浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响

1、浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响         摘 要 未来人力资源发展的重要趋势之一就是基于网络的人力资源信息系统HRIS的发展。随着人力资源的逐步电子化，HRIS可以为企业人力资源角色带来什么改变?其系统职能全面实现后，人力资源从业者应何去何从?本文首先分析 HRIS存在的明显优势，在此基础上，探讨HRIS对人        摘 要 未来人力资源发展的重要趋势之一就是基于网络的人力资源信息系统HRIS的发展。随着人

2、力资源的逐步电子化，HRIS可以为企业人力资源角色带来什么改变?其系统职能全面实现后，人力资源从业者应何去何从?本文首先分析 HRIS存在的明显优势，在此基础上，探讨HRIS对人力资源专业人士、管理者与普通员工的影响，由此引出HRIS对 人力资源未来发展方向转变的影响，并提出相应的建议。 关键词 人力资源信息系统；人力资源角色；角色转变 一、导语 国外的研究资料及相关报道一致指出，人力资源的电子化(E化)将是未来人力资源发展的重要趋势之一，业界知名的软件公司PeopleSoft、Oracle、SAP等都相继推出人力资源信息系统Human Resource Information System(

3、简称为HRIS)。在这股强劲的旋风下，小型的软件公司也风起云涌，人力资源E化的口号喊得震天响。但是反观国内，只有少数的企业能真正实现。事实上，国内真正对HRIS有深入研究的专家学者并不多，主要原因是懂人力资源的专业者大多非技术出身，专业的信息科技研发人员不懂人力资源。一方面，人力资源专业出身的不善于使用信息科技来提高行政效率，只知道依照原来的工作流程，将人工操作照搬到计算机上进行作业。另一方面，专业的信息科技研发人员不知道人力资源的人员到底需要什么，更不知道两者之间应该如何串联。因此，在发展HRIS时，由于两者之间的专业领域南辕北辙，存在着一道难以逾越的鸿沟。 简单地定义人力资源信息系统HRI

4、S，就是指通过系统化的程序收集、存储和分析企业与员工的信息。可以说，HRIS改变了员工、管理者乃至整个企业的行为和认知。近年来，IT革命不断推动HRIS的变革，极大程度改变了传统的人力资源职能，并对人力资源职能加以重组。如今，HRIS的电子化与网络化，即在人力资源管理工作中运用基于网络的HRIS更是一种普遍的发展趋势。由于不受时间和地理位置的限制，企业的任何员工可以在任何时间和任何地点联入网络进行操作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，这能有效地改善公司内部沟通途径，扩展沟通的渠道。很显然，这种基于网络的HRIS将传统的人力资源从业者带入了新的工作时代，过去那种

5、由专业从业者才能从事人力资源管理工作的思维已被全员管理的思维理念取而代之。一方面，基于网络的HRIS能降低管理成本，节省管理时间；另一方面，HRIS能帮助人力资源专业人士、管理者和普通员工在系统支持下做出更好的决策。 二、降低成本和节省时间 由于基于网络的HRIS能够自动执行和完成人力资源相关职能，因此，这一系统的使用最明显的优势就在于从长远来看能够降低成本和节省时间。 一方面，企业成本的节约主要表现在管理成本的降低和体力工作的减少上。例如，包装、打印、分发人力资源文件的办公消耗降低，因为信息的传递现在已经电子化。再例如，过去人力资源任务由人力资源部进行分配与部署，从管理层到员工层，牵涉人员复

6、杂；而如今，相关员工的数量明显减少。根据Forrester的研究，每位普通员工每年大约需要处理的基本事务约15项，如工资查询或改变联系方式等。据Morgan在2000年的统计，员工的每次业务或事务的处理大约平均花费$35，这就意味着仅为普通员工基本服务的一个500人的企业就将耗费$263，000。但是，人力资源信息系统HRIS中的自我服务体系的运用改变了这一现状，该体系允许员工自行更新个人相关记录、查询相关信息等。同时，调查还表明，每一次员工自己处理类似业务要比人力资源专业人士来完成至少节约$14。根据另一份2002年的统计调查，80%的被调查者认为员工自我服务体系能够降低人力资源成本。不仅如

7、此，配置该系统的成本回收期也不会太长，甚至有学者认为只需1至3年的时间。运用基于网络的HRIS正在有效地降低企业成本，从长远来看，这一趋势日益明显。 另一方面，在人力资源的实际操作中，运用HRIS可以加速交易进程。一个具体例子就是例行会计事务的处理，如果采用人工方式，平均需要32分钟，这包括“最初的联系、归类、手动完成报表、通知卖方、邮寄确认声明”等事项。而在一个以科技为基础的系统中，人力资源工作人员的时间被最小化了，他们也许只会涉及到数据追踪，如例行监测或备案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力资源从业者的大部分时间用在了行政任务或个体事务的处理上。现在，应用了自我服务体系，对雇员的信

8、息管理变得更简单。因此，在HRIS中，人力资源工作人员不仅不需要花大量时间来回答例行的问题或为管理者准备报告，而且信息传递进程加快了，相应的时间也自然节省了。 以人力资源管理中的培训职能为例进行一个简单的分析，通过分析会发现，培训工作作为人力资源实践中的一个重要领域已经得到改善，一个明显的转变即是通过HRIS降低了成本并节约了时间。人力资源从业者可以使用该系统来管理人力资本与最大限度地发挥员工的才能。HRIS为每位在职人员储存了电子简历，这样就可以随时进行内部追踪。企业通过该系统为员工制定适当的训练或提供相应的培训，在技术短缺或急需人员的情况下能快速找到合适的候选人，这种方式远比单纯地进行外部

9、招聘的方式更快更好。 不仅如此，科技进步还改变了学习大环境。过去，企业为员工提供培训通常采用讲授的方式，这种传统的培训即是通过在教室内培训师为被培训者提供课堂讲授从而进行沟通，这种方式有可能造成培训内容的不匹配，员工的真正需求没有得到满足。传统的方式要取得较好的效果，就需要学习者能够进行主动学习，并且能对自己的需要有较为清晰明确的认识。但在HRIS提供的科学的学习环境中，不仅学习者和指导者之间有交流，而且学习者彼此之间也可以进行内部交流。在这种情况下，学习者可以在任何时间任何地点以半匿名的方式提出自己的问题，他们可以在交流中不断获取信息并归结需求；同时，HRIS也可以为企业提供内部培训需求分析，从多方位提高培训成效。很明显，运用HRIS所提供的在线培训是符合成本效益和节约时间的。第一，与传统的方法相比较，企业可以在更短的时间内培训出更多的雇员。比如，在摩托罗拉公司，在教室里花8小时的课程在网上只要5小时就能够完成了。第二，下班以后雇员可以在自己家参加培训项目。这自然减少了旅途的时间和费用，也不用将所有的被培训者集中到一个地方而增加培训成本。第三，传统的面授培训也存在明显的