基于Endnote的本地PDF英文文献库的建立

1、基于Endnote的本地PDF英文文献库的建立    eSearch”下面的“more”，出现一个“ChooseAConnection”对话框，里面有很多可以选择的数据库连接。2.3下载PDF文件EndnoteX5具有PDF文件自动下载功能，只要确保软件具有数据库的访问和下载权限，站软件可以批量的自动下载文献对应的PDF文件。具体操作为如下：选中需要下载PDF全文摘要：EndNote作为一个参考文献的管理工具，逐渐的被越来越多的科研工作者所使用。该文利用EndNote软件具备的自动下载PDF文件的功能，提出了一种对下载的PDF文件进行整理并构建本地PDF

2、英文文献库的PDF文件管理方法，并介绍了本地PDF英文文献库如何在不同电脑之间进行转移及如何在不同成员之间进行共享。该方法有利于科研工作者利用EndNote软件对PDF文件进行管理，及时查看EndNote条目中对应的PDF文件。关键词：EndNote；PDF；下载；路径1009-3044(2012)23-5591-02Establishment of PDF Library Based on EndNoteCHEN Huan(Key Laboratory for Urban Habitat Environmental Science & Technology, School of En

3、vironment & Energy, Peking University Shenzhen Graduate School, Shenzhen 518055, China)Abstract: This paper uses EndNote software to automatically download PDF files, then organize the downloaded PDF files, build a local PDF Library. This paper also introduces how to transfer the PDF library bet

4、ween different computers and How to share PDF files between different members.Key words: EndNote; PDF; download; path 1概述当研究者进行科学研究时，需要对该方向的研究进展进行文献综述，然后基于目前该领域已有的研究成果，提出自己的想法并加以论证。当今信息时代，论文和期刊数据激增，如何高效、准确、便捷的获取对自己研究有帮助的参考文献是每个研究者都会遇到的问题。目前用的比较多的文献管理软件是NoteExpress和Endnote。由于这两种软件能很好的分别和中英文文献数据库（CNKI

5、, Web of Science）连接，用NoteExpress检索中文文献，中文标准，中文硕博论文，用Endnote检索英文文献和论文能够快捷的获得需要的文献。目前，已经有很多关于Endnote如何在科研写作中应用的文献发表2-4。然后，还没有文献报道如何用Endnote下载和管理英文文献的PDF文件。本研究基于Endnote可以自动下载PDF文件的功能，提出了一种新的PDF文献库的建立规则，有利于研究者便捷的用Endnote浏览英文文献的PDF全文。 2 PDF文件的下载2.1创建EndNote文件安装好Endnote X5软件后，启动程序，在程序的主界面菜单栏上选择“File”-“New

6、”,创建一个新的EndNote文件，并选择文件的保存位置。在EndNote文件的保存位置中，我们可以看到软件自动生成了一个扩展名为“.enl”的文件和一个扩展名为“.data”的文件夹，文件夹用于存放EndNote文件中附带的文本和图片等文件5。2.2查询文献条目Endnote X5具有英文文献检索功能，可以在能联网的电脑中，直接打开软件进行英文文献条目的检索。具体操作如下：点击“Online Search”下面的“Web of Science (TS)”，在出现的连接窗口中（右下），可以按照自己的需求填写检索条件进行文献条目的检索。检索得到的文献条目自动保存在EndNote文件中。Endno

7、te X5除了提供“Web of Science (TS)”数据库的连接外，还提供了很多其他期刊及大学图书馆数据库的连接，具体查看操作如下：点击“Online Search”下面的“more”，出现一个“Choose A Connection”对话框，里面有很多可以选择的数据库连接2, 6。2.3下载PDF文件Endnote X5具有PDF文件自动下载功能，只要确保软件具有数据库的访问和下载权限，站软件可以批量的自动下载文献对应的PDF文件。具体操作为如下：选中需要下载PDF全文的文献条目，右击鼠标，选择“Find Full Text”，再点击Sub-list中的“Find Full Text

8、”。当PDF文件下载成功后，文献条目前面会有一个回形针的标识出现。 3 PDF英文文献库的建立3.1修改“Output Styles”文件通常，EndNote中看不到文献条目中链接的PDF文件的路径，这和“Output Styles”设定的输出内容有关。当需要查看文献条目中的路径或者其他信息时，则需要对Output Styles文件进行修改4。具体操作如下：点击“Edit”-“Output Styles”-“Open Style Manag er”，出现“Endnote Styles”的对话框，选中需要修改的“Style”，点击“Edit”，出现该Style的对话框。点击左侧树形目录中的Bib

