工作中的6个层次(共18页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上一些事总是念念不忘 因为 * 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； * 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； * 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。 横向管理工作进程的5个阶段 （1）收集一切引起我们注意力的事情；（2 ）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；（3）组织整理得出的结论；（4 ）把它们列为我们行动的选择方案；（5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。 收集工具 * 实实在在的工作篮 * 纸制的记事簿 * 电子记事簿 * 录音设备 * 电子邮件 影响成功收集的因素 遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮

2、，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件： 1.每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之 中，而不是在你的大脑里。 2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。 3.你必须定期地清空这些设备。最大限度地减少收集设备的数量 定期清空收集工具加工处理.“材料”工作篮垃圾是什么工作将来某时/也许 （备忘录文件夹；保留备查） 不可以可否付诸行动参考资料（需要时可取）可以工作（策划）下一步行动是什么 工作计划行动时备查2分钟能否搞定否是延迟指派给别人实施等待让别人去处理日程表在某一具

3、体时间内处理后面的行动尽快解决成功的关键因素：每周查阅每周查阅也就是做下列事情： * 收集和加工处理所有的“材料”。 * 回顾和检查你的系统。 * 更新各类清单。 * 做到清洁、清楚、实时和完整。1. 在某一时刻，决策行动的4个标准的模式 在星期三3点2 2分时，你如何选择下一步行动呢？你可以按照次序采用下面4个标准： 1.环境 2. 有多少时间 3. 有多少精力 4. 重要性 选择当前行动的4个标准记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的4重标准进行的：1、 环境2、 时间3、 精力4、 重要性2. 评估每日工作的3种模式 当你着手处理事务，也就是人们在一般情况下提到的“工作”时，你可能

4、是在从事以下3种不同类型的活动： * 处理事先安排好的工作 * 处理随时冒出来的事件 * 定义你自己的工作 3. 回顾和检查工作6个标准的模式 事情的重要程度是促使你作出选择的原动力。但是，大多数用于决定事件重要性的模式，在实际工作中并非是最得心应手的工具。为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们的工作到底是什么。至少可以从6个不同的角度加以衡量。我们可以高度的概念进行类比： * 5万英尺以上：生活 * 4万英尺：35年的展望 * 3万英尺：12年的目标 * 2万英尺：责任范围 * 1万英尺：当前的工作 * 跑道：目前的行动 让我们由下至上入手。轻松自如地控制一切的主要因素是：（

5、1）明确判定工作的预期结果以及下一步具体行动；（2 ）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中，并定期回顾和检查。人的大脑只有经过5个步骤才能够完成任何一项任务： 1.定义目标和原则 2.展望成果 3.集思广益 4.组织管理 5.明确下一步的行动方案 思考“为什么”这个问题的价值 下面仅仅是思考这个问题的某些好处： * 界定成功 * 创造了决策标准 * 集结资源 * 激发动机 * 阐明重点 * 拓宽选择 开动脑筋的关键技巧 有许多技巧都可以用来启动思维，强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下3点： * 不判断，不质疑，不评估，不批判。 * 追求数量，不求质量。 *

6、把分析组织工作置于次要的位置上。 不判断，不质疑，不评估，不批判 组织管理的基本要素 关键步骤如下： 1. 明确意义重大的事件 2. 按照 （下面一个或多个标准）排序 * 构成因素 * 先后顺序 * 重要程度 3. 必要程度的详述 如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的策划和构思。 确定时间、空间和工具我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：·资料存放筐（最少3个）·一叠信纸大小的白纸·即时贴（3X3寸）·回形针·订书机等·透明胶带·橡皮筋·自动打孔机·若干文件夹

7、3;一个日程表·废纸篓归档系统主题、工作、人或者公司当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：1、 收集的内容过多，一个工作蓝装不完。2、 可能偏离到清理和组织管理的环节中。3、 可能碰到一些已经收集和整理过的情况。4、 可能碰上一些紧急的事情。此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：1、 丢弃你不再需要的一切；2、 完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；3、 把任何可以委托他人处理的事情交代出去；4、 为所有需要走过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；5、 根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的

8、工作和任务。加工处理的方法指导学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：1、 从最上面的一项开始处理。2、 一次只处理一件事情。3、 永远不要把任何事情再次放回工作篮加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”行动步骤必须绝对是具体的行动在认清下一步的具体行动之前，你需要考虑更多的事情，才有可能应对任何出现的变化。为了对下一步的行动作决策，你必须首先明确你希望达到的目标。一旦你决定了下一步的行动一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：·实施（如果2分钟内可以完成的话）·指派给他人（如果你自己并不是最佳的执行者）；·交给你的管

9、理系统（作为日后处理的一种选择）。如果不需要采取对策时，又应该怎么办呢？很可能的是，你的工作篮中存在着一些不需要采取行动的任务。在这种情况下，一般有三种情况：1、 垃圾2、 待孵化的项目3、 参考资料基本类型从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类：·一个“工作”清单·工作的辅助性资料·记录在日程表中的行动和信息·各种“下一步行动”的清单·一个“等待”清单·参考资料·一个“将来某时/也许”清单一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：1、 一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；2、 在

