第五章_文书处理完整版

1、 彭景莲彭景莲 QQ:1768109841QQ:1768109841第五章文书的处理工作教学目的教学目的 1 1、使学生了解文书处理工作环节，了解保密制度与措施、使学生了解文书处理工作环节，了解保密制度与措施 。 2 2、掌握收文、发文办理程序，掌握文件管理的具体方法。、掌握收文、发文办理程序，掌握文件管理的具体方法。教学重点教学重点 1 1、发文处理、发文处理 2 2、收文处理、收文处理 3 3、办毕文书的处置、办毕文书的处置教学难点教学难点 1 1、发文处理流程之间的衔接、发文处理流程之间的衔接 2 2、收文处理流程之间的衔接、收文处理流程之间的衔接教学方法教学方法 讲授、研讨、实训讲授、

2、研讨、实训教学手段教学手段 多媒体多媒体教学时数教学时数 1010课时课时 教学内容一、文书处理工作概述一、文书处理工作概述二、发文处理二、发文处理三、收文处理三、收文处理四、办毕文书处置四、办毕文书处置第一节 文书处理工作概述 公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。一系列相互关联、衔接有序的工作。 该定义揭示了文书处理工作的内容：该定义揭示了文书处理工作的内容： 文书办理、文书的整理与归档、文书管理文书办理、文书的整理与归档、文书管理 本节需掌握的：本节需掌握的： 一个流程图；两个注意；三个原则与三个统一一个流程图

3、；两个注意；三个原则与三个统一一、文书办理系统程序流程图文书办理系统程序流程图：文书办理系统程序流程图：二个流程，七八个程序二个流程，七八个程序.签收签收 登记登记复核复核注办注办用印用印登记分发登记分发缮印缮印审核审核拟办拟办批办批办承办承办催办催办调研调研草拟草拟审核审核签发签发平时归档平时归档文书管理文书管理办理复文办理复文整理归档整理归档二、三个原则文书处理工作的三个基本原则文书处理工作的三个基本原则1 1、实事求是的原则、实事求是的原则2 2、精简的原则、精简的原则3 3、高效的原则、高效的原则知识点回顾知识点回顾: :文书工作的要求文书工作的要求? ?准确、集中、高效准确、集中、高

4、效三、两个注意文书工作中应注意的两个方面：文书工作中应注意的两个方面：（一）密件（一）密件1 1、确定密级、确定密级 2 2、保密期限、保密期限确定确定3 3、密级的升、降及解密、密级的升、降及解密4 4、密件的传递、密件的传递 5 5、密件的管理、密件的管理 中华人民共和国保守国家秘密法于1988年9月5日第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过，2010年4月29日第十一届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议修订通过，现将修订后的中华人民共和国保守国家秘密法公布，自2010年10月1日起施行。 保守国家秘密法保守国家秘密法2010年年10月月1日起正式施行，日起正式施行，修订后的保

5、密法除了着力规范和加强保密行政管修订后的保密法除了着力规范和加强保密行政管理职能，强化法律责任，解决泄密案件查处难的理职能，强化法律责任，解决泄密案件查处难的问题，还对定密程序、解密制度和保密期限等都问题，还对定密程序、解密制度和保密期限等都作出明确规定，并破除了作出明确规定，并破除了“一密定终身一密定终身”的制度。的制度。新保密法明确了国家秘密的保密期限，除另有规新保密法明确了国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年，保密期限届满的应当自年，秘密级不超过十年，保密期限届满的应当自行解密，不能确定期限的

6、应当确定解密的条件。行解密，不能确定期限的应当确定解密的条件。同时，该法规定了两种解密制度：同时，该法规定了两种解密制度： （一）是自动解密制度，保密期限已满的国家秘（一）是自动解密制度，保密期限已满的国家秘密，自行解密；密，自行解密； （二）是主动审查解密制度（二）是主动审查解密制度。 维基泄密维基泄密网站创始人现身说网站创始人现身说20万页美军方文件万页美军方文件 2010年7月26日，英国伦敦维基泄密网站创立者澳大利亚记者朱利安阿桑奇在记者会上手持一份英国卫报维基泄密网站公布了长达20万页的9.2万份美国军方机密报告。这些军方报告记录了驻阿富汗美军不愿公开于众的秘密，包括联军144次意外

