ERP系统操作管理规定

1、ERP 系统操作管理规定范畴（供应链 +财务）广州乌石拉链有限公司ERP实施小组编制2010-8-91.0.目的：规范系统工作流程，明确职责，保证 ERP系统上线后的顺利运行2.0.适用范畴广州市乌石拉链有限公司3.0.ER P 定义ERP(Enterprise Resource Planning) ERP是建立在信息技术的基础上, 利用现代划的治理是想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决 策、打算、操纵与经营业绩评估的全方位和系统的治理平台，简称企业资 源打算4.0.职责4.1ERP专员：全面指导和治理系统、确保系统的顺利运行。4.2 网络治理员：对系统硬件和软件的爱护、保证系统网络

2、工作正常。4.3系统治理员：在ERP专员的指导下对软件所有公共参数的设置与修 改，月末结账，以及培训系统操作，解决系统操作过程中遇到的咨询题、 无法解决的及时与ERP专员联系。4.4操作用户：及时正确的操作系统，确保数据的准确5.0.内容5.1. 系统站点治理5.11. 每个站点都有专人治理、业务上的操作只承诺一个人有编辑的功 能、其他人只有查询功能。5.12. 系统治理员处建立一份站点分配表5.2. 软件的安装与授予用户权限5.21部门需要安装ERP软件、第一填写一份ERP软件安装申请表 经部门经理审核后、同时ERP专员按照申请表内容决定安装哪些模块以及 操作权限。然后交付网络治理员或者系统

3、治理员安装软件及分配权限。5.3系统日常爱护5.31. 严格按照有关规定进行操作、不越权操作、不做违规业务5.32. 保证自己密码不泄露，对密码泄露后造成的后果要负责。5.33. 如果由于各种缘故，不能上班的时刻超过半天，需要把自己未处 理的原始单据交接有关制定人员。5.34. 业务单据需及时录入、业务操作完毕或离开座位请及时关闭窗口。5.35. 凡违反上述规定操作者、造成系统业务不能正常操作者。将给予 一定的处罚5.4.系统业务操作治理规定5.41.权限治理1、金蝶 K3 划分为不同模块授权分级治理，其目的是明确工作职责、 划分工作权限及范畴、实施更专业的治理2、系统权限的分配应有 ERP

4、专员及系统治理员负责、 系统权限一经设 定不得随意更换。如需变更权限、需部门提出申请经部门经理签字、 ERP 专员审核方可变更、未经批准不得随意更换。5.42.系统编码治理规定1、系统编码是按照公司实际工作的需要、综合分析各种需求的前提下 编制的编码规则、系统的编码包括：部门、会计科目、客户、供应商、原 材料、半成品、成品、委外加工材料等2、系统编码规则：原则上采纳字母 +阿拉伯数字代替，编码不能重复、 不能一种物料显现 2 个编码。3、系统编码为公司公用资源、未经批准不得随意更换。如编码不合适 治理需要，需更换时、有部门或者人员提出申请报系统治理员、经系统治 理员征的其他人员同意后，方可修改

5、、如一方不同意都不得擅自修改。4. 系统编码的日常爱护有指定的功能模块操作人员自行爱护。 在编码是 要遵循往常编码原则。5.43.电子文档的治理5.431. 系统中的各种参数的设置。任何人不得随意改动、如需要改动， 有部门经理或有关人员提出申请报系统治理员。 系统治理员报有关部门及 E RP 治理员同意后方可进修修改，如有一方不同意不得进行修改。5.432. 系统数据每天定时备份、每月结账后系统治理员将本月的系统数 据进行备份，并叫网络治理员刻录光盘交财务部存档。5.433. 总经理、财务总监可查阅全部系统资料、其他人员只可查阅管辖 范畴内的资料、如需要查阅其他部门的资料需有关部门负责人同意方

6、可查 阅。5.44.模块治理总账1、总账 -用户、财务部使用并负责爱护2、填制、审核、记账、打印凭证、等有财务部负责人安排完成3、财务部每月 10 号之前负责安排结账、出报表。5.55. 模块治理应收账款1、应收账款有财务部专人使用并负责爱护、通过销售治理模块提供财 务部作应收账款所需的资料。2、销售治理模块新增的客户档案必须在各业务小组帐套内新增，新增 档案要求内容完整3、新客户在下生产订单、开送货单、收钞票之前必须按要求填写客户 档案、否则系统拒绝操作。4、销售治理模块开出的各种单据一定要按照系统要求严格执行，如不 按规定开单显现的错误，本着“谁开单谁负责的要求”发觉错误要求当天 修正完毕