10、一张有标题的纸上列出的真实的目录；3、 一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如outlook软件中的任务或者一个掌上电脑中的清单。以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：·电话·在电脑旁·跑腿·在办公室时·在家时·议事日程·阅读/回顾把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。首先看一看你的日程表然后看一看你的行动清单在适当条件下，进行适当的回顾在恰当的时间和地点进行回顾更新你的系统每周回顾检查什么是每周回顾检查散页纸你的笔记 前一天

11、日程表上的数据即将使用的日程表清空大脑回顾“工作”（和更重要的结果）清单回顾“下一步行动”清单回顾“等待事宜”清单回顾所有相关的项目回顾“将来某时/也许”清单回顾“悬而未决”和辅助资料有3个方面的评估标准对行动的决策过程极有帮助：1、 选择当前行动的4个标准2、 评估每日工作的3个标准3、 回顾检查的6个层次工作中的6个层次可以参照高度进行考虑：1、 5万英尺以上：生活2、 4万英尺：35年的计划3、 3万英尺：12年的目标4、 2万英尺：责任范围5、 1万英尺：当前的工作6、 跑道：目前的行动让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前加紧促成的一

12、批生意（工作）。这个电话关系到提高你的销售数量（责任）。这批生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机。因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的前景）。这将促使你在经济和事业不断地接近你奋斗追求的目标（生活）换一个角度来看，你已经下定决心打算成为自己的老板，发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能。因此，你自己开创了一番事业（前景），并制定了短期内的几个具体的目标（工作目标）。这赋予你一些重要的角色去担当。同时，还需要即刻取得某些成效（工作）。只要时机成熟，以上这些工作的每一项都要求你采取一些具体的措施（下一步行动）。你的自动应答机中都存储了哪些内容？你为孩子制订了哪些

13、计划？你在办公室中的岗位职责包括哪些内容？在今后的几个月或者几年内，激励你革新或者引发你创造的动力是什么呢？取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。Charles Schwab你的工作可能：员工培训、系统设计、长期计划、行政支持、市场营销和时间安排的有关事宜或者负责设备、计划实施、质量监测、资产管理等的工作。如果你自己经营企业，那么，你所需要关注的将远远多于你在某个机构中负责某项专门工作时的数量。在你生活的其他方面很可能还包括一些焦点区域，如教育子女、与人合作、教堂、健康、社区服务、家政、财务管理、自我发展、创造性表达等。3万5万英尺以上前面3个较低层面主要针对的是事物当前的状态你的各

14、种行动、工作、责任区，由此向上主要涉及的则是指导方向和目标取向方面的问题。在这一高度上，我们还需要考虑一个行动目录，但是其内容更倾向于“我目前的哪些行动有助于达到我的预期目标，以及我如何才能实现这个目标呢？”在职业生涯中，为你的工作从1年期的目标（3万英尺）到3年期的预测；而在你个人领域中，涉及从个人纯收益（4万英尺）到凭直觉判断你的生活目的，以及如何最为有效地体现出这个目标来（5万英尺以上）在这你可以向自己提出的问题是：1、 我们机构的长期目标是和目的是什么？为了履行我的责任，我需要落实哪些相关的工作？2、 我为自己设定的长期目标和目的是什么？有哪些工作我必须首先落实呢？3、 还发生了哪些可

15、能影响到我有选择的重大事情呢？下面是在这一层面的谈论中显露出来的一些具体问题：1、 鉴于公司内部的工作重点不断的转移，你的工作性质随之发生变化。你将员工培训外包给别的公司，而不是由公司内部解决。2、 你认为事业目标是什么。你可以预测到，一年以后你将从事一份不同的工作。你需要确保在这一年中顺利地过渡，与此同时，尽力寻求调任或者升迁的其他可能性。3、 考虑到全球化和扩张的趋势，本机构的方向是什么。你预见在不久的将来，你将进行大量的跨国施旅行。考虑到你对生活方式 的个人喜好，你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。4、 生活方式的喜好和不断变化的需要。当你的孩子逐渐长大，你留在家里陪伴他们的需

16、要就会减少，同时你对投资和退休计划的兴趣却会增加。领先的秘密在于开始行动。开始行动的秘密在于把复杂的大宗任务分解成为可以操作的细小工作，然后开始实施第一项内容。马克吐温1、 你知道你想要得到的东西，但你不知道应该如何获取它；2、 你不知道你到底想要什么。理想文义者认为，短期的问题无关紧要。愤世嫉俗的人相信，长期的目标没有什么了不起。而现实主义者认定，短期内已经完成的和未完成的工作状况，决定了长期目标的实现Sidney J. Harris没有明确任务的展望只是梦想缺乏前景的任务只是痛苦的劳作。同时拥有前景和任务才是世界的希望英格半萨塞克斯教堂1730目录 第一部分 通向从容之道 第1章 新情况，

17、新做法 像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。 第2章 横向管理工作进程的5个阶段我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。第3章 第3章 纵向管理：巧妙制定工作计划当着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。 第二部分 远离压力，提高效率 第4章 确定时间、空间和工具提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。第5章 收集阶段：填充工作篮训练自己发现那些没有到位的事情。第6章 处理阶段：清空工作篮工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。第7章 管理阶段：建立好清单在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的工作清单堪称为一个主要的运作手段。第8章 检查阶段：回过头看看只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。 第9章 行动阶段：选最佳方案你的工作是发现你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章 创造性地思考