文件归档的有关规定执行。第五条 电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档 案部门归档。第

2、六条 电子文件物理归档的基本要求： 办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档； 电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方 法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，；经过过程中的情况随时记录在相应的文件中； 专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保 管期限；第七条 电子文件归档时，电子文件登记表、机读 目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归 档保存。第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存 价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一 同归档，并使两者互联。第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措 施

3、，保证不会非正常改动。第十条 各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系 统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处 理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完 整与安全。第一条 归档电子文件移交前，文件形成单位必须认 真检测电子文件，并填写归档电子文件移交接收检验登记 表，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一 份由电子文件形成单位保存。第十二条 电子文件的检验应包括以下项目：载体有无划痕、是否清洁等；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； 对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操 作手册等是否完整；

4、第十三条 档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验 收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。第十四条 移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封 存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。第十五条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要 求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；环境温度控制范围为 17 C -20 C,相对湿度控制范围为35%-45% 。第十六条 电子文件归档每满 1 年对涉及的电子文件形 成单位和设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如

5、 不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间 不少于 3 年。第十七条 档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入归档电子文件管理登记表对磁性载体每满 2 年，光盘每满 4 年进行一次抽样机读 检验，抽样率不低于 20% ，如发现问题应及时采取恢复措施； 磁性载体上的电子文件，每 4 年转存一次，原载体同时 保留不少于 4 年。第十八条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批 准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。第十九条 利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具 有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵 守国家有关保密规定， 采取身份认证、 权限控制等安全措施。第二十条 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档 案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦 除载体上应连同存储载体