标准和用户字段应用

1、标准字段和客户化字段在集团报表业务中的灵活应用本节关键词：成本对象|辅助核算|客户化字段|字段状态Sap的客户化核算字段类似国内财务软件所谓的专项/辅助核算字段,下面简单探讨下两者在设计和应用上的异同。手工记账方式下，传统意义上的辅助核算是独立于会计科目分类核算的，通常根据记账凭证分别登记会计科目分类账和辅助核算备查账，两套账各自独立，科目分类账需要登记全部凭证，而辅助核算账仅需登记有关部分凭证，而且两次登帐交叉重复、工作量大、准确率低、不易核对；会计电算化代替手工记账后，财务处理软件系统中所谓辅助核算功能，是指当一笔经济业务发生后，在进行记账处理时，不但要记到总分类账、明细账等正式账簿，还要

2、求记到相应的辅助核算账簿，相对简化了处理，一般的财务软件都会提供诸如往来单位辅助核算账、项目管理辅助核算账和部门管理辅助核算账等。图2-2-1是国内某财务软件会计科目设置截图，当一个成本费用科目被设置为“部门管理辅助核算”，则该费用科目凭证录入时，系统会自动提示用户输入相应的部门，辅助核算增加了核算维度，简化了科目体系，同时，用户可以在辅助账套中查询部门总账、部门明细账，以及自动输出部门收支明细表和部门计划执行报告。成本控制和费用管理是财务管理的核心之一，通过有效的费用归集和预算控制，可以更好进行费用分析和控制,SAP科目不分层级的设计思路有利于模块的集成，但不利于多维的明细分析，而且SAP并

3、未设置辅助核算账,那么它是如何作到费用的明细核算的呢Sap不是单纯的财务软件，它强调的是业务整合，虽然没有辅助核算账，图2-2-1的部门核算可以通过CO成本中心子模块来实现(详细请参考本书第七章),而专项核算则可通过CO内部订单(详细请参考本书第八章)实现，SAP将集团财务分解为FI和CO两大模块，部门费用和专项费用的查询既可以在FI模块中查询，也可以通过强大的CO信息系统查询，作为费用/成本对象的成本中心和内部订单的功能之一就是辅助核算分析，当然除此之外，这两个常见成本对象还有计划、预算和结算等作用，相关章节会有详细讲解。*对于开始或已经实施数据仓库项目的企业，成本费用分析报表的数据源究竟是

4、统一从FI 模块抽取还是从CO模块抽取，在本书第六章成本要素会计第三节费用结转实例会有更详细描述。常见的成本对象诸如成本中心、内部订单和WBS元素等成本对象都能作为辅助核算分析使用，加上会计科目本身已经是4个核算纬度，甚至有人将会计行项目文本也用作辅助核算，一般情况下可以满足企业要求。实际上，不仅仅是损益科目可以成本对象，资产负债表科目同样可使用成本对象做“辅助核算”，例如，需要根据发生部门和项目区分往来供应商的应付帐款，则可在应付帐款挂账时输入成本中心(部门)和内部订单(项目),有两种常见处理方法,一是资产负债表科目建立90统计型成本要素,挂账在产生FI凭证时也产生CO凭证，在CO信息系统中

5、可以查询到该资产负债表科目是统计性入账的；二是不设置成本要素，只是简单应用成本对象做辅助核算，如果这样，则分析查询只能在FI模块中进行，因为没有成本要素就没有CO数据。采用哪种方法应视具体业务情况，比如现金科目需要挂内部订单分析，并利用内部订单和费用科目一样做简单预算控制，此时，你需要为现金科目建立统计型成本要素。*利用成本对象做辅助核算分析并非损益科目的专利,如果需要资产负债表科目也可利用CO成本对象做辅助核算，甚至利用CO的预算功能，所有的资产负债表科目都允许建立90型统计初级成本要素，如果你使用了SAP46或以下版本，90型成本要素的创建可能需要补丁。你甚至可使用FI行项目文本做辅助核算

