员工费用报销流程及办法.DOC

1、员工费用报销流程及办法DOC一、通则1、任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅 费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审 核权限”规定取得权责人的书面核准。2、报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单 位名称必须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物），由报 销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在 一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证 之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般 采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财 务部复核通过，方可付款。3、报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几

2、周凭证粘 于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在 当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书 面批准，否则财务部将不予报销。4、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加 的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除； 针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。5、签名的规定：所有员工在任何凭单上签字，表示对该 凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核第1页共1页 之责。 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议 时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6、财务复核结果视情况做下列处置： 退回报销单（注明 退回原因）。

3、 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付 款（附剔除原因）。要求报销人员补充说明或补必要单证。 交出纳付（汇）款。7、每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。8、每周汇员工报销款后，差异表会E-咗订给各部门主管及 秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9、在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方 可进入报销流程。二、报销流程：1、事先核准及事后报销表单流程如下：实物报销：报销条件 为发票、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可，特别情 况为采购单带支票提货，请先填写公洽借款单，经核准入帐 后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。 出差：“出差

4、（预算）申请书”一“费用及出差旅费报销申请表" 和“交通费用报销单”（附已经核准之“出差（预算）申请 书”）;销售人员须另附行动周报及时间分配表。交际 费：“出差（预算）申请书（交际栏）”“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”（附已经核准之“出差预算申请书 （交际栏）”）。 车费：“合富用车申请书"一 “费用及出差旅第1页共1页 费报销申请表"和“交通费用报销单"（出租车车费，附已经核准 乘坐出租车之"合富用车申请书"）。验收单据：公司自用物 品采购验收，请填写事务用品验收单，生产，经营用存货验 收，经IQC核验后填写入库单。“

5、采购单”（如有借款， 应附“公洽借款单”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如 有借款，应附“公洽借款单”；如有相关费用，应附“出差（预 算）申请表”）部门主管财务复核财务长总经理签准出纳报销。三、途中交通费标准和说明：1、标准：员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达 目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小 时以下乘坐硬座或长途汽车；68小时可乘坐硬卧；816小时 可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞 机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加 200元/次。外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异 地交通费用，如超过10小时以上，可

6、报销火车硬卧车票；如10 小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经 理核可预算申请。员工因公出差（到常驻工作地之外地区工 作），应事先填写“出差预算申请书"（各地人员应传真或电子 邮件送至上海），详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它 各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报 销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的 报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用第1页共1页 如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准， 否则，超过部分费用将不予报销。说明： 火车、长途汽车，应 以火车、汽车票根为报销依据。员工遇

7、规定以外的紧急公务必 须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”,并报总经理批准，由公 司相关人员统一订票、购买、结帐，但员工必须在抵达目的地后 一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘 任何交通工具，必须尽量利用下班时间。出差期间，由于其它 与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发 生的额外费用(如退票费等)，一律由该员工本人承担。 已参 加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。四、市内交通费用标准和说明：1、标准： 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员 工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之 一：a)据实报销：凭公交车票据实全额报

8、销，凭出租车票按本办法 第3点规定限额报销出租车票。b)定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每 人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任 何市内交通费。除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车 票报销标准，公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3 点规定执行。 员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租第1页共1页 车路程以单次最高车费为15元为限（从出发地到目的地单程最高 只能报销出租车费15元，而不是单张票据最高只能报销出租车费 15元），深夜（22： 00以后，6： 00前）允许单次报销50元为 限。员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预

9、算批准范 围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车 费。 公司个人汽车、摩托车报销规定:小申请报销个人汽车、摩托车费用必须事先填写异动审批 表，被核准后方可报销相应费用。b）公司行政人员个人汽车、摩托车只有在办理公司事务的前提 下，才能给予补贴。采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每 月800元，若有到机场接送高层主管或公司客人，可增加每单程 30元报销标准，超过800元须经总经理签字认可后方可报销；异 地出差可报销来回过桥费及相关油费；摩托车的最髙限额为每月 400元，超过400元必须经总经理签字认可后方可报销。办理报销 手续时，都必须提供相应单据（如停车费、过桥费，汽油费等）

10、 的原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销 其他与其有关的费用，如出租车费用等。说明：员工已享受任何 其他车贴福利者，不享受本办法规定待遇。公司公务用车的优先安 排次序为：a）客户或来宾机场接送与参观；b）第1页共1页副总级以上高级管理人员公务用车；C）工程师紧急维修响 应；d）携带贵、重物品或机要资料、票证的公务活动；e）单次 车程在30公里以上的远程紧急公务活动；f）其他公务用车。凡符合上述规定需要首次申请限额200元的 上海公共交通卡的员工，请填写人员异动审批表经部门经理 审批后在每月25日前交人事部集中报批处理，凡经批准采用公共 交通卡的员工以后每月第一周内凭单张公共交

11、通卡冲值发票一次 性报销上月交通费。五、住宿费用标准和说明：1、标准：办事处住宿标准：人员地点外籍（包括台港澳 籍）人员及副总级以上人员（以上人员限额内实报实销）其他员工 （参照本规定的标准享有出差补贴）北京福建大厦（四星、距办 事处车程10分钟）398元单人出差：豪威大厦（距办事处车程10 分钟）标间224元、单人间190元。二人以上：汇园公寓（属酒 店式公寓，距办事处步行5分钟）：一室标间12人300元；二 室标间34人350元。凯康国际酒店（四星、距办事处车程10 分钟）360元五洲大酒店（四星、距办事处步行3分钟）12月至 次年3月360元；4月8月及11月420元；910月550元。

