费用报销指引

1、一、目的:1.1规范费用申请及报销程序,控制费用支出与及时预算资金调动。二、应用范围:2.1费用是指在公司生产经营活动中不能直接归于材料成本、固定资产的货币性支出。该费用不包括:a. 开P.O.所购之直接材料、辅助材料、加工费; b. 开申购单所购之固定资产、工程项目;c. 工资(独立核算)。并可做如下分类:2.1.1须预先申请审批之一般费用:a. 生产部门之修理费、物料消耗、劳保用品、培训费、招待费等生产部门费用;b. 产品事业部及设计部门之设计费用、验证费用、样板费用等;c. 行政部门之文具用品、清洁用品、大额日用品、工衣、厂房宿舍维修保养、汽车维修保养等;d. 各部门证照考试费用、培训费

2、用、海外差旅费、大额计算机部门耗用品、核数费等管理部门费用;e. 出口部门之广告费、推广费用等;f. 环保费、工伤保险、医疗保险费、海关保证金及税金、税局税金、养老保险费等政府部门/公共机构固定费用。2.1.2须预先申请审批之非一般费用:各部门交际应酬费、送礼费用、政府部门/公共机构非正常支出。2.1.3无须预先申请审批之一般营运费用:政府部门/公共机构固定费用: 水费、电费、村委管理费、大厦管理费、公司电话费、劳动合同费用、报关费用、Form A费用等;管理部门费用: 饭堂费用、职员伙食、汽车运作费用、招聘费用、银行利息等;出口部门之货物运费、货物保险费、加签证书费用等;本地出差车费、误餐费

3、、银行费用、邮费、速递费、小额计算机部门耗用品、小额行政部门费用。三、定义：3.1须预先申请及无须预先申请之费用的含意指费用支出均须经过授权批准。四、费用支付方式:4.1所有资金支出均须授权批准,根据公司实际运作状况,资金的支出形式分为两种:4.1.1借支方式: 须提前付款之费用先根据”借支指引”履行借支手续领取款项,再根据”费用报销指引”履行费用报销手续报帐销数。4.1.2费用报销方式: 无须提前付款之费用,直接根据”费用报销指引”履行费用报销手续领取款项。五、费用标准及控制：5.1公司根据现实的情况制定各项费用标准,费用标准可能会随现实状况的改变而做适当的调整。公司将会以MEMO的形式制定

4、、调整费用标准。5.2费用需要控制, 除2.1.3无须预先申请审批之一般营运费用外, 各项费用更是需要在发生前知会上司/董事批准，否则不予报销。5.33万元(含3万)以上大额费用须提前10个工作日通知会计部备款。六、参考文件：6.1借支指引 (KLN-ACC-002)6.2采购单(PO)开出/更改/取消的运作程序 (KLN-PUR-0001)6.3物料收货运作 (KLN-PMC-0014)6.4申购签批程序(ACC0301)七、职责:7.1申请人/报销人a. 据实、完整填写“申购单” 或 “付款报销单”;b. 收集费用报销所需单据报价单、送货单、发票或收据、外出工作日志及费用明细表、饭堂买菜报

5、销表、设备维修单等;c. 完成所有报销审批手续;d. 领款后签名作实。7.2部门经理审核部门人员报销事项的真实性、合法性并签名。7.3行政部除负责本部门费用外,另外须负责2.1.1.之f项”政府部门/公共机构固定费用”的报销。7.4营运经理授权范围内审批签字。7.5财务经理授权范围内审批签字。7.6会计部a.复核费用报销单证的真实性、完整性、合法性;b.复核授权批准人员已签字批准;c.填写”付款报销单” (需开”申购单”之费用);d.督促借支人及时报销冲帐;e.报销单证及时准确入账;f.复核现金结余。7.7出纳a.再复核”付款报销单” 的真实性、完整性、合法性;b.付款并签名确认;c.已付款单