6、分析，另外,SAP还有两个重要的标准字段事务类型和功能范围可以帮助拓展分析维度,如果这还达不到多维的分析需求，SAP还允许用户自定义客户化字段，同国内传统财务软件的辅助核算字段和辅助核算账不同的是， SAP业务架构设计强调的是各模块的业务集成,因此,一旦增加客户化字段,意味将在各模块发生作用,如果你研究过SAP的设计架构，就会发现，激活客户化字段伴随着大量的数据库表、结构和相应业务处理程序的调整和激活，万一激活失败就意味系统崩溃，因此，很多项目实施对客户化字段使用皆保持谨慎态度。 图2-2-2中是标准字段和客户字段配置的一个截图,显然，SAP认为合并事务类型和功能范围是两个重要辅助核算和业务分

7、析字段，下面结合实例说明合并事务类型和功能范围两个标准字段和客户字段的应用。(一)、事务类型应用实例： 事务类型顾名思义被广泛用于表示一种业务类型, 典型应用如：(1).SAP合并模块ECCS/BCS中表示长期股权投资的变动和权益的变化,在BCS(Business Consolidation System)中事务类型被称为“移动类型”，作为一种重要的子分配,而子分配不过是BCS的辅助核算字段而已。(2).资产模块中事务类型表示资产增减变动类型,也被称为”合并事务类型”,它的作用有二,一是表示资产增减变动用于出具固定资产(当然也包括在建 工程等资产管理的东西)明细表，你可理解合并事务类型是资产业

8、务类型的分组，多个资产业务类型可对应到一个合并事务类型，你可以通过SE16:TABW查询到对应关系；二是用来做集团内部资产交易合并抵消。(3).事务类型在FI模块作为重要辅助核算字段,如图2-2-3。下面举几个典型应用实例:(实例1):长期借款业务区分长期借款报表需区分年初数、本期增加数、本期归还数和其它减少数，单纯从借贷方无法直接区分出这些业务，此时使用事务类型做辅助核算；(实例2):存货数量管理 某企业只实施SAP FI模块，SAP同样未提供类似传统财务软件的数量金额账，但要求从FI中出具存货明细购销存报表，则可考虑使用事务类型，比如C00:期初/期末,即结转事务类型，C01:采购;C02

9、:采购退货;C03:生产发料;C04:生产退料,用事务类型表示存在的各种存货增减变动类型,平时物料交易记账时必须输入物料+数量+事务类型，月末再将C01-C04等结转到下期期初数C00。难点:(1).事务类型中配置中虽然可设置”+/-符号”,但是似乎不起作用; (2).SAP FI结算为表结法(请参考本章第十一节期间和结账),年末才做一 次性结算,如果事务类型增强为按期结转就比较完美，不过自开发结转 也非难事。 在SAP47或更低版本，年结存在Bug,事务类型首先在FI中(看FI汇总表GLT0)就不存在；其次，特殊目的分类帐0F汇总表GLFUCNT中，年结后事务类型并未被正确结转到年结事务类型

10、，在ECC6版本中，事务类型应用被提高，新总账年结汇总表FAGLFLEXT已经支持事务类型且可被正确年结。(实例3):维修费用结转区分根据新会计准则，生产性企业的修理费用不再在制造费用核算，而应全额作为管理费用，考虑到维修费用明细分析表的出具，如炼化企业生产装置的维修依旧延续旧核算规定，假设企业已实施PM(Plant Maintenance),则维修费用核算分3步：a. 平时维修材料费用和维修人工在PM工单规集；b. 期末先从维修工单平行结转到生产装置对应成本中心，既方便了生产装置名细维修费用表的出具，也可满足针对生产装置或利润中心进行维修费用预算控制；c. 再将维修费用从生产装置成本中心分配

11、分摊到特定管理费用成本中心,该成本中心的对应功能范围为管理费用,即满足了新准则维修费用进管理费用的需求。关于功能范围编码请参考本节的附表2-2。 将上面3步分录记录在下表，使用事务类型区分生产装置成本中心到管理费用结转成本中心业务，维修费用的报表取数逻辑就非常清晰，对于生产装置明细维修费用表只要取各生产装置成本中心的维修费用明细科目的接收方发生额就可，即事务类型<>ZJZ。功能范围维修费用流转分录 事务类型1.PM工单维修费用规集空借：维修费用-PM工单 贷：应付账款2.PM工单维修费用结转空借：维修费用-生产装置成本中(0004) 生产装置成本中心接收0004 贷：维修费用-PM

