会计从业资格初级会计电算化基础精讲第四章计算机基本操

1、第二节 文字表格编辑操作文字表格编辑操作三、文字编辑操作(一)字处理软件的启动和退出Word的常用启动方法有以下三种：1从“开始”菜单启动。打开“开始”菜单，选择“所有程序”菜单中的“Microsoft Office”下的“Microsoft Office Word2003”命令，单击左键即可。2从桌面的快捷方式启动。如果已为Word在桌面上建立了快捷方式，可用鼠标双击该快捷方式图标。3利用Word的文档文件启动。用鼠标双击任意一个Word创建的文档文件，或者在“开始”菜单的“文档”级联菜单中选择一个Word文档，可在启动Word的同时，打开该文档的编辑窗口。要退出Word，即关闭Word应用

2、程序，可选择下列任何一种方法：1单击“文件”菜单中的“退出”命令。2单击Word窗口标题栏的“关闭”按钮。3双击Word窗口标题栏左上角的控制按钮。(二)字处理软件窗口的基本组成Word 2003窗口主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏格式工具栏和文档编辑区等要素组成7文本编辑区。文本编辑区用来显示正在编辑的文档。在文档编辑区中，有一个不停闪烁的“|”形光标，称为插入点(也称作插入光标)，用来指明文本输入的当前位置，可以通过移动鼠标指针并单击左键来定位，也可以利用键盘的光标移动键进行定位。8选取区。选取区是用来快速选定文本内容的区域，它位于文档编辑区左侧的空白区域。当鼠标移到选取区时，其指针会由原

3、来的“I”变成向右的空心箭头“ ”。(三)文档的输入与编辑1创建新文档。在启动Word时，系统自动建立一个名为“文档1”的空白新文档，用户可以直接在编辑区中输入自己的文档内容。Word对以后新建的文档根据创建的顺序，依次默认命名为“文档2”、“文档3”等。Word启动后，用户可以通过单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，创建空白文档2保存文档保存文档的时候，除了点击“常用”工具栏上的“保存”按钮，或者“文件”菜单的“保存”命令之外，还可用快捷键 Ctrl +S 来保存。在文档保存时，如果该文档已经被保存过，则系统按原文件名、类型和位置自动保存。当用户要以一个新的文件名、新的类型或在新的位置保存文

4、件时，可选择“文件”菜单的“另存为”命令，操作过程与第一次保存文件时完全一样。如果高版本Word编写的文档要用到低版本Word上,保存时一定在保存类型选择低版本类型。3打开文档。打开文档的常用方法是：直接单击“常用”工具栏的“打开”按钮，在“打开”对话框中首先找到文档所在的文件夹，在文件列表中选择要打开的文档，单击“打开”按钮即可。注意：如果要打开的多个文档名是连续排列的，先单击第一个要打开的文档名，然后按住Shift键，再单击最后一个要打开的文档名，于是包含在这两个文档名之间的所有文档全被选定。如果要打开的多个文档名是分散的，则先单击第一个要打开的文档名，然后按住Ctrl键，再分别单击每个要

5、打开的文档名来选定文档。4文档的编辑。编辑是指在文档中进行输入(包括插入)、删除、修改、移动、复制等操作。(1)光标的移动。在文档中进行编辑操作，经常需要移动光标，即定位插入点(也叫操作点)。移动光标可以用键盘或鼠标实现。用鼠标移动光标。用键盘移动光标。(2)文本的输入和插入。随着字符的输入，“|”形插入点光标会自动向右移动，当到达右边界时光标会自动移至下一行的行首，不必人为加入换行符。如果要开始新的段落，则应按下Enter键，这时Word会自动插入一个段落标记，并且将插入点光标移动到下一段落(行)的段(行)首。注意，在进行插入操作时，状态栏的“改写”按钮应为灰色，即编辑处于插入状态。如果“改

6、写”按钮为黑色，需双击“改写”按钮使其变为灰色，否则输入的文本会自动替换插入点后的内容。(3)文本的选取。对大量的文本进行复制、移动、删除等操作之前，首先要选取这些文本。选取文本可以用鼠标，也可以用键盘，被选取的文本默认情况下显示为黑底白字，其效果通常与选择的字符及背景的颜色有关。每次只能选取一块文本进行操作。(4)文本的移动、复制和删除。如果要移动文本，首先应选取得移动文本的内容，再“剪切”至剪贴板，然后将插入点移到目标位置，再进行“粘贴”操作。注意，“剪切”操作可用“编辑”菜单下的“剪切”命令，或常用工具栏中的“剪切”按钮，或Ctrl + X来实现。如果要删除一段文稿，首先应选取待删除文稿

7、的内容，再按 Delete键或Backspace键。(5)文本的查找、替换和定位。在Word中编辑文档，有时要查找和修改某些指定的内容，为此，Word提供了一种高效率的查找和修改方法，即Word中的“查找和替换”功能。(6)撤消和恢复操作。具体操作时，可以单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤消”命令，也可单击常用工具栏的按钮，还可按Ctrl + Z(撤消)和Ctrl + Y(重复)。(四)排版操作1设置字符格式。字符格式设置包括字体、字号、字形的设置及对字符的各种修饰。在Word中，字形、字体和字号的默认设置分别是常规、宋体、5号字，英文字体为“Times NewRoman”如果要改变文档内容的

