EPC总承包项目采购控制管理办法

1、EPC总承包项目采购控制管理办法621工作内容及工作程序621.1项目采购计划项目采购计划是在项目初期，根据项目总体计划，由项 目的采购经理负责或组织编制的；并应得到项目经理的批 准；项目总体计划应由项目经理处或其指定的项目计划部门 获得。项目采购计划的基本内容至少应包括以下内容：(1) 项目采购的范围；(2) 采购工作计划及工作原则；(3) 货款支付计划及支付原则；(4) 项目总合同中业主对采购提出的特殊要求；(5) 项目采购组的组成及其职责；(6) 工作的准则说明，工作程序的说明；(7) 费用/进度/质量控制的原则；(8) 采购与各有关部门的协调程序；(9) 境内外采购的划分；(10) 与

2、分包商的货物分交原则等。6.2.1.2 确定合格分供方名单(1) 合格分供方名单指供当前工程采购询价用的合格 分供方短名单；原则上每一类货物不少于3个合格分供方;(2) 当项目合同中对合格分供方的选择有规定时，应按 照合同的规定确定合格分供方名单；(3) 当项目合同中对合格分供方的选择未规定时，应按 照货物分供方选择和评价规定中的规定确定合格分供方 名单；(4) 确定合格分供方名单应在项目的初期根据项目的 基础设计等货物的初步数据将主要货物的合格分供方名单 确定完成，并提交采购经理批准并存档；在接到正式的请购 文件后，当发现原定的合格分供方不能满足技术要求时，可 根据要求变更或增加合格分供方名

3、单，但应及时向采购经理 提出“合格分供方修改报告”；(5) 原则上国内采购的主要设备不允许选择没有制造 实体的分供方作为合格分供方。621.3 接受请购单为了使项目的采购部门采买的货物符合项目的技术要 求，项目的采购部门就需要从项目的设计部门获得工程对所 需货物的技术要求，即“请购单”。请购单是由项目的设计部门负责编制，并提供给项目的 采购部门；采购部门的采买工程师负责接收请购单，并对请 购单进行审核，看其是否满足采购询价的要求。请购单应至少包括以下内容：(1) 技术说明书；(2) 数据单；(3) 图纸(如果需要);(4) 对报价技术文件的要求；(5) 对报价返回时间的要求(如果需要)。621

4、.4 编制及发出询价文件询价文件的编制是项目采购实质性操作的开始，认真负 责的编制好询价文件将为以后的采买工作打下一个好的基 础。询价文件应至少包括以下内容：(1) 询价函；(2) 项目简介；(3) 报价须知；(4) 请购单；(5) 尽可能提供的包括商务和技术的报价标准格式。编制好的询价文件一般以函件的方式发出，并及时与对 方取得联系，以确认其确实完整的收到。简单的询价当时间比较紧张时，可以采用传真的方式。621.5 解释询价文件及变更请购单当被询价的合格分供方收到询价文件后及编制报价文 件期间，可能会以书面的形式或口头的形式提出各种问题或 请求(如推迟报价截止日期的请求)，这时采买工程师应会

5、同 专业设计工程师给予认真及时的书面形式的答复，并本着公 平及视其是否具有普遍性的原则，决定是否同时将此答复以书面的形式通知给其它被询价的合格分供方。在询价文件发出后及报价文件收到之前期间，当应专业 设计工程师的要求需要对请购单进行变更时，应及时以书面 的形式通知所有被询价的合格分供方；当项目计划允许时， 可适当推迟报价截止日期。621.6 接收合格分供方报价文件及其澄清采买工程师在按时收到报价后应对报价文件进行初审， 如文件是否清晰、完整、是否按照询价文件要求的格式填写， 价格计算是否准确等，并及时向报价商澄清报价文件中的问 题.采买工程师和专业设计工程师在报价评审过程中如发 现问题也应及时

6、向报价商澄清。采买工程师向报价商的询问应尽量采用书面形式，而报 价商必须以书面形式作出答复。621.7 报价评审报价评审是采买工程师和专业设计工程师对报价商按 时提交的报价文件进行商务及技术评估，看其在商务及技术 两方面是否满足询价文件的要求，并在报价商之间作出比 较，最终确定供货商的过程。报价评审分为技术评审、 商务评审、综合评审三个步骤技术评审应由专业设计工程师来完成；采买工程师在收 到报价文件并进行必要的澄清后，即将报价文件的技术文件 部分通过项目工程师提交给专业设计工程师，专业设计工程 师进行完技术评审后，应将技术评审的结果经项目工程师提 交给采买工程师。商务评审应由采买工程师来完成。

7、综合评审应由采购经理来完成；综合评审是根据技术评 审和商务评审的结果进行综合分析，写出综合评语，推选出 供货商，对于商务评审及技术评审发生矛盾时应提交项目经 理裁决。621.8 厂商协调会及合同谈判经过报价评审确定供货商后，开始进行与供货商的合同 谈判及召开厂商协调会，签订合同并为以后的合同执行作出 安排。厂商协调会可分为合同前厂商协调会和合同后厂商协 调会。合同前厂商协调会主要是全面核对询价文件，核对并落 实报价评审过程中在商务及技术两方面对报价文件质询，进 一步落实在此之前未与厂商协调过的在询价文件基础上作 出的技术变更，与会双方应确认完全了解对方的意图或要 求，并形成书面备忘录。合同前厂

8、商协调会可以是在报价综合评审完成后与最 终供货商之间双方进行的，此时可以和合同谈判安排在一起 进行；也可以是在报价综合评审未完成前与多个报价商之间 分别进行的，目的是为更公正合理的选择供货商提供更客观 的依据。合同后厂商协调会可以是合同签订完后立即召开的，此 时可以和合同谈判安排在一起进行，主要是对以后合同执行 过程中的重要事项经双方协商作出具体安排，包括供货商针 对合同货物的生产安排，双方对合同货物检验工作的安排 等，并形成书面备忘录；也可以是在合同执行过程中，由于 某种原因使合同的实际执行情况与合同的规定出现较大的 偏差，如制造进度严重迟后，出现较大的质量问题等，这时 就需要及时组织召开厂

9、商协调会，双方共同研究找到解决问 题的办法，以使合同的执行回到正常状态。厂商协调会是否需要召开及召开的时间应根据所采购 货物的具体情况作出安排。合同谈判的主要工作是合同双方讨论并确认合同的各 项条款，明确双方的权利和义务，因此在合同谈判前，采买 工程师应将合同文件的初稿编制好，主要议题至少应包括：(1) 确认合同文件包括的内容；(2) 确认合同订单规定的供货范围及数量；(3) 讨论并确认合同条款中规定的权利和义务；(4) 讨论并确认合同货物的单价及总价；(5) 讨论并确认合同货物的交货时间及地点；(6) 确认合同货物的交货条件；(7) 确认合同货物的运输方式；(8) 确认合同货款的付款方式；(9) 确认合同货物在交货时同时交付的文件清单；(10) 涉外合同还应确认法律上的有效解释文字及本合 同适用的法律；(11) 其它双方商定的特殊事项。合同谈判一般由采买工程师组织进行；厂商协调会一般 由采买工程师或检验工程师负责召集；必要时请采购经理直 至项目经理参加。621.9 编制合同文件及签订合同合同文件是买卖双方共同认可的，规定双方在此经济行 为中的权利和义务的，