7、杀死平民，美军全力掩盖塔利班已获得地对空导弹的事实，美军如何组织秘密暗杀或俘虏某名册上在列塔利班班级领导人等。白宫对机密文件曝光大为震怒，严厉谴责泄密将危及美国国家安全，英国也谴责公布机密文件。 美国破获最大宗信用卡泄密案美国破获最大宗信用卡泄密案 美国联邦检察官2009年8月17日指控一名男子利用黑客技术，盗窃大约1.3亿张信用卡和借计卡的相关信息。美国司法部官员认为，这是美国历史上最大的此类案件。遭指控男子名为阿尔贝特冈萨雷斯，是佛罗里达州迈阿密居民。曾是美国特工处线人，负责帮助特工处追踪黑客。特工处后来发现冈萨雷斯脚踏两只船，认定他在帮助特工处的同时，也与犯罪分子合作，向犯罪分子提供调查

8、信息。 英国反恐主管泄密辞职后将享高额退休金英国反恐主管泄密辞职后将享高额退休金 伦敦警察局副局长于2009年4月8日前往首相府参加会议。他手持一份标记有机密字样的文件，下车时被在场记者拍下照片。当时这份由英国情报机构军情五处拟定的文件内容朝外，字迹可从照片上清楚地辨认出来，它记录着警方即将展开的反恐突袭行动的详细方案，其中包括负责行动的几名高级警官的姓名，以及恐怖分子在海外活动的地点和其它情报。8日晚上，奎克向伦敦警察局承认，自己的失误有可能严重危及这次反恐行动的安全，给参与相关行动的同事们带来危险。为此他深表歉意，并提交了辞呈。然而令人不解的是，虽然犯下如此过失，但是奎克将会享受到一笔高额

9、退休金，过着锦衣玉食的奢华生活。 二）急件二）急件1 1、随收随送。、随收随送。 2 2、随收随办。随收随办。3 3、及时送核，加速缮印。、及时送核，加速缮印。 4 4、及时封发，、及时封发，加速传递。加速传递。5 5、单独登记，加强催办、单独登记，加强催办四、三个统一文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理三个统一：三个统一：统一收文、统一发文、统一管理统一收文、统一发文、统一管理强调：加强制度建设，完善文书管理签收签收: :清点、检查、签字、清点、检查、签字、登记登记: :流水式、分类式、流水式、分类式、传阅传阅: :掌握范围、不可横传、

10、建立穿越制度、掌握范围、不可横传、建立穿越制度、保密保密: :按密级划定公文发放范围按密级划定公文发放范围第二节 发文处理 发文处理是公文形成的重要阶段发文处理是公文形成的重要阶段, ,是指各是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。情景任务情景任务 （秘书办公室内）（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手

11、公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。胡：好的，我马上就写。 第二天：第二天： 王俐：小胡，昨天让你写王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上晚我

12、就放到李总办公台上了。了。 王俐：放李总那去了？这王俐：放李总那去了？这么快？么快？ 小胡：有什么不对吗？不小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发是说李总看过同意了就发吗？吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你我不知道，喏，这是，你看吧。看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大苦，但这是没

13、办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。少一位同事口头或书面证

14、明。 办公室办公室二五年六月二日二五年六月二日草拟草拟审核审核签发签发复核复核缮印缮印用印用印登记登记分发分发以本单位名义制以本单位名义制发公文的过程发公文的过程包括包括一、发文办理的含义一、发文办理的含义温故而知新温故而知新发文发文办理办理2.2.发文记录了本单位内发文记录了本单位内外工作活动过程，为本外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基单位积累档案奠定了基础础 1. 1. 通过发文行使法定的通过发文行使法定的职权、表达意图、传递职权、表达意图、传递信息。信息。发文发文办理办理3.3.单位发文的形成与过单位发文的形成与过程是由众多工作人员共程是由众多工作人员共同参与的组织行文。同参与的组

15、织行文。二、发文办理的实质二、发文办理的实质拟稿拟稿会稿会商会稿会商审核审核会审会审签发签发会签会签复核复核注发注发缮印与校对缮印与校对用印或签署用印或签署发送或公布发送或公布登记登记催办催办办结处置办结处置环节之间具环节之间具有连续性、有连续性、确定性、不确定性、不可逆转性可逆转性三、发文办理的程序和特点三、发文办理的程序和特点4 4修改修改文稿文稿 3.3.会稿与会稿与会商会商 1.1.领受领受任务与准备任务与准备 2. 2.起草起草 引用公文应当先引标题，引用公文应当先引标题，后引发文字号。后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，结构层次序数，

