会务管理培训课件

1、会务管理培训课件前前 言言会议概论一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会。问题和布置工作的集会。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的根本职责之一。具体包括项、是秘书工作的根本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。掌握会议进展和会后贯彻工作等等。 第一节第一

2、节会议的特点作用与种类一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性； 、程序性；、程序性； 、公开性；、公开性； 4 4、标准性。、标准性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议表达了民主。、会议表达了民主。 2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。 3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。 4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。三、会议的种类三、会议的种类 1. 1.按规模分：按规模分： 特大型万人以上、大型上千人、特大型万人以上、大型上千人、 中型数百人上下、小型数十人或数人。中型数百人上下、小型数十人或数人。 2. 2.按性质分：按

3、性质分： 法定性、决策性、专业性、发动性、纪念性、法定性、决策性、专业性、发动性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 3 3、按时间分：、按时间分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 会、电视会、播送会、网络会。会、电视会、播送会、网络会。 6 6、公司常见会议类型：、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、和董事会、 客户咨询会、展览会、订

4、货会、业务洽谈会客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会. .新产品新闻新产品新闻发布会、发布会、 联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。 四、会议的要素四、会议的要素、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。会议方式。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。作用。、程序要素：会议准备、会议开始、会议进、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。行、会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：会议经费、会议设备、会议效、财务要素：会议经费、会议设备、会议效劳设施。劳设施。 会议秘书工作的

5、根本任务 2 2、会议的警卫工作；、会议的警卫工作； 3 3、会场内外的平安保卫工作。、会场内外的平安保卫工作。确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单做好会议

6、记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 第三节会务工作的 具体内容 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人

7、员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。议的性质、议题、任务来确定与会人员。 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。.会议住宿安排，根据实际情况，会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完安排好会议用车，为会议提供完备的交通效劳。备的交通效劳。加强保密教育。加强保密教育。 加强文件管理。加强文件管理。 加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。 做好保密文件的回收

8、工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。 对会议驻地、房间、会议室进行保密检查对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。问题讨论问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？、会议记录的内容有哪些？ 2 2、如何做好会议记录？、如何做好会议记录？ 3 3、如何做好会议期间的信息沟通？、如何做好会议期间的信息沟通？ 4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5 5、会议后勤保障工作包括哪些？、会议后勤保障工作包括哪些？ 会议通知回执，以便会务人员安排接会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票站和订购车、机票;

9、 ;发会议邀请函和请柬的方法，与发送发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知根本相同。会议通知根本相同。第四节常用会议的组织程序一、行政办公会议一、行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导厂长办公会。称领导厂长办公会。 议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会做好会议记录议记录撰写办公会议纪要撰写办公会议纪要议定事议定事项的贯彻执行项的贯彻执行 搜集信息，进行反搜集信息，进行反响响 职工代表大会是企事业单位依据?职工代表大会条例?召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下: 1.筹

10、备会议 确定大会议题 做好宣传发开工作 征集和处理提案 准备会议文件 准备会议文件 3. 3.召开会议召开会议 1 1听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的根底上，大会通过。在修改和补充的根底上，大会通过。 2 2听取各专门小组的报告。听取各专门小组的报告。 3 3民主评议行政领导。民主评议行政领导。 4 4选举通过各专门小组人员名单。选举通过各专门小组人员名单。 5 5讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 6 6通过大会决议。通过大会决议。 4.4.会后整理及大会决议事项的落实

11、会后整理及大会决议事项的落实 1 1整理现场，欢送代表离会。整理现场，欢送代表离会。 2 2整理会议文件，搞好立卷归档。整理会议文件，搞好立卷归档。 3 3落实大会决定协议，督办落实情况。落实大会决定协议，督办落实情况。第五节会见与会谈记录记录译员译员主客主客主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员译员译员主客主客 主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员正门正门客方客方主方主方13576421246753 译员译员 主宾主宾 译员译员 主人主人一二迎接迎接致辞、赠礼、合影致辞、赠礼、合影会见或会谈会见或会谈记录记录结束结束61-主人主人 2-主宾主宾 3-第二主宾第二主宾 4-客方人员或客方

12、人员或主客插排主客插排5-主方人员主方人员 6-摄影师摄影师【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。领。 一、案例分析一、案例分析 案例案例1 1： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘翻开录音机，小刘把录音整理出来。小刘翻开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢? ? 一次重要的国际会议，十多个国家的领一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起