XX药集团销售公司信息化总体规划

1、XX药集团销售公司信息化总体规划前 言“用信息化改造传统产业，用信息化带动工业化”是党和国家现代化建设的战略举措。随着WTO的加入，信息化已经成为企业参与全球竞争的通行证，企业必将直面国际大型企业的挑战。用信息化管理促进医药管理现代化是医药行业的必然选择，是XX药集团工业股份有限公司销售公司经营管理战略目标实现的支持基础，是提高销售公司素质和竞争力的突破口。XX药集团工业股份有限公司销售公司（以下简称“XX药销售公司”）信息化的核心任务是运用现代信息技术为销售公司的整体发展战略的实现提供支持平台并起到推动作用：l XX药集团销售公司信息化系统应用的最终目标是提升销售公司的管理和决策能力，从根本

2、上提高销售公司的管理水平和竞争力。以客户为中心，推动客户管理模式和服务创新，保证对市场的快速反应，提高客户满意度。l XX药集团销售公司信息化管理应参照国内同行先进销售公司的信息化实践，实现流程信息化、数据信息化、决策信息化以及信息管理技术管理现代化，营造新的企业文化。l XX药集团销售公司信息化要借助先进的信息技术手段来进行管理，推进销售公司内部改革、业务流程重组、管理流程再造和管理模式改进，使财务管理真正成为销售公司管理的核心，完成由粗放型管理向集约型管理的演进，由传统管理向现代管理过渡。l 通过信息化系统的实施，带来销售公司管理水平的提高，同时为公司培养和造就一批高素质的管理人才，以利于

3、今后的长远发展。1 XX药集团销售公司信息化规划目标 信息化的成功可以提升XX药集团销售公司的整体核心竞争力，更是参与全球竞争并最终取胜的有力保证，同时也是提高生产商、零售客户和消费者、员工满意度的行动见证，而完善的规划是信息化成功的前提。信息化规划通过如下进程进行：l 洞察信息技术能力对战略和业务的影响l 建造可实施的信息系统架构l 在动态环境中管理信息化战略和架构的投资和实现1.1 信息化总体目标XX药集团销售公司信息化的应用目标可以概括为建设三个网络：² 以销售公司为中心，以配送为物流通道，链接众多分支机构，形成销售公司的流通网络，并以销售公司的流通渠道带动XX药集团流通网络，

4、从而构筑真正的XX药集团的医药流通网络；² 销售公司跨区域流通管理，实现经营管理信息化和医药营销网络化，构筑XX药集团的医药营销网络；² 逐步形成以销售公司为中心，分支机构为节点，医院药店等为末梢的经营网络，构筑起XX药集团的医药经营网络1.2 信息化分步目标XX药集团销售公司信息化的总体目标可以分布实施。第一步目标：l 整合优化供应链上下游，构造医药现代化营销网络 首先建立一个支持XX药集团销售公司营销运作模式的网络平台。通过营销网络平台，建立起销售公司市场化的供应链伙伴关系。制药企业通过有效的成本控制让利医药商业销售公司，商业销售公司及时把库存信息、市场需求信息提供给制

5、药企业，便于制药企业及时组织生产、连续补货和提供优质服务。提高供应链整体的市场反映速度，消除“牛尾效应”，降低供应链总库存，真正实现从大规模生产向大规模定制的转变。l 完善物流管理，构造医药现代化物流管理平台建立一套快速反应、实用高效的医药现代化物流管理平台。随着医药市场管理越来越规范化，医药销售公司改造步伐加快，而医药销售公司物流现代化则成为医药销售公司新的利润增长点。物流现代化管理的最终目标就是使销售公司物流彻底的与销售公司核心业务分离出来，使企业能够集中资金，人力和物力投入其核心制造领域。把原来归属销售公司内部的运输，仓储等物流业务交给专业化的物流公司，是社会产业分工越来越细的发展规律的

6、体现。l 提高客户服务水平，密切客户关系建立一个适合医药特点的XX药销售公司的客户关系管理平台。新型的客户关系管理是医药现代化物流管理不可分割的一部分。该平台以客户为中心集市场、销售、服务紧密结合，使各部门协同商务。通过提高服务水平不断满足客户的需求，提高客户满意度，带来更多的交叉销售。运用客户关系及时掌握客户商品库存情况、商品销售情况，做好客户服务，密切客户关系，提高客户忠诚度。第二步目标：l 加强财务监控职能，及时掌握经营业绩加强财务预算管理，包括各种资金预算、费用预算等，合理编制预算，通过对执行情况的跟踪、核算与管理实现对预算的执行情况进行跟踪控制，有效控制部门费用，降低成本。l 统筹资

