外贸函电第二章

1、复习前章外贸函电的各组成部分外贸函电的各组成部分外贸函电的格式外贸函电的格式Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分外贸函电的各组成部分 Letterhead （信头）（信头） Reference Number（信函编号）（信函编号） Date（日期）（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓（信内地址和姓名）名） Subject（主题）（主题） Salutation（称谓）（称谓）Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分外贸函电的各组成部分 Body（内容）（内容） Complementary Close

2、（结束语）（落款）（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写）（首字母缩写） Enclosure（附件）（附件） Carbon copy/C.C. .（抄送）（抄送） Postscript/P.S. .（附笔）（附笔）Format of business letters（信的格式）（信的格式） Indented Form ( (缩行式缩行式) ) Modified Blocked Form ( (混合式混合式) ) Full Block Form ( (完全齐头式完全齐头式) ) Simplified F

3、orm（简单式）（简单式）Punctuation of English Business letters外贸函电的标点外贸函电的标点指称谓和落款的标点指称谓和落款的标点Addressing Envelope 信封的写法信封的写法 寄信人姓名、地址写在信封左上角寄信人姓名、地址写在信封左上角 收信人姓名、地址写在信封中央偏下收信人姓名、地址写在信封中央偏下 邮票贴信封右上角邮票贴信封右上角 齐头式和缩进式都可以齐头式和缩进式都可以Addressing EnvelopesReturn AddressStampAddressRemarks本章重点本章重点外贸函电的写作要求外贸函电的写作要求外贸函电的

4、写作原则外贸函电的写作原则Requirements for Writing Business Letters（写作要求写作要求） 精通英语精通英语 通晓外贸理论和实务通晓外贸理论和实务 通晓术语通晓术语 通晓人的心理通晓人的心理 熟悉推销艺术熟悉推销艺术本章重点本章重点外贸函电的写作要求外贸函电的写作要求外贸函电的写作原则外贸函电的写作原则Principles of Writing Business Letters（写作原则写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Cou

5、rtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Clarity（清楚清楚） 1）使用日常语汇使用日常语汇 2）尽量使用简短的句子）尽量使用简短的句子 段落不要太长段落不要太长 少用术语少用术语 用视觉帮助用视觉帮助 口语化的语言口语化的语言使用日常语汇使用日常语汇 The introductory operation was protracted, pedestrian and vacuous The first speech was long, dull and empty 开头的讲话又长、又枯燥、又空洞开头的讲话又长、又枯燥、又

6、空洞Clarity（清楚清楚） 1）使用日常语汇）使用日常语汇 2）尽量使用简短的句子尽量使用简短的句子 段落不要太长段落不要太长 少用术语少用术语 用视觉帮助用视觉帮助 口语化的语言口语化的语言accomplishapplicationapproximatelyfinalizedemonstrateobjectivesubsequentlyobligationutilizevisualizedouseaboutfinishshowgoal, aimlater, sincedutyuseseePrinciples of Writing Business Letters（写作原则） Clarit

7、y（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Conciseness（简洁简洁） 去掉去掉啰啰嗦的表达方式嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和和that 避免用避免用There be和和It is (was)句子开头句子开头 仅保留相关的信息仅保留相关的信息 避免

8、不必要的重复避免不必要的重复 用动词代替名词短语用动词代替名词短语啰啰嗦的表达方式嗦的表达方式简洁的表达方式简洁的表达方式at this timedue to the fact that during the time thatfor the purpose of in the event that at a later datein advance of by means of at the early datewith reference tonowbecausewhilefor, toif laterbeforebysoonaboutConciseness（简洁简洁） 去掉去掉啰啰嗦的表

9、达方式嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和和that 避免用避免用There be和和It is (was)句子开头句子开头 仅保留相关的信息仅保留相关的信息 避免不必要的重复避免不必要的重复 用动词代替名词短语用动词代替名词短语 He said (that) he was coming. (Im) Sorry (that) I have to cancel the order. I have enclosed the information (which) you re

10、quested Conciseness（简洁简洁） 去掉去掉啰啰嗦的表达方式嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和和that 避免用避免用There be和和It is (was)句子开头句子开头 仅保留相关的信息仅保留相关的信息 避免不必要的重复避免不必要的重复 用动词代替名词短语用动词代替名词短语啰啰嗦的表达方式嗦的表达方式简洁的表达方式简洁的表达方式It was known by Mr. Smith that we must reduceMr. Smith knew

11、we must reduceThere are four rules that should be observed.Four rules should be observed.Conciseness（简洁简洁） 去掉去掉啰啰嗦的表达方式嗦的表达方式 去掉老套的、不必要的表达方式去掉老套的、不必要的表达方式 尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which和和that 避免用避免用There be和和It is (was)句子开头句子开头 仅保留相关的信息仅保留相关的信息 避免不必要的重复避免不必要的重复 用动词代替名词短语用动词代替名词短语Princip