16、第一层为第一层为“一、一、”第二层为第二层为“（一）（一）”第三层为第三层为“1 1”第四层为第四层为“(1)”(1)”公文中的数字，除成文日期、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字阿拉伯数字形成形成文稿文稿 1、拟稿、拟稿（1 1）核稿的范围与内容）核稿的范围与内容1）是否确需行文）是否确需行文2）行文名义是否妥当）行文名义是否妥当凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的，凡文件内容涉

17、及全面的、重要的、方针政策等问题的，应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由有关业务部门行文。有关业务部门行文。3）报批程序是否符合规定）报批程序是否符合规定2 2、审核、审核4）内容是否符合党的路线、方针、）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规政策和国家的法律、法规5）涉及多个部门的事项是否协商一致）涉及多个部门的事项是否协商一致6）所提措施和办法是否切实可行）所提措施和办法是否切实可行 经审核发现属于总体方面的问题，应提出原经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。则性修改意见，退撰稿人或撰

18、稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 （2 2）审核工作的分工）审核工作的分工 业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。况是否如实、所作结论是否恰当。（3 3）核稿的结果）核稿的结果案例 某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核

19、，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 答案 秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照国家行政机关公文处理办法的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。国家行政机关公文处理办法作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事

20、倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。 3 3、签、签 发发签发内容务必明确、签发内容务必明确、完整、规范，明确签完整、规范，明确签署核准意见，完整地署核准意见，完整地签上姓名与时间。签上姓名与时间。签发的分工签发的分工 以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他

21、负责人签发。或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文联合行文的会签的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签单位依次会签 签发是绝大多数公文生效签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。具有正式文件的效用。 （一）、某领导机关要求秘书部门在一周（一）、某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务

22、部门的负责人审核，就送到只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份印出来的一百多份“工作意见工作意见”全部作废，全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。浪费。1、A秘书造成失误的原因何在？秘书造成失误的原因何在？2、这一案例对于秘书从业人员有何启示？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 答案1、A秘书造成失误的原因何在？秘书造成失误的原因何在？ 违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审

23、定的内容都该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。需要主管领导签发。 违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。求，也是领导权威的体现。 2、对于秘书从业人员的启示、对于秘书从业人员的启示 对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。谨慎行事。 秘书不要自作主张，不要以为领会领导意图就可以秘书不要自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。超越程序办事。 3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风、秘书要学会维护领导权威，同时规

24、避自己的业务风险。险。 4、秘书不但要学会办文、办会，还要学会办事。、秘书不但要学会办文、办会，还要学会办事。就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上签上“请呈某某领导签发请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。，就不会出现上述情况了。 找出下述做法的不当之处指出错因并说明正确的做法。 (1)某县政府拟发一份重要的文件，恰逢县长外出开会，县政府办公室主任考虑到这一份发文的重要性与紧迫性，于是请县委书记代签。 答案 1.办公室主任不应该让县委书记代签，因为县长和书记的职位分工不同，所管辖的范围不同，签发的权限也不同，所以不能代签。 2.这

25、一做法不符合行文规则，平行机关或不相隶属机关之间不能发指导性或指令性文件，这项工作应用人民政府和人事局商定后，由该市人事局的名义制发。4 4、复、复 核核复核的含义复核的含义 公文在正式印制前，文秘部门所进行的复公文在正式印制前，文秘部门所进行的复查审核。查审核。复核的内容复核的内容 处理程序：审批、签发手续是否完备？处理程序：审批、签发手续是否完备？附件材料：是否齐全？附件材料：是否齐全？文件格式：是否统一、规范？（按照文件格式：是否统一、规范？（按照国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式） 5 5、印制文件印制文件 复核与注发复核与注发校校 对对校对内容和校对格式：包括发文的用纸校对内容

26、和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中大小、版面设置、行距、字距、公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定各组成部分的标识等是否符合有关规定。注发，规定印数与印制及发出的时限注发，规定印数与印制及发出的时限校对的要求校对的要求复核，即核发，复核，即核发，公文在正式印制前，文公文在正式印制前，文秘部门所进行的复查审核。秘部门所进行的复查审核。6 6、用印与签署、用印与签署印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文机关对文件生效的认可机关对文件生效的认可, ,