7、金管理，提高投资收益逐步建立XX药销售公司集中的资金结算管理体系。集中的行业资金管理中心的建立，一是可以统筹管理网络运营资金，提高资金的使用效率，降低财务费用；加强投资风险管理，提高投资收益率。二是建立一个高效安全的行业资金结算管理体系，为开展行业内部提供有力支撑。第三步目标：l 建立数据仓库，为领导提供决策依据建立XX药集团销售公司营销网络各方面数据仓库。提供自动化的经营报表分析功能，及时得到分析报告和绩效评分，并可从产品、市场、预决算等多维角度迅速分析下级单位的经营指标分布，钻取深层次的信息，挖掘数据之间的内在联系。加快销售公司对市场的决策响应速度，提升医药销售公司信息资源的价值。l 提高

8、全员素质，提高行业竞争力利用先进的信息管理手段，全面提高销售公司员工素质、提升销售公司管理水平。总之，信息化总目标是全方位提高XX药集团工业股份有限公司销售公司的核心竞争力和抗风险能力，迎接竞争带来的挑战。1.3 指导思想和基本原则为了保证XX药集团工业股份有限公司销售公司信息化项目的顺利进行，不仅要有正确的方法论来指导整个过程，更需要合理地组织和有效地协调项目开发和实施工作。做好系统总体规划不仅能使整体项目具有良好的整体性，也使各阶段的工作具有一定的连贯性，从而使项目各阶段以及整个系统达到预期目标。本规划采取“战略导向，总体规划；需求牵引，分步实施；效益驱动，重点突破”的指导思想。l 支持系

9、统的总体目标实现原则信息化规划必须采取自上而下的方法，从XX药集团销售公司信息化总目标入手，积极稳妥地向信息系统目标和结构转化。l 适应销售公司各管理层次需求原则销售公司管理存在三个不同层次的活动，即：作业层、核算分析层、决策层。总体规划需要针对不同层次活动，分析信息需求，特别注意要实现对管理层有影响的决策支持。l 改善业务流程，扁平化销售公司组织机构原则销售公司信息化规划必须尽量脱离对不合理组织机构的依从性，着眼于销售公司的活动过程，以业务流程确定工作流程，再明确岗位流程、岗位职责，进而对各岗位人员进行业绩考核。l 系统结构呈良好整体性原则采取自上而下的规划方法以保证结构的完整性和信息的一致

10、性是实现系统整体目标的基本条件。信息系统集成性和可扩展性是信息化项目的两个基本的要求。2 医药现代化物流管理2.1 实现医药物流信息化乃当务之急Ø 物流现代化是医药行业发展趋势的需要医药行业是传统行业，也是国家重点扶持进行物流改造的行业。由于医药行业的特殊性，价值密集性等特点，对物流管理相对提出了较高要求。仓储管理、运输、配送、流通加工等业务组成了医药行业物流。现代物流强调的是对资源进行重新配置，对系统进行重新规划，对服务水平进行大幅度的提升。医药物流信息化并不是对原有物流系统的全盘否定，而是对其进行升华，使之趋向高效和合理，使物流的时间和空间得到拓展。医药行业发展呈现以下趋势：u

11、医药流通将通过多种方式实现由区域性向全国性扩张u 医药的营销渠道将逐步取消专营体系，而逐步发展成为以医药专营的连锁店，医院系统为主的营销体系u 医药流通销售公司的营销渠道由纵深型向扁平型转变u 连锁药店将成为医药流通领域的快速扩张点随着医药流通体制改革的深入，加快发展医药现代物流是应对国际竞争的一项重要手段。Ø 医药行业基于GSP的现代化物流管理加入WTO后，国内医药企业将直接面对国际跨国公司的全面竞争。国内医药企业信息化的薄弱环节是技术落后和效率低下。而采用现代化物流管理方式将促进XX药集团销售公司经营的集约化、规模化、连锁化，全面提升销售公司的竞争能力。 高效率物流配送在微利时代

12、的竞争中越来越重要，销售公司的竞争，关键因素之一是物流。医药行业的现代化物流管理主要体现在药品验收、存储、分拣、配送等环节的自动化和信息化。采用先进的仓储管理系统（WMS），并和现代物流技术相结合，实现与销售公司无缝对接，提高内部管理的有效性和对市场快速反应能力：可以使得货物拣选差错几乎为零，配送能力也将大幅度提高。不仅推动传统批发模式向现代配送制的转变，而且可较好地满足销售公司日益增长的零售连锁区域配送的需要，降低物流总成本。ü 立体式自动库房：通过自动生成订单，使用无线射频与电子标签拣选系统完成商品入库、出库和复核；极大的提高库房使用率ü 自动分拣：条码自动识别系统实现