12、济 南华能大厦267元金伯利酒店（距办事处步行5分钟）：单人间 180元标间160元广州三寓宾馆（距办事处步行20分钟）:骏晖 楼322元三寓宾馆（距办事处步行20分钟）:春晖楼216元华泰 宾馆（距办事处车程15分钟）:207元非办事处住宿标准：地第1页共1页 点单人双人共计三人共计天津、重庆、深圳、东莞、福州、杭 州、南京、青岛、大连、厦H 250300350其他省会城市200250300 非省会城市180230280常驻住房补贴：职位地区北京、广州其 他城市部门经理2500元/月1500元/月非经理员工1500元/月 1200元/月六、餐费补贴说明：1、员工因公到常驻地以外的城市出差（不

13、含上海），每天有 50元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工 资）；如有申请报销交际餐费（含早茶，夜宵）者，则不再享受该 餐津贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20 元；可享受报销的时间限定条件是：早餐为& 00 Qin以后、午餐 为1： 00pm以后、晚餐为19： 00pm以后仍在出差途中。2、司机的餐费补贴按合富工作时间与加班管理办法规 定执行。3、员工因公到上海工作，一般不得享受相关出差餐费补贴 的福利待遇，但在公司未提供餐饮的情况下，在休息日可申请早 餐10元，午餐20元，晚餐20元的补贴。遇到法定节假日公司安 排外地员工来沪执行特定紧急工作任务

14、，且公司没有统一安排就 餐，员工也不申报加班补偿的情形下，员工可按公司既定出差餐 费补贴政策申请补贴。即早餐20元、午餐40元、晚餐40元标准 申报出差补贴。七、交际费用说明：员工外出聚（就）餐、请 客：为加强公司内部员工之间的沟通，或为某一特别的主题、或 作公关和销售活动，公司经理级以上员工（如有必要，销售人第1页共1页 员）可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或销售的目 的，公司经理级及以上员工（如有必要，销售员）可以请客，但 必须遵守以下规定：a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面 核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核 准。b、这类费用产生的原因必须是有必要的、

15、合理的和可解释 的。c、所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在 报销时向其上一级主管说明具体原因。d、各级经理有责任和义务 对此类费用的发生加以控制和管理。e、报销时应注明所有在场人 员姓名。八、杂费报销说明：1、劳务费：总部劳务费需事先填报使用临时劳务人员申请 表，经核准后由人事部统一报销，非总部所在地发生大宗货 运，如有大批货物（仪器、试剂）到公司或各办事处而人手不够 时，在取得部门主管同意后可外请人员帮忙。如无法取得完整、 真实、有效的原始凭证，请相关人员另签签收单并附该外请人员 之身份证复印件以备报销。其它费用：除另有特别规定外，一律 以合法之凭证为可否报销之依据。九、手机

16、费用标准和说明：1、标准：合富集团手机费用报销标准内勤外勤销售类工程类 职级最高报销限额职级最高报销限额职级最高报销限额有办事处 无办事处有办事处无办事处兼职工程师台籍内勤经理/总监/财务 长350副总、总监、台籍经理及以上职务500550800手机450负 责1-3台机50元；负责4台及以上机的70元联系全国部门经第1页共1页 理、驾驶员200销售经理250350维修经理250300主任；助理100 其他销售类人员180280其他维修人员180200其他因公休息日经 常待命职员50凡属于管理类经理费用报销参照上述销售、维修经 理标准，其余不属于管理类经理一律参照其他人员标准。2、说明：员工必

17、须严格按照“合富集团手机费用报销标 准”规定的部门，职务和级别，报销限额标准等进行报销。报 销必须凭手机费发票（帐单），填写“费用及差旅费报销申请 单”进行报销，其他非手机费发票（帐单）一律不得报销。凡 在公司报销手机费用的员工，必须提供其手机号码，每天8： 00- 23： 00开机。如发现由于关机联系不上，且无合理原因，则员工 直属经理有权决定停止该员工报销手机费。 凡在“合富集团手 机费用报销标准”上未列出的其他员工，若确因工作需要报销手 机费的或遇公务需要用自己手机的，须经总经理批准后，方可比 照“合富集团手机费用报销标准”进行报销。若当月确有特殊情 况，造成持公司手机的员工手机费超出正常的报销标准，有总经 理特批后方可报销，否则超出部分从其报销中扣除。原则上除在 以上情况以外的其他情况下，员工将不被允许报销手机费。 异 地临时支援是指员工为完成维修、装机等临时专项任务被公司安 排至常驻地以外城市临时工作1-3个月的情形。a）员工除临时工作城市外不需要在到其他城市出差的，员工可 以在临时工作地城市购买充值卡，用于在当地的通讯，限额报销 标准为200元/月，凭定额发票报销。同时员工可继续使用其本人第1页共1页 原有手机卡，方便与原常驻工作地的联系，原有卡的报销保持原 有标准。期间停止享