北京公司Oracle实施应付业务需求分析_011228_v3

1、 中国北方北京公司 ERP实施应付业务需求分析顾问:安达信顾问生成日期:2001最后修改日期:控制号:BJ-AP-1版本: Note: Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You ca

2、n make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.审批:客户项目经理安达信项目经理Note: To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.文档控制修改记录DateAuthorVersionChange Reference21-Dec-01李莉娜No previous document28-Dec-01李莉娜1.

3、1审查人NamePosition 目录文档控制ii修改记录ii审查人ii1供应商管理1供应商信息1供应商财务控制12国内商品采购应付款业务2目前的处理情况2BPR后的情况23与销售相关的应付款业务3目前的情况3BPR后的情况及未来需求34预付款项4目前的情况4未来需求45员工费用报销管理5国内差旅费用报销5国外差旅费报销6员工费用考核66查询与报表需求7查询7报表71 供应商管理1.1 供应商信息目前北京公司对于供应商信息是由业务员自行维护的，财务部门对供应商基本不进行管理，希望将来能够参与对供应商的管理，利用系统实现供应商信息在采购部与财务部之间的共享和共同维护。1.2 供应商财务控制财务需

4、要加强对供应商的财务控制与管理，希望系统能够根据财务对于供应商的掌握信息定义收款方式、供应商的信用等级、付款条件、信贷限额、默认付款方式等信息，同时对供应商进行多地点的管理。2 国内商品采购应付款业务2.1 目前的处理情况北京公司的国内商品采购付款票证主要是增值税发票，应付款入帐时间是对供应商进行付款的时间。业务员需要对供应商进行付款时，首先填制一张付款通知单，交给业务处长签字，然后同时将增值税发票2联（记帐联和抵扣联）、出口专用缴款书、收购合同、外销合同、提单、箱单，盈亏测算表交给财务，财务审核所有单据，核对后在付款通知单上签字，交给财务处长签字，由财务将付款通知单交给出纳，出纳登记付款，然

5、后将付款的单据连同支票回单交给财务，财务据此入帐。根据合同如果对产品质量的把握不大，可以暂付部分货款，直到货物经过客户确认后，才可将剩余款支付，如果发生质量问题，可以扣供应商的应付帐款余额。制作付款凭证：借：库存商品-*业务部-*业务员-合同号 借：应交税金-进项税- *业务部-*业务员 贷：银行存款-*银行帐号2.2 BPR后的情况经过前期的BPR业务处理发生了变化：1. 应付款的确认流程和付款流程分离2. 应付款的确认流程规定只要采购的货物经过了采购业务员和供应商双方的检验，财务就可以确认此笔应付款项的增值税发票。 具体情况参见BPR的“货物采购发票确认流程”。3. 付款流程规定采购业务员

6、根据合同的付款条件，填写付款通知单，经过部门经理审批后，交给应付会计，如果该批采购的货物已经销售发运，并且付款金额在一定限额内，应付会计审核后签字并交给出纳，出纳进行付款，如果付款金额超出一定限额，需要交给财务经理审批后才可交给出纳，如果达到特定政策限额，则需要交给总经理审批。 具体情况参见BPR的“付款审批流程”。3 与销售相关的应付款业务3.1 目前的情况目前北京公司的出口合同中确定的价格不是离岸价，在出口商品离岸以后支付的运费、保险费、佣金，冲减出口销售收入。财务收到相关费用的发票后，会进行相应的付款处理。制作凭证：借：商品销售收入-*业务部-*业务员-外运/佣金/其他贷：银行存款-*银

7、行帐号 在销售过程中发生费用报销，一般由业务人员拿到财务，财务人员在为其进行报销时会与盈亏测算表进行对比，防止其出现超出盈亏测算表的金额，进行风险控制，但是仍然可能发生多付或重复支付的情况，主要体现在海运费部分，原因是一笔合同的海运费，可能多次发生，运输公司可能多次开票，结果可能是多次支付之和超出盈亏测算表的金额或重复支付。3.2 BPR后的情况及未来需求经过前期的BPR业务处理发生了变化：1、 根据盈亏测算表，在将来的ERP中订立佣金合同、运保费合同、其他费用合同以实现对该销售发生的相关费用的控制。2、 对于佣金付款的前提条件是该笔佣金对应的销售合同已经实现了收汇。具体情况参见BPR的“佣金

8、确认流程”、“运保费确认流程”、“其他费用确认流程”、“付款审批流程”。希望利用系统可以实现对已经发生的但还未进行付款的费用在会计期末进行预提。4 预付款项4.1 目前的情况目前北京公司存在以预付帐款方式进行采购的业务。一般由采购员填写付款通知单，附采购合同交给部门经理进行审批，批准后再交给财务经理进行审批，然后交给应付会计，出纳进行付款。制作凭证：借：预付帐款-*业务部-*业务员-*供应商贷：银行存款-*银行帐户具体情况参见BPR的“预付款审批流程”。4.2 未来需求实现对资金占用的管理，可以利用系统随时了解供应商应付帐款的帐龄与预付帐款的情况。5 员工费用报销管理目前北京公司员工的个人借款

9、要核算到个人；有预付款的员工报销时要冲销预付款，再对余款退回或补交。5.1 国内差旅费用报销国内差旅费的预支：员工填写借款申请单，经过业务经理、部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，将借款申请单交给出纳，出纳付款。制作凭证：借：其他应收款-差旅借款-*部门-*员工贷：现金/银行存款-*银行帐号国内差旅费报销：员工填写差旅费报销单，附原始单据（如果报销招待国外代表团的费用，需要公司签报），经业务经理、部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，出纳进行付款核销。制作凭证：付款：借：经营费用-差旅费-*业务部-*员工贷：现金/银行存款-*银行帐号核销预付款：借：经营费用-差旅费-*业务部-*员工

10、贷：其他应收款-差旅借款-*部门-*员工收回剩余预付款：借：现金贷：其他应收款-差旅借款-*部门-*员工具体情况参见BPR的“国内差旅费预支流程”、“国内差旅费报销流程”。5.2 国外差旅费报销国外差旅费预支：员工的出国借款经过审批后，员工到银行自行买汇，出纳从员工处银行水单，交给财务，财务以人民币入帐，不记外币。制作凭证：借：其他应收款-出国借汇-*部门-*员工人民币贷：银行存款-*银行帐号 人民币国外差旅费报销：员工填写相应的出国费用报销单，经业务经理、部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，进行相应的处理，以人民币入帐，不记外币帐。制作凭证：核销预付款：借：经营费用-出国费-*部门-*员工人民币贷：其他应收款-出国借汇-*部门-*员工人民币补汇： 借：经营费用-出国费-*部门-*员工人民币贷：银行存款-*银行帐号 人民币收回剩余预付款：借：银行存款-*银行帐号人民币贷：其他应收款-出国借汇-*部门-*员工 人民币具体情况参见BPR的“国外差旅费预支流程”、“国外差旅费报销流程”。5.3 员工费用考核目前北京公