13、商品自动分拣，可以有效地实现多批量订单同时拣送。自动化拣选，提高了操作效率和准确率，货物拣选差错几乎为零；高速垂直输送与水平输送设置，可减少人员的无效劳动；ü 物流调配中心： 高效快速的运输调度2.2 现代物流配送中心医药物流解决途径现代化的物流配送体系是医药流通销售公司核心竞争力的基础，现代物流的核心主要是利用网络、信息等技术有效整合上、下游资源，提高销售公司的服务水平。要实现现代化的物流管理必须建立一个现代化的物流中心。现代化的物流中心的建设是发展XX药集团销售中心现代物流的有力手段。它能够加强对整个供应链的管理，可以大大降低销售公司的库存和运输成本。物流中心将从原来的费用中心转

14、为利润中心。面对微利时代的竞争，提高物流管理水平，提高物流的效率，找到更为可行的盈利点，是非常迫切的。借助于优秀的管理思想，利用现代化的物流技术，使用合乎自身情况的管理软件是提高物流管理水平的有效方法。3 条码管理 为了解决XX药集团销售公司商品在运输、存储、库房养护、验收、出入库等环节严格执行GSP标准，跟踪药品批次批号，严格控制渠道，提升管理水平，使用条码管理。Ø 条码技术条码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种自动识别技术。它是为实现对信息的自动扫描而设计的。它是实现快速、准确而可靠地采集数据的有效手段。条码技术的应用解决了数据录入和数据采集的"瓶颈&quo

15、t;问题,为供应链管理提供了有力的技术支持。 3.1 箱条码医药商品在生产时并没有条码，为了减少物流成本，降低流通费用成本，XX药集团销售公司对商品进行箱条码管理。利用医药箱条码的特性，通过整箱扫描减少货物出入库时间，配送时间, 同时简化物流验收过程，提升XX药集团销售公司的现代化物流服务水平。l 箱条码生成箱条码是XX药集团销售公司内部编码。在入库检查时，系统自动对应不同的商品，分大类、品种、规格、厂家、产地、包装、批号、有效期等信息生成一个封箱条码，它与箱内的药品条码存在一对多的关系。通过此箱条码不用拆包就可以查询到该箱内全部商品的相应信息。封箱标贴显示信息：入库检验日期、检验人编号、入库

16、箱号、重量、封箱条码；l 箱条码规则箱条码生成规则可以自定义箱条码输入支持手工输入、扫描、文件导入；3.2 箱条码应用环节Ø 采购入库环节根据预先定义的箱条码生成规则，商品入库时系统自动生成箱条码并可打印条码标签。箱条码生成后可跟踪Ø 销售公司内部调拨、转库、配送销售公司内部库房之间的商品移动时需要使用箱条码，既可以减少操作手续，还可以对条码进行跟踪管理。Ø 出库环节销售出库时对箱条码的检验。在出库时只需要扫描读出箱条码即可确定出库商品的品种、规格、数量、批号、厂家等信息，这样可以加快库房周转速度，减少资金占压，减少人工操作。Ø 退货环节 销售退货时箱条

17、码的验证。在退货时XX药集团销售公司的内部条码编号将成为是否可以退货的先决条件。3.3 箱条码作用3.3.1 条码在物流过程中的应用Ø 利用箱条码的特性，通过整箱扫描减少货物配送时间, 同时简化物流验收过程。Ø 应用条码跟踪销售公司内的整个物流过程，通过该物流过程的成本分析，可以发现其中的薄弱环节，不断改进物流管理工作。并且当发生任何问题时可以很方便发现出错环节。3.3.2 条码在销售中的应用Ø 由于条码在销售过程中的应用，系统可以查询到所走的销售渠道，可以监控各地的违规窜货行为。Ø 通过条码监控渠道、终端的物流过程，从而对销售渠道分析、规划将有重要意义

18、。Ø 利用条码了解渠道库存情况，为制定各种销售政策提供依据。Ø 通过监控条码分析商品在供应链内的过程，从而清楚看到整个渠道物流过程，对渠道分析、规划将有重要意义。Ø 利用条码XX药集团销售公司采集终端准确销售数据。3.3.3 条码在财务中的应用Ø 应用箱条码跟踪整个供应链的流通过程，分析各个环节的成本，可以方便进行各种成本的汇总和分摊。很方便解决全程利润分析，事业部利润中心和虚拟利润中心的问题。4 GSP管理GSP是医药商品进、存、销三个环节确保质量所必备的硬件设施、人员资格及职责、质量管理程序和制度及文件管理系统，它是医药经营销售公司商品质量管理的基本

