三级秘书培训教程复习提纲

1、1 / 8第一章会议管理复习提纲第一节 会前筹备一、会议筹备方案的内容：1、确定会议的主题和议题。 2、确定会议的名称。 3、确定会议的议程。 4、确定会议的 时间和地点。 5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 6、确定会议文件的范 围，并做好印制或复制工作。 7、确定与会代表的组成。 8、确定会议住宿和餐饮安排。 10、确定会议的筹备机构。二、会议筹备方案的作用： 1、确保会议的周密组织。 2、确保会议服务质量和沟通协调 到位。3、确保领导的意图得以贯彻执行。三、远程会议筹备方案的优点： 1、节省时间和金钱。 2、与电话服务机构商定使用录音 带的形式做永久的记录。 3、交流更加直接

2、与简短。四、会务机构分工的要求： 1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、分工明确，责 任到人。 3、加强协调，定期沟通。五、会前准备工作的基本要求：充分，周密，安全。六、会议座位安排的方法： 1、较大型会场的座次安排：大小方形和半圆形。 2、中小型 会议的座次安排：方拱形，半月形，椭圆形，圆形，长方形和 T 字形。七、会务筹备情况检查的主要内容： 1、会议准备是否充分（会期、人员、规模） 2、能 否排除各种干扰。 3、环境条件与用品准备。 4、文件材料的准备。 5、会场布置情况。 6、 会议保卫工作。 7、其它内容。八、会务筹备情况检查结果的形式： 1、书面形式。 2、口头形式。 3、协

3、调会形式。九、会议文件的类型： 1、立项方面。 2、筹备工作方面。 3、会议内容方面。 4、会议宣 传报道方面。5、会议管理与服务方面。 6、不同载体的信息材料。 7、各种形式的文件 材料（指导，主题，程序，参考，管理，成果，宣传，传达文书） 十、会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。十一、会议文件审核的程序： 自审，初审，会审，终审。 十二、与领导沟通会议有关事宜的意义： 1、提高效率 2、协调整体 3、各自发挥作用。 十三、与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性，及时性，全面性原则。 十四、与领导沟通会议有关事宜的方法： 1、定期提交报告。2、由会议负责人定期口头 汇报 3、领导亲自参

4、加。 4、其它途径 十五、分配会议组织与服务工作应考虑的因素： 1、成员经验 2、承担的工作总量 3、统 筹分配 4、会议成员的特长爱好5、合理公平分配 6 灵活实施 十六、会议应急方案的内容： 1、可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与 安全，行为） 2、出现问题时负责解决的会议工作人员） 十七、会议应急方案特点：有的放矢，预防为主，留有余地十八、会议应急方案实施的原则： 1、思想上充分重视。 2、人才物方面措施到位。 3、 坚持2 / 8定期检查。第二节 会中服务一、推进会议，进程应遵循的原则： 1、认真听，少打断。 2、树立信心，确信能 对任何突产生积极的影响。3、消除交流障碍。

5、4、强调问题 5、使用精湛的人际交流 技巧。P31二、会议经费的类型： 1、与会人员交费 2、参展商交费 3、联合主办者交费 4、广 告、赞助和捐助 5、公司分配 6、其他收入项目 P34三、会议经费使用的主要方面： 1、文件资料费 2、邮电通讯费用 3、会议设备和 用品费 4、会议场所租用费 5、会议办会费 6、会议宣传交际费 7、会议住宿补贴费 8、 会议伙食补贴 9、会议交通费 10、其他开支 P35四、会议经费使用的监督方法： 1、报告和会议 2、授权与自我控制 3、质量 4、损 益平衡表 5、比率分析 6、审核时逐项细审 P36五、会中突发事件的类型：人员、健康与安全、行为问题 P4

6、0六、处理会中突发事件的程序： 1、对会议中出现的突发事件及时向领导报告。 2、 启动会议应急方案的各项措施。 3、调动会议有关人员及时进行补救和处理。 4、必要时 向公共应急机构请求支援。 5、处理好突发事件的善后工作。 P41第三节 会后落实一、会议总结的目的： 1、检查会议目标的实现 2、各小组的分工情况 3、自我总 结与集体总结相结合，不断改进。 4、奖惩相关人员，妥善解决遗留问题 P42二、会议总结的内容：会议名称，时间，地点，规模，与会代表人数，主要议题， 参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和 贯彻要求，会议的决议情况及今后工作任务布置。 P