6、证盖”现金付讫”章注销;d.单证交给会计部入账;e.妥善保管现金。八、授 权8.1审批授权: 确认报销事项可否予以报销被 授 权 人费用项目 授 权 金 额8.1.1人事经理/主管2.1.3只限本地出差车费、误餐费1,000元以下8.1.2营运经理/财务经理2.1.1 须预先申请审批之一般营运费用2.1.2 须预先申请审批之非一般营运费用2.1.3 无须预先申请审批之一般营运费用1,000元以下无授权1,000元以下8.1.3董 事所有费用无限制8.2复核权:8.2.1大陆会计部复核所有费用报销事项之合法性、正确性、完整性。8.2.2香港会计部复核费用报销审批手续完备并开具支票。8.3.3出纳

7、复核费用报销审批手续完备并付现金。九、报销程序:9.1申购项目: 采购、维修等项目适用序 号 部 门 报 销 事 项 1. 申请人 预备以下文件给部门经理审核签字a.详细填写”申购单”, 及 b.详细填写”设备维修单” (维修项目适用) 2. 采购部 1.联系供货商报价 3. 授权经理 1.审核批准 (授权范围内,超过需董事批准) 4. 董 事 1.审核批准 (超过授权经理授权范围需董事加签批准) 5. 采购部 1.计算机开具P.O. 2.P.O.、”申购单”正本(连设备维修单,如适用)分别顺序存盘6. 货 仓 1.核对P.O.2.收货盖章 3.计算机输入 (GRN) 4.通知申购部门取货签字

8、 5.”送货单”送至会计部 7. 会计部 1.全部审查采购部存档P.O.、”申购单”授权是否完整,资料是否正确,提交审查报告2.复核单据正确及完备3.借支冲帐复核 4.如付现金, 填写”付款报销单”, 签名确认, 并附具各项有关单据, 交人事经理 5.如开支票, 交香港会计部复核, 开具CMS/3系统”付款传票”, 签名确认, 付款单证盖”银行付讫”章, 开具支票交董事签名, 寄出或联络供货商收取 8. 出纳 1.复核单证审批手续正确及完备性 2.付款并签名确认 3.付款单证盖”现金付讫”章 4.单证交给会计部入账 5.现金交给会计部转交申请人9. 申请人 1.领款后签名作实9.2非申购项目:

9、 一般行政费用项目适用序 号 部 门 报 销 事 项 1. 申请人 预备以下文件给部门经理审核签字a. 详细填写”付款报销单”并附具有关单据, 或 b.外出工作日志及费用明细表/饭堂买菜报销表/Trip Expense Report 2. 授权经理 1.审核批准 (授权范围内,超过需董事批准) 3. 董 事 1.审核批准 (超过授权经理授权范围需董事加签批准) 4. 会计部 1.复核单据审批手续正确及完备 2.借支冲帐复核 3.如付现金, 复核后在”付款报销单”签名确认, 交人事经理4.如开支票, 交香港会计部复核, 开具CMS/3系统”付款传票”, 签名确认, 付款单证盖”银行付讫”章, 开

10、具支票交董事签名, 寄出或联络供货商收取5.如自动转账的费用, 直接在CMS/3系统做”付款传票”入账 5. 出纳 1.复核单证审批手续正确及完备性 2.付款并签名确认 3.付款单证盖”现金付讫”章 4.单证交给会计部入账 5.现金交给会计部转交申请人6. 申请人 1.领款后签名作实9.3以上各费用报销, 如涉及借支项目:a. 报销金额小于借支金额的,执行借支程序1-6步骤及本指引9.1或 9.2步骤, 余款交回会计部;b. 报销金额等于借支金额的,执行借支程序1-6步骤及本指引9.1或 9.2步骤;c. 报销金额大于借支金额的,除执行借支程序1-6步骤及本指引9.1或 9.2步骤外,”付款报销单”或其它单表尚须授权经理/董事补签, 不足款项会计部补足。d. 报销手续完毕, 申请人取回”借支单”。十、有关文件:10.110.210.310.410.510.610.710.810.910.10付款报销单(总公司) FT-F-ACC-0001付款报销单(分公司) FT-F-ACC-0002借支单(总公司) FT-F-ACC-000