电子帐本ERP(U8)操作流程制度

1、附件一：发动机部件有限公司ERP系统管理办法1 职责和范围1.1 本办法是对本公司物料采购、内部流转、产品销售及存货核算的计算机信息集成系统的管理。1.2 公司办是ERP系统管理的责任部门。负责系统的规划设计、实施和运行监管。2 基本原则要求2.1 有物流就要有信息流，信息流的基本凭证是ERP系统开具的各类凭证。票随物走，票物相符。2.2 票据处理要及时、准确，有部门之间票物的流动，必须要有关联部门的审验。既要交接时在票据上签字，又要在ERP系统中审核相关单据。谁做的票据谁负责，不准自己开票，自己审核。2.3 权责对应。要按ERP系统规范管理流程授予系统操作权限，不得超限授权或越权操作。2.4

2、 安全、保密保则。建立严格的数据备份制度，严格按规定备份数据。未经授权，系统中的信息不得让无关人员浏览或复制。2.5 循序渐进，逐步完善，正确处理电子帐与手工帐的关系。系统替代手工的时间、范围，由系统管理员根据使用情况报告批准。规定正式使用系统的，不能以手工依据替代系统，系统必须准确；没明确规定正式使用系统的业务，不能自行停止手工业务。3 业务处理3.1 操作人员必须按系统规范流程，及时、准确地制作相应票据，物料交接转移时，双方在票证上签字确认，切实做到先开票，后发货。3.2 票证上的信息输入必须规范完整，要求填写的栏目必须填写，不得偷工减料，确保数据完整，属于标准数据的不得乱用简称简写。3.

3、3 物料发放要做到日清月结，每天对自己所管物料的收发存台帐与票据仔细核对，发现问题后处理解决时限不得超过24小时。3.4 定期进行清点工作，清点要求严格执行在制品、产成品及工位器具清点管理办法。3.5 清点形成的差异要依据规定处理。各单位不准私自在没有实物交换时开具出、入库单平衡帐本与实物的差异。发现此类情况，可比照内盗性质处理。3.6 在断电、网络不通或系统故障时，所发生的业务应开具手工票据和记好手工帐，收发双方在票据上签字确认。系统恢复使用后，依照流程再重开电子票据并审核，电子票据不再签字。流转到各处的打印票据与相对应的手工票据粘在一起保存。3.7 各类票据的制单、审核要有明确的责任人，具

4、体安排见单据管理方案，各类有流水号的票据不要随便删除，并按票据流水号递增的方式排序上交。3.8 产品开发和改进，要及时维护产品结构图，产品计划价格和销售价格调整后，要及时调整系统中的价格数据。3.9 内部单位领用的产成品必须凭主管经理签字、发货单位开材料出库单、领用人签字、领用单位审核材料出库单，发货单位将批条与材料出库单粘在一起保存。在制品破坏性检验的，由车间开材料出库单位、领用单位。质管科签字，并审核材料出库单。3.10 ERP系统业务所涉及各部门的操作员及时根据业务录入单据，不得提前和滞后，每月月末逐笔核对单据确保ERP系统的准确性。每月的最后一天上午12时前记帐完毕，以后发生的业务做次

5、月的单据。各仓库保管员在次月1号上午12点钟前上报财会科汇总表并附带ERP打印的单据，要求各单据的汇总数与汇总表的汇总数和ERP的汇总数一致，如不一致说明原因和理由。记帐完毕的单据除特殊情况外不予恢复记帐，因单据录入不及时造成存货核算与库存管理数据有差异的，单据录入人员负全责。3.11 计划价调整后，存货核算成本时，自计划价调整日期之后用新的计划价对存货进行核算。财会相关人员应按财会有关规定对计划价及时进行调整。4 运行监管4.1 ERP系统业务所涉及各部门的操作员，必须经过系统培训合格，才能上岗，经培训不合格的人员，要予以撤换，新上岗的人员必须持证，没有培训合格证的不能上岗。4.2 系统管理