8、字体和字号，就需要进行设置。Word默认的字体颜色是黑色，如要编辑彩色文档可在“字体”选项卡中，设置字体的颜色。若想在文字的下面添加下划线和着重号以引起阅读者的注意，还可在“字体”选项卡中进行相应的设置。同时，在“字体”选项卡中，通过“效果”栏所提供的文字效果，还可以将文字设置成上标、下标、阴文和阳文等特殊的文字效果，它是对字体格式进行最全面设置的工具。 如果只是对字体进行一些常规的格式设置，可以直接利用“格式”工具栏上的命令按钮来实现，它们是“字体”、“字号”，“加粗”、“倾斜”、“下划线”、“边框”、“字符底纹”和“字符缩放”按钮,还有“字体颜色”按钮。2设置段落格式。在Word中是以回车

9、符作为段落结束标记的，因此在一个段落结束时才输入回车符。由于标题行和空行也是以回车符结束的，所以也可以看作独立的段落。段落标记不仅标志一个段落的结束，同时还带有一个段落的格式编排。删除了段落标记，也就删除了段落的格式。通过设置段落格式可以改变段落的外观。段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐、行间距和段间距等。(1)文字对齐。文字对齐主要包括左对齐、右对齐、居中和两端对齐(也称分散对齐)。具体操作是：首先选取想要进行对齐操作的文档，然后在“格式”工具栏上单击相应的工具按钮即可，也就是根据需要可以分别单击“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”按钮。(2)段落缩进。段落缩进包括左缩进、右缩

10、进、首行缩进和悬挂缩进，其操作方式主要有以下3种：方法一：利用水平标尺中的缩进标记设置。在水平标尺上有4个缩进标记，即左缩进 、悬挂缩进 、首行缩进 和右缩进 。移动这些标记可以设置文档的缩进量。方法二：利用“格式”工具栏设置。“格式”工具栏有两个缩进的工具按钮，即“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮。每单击一次其中的一个按钮，文档即相应的增加(或减少)缩进量。缩进量的值是默认制表位的值，默认缩进量为75毫米，相当于两个字符。方法三：利用“段落”对话框设置。将插入点光标移动到要缩进的段落，单击“格式”菜单的“段落”命令，弹出“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，即可进行段落格式的设置。在该选项卡

11、中通过输入相应的数字，可以精确设置各种类型的缩进尺寸。(3)行距的设置。使用“段落”对话框中“缩进和间距”标签中的“行距”功能可设置行距。单击行距右侧的下拉箭头，弹出列表框，其中列出了6种设置选项，用户可任选其中的一种。如果选择了“最小值”、“固定值”或“多倍”行距，还需在“设置值”中键入或选择磅值。系统的默认设置为单倍行距。二、表格编辑操作(一)创建表格有三种创建表格的方式：1绘制表格。单击“常用”工具栏的“绘制表格”按钮，当鼠标指针变成铅笔形状时，按住鼠标左键拖动鼠标指针，可按要求在所需的位置画出所需要的表格。绘制表格的具体方法如下：首先绘制表格的外框。按住鼠标左键从表格的左上角，拖动光标

12、至表格的右下角释放鼠标，就形成了表格的外框；再采用拖动鼠标的方式，如同手拿铅笔一样，在表格内绘制表格的行线和列线。还可以在表格内绘制其他线段如表格单元的拆分线斜线等。同时也可以在表格外框添加行或列，以延伸表格。2使用“常用”工具栏的“插入表格”按钮。将插入光标置于插入表格处，单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，打开表格模板，在打开的表格模板中按住鼠标左键，从左上角开始向右下方拖动鼠标，直至显示所需的行数和列数时，松开鼠标按钮。3表格和文本之间的转换。在输入文本时将表格的内容同时输入，并利用设置制表位的方法，将各行的表格内容上、下对齐，然后再利用Word的转换功能将表格文本转换成表格。还可以

13、将单元格之间的内容利用相同的符号，如空格进行分隔，然后再转换为表格。具体操作过程如下:选中要转换的文字,单击“表格”菜单中的“转换”下的“文本转换成表格”,出现“将文字转换成表格”对话框。在“列数(C)”中出现“3”,“文字分隔位置”选中“空格”,单击“确定”按钮完成转换。(四)修改表格1在表格中添加单元格、行或列。可以分别采用菜单或工具栏按钮的方法添加单元格、行或列。如果用工具栏按钮操作，先要在“视图”菜单下打开“表格和边框”工具。用菜单操作的步骤如下(以插入单元格为例)：选择要插入的单元格(行或列)，执行“表格”菜单下的“插入单元格”命令。删除列或行的方法基本相同。首先选定要删除的列或行，然后单击“表格”菜单的“删除”级联菜单的“列”或“行”命令。(五)表格数据计算Word表格具有多种类型的计算功能。在Word表格中进行计算的步骤如下：1单击要放置计算结果的单元格。2单击“表格”菜单中的“公式”命令。3Word将根据计算结果的单元格位置不同提出不同的建议公式。例如，如果计算结果的单