第八部分+桌面信息管理程序应用ppt课件

1、第八部分 桌面信息管理程序运用8.1 桌面信息管理简介桌面信息管理简介8.2 Outlook的启动与退出的启动与退出8.3 通讯簿的管理通讯簿的管理8.4 电子邮件的运用电子邮件的运用8.5 义务的创建和运用义务的创建和运用8.6 日历的运用日历的运用8.7 日记和便笺的运用日记和便笺的运用8.8 文件的导入与导出文件的导入与导出8.1 桌面信息管理简介桌面信息管理简介v办公人员每天需求经过电子邮件与相关人员联络，记住每件该做的事，记录做过的事情，预订会议安排，为指点进展日程安排等，任务繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中非常重要。v对于这些问题的处置，就要运用办公自动化中的桌面信息管理功能，

2、即Office中的Outlook，它可以用于组织和共享桌面上的信息并与他人进展通讯。8.2 Outlook的启动与退出vOutlookOutlook的启动：双击的启动：双击WindowsWindows桌面上的快捷方桌面上的快捷方式式“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook图标；选择图标；选择 “开场开场“程序程序“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook命令。命令。vOutlookOutlook的界面组成：见图的界面组成：见图vOutlookOutlook的退出：单击的退出：单击OutlookOutlook窗口右上角的封窗口右上角的封锁

3、按钮或单击锁按钮或单击“文件菜单下的文件菜单下的“退出命令等退出命令等 ； vOutlookOutlook的用户账号设置：初次启动的用户账号设置：初次启动OutlookOutlook时时会出现一个导游，提示用户进展账户设置。会出现一个导游，提示用户进展账户设置。Outlook的界面组成 8.3 通讯簿的管理v联络人的创建v联络人的管理联络人的创建vOutlook中的“联络人文件夹可以将与某个联络人一切相关的信息都集中在一同。例如，姓名、号码、商务、电子邮件、生日、留念日等，还可以方便快速地查找某个人的联络方式，也可将会议恳求、电子邮件或义务恳求发送给联络人。v选择“文件/“新建/“联络人，即可

4、输入联络信息。联络人的管理v选择“工具/“任务簿，翻开窗口如下图；v删除联络人：在列表中选择要删除的联络人，单击工具栏上的“删除按钮；v添加联络人：选择“文件/“添加新地址，或单击工具栏的“添加新地址按钮，在列表中选择“新建联络人，单击“确定8.4 电子邮件的运用v创建、发送和接纳电子邮件v由联络人创建邮件v转发、回答、撤销邮件v管理邮件v电子邮件运用本卷须知 创建、发送和接纳电子邮件v创建邮件v发送邮件v接纳邮件创建邮件v单击“新建邮件按钮的下拉按钮，在列表中选择背景、信纸或网页方式，翻开“新邮件对话框；v输入邮件的收件人地址、抄送和主题及正文内容；v按要求对邮件的正文进展格式设置；v单击收

5、件人或抄送等文本框的称号，可用“联络人文件夹自动填写；v在“收件人框中，可同时填写多个收件人，之间用逗号或分号分隔。发送邮件v单击 “发送按钮，即可完成邮件发送；v假设要经过不是默许的邮件账号发送邮件，需选择“文件|发送邮件菜单项；图v收到的邮件可以转发给其他人，方法是翻开需转发的邮件，单击“转发邮件按钮，输入收件人地址，单击“发送；v假设需发送附件，单击“附加按钮，在“插入附件对话框中选择要发送的文件，单击附件按钮。“收件箱对话框接纳邮件v单击“工具菜单下的“发送和接纳命令，或单击工具栏上“发送和接纳按钮；v在对话框中选择接纳电子邮件帐户的种类；v选择“收件箱文件夹，新收到的邮件将放到“收件

6、箱里，用户可以随时阅读邮件；v新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针图标；v假设将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择“另存为。由联络人创建邮件v在联络人窗口的联络人列表中选择要接纳邮件的联络人；v在其上单击右键，显示快捷菜单如右图；v选择“致联络人的新邮件命令即可。转发、回答、撤销邮件v转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮件，单击工具栏上的“转发按钮；v回答：在收件箱的邮件列表中，选择要回答的邮件，单击工具栏上的“回答发件人按钮；v标志邮件：在回答邮件窗口中的工具上单击惊叹号，重要性标志为高；单击下箭头，重要性标志为低；单击“邮件标志按钮，可输入标志内容；单击“选项按钮，可设置

7、标志和回执；v撤销邮件：在“邮件窗口中，单击“已发送的邮件文件夹，在“已发送的邮件列表中，选择要撤销的邮件，选择“动作/“撤回该邮件。v留意：只能撤销收件人未读的邮件。管理邮件v邮件排序v邮件挑选v邮箱管理邮件排序v在“收件箱最右侧“邮件列表上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标志在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：重要性； 邮件类型图标，有已读和未读两种形状；标志形状，当对邮件作有标志时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； 显示邮件的发件人；显示邮件的主题；显示邮件的接纳时间； 显示出邮件的大小。

8、v单击相应图标，即可按该类型排序。邮件挑选 邮件挑选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：1在“Outlook 面板中，单击“收件箱；在出现的“收件箱窗口中，选择“查看/“当前视图命令。2在出现的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们就是各种选择挑选条件，有“邮件、“收件人等，根据需求可以进展选取。3单击挑选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏。邮箱管理v用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小；v按大小或时间搜索邮件；v对邮件进展删除、挪动或存档；v去除整理邮箱。电子邮件运用本卷须知v预防电子邮件病毒 v电子邮件的运用技巧与建议预防电子邮件病毒v因特网是一个宏大

9、的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也能够有恶意的程序。假设这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以经过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。v对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，假设不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。电子邮件的运用技巧与建议1尽量运用专门的邮件管理程序2正确设置软件3尽量不要用正式注册的账号收发邮件4多恳求几个不同站点的免费信箱5及时取消订阅的邮件列表和电子刊物6公共场所尽量少填写个人信息7及时整理信箱8留意去除阅读器的历史记录和缓存8.5 义务的创建和运用1.