12、les of Writing Business Letters（写作原则写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Correctness（正确正确） 语法恰当、标点符号和词汇拼写正确语法恰当、标点符号和词汇拼写正确 叙述正确、提供的事实和数字无误、写叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

13、语正确。Principles of Writing Business Letters（写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Concreteness（具体具体） 用具体的词汇用具体的词汇 用主动语态，不用被动语态用主动语态，不用被动语态 使用主动句来避免过于正式使用主动句来避免过于正式 采用主动句来显现谁的责任采用主动句来显现谁的责任 使用主动句来节省读

14、者的时间使用主动句来节省读者的时间用具体的词汇用具体的词汇 模糊、一般、不具体的表达方式模糊、一般、不具体的表达方式 Our product has won several prizes. Sales skyrocketed this month. Congratulations on your recent honor. Frank told me what happened last week.Concreteness（具体具体） 用具体的词汇用具体的词汇 用主动语态，不用被动语态用主动语态，不用被动语态 使用主动句来避免过于正式使用主动句来避免过于正式 采用主动句来显现谁的责任采用主动句

15、来显现谁的责任 使用主动句来节省读者的时间使用主动句来节省读者的时间Principles of Writing Business Letters（写作原则写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Courtesy（礼貌礼貌） 使用Thank you. / Im sorry./ Im delighted. 不使用you should, you must, yo

16、u have to 可以用Will you please?例：例：You must complete the report before Friday.Will you please complete the report by Friday?Principles of Writing Business Letters（写作原则写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consideration（体谅）体谅） Completeness（完

17、整）（完整）Consideration（体谅体谅） 多使用第二人称代词：you / your 少使用第一人称代词：I/we/us/our.例：I have scheduled your vacation to begin May 1.You may begin your vacation May 1.Principles of Writing Business Letters（写作原则写作原则） Clarity（清楚）（清楚） Conciseness（简洁）（简洁） Correctness（正确）（正确） Concreteness（具体）（具体） Courtesy（礼貌）（礼貌） Consid

18、eration（体谅）体谅） Completeness（完整）（完整）Establishing Business Relations建立业务关系建立业务关系 建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 回复建立业务关系信函的写作步骤回复建立业务关系信函的写作步骤 建立业务关系信函的信例分析和词汇解释建立业务关系信函的信例分析和词汇解释 回复建立业务关系信函的信例分析和词汇解释回复建立业务关系信函的信例分析和词汇解释 建立业务关系信函的常用语句建立业务关系信函的常用语句建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范

19、围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等进出口双方相互了解的渠道进出口双方相互了解的渠道 银行银行 商会商会 商务参赞处商务参赞处 交易会和展览会交易会和展览会 广告广告 商业目录商业目录 其他渠道（国外销售代理商、互联网）其他渠道（国外销售代理商、互联网）告知对方是如何获悉对方的地址和告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围经营范围 Your company has been kindly introduced to us by（贵公司由介绍给我们） We learn through/fromthat（我们通过得知） On the rec

20、ommendation of（由推荐）建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等介绍自己公司的性质、基本业务情况介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围和经营范围 we wish to introduce ourselves to you（我们把自己介绍给你们） Our lines are mainly（我们主要从事） fall within our business activities.（属于我们的经营范围）

21、We have been in this line（我们从事这个行业）建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等表达写信的目的表达写信的目的 We are willing to enter into business relations with you.（我们愿意和你们建立业务关系） We express our desire to（我们现写信愿意） We are now writing you for（我们现写信

22、愿意） We are desirous of（我们愿意）建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等表达与对方合作和早日收到回复的愿望表达与对方合作和早日收到回复的愿望 We look forward to receiving（希望早日收到） Hope to receive（希望收到） Your early reply is appreciated.（盼早复） We are anticipating your answ

23、er.（盼早复）建立业务信函的写作步骤建立业务信函的写作步骤 告知对方是如何获悉对方的地址和经营范围 介绍自己公司的性质、基本业务情况和经营范围 表达写信的目的 表达与对方合作和早日收到回复的愿望 附寄公司简介、商品目录、价目表、小册子等 Dear Mr. Leeds, We have obtained your address from a friend of mine in San Francisco and are now writing you for the establishment of business relations. We are very well connected

24、 with all of major dealers here of light industrial products, and feel sure we can sell large quantities of Chinese goods if we get your offers at competitive prices. Please let us have all necessary information concerning your products for export. Yours faithfully,进口商写给出口商的信进口商写给出口商的信Mr. Leeds: 我们从

25、旧金山（San Francisco）的一个朋友那里获得了你方的地址，想和你方建立业务关系。 我们与本地所有大的轻工产品经销商都有广泛的联系，并确信如果你方报价合理的话，我们会大量提供中国商品。 请告知向你方出口商品所必要的信息。 谨上 单词单词 obtain: 获得，取得； Now a lot of information can be obtained from the Internet.（现在可以从英特网获得许多的信息） a friend of mine: 我的一个朋友 A friend of mine is a surgeon. （我的一个朋友是外科医生） for the establishment of business relations 为了建立业务关系 establish/enter into/build direct business relations