6、员要对各单位的操作流程进行分析改善。对各类票据的制作、审核的规范性和数据完整性进行检查监督和考核。4.3 系统管理员要定期报告系统的运行情况，对涉及企业机密和系统安全运行的异常情况要及时报告处理。附件三：发动机部件有限公司不合格品物流流程一、采购入库前流程到货单采购入库单入库检验 合格品退回厂家 不合格品二、不合格品流程质管科与车间会签，品质S库按会签票将不合格品调拨回车间。毛坯/协配件 调拨检验返回车间的不合格品不合格品不合格品登记单 工废 调 成 不 换 品 厂 合 家 格经销商不合格品处理单质管科开退修单/退废单调 换配套用户车间按质管科的票，开调拨单入生产科不合格品库，实物在车间定点分

7、类摆放，车间负责管理。供运科清理破解回收返给供应商的零件不做不合格品单，入库类别均为不合格品入库，出库类别根据票据分退废和退修。生产科通知厂家会签后，不合格品库开红字入库单，供应厂家签票后，将实物回收。附件四：新产品物料流程图一、新产品试制用工具采购管理流程图产品科或质管科设计，出清单草案。产品科分发技术文件至相关单位，填制ERP中的物料档案。产品科或质管科组织竞价采购到货检验*（注）采购员通知供应厂家退货 不合格 合格刀具入装备科工具总库，夹辅具现场试用合格后，入装备科机械备件库，并注明新产品用。检具、量具入质管科总库，注明新产品用。车间领用，质管科开调拨单，车间审核，注明新产品出库类别。车

8、间领用，装备科开调拨单，车间审核，注明新产品用出库类别。车间建立在用工装台帐车间建立在用量检具台帐注：到货检验，检具到货后送质管科检具鉴定室检测；专用量具到货后，送质管科量具鉴定室检测；工装夹辅具直接送车间试用鉴定，合格的到装备科办理入库、调拨领用手续。二、新产品试制（试装）流程图 产品科/质管科负责将新产品试制用毛坯（外协件）厂家、数量、交货时间等相关要求，以通知单形式下发至相关单位，并负责试制全过程监督实施。 产品科对试制件ERP基础档案的录入工作。 生产科根据通知单要求，编制生产计划，组织毛坯（外协件）生产科仓库对供应厂商不结算送达试加工（装）的毛坯（外协件），按其它入库上帐，不开收发清

9、单。 质管科负责毛坯（外协件）检验，验收合格后在收发清单上盖合格章 不合格 生产科仓库对检验不合格的毛坯（外协件）退给供应厂商。 合格生产科仓库将合格毛坯（外协件）入帐后发往车间组织生产。 调拨产品科、质管科现场配合指导生产。 料废产品、质管科对试制过程中造成的不合格品开具废品单单元及时处理。 质管科对试制产品检验，合格后开具合格品单，提交成品检验报告 不合格 合 格生产车间根据合格单数量上帐入库。不合格品登记单/处理单产品科/质管科下达新产品试制（装）结论给相关单位。车间通知供应科将废品及时清理出现场。附件六：发动机部件有限公司在制品、产成品及工位器具清点管理办法一、公司内流转的所有毛坯、半

10、成品、成品及工位器具要定期进行清点。具体时间由牵头单位安排。二、各类物品的清点由生产科牵头组织，物料所属部门负责清点，生产科计财科负责组织验证。三、各单位清点工作应在物流相对停止，相关流转票据制作签字、审核全部完成、废次品登记处理完毕的情况下进行，清点前各单位应备齐清点验收表。四、清点时，各类物品要分类定置摆放，同一状态物品码放成堆、成行，要整齐摆放，过目知行知数，一堆一卡。小件物品过秤，大件物品过数。尚未开捆、开箱的物品，可按供货单位的标签数量点数。五、清点实施单位填写一卡两表，清点卡片要一物一卡，一卡一号，物料清点验收表一式两份。清点完成后，其表、卡、物要完全一致，并将一式两份的清点验收表