10、义务描画2.义务的创建3.由邮件创建义务4.义务的分派5.呼应义务1.义务描画v义务是一项与人员或任务相关的事务，用户可以接受上级分派的义务，也可把义务分派给其他人。当用户有一个新义务要求时，就需求创建一个新的义务工程。下面以实例问题阐明如何创建义务,问题情形如下：v假设海田公司为了丰富职工业余生活 ，促进企业文化建立，决议7月28日星期天组织一次郊游活动，如今需求给相关人员下派该义务，要求各位职工报名参与。v下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派义务2.义务的创建v在 Outlook面板中单击“义务图标，翻开“义务- Microsoft Outlook窗口；v选择“文件|新建|义务，翻开“未

11、命名-义务窗口；如下图。v在主题框中输入义务称号；在“开场|截止日期下拉列表中选择开场和截止日期；在形状下拉列表中选择义务的形状；在“优先级框中选择义务的级别；在“提示框中设置提示时间和声音；v对于定期义务，可单击工具栏上“义务周期按钮v单击“保管并封锁按钮。义务窗口3.由邮件创建义务v在“邮件窗口“收件箱中的邮件列表中，将需求安排义务根据的邮件拖到“义务图标上，翻开“义务对话框；v在对话框中直接将邮件中的义务分派给联络人。4.义务的分派v在 Outlook面板中单击“义务图标，在右侧的“义务列表框中双击要分配的义务主题；v在新翻开的窗口中选择“动作|分配义务命令或单击“分配义务按钮；v在新翻

12、开的窗口中的“收件人框中输入或选择义务接受者的邮箱地址。5.呼应义务v在收件箱的邮件列表中，双击给他指派义务的邮件，翻开相关的邮件窗口；v单击工具栏上的“接受按钮，翻开“接受义务对话框；v在对话框中单击“立刻发送呼应按钮。8.6 日历的运用v利用日历创建约会v利用日历安排会议 利用日历创建约会1. 单击日历图标，选“文件|新建|约会，或单击工具栏上的“新建按钮，选“约会，翻开“约会对话框，如图。2.在约会窗口中进展如下操作：在“主题框中输入约会称号；在“地点框中输入约会地点；在“开场时间框中选择开场时间；在“终了时间框中选择终了时间；选中“提示复选框，输入提示时间；假设需音乐提示，单击“喇叭图

13、标；单击“反复周期按钮，设置定期方式“按年；单击“约请与会者按钮，再单击“收件人，弹出“选择与会者资源对话框，确定参与人，如图。单击“确定。单击“发送按钮。“约会对话框“选择与会者资源对话框利用日历安排会议1.在Outlook面板中单击“日历图标，翻开日历窗口；2.单击“新建按钮，一在下拉列表中选择“会议要求；翻开会议窗口，如图。3.填写会议有关相工程，单击“收件人，弹出“选择与会者及资源对话框；4.在对话框的联络人列表中，选择与会的姓名，单击“必选、“可选或“资源按钮，最后单击“确定；5. 单击“发送按钮。8.7 日记和便笺的运用v日记的运用v便笺的运用 日记的运用 v创建日记条目 v自动记

14、录日记条目 v翻开日记条目 创建日记条目1.选择“文件|新建|日记条目，翻开编辑窗口；2.在窗口中输入内容如下：“主题：日记的简短概述；“条目类型：选择能表达日记的内容；“单位：输入所记活动组织者的单位；“时间：输入日期、时间和继续时间；“正文：输入日记内容。3.单击“保管并封锁按钮。自动记录日记条目v选择“工具|选项，翻开“选项对话框；v单击“日记选项按钮，翻开“日记选项对话框；v在“自动记录列表框中选择要自动记录的工程；在联络人列表框中选择要自动记录的姓名；在记录文件列表框中选择自动记录的文件类型；v单击“确定按钮。翻开日记条目v在文件夹列表中单击“日记项，翻开“日记窗口；v单击“XXXX

15、年XX月右侧的下拉按钮，在日历中选择日期；选中要翻开的日记称号；v选择“|翻开命令，或双击日记称号。便笺的运用 v创建便笺 ：选择“文件|新建|便笺，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字；v编辑便笺 ：单击窗口左下角的“便笺按钮，翻开便笺窗口；双击便笺图标，翻开便笺进展编辑；在便笺上单击右键，指向“颜色项，在颜色表中选择所需颜色。8.8 文件的导入与导出文件的导入与导出v文件导入v文件导出文件导入v选择“文件/“导入和导出，翻开/“导入和导出导游对话框，如图；v在“请选择要执行的操作框中的列表中选择“从另一程序或文件导入，单击“下一步，翻开“导入文件对话框，如图；v在文件类型列表中选择“个人文件夹文件，单击“下一步，翻开“导入个人文件夹对话框，如图；v单击“阅读按钮，选择要导入的.PST文件，并选择“用导入的工程交换反复的工程单项选择项，单击“下一步，翻开“导入个人文件夹对话框，如图；v在“从下面位置选择要导入列表中选中“个人文件夹，并选中“包括子文件夹复选框，单击完成。文件导入的有关界面文件导出v选择“文件/“导入和导出，翻开/“导