报销凭证管理

1、报销凭证管理2014 - 125目录三.报销凭证中需要规范化的事项二.我司常见报销费用及对应发票四.报销凭证粘贴方法一.发票相关知识五.报销中常见的错误六.我们的目的一、发票相关知识 1、发票的概念 发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。 2、发票的作用 是消费或者购物的凭证（用途是用来报销，或者用来记税）。 发票已不仅仅是商事凭证，也是税款缴纳和抵扣的凭证。 是确定经济行为的证明文件。 是财务收支、会计核算的法定凭证。 是税务稽查和内外部审计的重要依据。3.有效发票的判定l发票的要素要齐全，主要包括以下几个方面：（以右图为例）l要有税务机关监制章

2、和开票单位发票专用章 l客户名称：公司的全称，不可少字、简写l日期：发票的日期不允许空白或修改l发票大小写金额需一致，不得涂改l发票内容不得空白l发票要素不齐全、盖章不清晰、手改的都视为无效发票，不得用于费用报销。二、我司常见报销费用及对应发票1.交通费：交通费：主要包括市内坐公交、打的取得的机打发票和定额发票。（发票如下如图所示），报销时需要在发票背面注明原因，并有报销人签名。2.差旅费差旅费 差旅费封面、出差申请单（因公外出单）、出差补贴单出差购买车票、船票、火车票、飞机票；住宿发票等。酒店招待服务费尽量开具会议费发票，并附上会议纪要。原因：与招待费相同，需要剔除40%的费用去缴交所得税，

3、从而导致公司成本费用增加，利润减少。 （火车票） （机票） （汽车票）3.车辆使用费车辆使用费汽车的加油发票、停车、过路、过桥、维修等取得的发票，报销时在票据背面注明事由、日期等。 （加油发票） （通行费）4.办公费办公费包括办公用耗材费、办公用品购置费、教育培训费等，属于外购行为的应尽可能开具增值税专用发票。（如开具内容仅为办公费，要附清单）5.运输费运输费在设备采购、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运装卸费，需开具地税发票。6.通讯费通讯费通讯业专用发票，不可用清单替代。手机话费报销如果有两张手机卡的发票，那么两张卡的发票要一起报销，不能分开报7.物料采购费用物料采购费用购买固定资产和

4、物料等要找可以开具增值税专用发票的供应商，开具增值税专用发票；报销时需同时附上采购申请单、验收单或材料清单。（增值税专用发票：发票联、抵扣联）（增值税专用发票：发票联、抵扣联） （增值税普通发票）（增值税普通发票） 备注：抵扣联需要经过扫描认证之后才可以抵扣，所以在报销时不要和其他发票粘在一起，用回形针和报销单据别在一起。注：增值税专用发票与普通发票的区别：增值税专用发票的进项税额部分可以抵扣，不需要公司承担，而增值税普通发票的全部金额都由公司承担。举例：假设某部门一台打印机，税率为17%，如果开增值税专用发票，含税金额为1170元；如果开普通发票，含税金额为1100元。那么，在这种情况下，提

5、供哪种发票对我司有利呢？ 如果提供专用发票，最后公司承担的费用是：1170/（1+17%）1000；如果提供普通发票，最后公司还是需要承担1100元，则提供增值税专用发票比提供普通发票可以减少100元。 8.快递快递费费快递物品的取得的发票，报销时须附快件底单。（如下图所示）9.招待费招待费用于招待客户等的餐饮费用取得的服务业餐饮发票、定额发票。招待费须附发票、菜单、招待客人和陪同人员名单，招待地点要写明确（比如海沧某个店）除了招待费的报销用餐饮业发票报销之外，其他报销的发票不可用餐饮业发票来抵用。原因是：餐饮业发票的报销属于招待费，在所得税汇算上需剔除40%交税，这个40%不能作为费用扣除，

6、是要交所得税的，相当于是用税后利润去支付这个40%金额，这将导致公司增加税收成本，减少公司利润。三、报销凭证中需要规范化的事项1）以上列示的各类报销费用及发票，请按报销类别使用对应的发票报销，不得用其他消费的发票替代，报销封面按报销单据分类统计金额，填写报销项目 。 2）所有的收据、清单小票不能替代发票用来报销。用于报销的发票、收据必须保持整洁（不允许在发票、收据的正面涂改、写字），可以在发票、收据的背面备注上用途、签名等；3）有发生费用报销的要尽早填单报销，提交的发票尽量控制在三个月之内有效，原因是：外部税审时会剔除这部分超过时限的票据，造成公司得多交税。 在跨年度的月份（1、2月前）需将上

7、年度有效期内所有未报销发票送交财务报销，在此之后一律不得报销上年度的费用。4）报销的发票按个人归集整理粘贴，并在粘贴发票的纸上（空白处）注明报销明细：姓名+报销事由+报销金额。事由、金额按报销事项明细一一列出。在报销单据的最后需附上报销明细（按个人报销汇总，主要包含报销人、报销金额），报销单只含一个人的报销可以不附。5）办公室零星购物、技术人员购买样品、维修汽车等外购行为应尽可能开具增值税专用发票。6）如果单据为热敏纸则需复印一份，连同复印件作为凭证，识别纸张是否为热敏纸的方法是，用硬币在纸上刮，若有变色或明显刮痕，则为热敏纸。 四、报销凭证粘贴方法1.粘贴原则：粘贴原则：（1）票据粘贴方法多

8、样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准。（2）粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。（3）纸张大小、金额相同的票据贴在一起。 （4）大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。（5）过窄过短或过多的票据，应将票据先粘贴在空白粘贴单上，再附在单据封面后。2.粘贴方法：粘贴方法：（1）整理票据（2）对票据进行修剪。将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。修剪完毕后票据大小与报销封面一样（飞机票，保险票据等）（3）过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。 （4）经过修整过的票据附在报销凭证后不应超出单据封面的边沿线。3、粘贴步骤、粘贴步骤（1）票据张数较多或较小时先将票据粘贴在原始凭证粘贴单上，然后将粘贴单附在报销单据封面后。 （2）票据较多时，票据按票面金额、纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上。粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过贴贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右的距离，票据呈鱼鳞状分布。（3）当遇到发票面积较大，超过粘贴单上下限或左右限，则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上下右边为基准，超出部分，请将超出粘贴单的部分折叠好。五、报销中常见的