时间管理学生用讲义tPPT课件

1、反思 1、你在时间管理上面临着什么问题？ 2、加强时间管理能给你带来什么好处？第1页/共51页授课目标v意识自己在时间管理上的问题意识自己在时间管理上的问题v树立良好的时间管理观念树立良好的时间管理观念v掌握有效做事的工具掌握有效做事的工具第2页/共51页时间管理的意识与视角做正确的事正确地做事培训框架第3页/共51页1.时间管理的意识与视角第4页/共51页第5页/共51页为何会出现选择的差异？ B（信念） 事情应该是怎样的？ V（价值观） 我能拿到什么？ R（规条） 实现信念、拿到价值的安排第6页/共51页每日行动每日行动近近 期期 目目 标标远远 期期 目目 标标价价 值值 观观第7页/共

2、51页时间管理是管理什么？时间管理其实就是自我管理。你是否同意这样的说法？第8页/共51页反思你的人生目标是什么？你准备怎样度过今后三年时间？如果你知道自己会在六个月后被雷电击中，你会怎样度过这六个月的时间？第9页/共51页进一步思考 分别对上述长、中、短三类目标按重要程度排序。 你现在每天的时间安排与目标的重要程度是否一致？ 按照你现在的工作或生活方式，是否能够实现你的目标呢？第10页/共51页时间管理的第一个任务n记录并诊断自己的时间记录并诊断自己的时间第11页/共51页练习:你昨天做了什么？回忆你昨天回忆你昨天2424小时是如何渡过的：小时是如何渡过的：1 1、主要做的事及用时、主要做的

3、事及用时2 2、有多少是有计划的？、有多少是有计划的？3 3、有多少时段记不起做什么？、有多少时段记不起做什么？4 4、超时、超时/ /浪费多少浪费多少 （总和（总和/ /各项）？各项）？5 5、时间利用率是多少？（即工作用时之和、时间利用率是多少？（即工作用时之和 / / 法法定工作时数）定工作时数）第12页/共51页时间管理的第二任务 诊断自己的时间管理风格第13页/共51页你了解自己的时间管理风格吗？1、你每天都随身携带日历上下班吗？2、你会复印每份你签字的文件吗？3、你的车上或提包里会带地图吗？4、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？5、你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到

4、的地方吗？6、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？7、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？8、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮？9、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处理？10、你会尽量在接到电话的24小时内给予答复吗？第14页/共51页小结时间管理是最重要的/最难的v时间对每个人都是公平分配的v时间对每个人都是有限的资源v时间观体现了你的价值观，时间管理即自我管理v 时间管理伴随你一生第15页/共51页2.在有限的时间内做正确的事第16页/共51页你通常如何安排时间?1.完成自己的本职工作任务2. 参加工作/管理例会3. 检查工作进度 4

5、. 与其他部门进行工作沟通5. 与员工/同事谈心6. 处理急等回复的电话7. 自身业务的学习提高8. 为向经理/老板汇报工作(做准备)9. 处理随机发生的重要事10. 处理随机发生的一些急事11. 回复一般联络性电话12. 考虑本部门/本人较长期的改进方案/建议13. 许许多多的应酬14. 给员工/同事做业务培训/提供帮助15. 经常性的询问/批准/协调 16. 外出休假/陶冶身心/和家人在一起 第17页/共51页你通常如何安排时间?对上述事情如何分配你的时间？I. 首先做II.完成 I 再做III. 完成 I & II 再做Iv. 完成 I , II & III再做，如无剩余

6、时间，则放弃第18页/共51页你如何评价其重要性?I. 最重要II.重要III. 比较重要IV. 不重要V. 最不重要什么是你时间的杀手？什么是你时间的杀手？第19页/共51页时间管理矩阵危机；紧急的问题；限期的任务，会议，限期的准备事项。 I干扰，一些来电;信件/报告的处理;许多急事;许多需应付的活动安排。 III准备/预防工作；团队建设价值观的澄清；计划；关系的建立真正的休闲充电 II琐碎的工作一些不重要的电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信 IV第20页/共51页时间管理的原则（1）永远应先做最重要的事v最大的危险是总是让紧急的事挤掉做重要事的时间v问题是要知道什么是重要的事第21

7、页/共51页如何判断事情的重要性影响的范影响的范围围影响的强影响的强度度影响的时间影响的时间长度长度第22页/共51页时间分配高度优先象限 I快简象限 III计划象限II垃圾象限 IV第23页/共51页时间管理的原则（2）帕雷托80/20法则 - 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做此20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作避免平均分配时间和精力第24页/共51页 如何做？列出要做的工作按价值/重要性对工作分类价值80%的工作价值20%的工作事项1事项2事项3事项4事项5事项6价值80%的工作价值20%的工作事项1：2小时集中精力事项2：1小时不受干扰事项3：2小时高