7、43三、会议总结的要求： 1、以科学的绩效考评标准为指导。 2、逐项检查 3、总结教 训，探索规律 4、突出重点，有所侧重。 5、一分为二，激励为主。 6、总结出简单易行 的办会程序和制度。 P43四、会议总结工作程序： 征询意见，拟就工作稿， 向领导报告会议结论， 总结定稿， 印发，归档，组织全体工作人员总结。 P44五、撰写新闻稿件的注意事项： 1、及时 2、准确反映会议精神 3 发布前定要审核。 考试大收集整理 P45六、影响会议成效的原因： 1、会议的必要性 2、前期工作的准备质量 3、会议责任 分工 P46七、会议评估的标准： 1、目标 2、会议时间 3、与会人员参与会议的状态与收获

8、 4、 会议服务评估 5、会议实际费用支出、会议成本评估 6、再度召开同样的会议时，继续 推进写维持的事项。 P48八、设计会议评估表格需考虑的因素： 1、表格的长度 2、填写的难易程度 3 所问的 问题 4 问卷的方式 5、分析数据方式来 P52第二章事务管理复习提纲第一节 接待3 / 81、涉外接接待的原则：不卑不亢，依法办事，内外有别，尊重个人，女士优先，入乡 随俗2、礼宾次序 5 种排列方式：所在国家或地区的拉丁字母，来宾的具体身份和职务的高 低，来宾抵达的具体时间，来宾告知将要到访的具体时间，不排列。3、礼宾次序确定步骤：确定方案 =提前通知 =按礼宾次序排列座次、名次、出场 次序4

9、、安排涉外迎送仪式的工作步骤：确定迎候人员= 准备迎宾的物品 =见面讲究礼节 =送行前的拜访 = 安排送行仪式5、会见和会谈的区别6、安排涉外会见会谈的工作程序：约定 = 通知对方有关事项 =准备工作 （背景资料， 会见场所布置，人员安排 ）=会谈 =结束7、涉外宴请的原则8、西餐礼仪：赴宴前的准备，西餐的座次安排，入席、退席礼节，餐具的使用方法与 席间礼节，西餐的饮酒礼仪9、招待会的礼仪：招待会的请柬，冷餐会的礼节，酒会的礼节10、馈赠礼品的要求：各国禁忌，馈赠礼品的礼节 （送礼和受礼 ）11、选择礼品的注意事项：与受礼者的关系，明确送礼的原因，了解受礼者的特点为， 经济方面的限定第二节 办

10、公环境管理1、办公环境的种类：在家工作，远程工作，虚拟办公室，临时办公桌，弹性时间，兼 职工作，合同工作，交叉工作，项目团队2、不同办公模式的类型、管理办法及特点 （见课本图表 ）3、导致办公模式变化的原因：费用，交通问题，科技的发展，人力资源的灵活使用， 企业间的竞争，企业的组织结构的变化，宽松的社会环境。4、办公布局的种类：开放式，封闭式5、合理办公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工 作的顺利完成。6、开放式和封闭式办公布局的优缺点 （见课本 105 页图表 ）7、设计办公结构和布局需要考虑的因素：人数，面积，机构的建制和办公空间的分类， 组织经营的性质或内容

11、，部门间的工作联系，办公室的间隔方式，走廊、楼梯、通道的 安排，设计讲究灵活性。第三节 办公室日常事务管理1、改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排=修改 =替换 =合并 = 精简2、工作流程的基本步骤：定义 =评价=分析=改进这 =实施3、突发事件的种类：庆火灾，伤害，疾病，炸弹威胁或恐慌4、处理突发事件的原则：快速反应，控制事态的发展；以人为本，保护公共利益；公 开透明，真诚面对公众；重塑形象，置之死地而后生5、事故情况记录表和工伤情况报告表的内容及用途4 / 86、突发事件的预防措施和应对措施 考试大收集整理7、处理突发事件的工作流程：及早发现，马上报告，并保护好现场 =查找问题

12、的原因 =成立临时指挥中心 = 控制源头，釜底抽薪 =召开新闻发布会8、秘书督查工作的特点：复杂性，原则性，时限性，权威性9、督查工作应坚持的原则：实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办相 结合10、督查工作的方法：书面，电话，专项，会议，调研11、上司交办事项督查的程序：交办 =立项=登记=转办=承办=催办 =检查 =办 结=办结回告 =审核 =立卷 =归档12、查办、催办技巧：与信息工作相结合，与调查研究工作相结合，坚持归口办理，分 级负责，坚持结报反馈制度13、督查工作注意事项：实事求是，授权督查，时限要求，办实事，谦虚谨慎14、工作计划的种类，制定方法，内容与要求及注意事项1