12、工单3.生产装置成本中心转出0004借：维修费用-管理费用成本中心(0001)ZJZ 管理费用成本中心接收0001 贷：维修费用-生产装置成本中心(0004)ZJZ管理部门自身发生的维修费用，当然也是进入管理费用，如下图2-2-4，通过事务类型ZJZ很容易区分从生产部门转入部分，显然，管理费用-维修费用不带事务类型ZJZ的就是自身发生数，如此，管理费用表的维修费用项目及其子项“其中：生产部门修理费用”就非常容易使用公式区分。还有一点需要说明，维修费用在旧准则是作为制造费用最后转入产品成本的，在上表中为什么使用0004基本生产功能范围而不使用制造费用0003呢？原因有二：首先，炼化企业生产装置众

13、多，目前的情况是尽量建立了基本生产成本中心与之对应，目前制造费用多用于核算车间管理人员的职工薪资等，一组装置管理人员可能管理多套装置，如果仅为了维修费用核算再将生产装置一一建立对应的虚拟制造费用成本中心未免浪费；其次，根据新准则，装置维修费用根本既不是基本生产也不是制造费用，对于炼化企业，它本来就是管理费用，所以你还非常浪费地建立那么多制造费用成本中心干什么？因此，维修费用核算只要能体现出生产装置的维修过程就可以，这点类似业务招待费用，同样是为了部门费用明细分析的要求，各部门/成本中心发生的招待费用先在各部门规集，比如车间管理人员的业务招待费用可以先进入车间管理成本中心，即先进入了制造费用，但

14、是根据规定，业务招待费只能管理费用和销售费用中反映，因此，期末也应转入管理费用。 有人会问,生产部门修理费用可以通过CO成本中心类别来区分,从费用属性上看,功能范围就是从成本中心费用属性角度的分类,现在来分析下FI行项目表BSEG的设计，SAP47或以下版本，行项目表中辅助核算相关的重要字段有：(a).BSEG-BEWAR:事务类型/业务类型，用户可灵活定义。(b).BSEG-FKBER功能范围字段,但无对方/伙伴功能范围，如果有伙伴功能范围，上面所叙述的生产部门修理费就无需通过事务类型区分，因为其中生产部门修理费用的取数公式可描述为修理费科目+功能范围0001+对方功能范围0004,显然SA

15、P47无法直接区分出管理费用中那些属于生产部门转入的。ECC6版本已经克服了这个缺陷，其新总账实际行项目表FAGLFLEXA中已经包含这一对字段：.FAGLFLEXA -RFAREA:功能范围 .FAGLFLEXA-SFAREA:伙伴功能范围(c).BSEG-VORGN:总账事务类型，系统预置了很多固定用途的总账事务类型,表示该FI凭证形成的业务来源,因为各模块的业务交易都可能形成FI凭证。总账事务类型基本预置，用户无法定义，这是它同事务类型最大区别。(d).BSEG_KOSTL:成本中心和BSEG-AUFNR:包括内部订单在内的各种订单号码， 这两者是常见的辅助核算字段。 再如图2-2-4-

16、3中的业务招待费用和外宾招待费,分别建立有2个科目: .科目4200260000:业务招待费 .科目4200270000:外宾招待费现在集团中某企业的业务招待费需要再根据招待总部领导、招待地方领导和企业内部招待费3个维度进行细分,集团内其他企业并无此核算要求,基于集团科目必须统一的原则,科目禁止随意增加,也可使用3个事务类型来对应,满足个别企业的个体需求。为了进一步加强招待费的明细核算，你还可以在行项目文本(文本摘要)中注明招待的单位或个人,当然,有时核算太明细也不定是好事,幽默一下，说某地方政府的某个小局某月招待费用高达好几百万，招待某高级领导,不符合中央的节约指示;吃肯德基吃的,天天啃鸡也