27、对此负有法律责任。对此负有法律责任。发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章联合上报的公文，由主办机关加盖印章6 6、发文登记、发文登记序序号号日期日期文号文号文件标题文件标题密密级级紧急紧急程度程度主送主送机关机关抄送抄送机关机关份份数数归卷归卷情况情况备备注注7 7、发文传递与公布、发文传递与公布 发文传递发文传递 直接送达收文机关直接送达收文机关普通邮寄普通邮寄机要通信机要通信机要交通机要交通文件交换文件交换电信传递电信传递发文传递是连接文件的

28、发文程序与收发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。文程序的通道。签定合同、协议书、意向书等文件时签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。往往采取互换文本的方式进行传递。文件的公布文件的公布 文件公布是将发文单位的意图最文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。快地传递给收文者的有效方式。本节补充签发签发类型：正签、代签、核签（加签）、会签类型：正签、代签、核签（加签）、会签签发的权限签发的权限签发的原则：先核后签签发的原则：先核后签签发规范：发文稿纸签发规范：发文稿纸 “ “发发”、“急发急发”；代签时标；代签时标注注“代代”“”“代签代签”字样。

29、需核签或加签的要明确字样。需核签或加签的要明确“请某某同志审阅后发出请某某同志审阅后发出”查办查办 方式和要求方式和要求任务情景回放任务情景回放 王俐：王俐：（对刚招聘进来（对刚招聘进来的秘书）的秘书）小胡，最近正值小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国这个通知，注意一定按国家相关法律法规

30、来写。家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。胡：好的，我马上就写。 第二天：第二天： 王俐：小胡，昨天让你写王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上晚我就放到李总办公台上了。了。 王俐：放李总那去了？这王俐：放李总那去了？这么快？么快？ 小胡：有什么不对吗？不小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发是说李总看过同意了就发吗？吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你我不知道，喏

31、，这是，你看吧。看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以

32、外。二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。少一位同事口头或书面证明。 办公室办公室二五年六月二日二五年六月二日情景思考、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。、这份通知有问题吗？若有，请作修改。参考答案参考答案 、小胡所写草稿不经王俐审核就直接送不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。李总处是不对的，违背了办公室发文程序。下面具体介绍发文程序： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程

33、。此项过程为： 领导交拟领会领导意图收集、组织材料构思讨论修改讨论修改送领导审阅 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同征得同意意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审送领导审阅前阅前，由秘书部门负责。 小胡错在哪里知道了吧？ 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加

34、盖印章。发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注风光公司关于发放加班费的通知风光公司关于发放加班费的通知各位同仁： 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 办公室 二五年六月二日案例分析 宏利公司南昌分公司成立不

35、久，公司各方面的工作还在适宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空

36、白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 任务：任务： 评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维注意思维逻辑与语言表述。逻辑与语言表述。 温故而知新温故而知新案例总结 文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程文件的制发一定要按照规范的程序进行序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。宏利公司南

37、昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸；应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章；章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。盖章后发出。 实务训练 经理让高洁起草一份经理让高洁起

38、草一份“药材展销会保卫工作意见药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上：请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程；、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。、进行简单的模拟演练。温故而知新温故而知新 总结：高洁的发文处理流程 1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了

39、个别修改。、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然

40、后在公司发文登记簿上作了登记。十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。 模拟 各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程。请各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程。请两个小组进行过程演练两个小组进行过程演练PK。其它小组进行点评与打分。其它小组进行点评与打分。我们的舞台我们的舞台:一分钟教师一分钟教师 人或生而知之，或学而知之，或困而知之。人或生而知之，或学而知之，或困而知之。 请说出你任何途径下的得知，时间：请说出你任何途径下的得知，时间：1515分钟。分钟。

41、 主题参考：主题参考：教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）思悟行：职场启示、生活启示：做人、做事的启示思悟行：职场启示、生活启示：做人、做事的启示其他其他: :你想分享的你想分享的 秘书锦囊：退回的公文该如何处理秘书锦囊：退回的公文该如何处理 公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理；具体办理；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程如果是未经协商独自办理的

42、公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。温故而知新温故而知新 学完上一次课最大的收获是什么学完上一次课最大的收获是什么? 案例分析案例分析 实务训练实务训练 文件的制发一定要按照文件的制发一定要按照规范的程序规范的程序进行进行！ 1、这个规范的程序知道了吗、这个规范的程序知道了吗?(知知) 2、