13、5、制定工作计划的工作程序：估量机会 = 确定目标 = 确定计划工作的前提条件 = 拟定可行方案 =评价备选方案 = 选择方案 =拟订分计划 =编制预算16、承办期限的内容，承办期限制度及意义17、办公室工作评估的意义：提高了工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承 担责任，有助于进行控制和监督工作。18、办公室工作目标管理过程：建立完整的目标体系 = 制定目标 =组织实施 = =检查 和评估19、办公室工作评估：数量目标评估，质量目标评估 第四节 办公用品管理1、获得设备使用权的方式：购买和租用2、政府采购的主体：采购机关和供应商。主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈 判、询价、单一来

14、源3、办公用品与设备的采购程序：提出购买申请 = 审批、落实经费 =招标、选择供应商 = 签订供货合同 =货物入库 =支付货款4、采购预算方案制定的原则：真实性，重点性，目标相关性，经济合理性5、编制采购预算的一般程序：确定预算的核算基数 =进行市场调研 =确定采购产品的 种类及型号价格 =编写预算方案 = 征求意见，完善方案6、预算方法：传统预算法，零基预算法第五节信息管理1、 信息开发的特性：多次性2、 信息开发的类型：一次信息开发，二次信息开发，三次信息开发3、 信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编制，文摘，信息资料册，简讯，调查报 告4、 信息编写的类型：动态型， 建议型，经验型，问

15、题型，预测型5、 信息开发的工作程序：确定主题=分析信息材料=选择信息开发方法=选择信息开 发的形式=形成信息产品6、 信息利用的特点：周期性，经常性，广泛性和实效性7、 信息利用的工作程序：熟悉信息的内容=确定利用需求=确定信息利用服务的途 径=5 / 8获取信息=提供信息8 信息反馈的特点为：针对性，及时性，连续性9、 信息反馈的形式：正反馈和负反馈；纵向反馈和横向反馈信息；前反馈和后反馈10、信息反馈的工作程序：明确目标=选择信息反馈的方法=获取反馈信息=加工分 析反馈信息=传递反馈信息=利用反馈信息第三章文书拟写复习提纲第一节文书拟写公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面

16、应当 遵守或者周知的事项的公 文，是各级机关、企事业单 位与社会团体通常使用的告 晓性公文制约性通告告知性通告标题+正文+落款+成文日期通告与公告的区别：范围不同，公 告大于通告；宣布事项不同，公 告重于通告；制发者不同，公告由 国家行政机关或权力机关发布通报是表彰先进，批评错误，传 达重要精神或者情况的公文表彰通报批评通报传达通报标题+主送机关+正 文 （+附件）+落款+成文日期通报与通告的区别：通报属奖励与 告诫性公文，通告无此意；同属告 晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令 性，通知具有。决定是一种指令性下行文。是对 重要事项或者重大行动做岀 安排，奖励有关单位及人

17、员， 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定知照性决定标题+主送机关+正 文 （+附件）+落款+成文日期1、不可只用 文种（决定）”做标 题2、慎用决定”请批、批答函是不相隶属机关之间请求批 隹和答复审批事项的（平行） 公文请批函批答函标题+主送机关+正文+落款+成文日期1、准确选择文种。请示和批复用 于相隶属机关，请示是下对上级机 关行文，批复是上对下级机关行 文。2、把握用语分寸事务文书计划是各级机关，企事业单位、 社会团体和个人对未来一定按内容分按范围分分文章式表格式两 种。文章式计划的结1、以政策先行，为指导思想 2、从 本部门实际岀发 3、语言简洁明了6 / 8时间内的

18、沽动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完 成期限的一种事务性文书按时间分按性质和作用分构：标题+止文+尾部总结是各、企、社、个通过对过 去一阶段工作的回顾、分析 和研究，从中找岀经验教训， 得岀规律性的认识，用以指 导今后工作的事务性文书综合性总结 专题性总结 （其它分类略）标题+止文+尾部1、正确的指导思想2、坚持实事 求是 3、总结岀规律性的东西4、分清主次突岀重点5、语言简明、准确述职报告特点： 个人性， 具 实性，通俗性标题+称谓+止文+ 落款+成文日期实事求是，突出持点，语言简洁讲话稿是讲话者在公共场合就某一 问题发表自己的见解或阐明 某种事理而事先写成的文稿按场合分按讲话者的身份分按讲话的目的分按讲话的内容分开头+主体+结尾1、口齿清晰，吐字准确