7、。5、销售模块开出的各种单据要求当天处理完毕（包括打印） ，打印出 的单据要求三天内返回到有关的部门。6、每月的 3 日下班前向财务部门交起送货单、退货单、样品单等，同 时出纳开具已到款项收据。7、每月 4 日下班前会计人员向销售人员提供应收款项明细对比初稿，5 日下班前将核对后的应收款项对账明细交给财务部， 财务部 6 日下班前将 正确的应收账款明细表及有关的报表送有关的业务人员或者相应的跟单人 员。8、7 日应收账款治理结账。5.56. 模块治理应对账款1、应对账款由财务部派专人使用并负责爱护，通过采购治理、存货核 算模块提供财务部做应对账款所需的资料2、采购治理模块新增的供应商档案必须按

8、规定划分，新增档案内容要 求完整。3、新供应商在下生产订单、入库单、付款之前必须按要求填写供应商 档案，否则系统拒绝操作。4、采购模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行，如不按规 定开单显现的错误、本着“开单谁负责的要求”发觉错误要求当天修正完 毕。5、采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入库单保持一致、 如有不一致采购人员要及时更正。6、开具的原材料入库单、退货单要按照系统要求严格执行，入库单与 退货单以单据日期为准 3 日内上交财务部，单据不可跨月。7、采购员要求供应商每月 5日将对账单传到财务部、如 5 日前不能对 账，本月货款推迟支付， 7 日财务部完全处理全部应对账款业务

9、。8、现金采购的物资建立一个现款购物供应商，并予以编码、购进物资 均通过应对账款核算，同时做付款业务。5.57.模块治理 -销售模块1、销售模块由销售部、门市、财务部专人使用，由销售部负责爱护。3、销售人员在下生产订单时必须输入编码、业务员、业务员、销售订 单日期、存货编码、数量、交货日期等如有专门要求在备注栏注明。5、送货单开错单价时应按产品规格分别填写应调整的单价、销售类型 选择其他，其他填写不变。6、送货单一经确认不可随意删除、如必须删除需登记送货单编号及删 除缘故、并于月末将删除的送货单编号交财务部。7、送货单等填写后销售人员自行审核。送货单填写后要求当天处理完 毕送退货业务，否则将阻

10、碍库存数量，如开单确实是因某种缘故不能出库， 可申请暂存仓库 2 天8、开具的送货单要求三天内返回给财务部。5.58模块治理 -库存治理1、库存治理模块有仓储部、生产部、财务部共同使用、有仓储部负责 治理与爱护。2、仓储部要设定专人对 BOM 表进行增加与爱护3、库存治理中的各种单据有仓储部专人录入，包括外购入库单、产品 入库单、材料出库单。 销售出库单等。4、仓储部填写出库单、入库单、退货单时必须填写入库类别、生产批 号、领用部门。 仓库名称、供应商名称、厂商编码、供应商送货单好、采 购单号等。5、仓储部安排专人对单据的正确性、合理性进行审核，当天输入的单 据当天审核完毕，有错误的单据要求最

11、迟翌日改完。审核时发觉的单据错 误要求当天更正。6、当天的单据最晚到翌日上午 10 点之前交到有关部门。5.59.模块治理 - 存货核算1、存货核算由财务部使用。并负责治理与爱护2、存货核算包含采购入库核算、销售出库核算、委外加工核算、产成 品、半成品入库核算。3、财务部负责审核采购、销售产品的正确性、合法性、合理性，审核 无误后，按系统要求进行记账、制作凭证。如审核时候发觉有错误单据及 时通知有关人员进行更换。4、购进的材料要求三天记一次帐、销售出去的产品要求每一天记一次 帐。有专门情形需与有关人员协商解决。5、财务部成本会计负责审核原材料、半成品、在产品、产成品等发出 的正确性、合理性、合法性，同时审核委外加工、自制半成品、产成品入 库的正确性、合理性、合法性，在审核过程中发觉错误及时通知有关的录 单人员当天进行修改。6、有成本会计负责审核的单据要求三天必须记账一次。有专门情形可 与有关的人员进行解决。发觉错误及时通知有关人员。当天必须解决。5.60.模块治理 - 采购治理1、采购治理模块有采购部、仓储部、财务部设专人进行使用，由采购 部进行治理与爱护。2、凡与新供应商有业务时先新增供应