8、状态时间事项4：授权下属做事项5：选择时间做事项6：没时间就不做分配时间与精力第25页/共51页一般做法 vs 80/20一般做法 接听所有电话 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事结果：忙碌按80/20原则- - - - - - -结果：结果：第26页/共51页案例:市场部的取舍 市场部提议对公司现有产品进行改型, 考虑涉及到追加投资, 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示.为完成好任务, 市场部认为要做的事包括: 做个较为广泛的市场问卷调查, 与主要客户座谈, 针对性的收集竞争对手最新信息, 从研发和生产部门提炼本公司在

9、此方面的竞争优势, 对调查及座谈结果进行分析, 确定演示内容并制作幻灯片, 利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力. 但市场部经理在估算人力及时间之后, 发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事, 但在股东会上做好演示是要保证的为实现此目的你如何对这些事的重要性排序? 如果由于时间有限最终有三件事不能做, 你会舍弃哪些?第27页/共51页工作ABCA - 在特定阶段的头等/主要工作 B 围绕A的/增强/指导性的工作C 其它次相关/具体/零散/的事时间管理的原则（3）避免事事都想做完, 学会取舍第28页/共51页如何做?将工作分为三类： A 必须做 （土建工程） B 应该做 （配套工程）

10、 C 可以做 （装修工程） 第29页/共51页 什么事可能属于 C类 v 做与不做不影响工作实质v 做带来的的结果比由于做带来的对其它事的影响要小 （e.g. 做C而减少做B的时间)v 下属做与自己做差别不大v 为满足最后期限而必须牺牲的事第30页/共51页时间管理的原则（4） 第一次就把事情做对。（Do It Right The First Time） 管理学家克劳士比第31页/共51页小结v做正确(你应做)的事v v v v 第32页/共51页3.在有限的时间内正确地做事第33页/共51页时间管理的方法（1） 时间日志记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事用的时间。 分类简单时间日志格式

11、化的时间日志 利弊分析利弊第34页/共51页格式化的时间日志（例）计划计划完成情况完成情况问题问题下一步下一步行动行动时间时间行动行动目的目的行动行动效果效果计划内计划内外外日期：日期：第第 页页第35页/共51页时间管理的方法（2） 目录法或报事贴法 帮助制定周计划或日计划，并确定优先次序 步骤第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录第二步：决定你处理目录上各项任务的先后次序第三步：决定你在每项任务上花多少时间第36页/共51页日计划(营销经理)检查展览会布展工作(30分)打电话给5个潜在经销商 (每个10-15分)访问客户A (约好下午2点,会议60分,路程20分)访问客户B (约好下午

12、3点30分,会议约60分)做汇报(前)准备向总经理汇报 (订好上午10点,30分) 阅读 / 处理email需要的内部电话反馈 x,y,z (每个约5分钟)思考 / 起草下次宣传活动文案 (本周内完成)你会怎样安排这一天的时间?第37页/共51页时间管理的方法（3）制订可操作性的计划v 帮助你获得清楚的想法，确保先做最重要的事v 帮助你拒绝干扰，有效控制时间v 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执行适当灵活第38页/共51页 计划的五个步骤 明确目标和交付结果 (SMART) 确定里程碑 工作分解: 确定一系列可量化的任务(完成每项任务的所需时间) 分配管理的任务/职责 制定行动时间表 (

13、留出处理不可预计事务的时间)第39页/共51页什么是里程碑（例）楼宇安全控制系统安装项目 监控 系统 报警 系统 巡更 系统 门禁 系统 规划 设计 设备 采购 线路 安装 检测 调试 验收完成设计完成采购完成安装完成调试完成验收日期日期日期日期日期第40页/共51页里程碑的作用v使目标定义细化 (一项工作划分阶段).v描述项目完成之前必须经过的不同的/相关联的阶段v为检查计划实施过程的进度提供依据 第41页/共51页练习: 建立里程碑新办公室能容纳15名员工工作需要购买 5台新电脑和一台复印机v确定里程碑是什么（准备工作包括什么阶段)?v估算达到各里程碑所需的时间?v估算整个迁址工作所需的时

14、间?第42页/共51页练习参考:里程碑办公室迁址 规划 设计 设备 采购 准备工作 迁址 通告完成设计完成采购完成准备完成迁址完成通告日期日期日期日期日期第43页/共51页B类工作C类工作B类工作C类工作A类工作一天中的典型能量周期Marion E. Haynes8:00am中午 5:00pm100%0尽可能在脑力高峰时做重要的事第44页/共51页日计划的制定原则v把待做事情表与目标对应, 分清主次v保证第一时间做优先的工作v使时间增效: - 考虑个人精力能量变化周期 - 考虑他人精力能量变化周期v包括每件事的完成状况v头天下班时拟定次日计划第45页/共51页提高做事效率的简易方法每做一件事前, 问自己五个问题:v能不能取消它?v能不能把它与其它事合并起来做?v能不能用更简便的方法做/取代它?v什么时间做合适?v是自己做还是安排他人做?第46页/共51页小结v制定有时间限制的计划v确定里程碑以检察进度v进行工作分解以确定优先顺序v在月/周