9、liogra phy下的Layout，这时右侧出现上下两个窗口，把代码File Attachments和代码Accession Number拷贝到下面的窗口中，每个代码分别占一行，保存Style对话框并关闭。选择修改完毕的Style为输出格式，这个时候可以在EndNote右下角的对话框中看到所选文献条目中链接的PDF文件的路径及Accession Number。3.2建立本地PDF文献库当文献PDF文件被EndNote软件下载成功后，文件被放在Endnote文件所对应。    的文件夹里面。例如“ De Brouwer, J. F. C. andL. J

10、. Stal (2004). "Does warm-water extraction of benthic diatoms yield extracellular polymeric substances or does it extract intracellular chrysolaminaran?" European Journal of Phycology 39(2): 129-131.”条目的PDF文件路径为“internal-pdf:/De Brouwer-2004-Does warm-water extr-1515128832/De Brouwer-2004-

11、Does warm-water extr.pdf”。这就意味着每个Endnote文件里面的PDF文件被放置在了不同的文件夹里面。当不同的Endnote文件里面含有相同的英文文献条目时，容易造成硬盘里面含有多个某文献对应的的PDF文件，导致了重复存储。为了保证一个英文文献在电脑里面只有对应的1个PDF文件，需要对PDF文件重新整理，将全部的PDF文件以特定的规则命名及存放，保证每篇文献只有一个PDF文件保存在硬盘上面。首先，对于文件的命名，可以考虑以文件唯一的、特有的Accession Number重新命名文件名称，如此可以避免PDF文件重名。然后，在D盘根目录下面新建文件夹，命名为Jour n

12、al_Articles_eng，以Accession Number命名的PDF文件在Journal_Articles_eng文件夹下面按照文献发表年份存放在以年份命名的子文件夹里面。最后将PDF文件手动链接到对应的文献目录里面。例如上述英文文献条目修改完毕后，所对应的PDF路径为“file:/ D:Journal_Articles_eng2004000221762700002.pdf”。 4 PDF英文文献库的共享4.1 PDF英文文献库的转移由于EndNote中使用的是绝对路径，PDF文件能打开要满足两个条件：1）Journal_Articles_eng文件夹是在D盘根目录下面；2）Jour

13、nal_Articles_eng文件夹的名称建立后不能被修改（文件夹新建时可以根据个人习惯进行命名）。当需要在另外一台电脑中使用PDF英文文献数据库时，只需将Journal_Articles_eng文件夹和EndNote文件直接复制到另外一台电脑的D盘根目录下面，EndNote文件的存放位置不固定，文件名称也可以做任意的更改。4.2 PDF英文文献库的共享对于同一个课题组的成员来说，需要查阅的文件有部分是相同的，或者有时候想把一些有价值的文献和同组成员共享。这时候成员（成员A）只需在EndNote文件中把想共享的英文文献条目选中，然后复制到一个新建的EndNote文件中，把这个新建的End N

14、ote文件和Journal_Articles_eng文件夹拷贝给对方（成员B）。对方在接到这两个文件后，首先把拷贝得到Journal_Articles_eng文件夹（C）和自己硬盘中的Journal_Articles_eng文件夹（D）进行更新，更新原则为：当C中有D中没有的文件时，将文件从C复制到D。更新完毕后，成员B拥有了所有成员A拥有的PDF文件。然后打开拷贝得到的成员A的En源于：毕业设计论文格式dNote文件，这个时候成员B就可以阅览成员A想要共享给成员B的英文文献条目及对应的PDF文件了。 5结语使用EndNote管理文献，不仅可以节省大量的时间，而且有利于文献的整理及后续的写作。

15、该文从一个全新的角度，通过挖掘和整合EndNote对PDF文件的管理功能，从而达到能够方便、快速的阅览PDF文件的目的。通过实践研究表明，本方法有利于课题组成员之间PDF文件的共享，有利于课题组成员之间进行文献综述及文献探讨。当然，该文所提的方法还有一些需要改进的地方，如将以Accession Number命名的PDF文件手动链接到对应的文献目录比较耗时间。笔者在后续的研究中将会考虑如何解决这个问题。参考文献：乔峰,利用EndNote教学提高医学生文献分析管理能力J.西北医学教育, 2011(3): 450-451.刘银萍,郎平,梅立新,如何指导医学研究生在科研写作中运用EndNote管理文献J.安徽医学, 2012(1): 104-10