19、准则。4.1 GSP蕴涵的质量管理思想l “全过程”的质量管理 XX药集团销售公司药品经营销售公司的质量管理要渗透到经营活动的每一个环节中去，形成全过程的质量管理。l “全员参与”的质量管理XX药销售公司的质量管理工作要靠人来做，全体员工的工作都和质量管理有关，从经理到销售代表，从化验员到仓库保养员都要参加质量管理，具有质量管理意识。 l “全销售公司”的质量管理 质量职能各个部门，各部门的质量管理工作都是不可缺少的。因此，各个部门都要参加质量管理，充分发挥各自的质量职能。 4.2 GSP管理对业务的控制XX药集团销售公司的GSP管理对业务流程控制体现在以下9个方面v 首次经营品种、首营销售公

20、司的管理 v 采购记录v 验收标准管理v 库存药品的养护 v 出库复核 v 批次号跟踪管理 v 退货管理和质量投诉 v 人事管理 v 质量检验中的化验报告、检验、程序 将GSP认证标准融入到销售公司业务流程的各环节之中，通过以上的专项管理，分别在采购、验收、存储、养护、配送、销售等环节设置管理控制。5 办公自动化（OA）管理l 公用信息管理：“公用信息”是部门之间、员工之间信息交流的窗口。l 公文流转管理：主要功能是实现公司对公文起草、传阅等操作。其主要功能包括：公文类别维护、发文收文、公文办理、公文催办、公文归档、公文销毁等。 l 会议管理主要功能是实现公司对会议的登记、纪要录入、查询等操作

21、，通过网络迅速地传达会议精神，节约人力、物力。同时，员工个人也可以通过这个模块方便地整理自己的会议纪要，随时检查个人工作情况。l 计划日志管理 具有对部门工作及个人工作计划的制定、督导、考评功能，方便部门主管、员工对以往工作检查总结，从而对目前工作进行协调并对未来工作加以合理安排。 l 知识管理知识管理对各类知识进行分类管理，帮助销售公司解决知识共享和再利用的问题。知识管理目标是帮助销售公司发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。l 人员外出、休假管理 可作为人员外出、休假的登记台帐，用户通过日历就可了解到其他人员外出休假情况，有助于个人合理地发送文件、安排工作；可实现电

22、子报批管理，出差、休假的审批实现电子化；可与公文管理等相联系，传递文件时，系统自动判断文件接收人是否外出休假；可以统计各部门的出差、休假情况。 l 通讯资料管理包括员工资料管理和客户档案。便于相关管理人员进行分析、决策。l 办公用品管理 主要功能是实现办公用品的采购，领用以及领用记录查询和统计等一系列操作，避免因管理程序繁多从而导致数据失真。从而真正实现办公室用品数字化管理。 l 个人事务处理 个人事务是为员工个人工作安排，个人名片进行管理和维护，尽可能方便员工的个人事务管理，从而提高员工的工作效率。 6 人力资源（HR）管理总体目标根据销售公司人力资源部门目标，将系统建设目标划分为三个层次。

23、Ø 第一层次：实现基于基础信息和数据处理业务的电子化，主要包括人事信息管理、薪资福利计算等例行性基础管理工作，核心应用目的是提高效率和准确率。Ø 第二层次：实现业务流程的网络化、自动化。主要包括人力资源计划、招聘、培训、绩效评估、干部任免、职业计划、休假、离职等流程型业务，核心应用目的是优化业务流程，提高服务质量。Ø 第三层次：在完善的数据基础和规范的业务流程基础上，通过分析重要的人力资源状态指标和经营指标，逐步建立人力资源关键指标监测系统，应用各种管理工具和模型建立不断完善的人力资源管理体系，核心应用目的是提供基于信息的决策支持，实现全面人力资源管理。l 职务职

24、能管理:主要管理部门的职务职能，建立部门职责，灵活定义部门信息，支持对各岗位的职位分析。l 员工信息管理：主要管理销售公司员工的各种信息，提供跟踪和分析。l 培训开发管理：管理人力资源的培训和开发工作。l 绩效管理：定义和管理公司级绩效评估的KPI指标集l 招聘甄选管理：管理公司的人员招聘和甄选工作l 薪酬福利管理：主要管理公司的薪资和福利。l 考勤管理：管理公司员工考勤l 审批流管理：对销售公司内部审批事务通过流程配置分配审批权限7 财务管理为了更好地构建财务系统理论体系，明确财务系统发展，将财务管理分为财务会计和管理会计。财务会计主要完成销售公司日常的财务核算，并对外提供会计信息；管理会计