43、如何按照这个程序来做、如何按照这个程序来做 各环节的操作要领各环节的操作要领(行行) 3、发文处理能够知行合一了吗？、发文处理能够知行合一了吗？ 知识迁移知识迁移知知行行第三节 收文处理 收文处理是否也如发文处理一样收文处理是否也如发文处理一样 需按照规范的程序来进行？需按照规范的程序来进行？ 收文处理也一定要按照收文处理也一定要按照规范的程序规范的程序来来进行进行！ 学习重点：学习重点： 1、认知、认知收文处理的规范程序收文处理的规范程序 2、行为、行为程序内各环节的操作要领程序内各环节的操作要领 舒美服饰有限公司的张秘书收到一份舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在市政

44、府的通知。通知说明将在12月月8号号组织召开冬季组织召开冬季防火工作会议防火工作会议，要求全市所有大中型企业，要求全市所有大中型企业的的主要负责人主要负责人都参加，并且要准备好相应的都参加，并且要准备好相应的汇报材料汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分处分。张秘书。张秘书粗粗略一看标题，略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目

45、，而是直直接放进了档案盒接放进了档案盒张秘书的处理妥当吗？为什么？张秘书的处理妥当吗？为什么？文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？情景任务情景任务签收签收登记登记（分办）（分办）拟办拟办批办批办承办承办注办注办催办催办办结处置办结处置审核审核环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性一、收文处理的程序和特点一、收文处理的程序和特点二、收文处理的实质二、收文处理的实质 收文单位收文单位办理收文办理收文行使职权行使职权处理公务处理公务 担负职能担负

46、职能获取有关信息获取有关信息通过通过每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收文处理工作中来：众多工作人员参与其中。文处理工作中来：众多工作人员参与其中。三、收文处理的三个阶段三、收文处理的三个阶段签收签收登记登记审核审核承办承办批办批办注办注办催办催办拟办拟办收进阶段收进阶段办理阶段办理阶段管理阶段管理阶段（一）签（一）签 收收 签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对收进的文件进行收进的文件进行审核审核、检查清点检查清点并予以并予以确认确认。 通常由外收发人员与内收发人员共同承担签收通常由外收发人员与内收发人员共

47、同承担签收工作。工作。 1 1、外收发人员与内收发人员、外收发人员与内收发人员 外收发人员：向外签收。外收发人员：向外签收。如：商专收发室如：商专收发室 邮递员邮递员内收发人员：对内签收。内收发人员：对内签收。如：各系部教学秘书从内收发人员处签收如：各系部教学秘书从内收发人员处签收 实际工作中负有文实际工作中负有文件拆封、登记与分件拆封、登记与分发职责的人员，称发职责的人员，称为内收发。为内收发。2 2、外收发签收与内收发签收、外收发签收与内收发签收 外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？ 审核审核1 1）外收发审核要点：对外）外收发审核要点：对外投递

48、正确与否投递正确与否（不是俺家的不要！退回！）（不是俺家的不要！退回！）数量数量（回执清单、发文登记）（回执清单、发文登记）急密件急密件封口完好封口完好 外收发无权拆封！外收发无权拆封！2 2）内收发审核要点：对内）内收发审核要点：对内内收发拆封审核内收发拆封审核 是否齐全：正件、附件、文件页码是否齐全：正件、附件、文件页码 是否附带：汇票、现金、单据等易漏物是否附带：汇票、现金、单据等易漏物 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。 正确。 拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓

49、，不要占地方。就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。注意事项：注意事项：物件取净，封皮完整，适当补注（若物件取净，封皮完整，适当补注（若发现来文无发文单位、发文日期根据发现来文无发文单位、发文日期根据封皮上的文字及邮戳加以补注），及封皮上的文字及邮戳加以补注），及时退回，加盖收章（于文件首页的右时退回，加盖收章（于文件首页的右上角）上角）不能拆封的范围：不能

50、拆封的范围：1 1、署名领导、署名领导“亲启亲启”、“亲收亲收”件，非件，非经授权，不得擅自拆封，而应交领导本经授权，不得擅自拆封，而应交领导本人或其授权秘书。人或其授权秘书。2 2、密件、急件交办公室主任（机要处）、密件、急件交办公室主任（机要处）处理。处理。拆封拆封审核审核（二）登（二）登 记记 登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、管理管理和保护文件的和保护文件的基本手段基本手段，也是了解文件处理，也是了解文件处理状况的状况的依据依据。需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活