11、报生产科。六、各类工位器具要堆放整齐，符合安全和质量要求，箱内无铁屑、垃圾，一个摆正，多个成线、成行，空工位器具要及时清洗、保养。工位器具与其它物料一样，由所属单位清点制作一卡两表。现场待改造、不完好的工位器具隔离存放，制卡上表，盘点结束后，再集中维修改造。七、验收小组凭管物单位所报的清点验收表对现场实物及卡片进行查验。每种物料的查验分两步，第一步：验证卡上数据与表上数据是否一致；第二步，查验实物品种规格数量与卡上数据是否一致。不一致的，查验人将实际数填写到验收表上，并签名。查验方式可根据物料类别采取全检和抽检方法。物料分类标准及考核标准由生产科确定。八、验证签名后的表一份留管物单位，一份留生

12、产科或计财科，各单位将清点数量输入ERP系统，完成清点单。生产科或计财科打印出各单位的收发存汇总表，分别对验收表上的清点数与该单位的收发存汇总表上的结存数进行核对，完全一致则审核通过，在系统中审核其盘盈入库单和盘亏出库单。通过的在收发存汇总表上签字，并报主管经理考核。生产科或计财科对自己的审核结果负责。九、每次清单完成，系统管理员负责输出总的物料盘盈单和物料盘亏单，相关单位要对清点结果进行分析，查找原因。计财科将清点结果及分析报主管领导进行考核。十、每次的清点结果及分析材料要归档管理。未经同意，各单位不得随意输入和调整ERP的清点数据。附表：物料清点验收表物料清点验收表单位名称：清点卡号物料代

13、码物料名称计量单位清点数量查验数量查验人附件七：发动机部件有限公司产品结构图维护管理办法1、为保证公司ERP系统平稳运行，应将公司所加工和装配产品的结构图及时建立并适时维护和更新。2、产品科综合组负责新物料基本档案的建立和产品结构图的建立及维护更新。3、产品结构图建立和更新的依据是产品科和质管科所发放的技术文件，时机要选择在文件正式生效之前，更新文件不能影响先前文件失效前的运行。4、产品结构图的建立和更新要建立台帐制度，并要进行审验。技术文件管理员负责产品结构图的建立和更新，综合组组长负责审核，并分别在台帐上签字。5、综合管理部依据ERP系统中反映的产品结构图运行情况，进行监督考核。附表：发动

14、机部件有限公司产品结构图维护台帐附表：发动机部件有限公司产品结构图维护台帐时 间技术文件号产品结构图编码维护人审核人附件八：发动机部件有限公司价格维护管理办法1、为保证公司ERP系统所反映的存货价值属实，应对公司加工、装备及消耗等各种物资的价格进行适时维护和更新。2、财务科价格核算员负责生产件和消耗物资内部核算价格的建立和维护更新。3、纳入正常生产的产品的内部核算价的更新依据为公司与各协配厂家所签定的价格协议，采用与A点供应商相一致或接近的价格。4、新产品价格建立的依据为产品科在开发新品时确定的供应商的零件报价，在ERP中的总成价按产品结构图所构成的零件的内部核算价的加总，并在建立产品结构前报财务核对，在增加零件的同时增加内部核算价，否则不得增加零件。5、非生产件的存货按先询价、报价的原则，在价格确立后增加物资类别，按最终确定的采购价或招标价格为依据建立内部核算价格。6、财务科建立内部核算价格台帐，分门别类对公司的所有物资的价格进行管理和更新，并保存更新记录。7、综合管理部依据ERP系统中反映的价格运行情况进行监督考核。附件九： 关于ERP系统的月末处理和年度结转处理流程1. 由系统管理员在每个月末进行各子系统的月末处理和月末结账，处理的顺序是：先审核所有库存管理系统的收发单据和其他业务单据（如组装、拆卸、调拨、