25、提供计划预算控制、责任中心考核、成本管理、资金管理等内容，为内部经营决策提供会计信息。7.1 财务会计7.1.1 总账总账系统主要提供凭证处理、账簿查询打印、期末结账等基本核算功能，并提供对个人、部门、客户、供应商、项目、产品等责任中心的专项核算和考核。提供实时的损益表、现金流量表、资产负债表的查询。7.1.2 应收款应收款是销售公司运营资金流入的一个主要来源，因此应收款的管理是保证销售公司资金健康运转的一个主要手段。应收款管理主要提供发票和应收单录入、客户信用控制、客户收款处理、现金折扣处理、单据核销处理、坏账处理、客户利息的处理等业务处理功能。并提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析等统计分

26、析，提供资金流入预测。此外，还提供应收票据的管理，处理应收票据的核算与追踪。7.1.3 应付款应付款管理是XX药销售公司控制资金流出的一个主要环节，同时也是维护销售公司信誉，保证销售公司低成本采购的一个有利手段。应付款管理系统主要提供发票和应付单录入、向供应商付款处理、及时获取现金折扣的处理、单据核销处理等业务处理功能，并提供应付账龄分析、欠款分析等统计分析，提供资金流出预算。此外，还提供应付票据的管理，处理应付票据的核算与追踪。7.1.4 报账中心销售公司日常各项费用的支出是资金的另外一个流出口，如何将费用的支出控制在合理的范围内，降低内部成本，是销售公司财务管理的一个核心内容。报账中心系统

27、提供了对费用支出进行预算控制的功能，并且能够将这部分预算控制提前到借款请款的环节，并及时对内部借款进行清理和催收。此外，提供支出公开表、预算执行表等统计分析。销售公司除费用支出和采购支出之外的其他资金流入和流出，例如发放工资、收回投资等也可在报账中心进行处理。7.1.5 固定资产主要提供资产管理、折旧计算、统计分析等功能。其中资产管理主要包括原始设备的管理、新增资产的管理、资产减少的处理、资产变动的管理等，并提供资产评估功能，支持折旧方法的变更。折旧分配支持多使用部门按比率分摊。7.2 管理会计7.2.1 预算管理预算管理系统为销售公司预算的事前编制、事中控制和事后分析提供了一个平台。预算管理

28、为销售公司提供了预算的编制、预算的控制和预算的执行分析功能。支持销售公司从销售计划生产计划采购计划费用计划投资计划资金计划损益计划资产负债计划的全面的预算编制过程。提供在执行数据的分析和预测的基础上的预算的滚动编制，支持预算的多版本方案。7.2.2 成本管理 生产成本是制造业最为关心的一项财务数据，如何在降低生产成本的同时，最大化的满足客户的需要，是制造业公司财务管理的一项核心内容。成本管理系统为制造业的生产成本核算与管理提供了强有力的工具。系统提供了分批法、分步法、品种法等多种成本核算方法，精确计算成本。提供多级成本核算，满足车间、分厂、集团成本核算的要求。支持作业成本法，满足成本管理细化的

29、要求。支持定额标准成本的核算，考核成本中心的内部利润，促进企业降低内部成本。此外，还提供了成本预测与成本模拟功能，为销售公司的生产和经营决策提供分析数据。7.2.3 资金管理资金管理是销售公司管理的一项重要内容，健康的资金流对销售公司的生存、发展、获利至关重要。资金管理提供了资金预测的功能，通过资金预测来预计未来一段时间资金的盈余或缺口，并进行相应的筹资和投资管理。通过对资金占用成本的计算与考核，来有效监督和控制销售公司的资金使用状况。提供多角度、多层次的资金分析。7.3 资金管理中心7.3.1 总体目标为了加强XX药集团股份公司的资金管理，提高对行业资金的调控能力，充分发挥行业资金的规模效应，建议设立资金管理中心。资金管理中心的主要任务是：强化全面预算管理，采取“收支两条线”的管理模式和内部经济往来集中结算的办法，对XX药集团的主业资金实行集中统一管理。通过对销售公司运营、筹资和投资的管理，提高销售公司资金管理水平。加强资金的计划管理，按计划控制资金的支出，提供短期、中期和长期资金的预测与分析。² 建立统一的资金管理体系，加强资金监控² 规范资金管理，提高资金使用效率² 提升财务管理水平，增强销售公司竞争力