51、动带回的关重要活动带回的“帐外文件帐外文件” ” ；内容反映单位重要职；内容反映单位重要职能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等介绍信、请柬等文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给： 收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：登记时对封套上标明领导登记时对封套上标明领导“亲亲收收”、“亲启亲启”的文件，应先的文件，应

52、先交与收件人或其委托的人收阅，交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。机关办理，再行登记。 电脑登记：建立收文登记数据电脑登记：建立收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作有利于提高机关或单位的工作效率。效率。 登记形式包括：登记形式包括：簿册式簿册式联单式联单式卡片式卡片式电脑登记电脑登记形式与形式与载体载体优点优点缺点缺点应用情况应用情况簿册式簿册式预先装订成预先装订成册的登记本

53、册的登记本方便保存方便保存不易查找不易查找应用普遍应用普遍卡片式卡片式单份卡片单份卡片可多人同时登可多人同时登记；便于分类记；便于分类排列、查找排列、查找易散乱丢失，易散乱丢失，如分类不当则如分类不当则难于查找难于查找有的中型有的中型企业单位企业单位采用采用联单式联单式同时填写两同时填写两联或两联以联或两联以上登记单上登记单便于查找，一便于查找，一次填写多次使次填写多次使用，可各自装用，可各自装订成册。订成册。易混乱丢失易混乱丢失采用的不采用的不多多登记形式比较登记形式比较 收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注（三）审（三）审 核

54、核 收文审核收文审核的重点：的重点：收文审核后对收文审核后对文件的处置：文件的处置：文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的文件，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。紧急公文，应当明确办理时限。是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。审核的范围：下级上报需办理的审核的范围：下级上报需办理的文件。文件。收进阶段关键点之一：收进阶段关键点之一： 在完成签收、登记、审核的过程中，判在完成签收、

55、登记、审核的过程中，判断文件是断文件是办文办文（需承办、需回复、需传阅）（需承办、需回复、需传阅）还是一般性阅文。还是一般性阅文。 要求承办或回复的文件，必须填写要求承办或回复的文件，必须填写文文件处理单件处理单贴于所收文件前面，随文件运转贴于所收文件前面，随文件运转和归档。和归档。.收文处理单收文处理单.doc.doc练一练练一练 总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了 火热的

56、人才招聘会火热的人才招聘会 王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了三份，由王俐对三人进行面试下面是她们的对话：（请认真看过之后，（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中说你组认为应招聘三人中哪一个。准备发言）哪一个。准备发言） 王俐：你好，请坐！ 张三：你好，谢谢！ 王俐：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 张三：好的。 王俐：收文处理的一般流程是怎样的？张三：签收签收拆封拆封登记登记分发传阅拟办批办承办催办注办。王俐：请你说说前三项的具体操作要领。

57、张三： 签收签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 拆封拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 登记登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。评析 张三： 签收时，要清点份数；签收时，要清点份数； 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。 看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。急件要先签收。 不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽

58、量向发文单位查询。分办（分发）分办（分发） 收文经登记后即进入办理阶段。收文经登记后即进入办理阶段。 对对“领导亲启领导亲启”件的分办，件的分办，直接送达领导者本人。直接送达领导者本人。分送给领导人和单位内各承办分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签部门或人员的文件必须履行签收手续，以免文件丢失。收手续，以免文件丢失。 （四）拟（四）拟 办办拟办工作是一项拟办工作是一项参谋性工作，它参谋性工作，它发挥综合部门和发挥综合部门和业务部门熟悉文业务部门熟悉文件处理情况和业件处理情况和业务的长处，为领务的长处，为领导决策提供参考导决策提供参考性意见。性意见。拟办应对办理的拟办应对办理的原

59、则、方法等方原则、方法等方面提出建议或相面提出建议或相关的办理方案。关的办理方案。拟办意见应明确拟办意见应明确具体，切实可行。具体，切实可行。 拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文件处理单的件处理单的“拟办意见拟办意见”栏内。栏内。拟办的范围拟办的范围：一切需要：一切需要办理的文件办理的文件 拟办拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。 正确。 招聘王：你好，请坐！ 应聘李：你好，谢谢！ 招聘王：我公司想招一

60、位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 应聘李：好的。 招聘王：请看这张纸条后再回答吧！ 应聘李：收文程序 签收拆封登记分分发发传阅传阅拟办拟办批办承办催办注办。 请应聘者回答中三项的具体操作要领。 应聘李： 分发分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。 传阅传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。 拟办拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。（五）批（五）批 办办批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领