17、啃不了这么多,所以,有时做账糊涂一点,留下无限的想象空间,让人们茶余饭后娱乐一下也未尝不可。最后的问题是，本实例中生产部门修理费用在转入管理费用时的事务类型ZJZ怎样写入？大家已经知道，SAP将集团财务分割为FI和CO两大模块，刚才已经叙述过FI行项目表BSEG是不带伙伴功能范围的，有趣的是，SAP4X版本的CO行项目表COEP却设计有一对功能范围/伙伴功能范围字段COEP-FKBER和COEP-PFKBER，那么为什么不直接从CO取数据呢？主要原因有三：一是集团报表项目应该简化统一数据源，对基于会计科目+辅助核算信息就能出具报表的，尽量统一从FI单一模块取数；二是存在企业个体或基于事业部的管

18、理费用表和总部层次的合并管理费用表，SAP的合并模块数据源来自FI,因此，需加强FI的辅助核算信息；三是国内习惯走FI，FI和CO分开不过是SAP的设计方法，国内传统的财务软件FICO是不分家的，本例在CO出口作个小增强，初步参考思路如下表：If (功能范围或伙伴功能范围=0001) and (功能范围和伙伴功能范围不同时=0001). If 次级成本要素 then全部替换为初级成本要素和写入事务类型ZJZ. If 维修费用初次级 then 写入事务类型ZJZ. Endif .“完整代码参考本章第三节FICO统驭 代码简单说明: 限制功能范围和伙伴功能范围不同时=0001,什么意思,还是比如维

19、修费用,企业可能将包括管理部门和生产部门在内的所有成本中心的维修费用统一分配分摊到一虚拟管理费用成本中心,而成本中心费用属性本来就是管理费用的,无需带事务类型。 销售部门的维修费用直接进销售费用，通常不再做任何处理 。 只要是功能范围或伙伴功能范围=0001管理费用的,实际上还包括销售费用0002,由于管理费用表和销售费用表从FI取数，因此必须彻底禁止次级成本要素转换为默认的FICO统驭科目6100000001在此两功能范围存在，什么意思呢，再回到如图2-2-4-2管理费用表上的水费和电费，在炼化企业中存在专门的水处理厂和发电厂，根据业务需求，水和电会按统计指标/耗电量以次级成本要素水-分摊或

20、电-分摊为管理或销售部门，体现在FI模块默认为同一FICO统驭科目6100000001，无法区分。有了这个小增强，无论维修费用是采取分配还是分摊结转的处理方式，维修费用表和管理费用表都可以直接从FI取数，对于集团报表项目，在ERP源头就应尽量组织好数据，而不是在BW层东抵西挡的做清洗。本维修费用处理方案简单总结为一句话：就是利用事务类型区分业务数据来源。报表不就是从表格取数据吗？善用标准字段和客户化字段，在R3就组织好数据源，很多财务分析报表就可以直接使用FI一个单一的数据源了，报表不是今天想到哪从哪取快数，明天想到那从那拉块数，当然这仅是简单例子，希望能抛玉引砖（估计抛砖引玉不大可能），20

21、11年对报表优化进行规划，争取在2012年世界末日前搞定集团报表，要不万一真的Over不能闭眼呀。第五章 资产会计第一节 资产主数据（一）、资产分类 SAP的资产模块常用来管理在建工程、固定资产、无形资产及其各类长期待摊，资产模块通常将固定资产分类为房屋及建筑物、运输设备、机器设备、专用设备、办公设备和其它固定资产等；无形资产可划分为无形资产-专利权、无形资产-商标权、无形资产-土地使用权、无形资产-住房使用权、无形资产-著作权、无形资产-经营特许权、无形资产-非专利技术和其他无形资产；还有各种在建工程分类和各种长期待摊分类，你可以使用Tcode:OAOA定义上述资产类别，资产类别包含有3个重

22、要信息：(1).科目分配码：和资产业务类型（严格地应是资产业务类型对应的业务类型组）决定相应的会计科目。(2).屏幕设置规则：决定资产主数据的屏幕字段。(3).资产编号：决定资产的编码规则。上图1234:表示资产分类及对应的3个重要配置数据，看描述就知作用,无需多语。5：表示需要进行行项目结算的资产，如在建工程，必须选择此标志。6：表示锁定该资产分类，不再允许建立该类型的资产主数据。7：如果选择不动产管理，则可维护不动产相关信息，不动产甚至被作为SAP 一个子模块。（二）、评估分组刚才上小节所叙述不同资产类别可以对应到不同的原值、折旧折耗摊销和累计折旧科目，资产类别将企业的各类资产从财务核算上

23、进行分类；从管理角度，出于资产的明细化管理，企业还需要对资产进一步细分类型，SAP AM提供了评估组来达到此目的，评估分组的配置路径见图5-1-2。 SAP AM提供了4个4字符长的评估组和1个8字符长的评估组，允许企业从5个不同的维度对资产进行分类，根据国内习惯，利用评估组将资产如下分类：(a).4个4字符长度应用：经济用途、资产来源、使用状态和工程类别。图5-1-3-1：1-4用单个数字表示评估组1-评估组4，评估组1用来表示经济 用途，评估组2表示资产来源等。图5-1-3-23：图中0001-0008表示中经济用途，01-08表示资产来源。(b).1个8字符长应用：资产分类，这个资产分类

24、有别于FI核算分类，而且允许 编码上使用层级，如03表示专用设备，0301表示探况、采矿、选矿和造团设备；0302表示炼焦和金属冶炼轧制设备；0303表示炼油、化工、橡胶及塑料设备等等，资产的明细分类在统计整个集团的资产明细帮助非浅。回到图5-1-2-4,还可以定义资产最高号码,比如可定义一条生产线或一生产装置为一资产最高号,其下的多个资产对应到该特级号以方便分析,也是一个分析维度。 如上配置好后，在Tcode:AS01建立资产主数据时的“分配”屏幕就可以显示出资产的评估分组，如图5-1-4。123458：用户配置的4个4字符的评估组和1个8字符长的评估组,虽然SAP各种主数据都预留了用户字段

25、功能，但此种允许配置描述用户字段的设计思路确实巧妙，在本书的第八章内部订单第五节内部订单应用的实例一中将叙述内部订单主数据用户字段，如果能参考资产评估组的设计思路，内部订单的辅助核算功能将更加灵活。6：该资产对应的资产高级号。7：该资产对应的设备编码，启用PM模块后,如果需要,可以让某类资产和设备一一对应，在创建资产主数据时自动创建好设备主数据。 简单理解，资产类别满足财务核算需求，评估分组满足精细化管理需求。第二节 资产折旧R/3 AM资产模块涵盖了所有主要工业国家在资产价值评估方面的要求,可以轻松处理资产购置、转移、折旧、重估、清理、盘点、报废等各项业务, R/3将折旧分为三大类，如下图:

26、(1).普通折旧:资产在每折旧期间按主数据中设置的使用年限和对应折旧码进行的普通折旧。(2).特殊折旧/计划外折旧:用来做相应的折旧调整的两类折旧方式, 比如可以将计划外折旧设置为计提资产减值准备的解决方案,这种处理方案将计提资产减值准备作为加速折旧处理,严格地讲,和国内资产会计准则不大相符,计提资产减值准备实际上可使用AM模块的资产负债表重估(Tcode:ABAW，重估后和折旧调整一样，也是在正式运行折旧Tcode：AFAB后才能过帐到财务模块)；特殊折旧也是手工调整折旧的一种方式。第一节 内部订单应用(实例一)、长期借款辅助信息根据报表明细需求设置长借明细科目，如长期借款-信用(抵押/质押/保证)借款-本金(利息/汇兑损益/利息调整),但象借款合同、贷款用途和抵押资产类型等诸多辅助信息无法直接在FI凭证中完全体现，此时，可以借用内部订单处理，内部订单作为辅助核算不仅体现为一个单一维度的核算字段，它可以包括辅助核算信息并设置有主数据，因此，为了自动取数，可以采用FI+内部订单主数据的方式，SAP的参考实现思路步骤如下：(1).长借型内部订单增强 辅助核算功能应用 内部订单主数据程序SAPMKAUF的屏幕300是用来做用户字段的,如图8-5-2,假设建立一统计内