档案管理作业指引

1、档案管理作业指引编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人第一节 总 则1.目的为规范公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律、法规、档案管理相关规定并结合公司的具体情况，特制定本指引。2.适用范围适用于总公司、区域/项目公司的档案管理工作。3.术语和定义档案：指公司在经营等活动中直接形成的，对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。4.职责4.1总公司人力资源中心4.1.1 是总公司对各区域/项目公司档案工作的归口管理部

2、门；4.1.2 主管总公司档案工作，负责集团公司档案工作的统筹规划、组织协调；4.1.3 监督、检查、指导总公司及各区域/项目公司档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作；4.1.4 负责各区域/项目公司的档案接收（征集）与统一保管；4.1.5 为总公司、各区域/项目公司提供档案利用服务，并逐步实现档案管理现代化。4.2总公司各管理中心4.2.1 各中心的职能部门需指定专人专职或兼职档案管理工作，及时整理本部门应归档的文件、图纸、图书等，编制归档文件卷内目录，并按归档时间要求移交人力资源中心，办理归档手续； 4.2.2 各中心的职能部门负责现行活动中档案文件的借出与归档管理，并及时进行文

3、件的预整理、按时归档；4.2.3 鉴于财务档案的特殊性，总公司财务档案由资金运营管理中心财务部和资金部自管；4.2.4 鉴于人事档案的特殊性，总公司人事档案由人力资源中心人力资源开发部自管，人力资源开发部指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。4.3区域/项目公司4.3.1 由人事行政部配备专职档案管理人员具体负责本区域/项目公司的档案管理工作；4.3.2 对项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理等单位所形成的项目建设档案管理实行监督、检查、指导；4.3.3 负责项目开发的各类档案的收集、整理、鉴定、统计和保管，为项目提供档案利用服务；4.3.4 负责向总公司人力资源中心按要求进

4、行档案移交；4.3.5 鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案由财务部自管；4.3.6 鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人事行政部自管，并指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。5.工作程序5.1档案管理人员的工作标准5.1.1 公司档案工作坚持“谁经办谁归档”的原则，必须由专人负责各公司及各部门业务过程中产生的文件档案的收集整理，并纳入对该岗位与负责人的绩效考核；档案管理人员上岗前，应与公司签订相关保密协议；5.1.2 任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或离职时应将形成的档案向本部 门或公司的档案管理人员移交清楚，并经部门领导与主管副总签字认可，严禁擅自带走或销毁任何档案

5、；5.1.3 归档的文件材料，必须满足以下要求：a) 办理完毕的、或完成阶段成果的；b) 文件书写和载体材料应耐久保存；c) 完整、准确、系统，具有保存、可追溯、知识积累、可再利用等价值；d) 经过系统整理，符合归档要求的纸质文件（如工程图纸、工程照片等），应有相应的电子文件一并归档保存。5.2档案收集和归档5.2.1 公司内各职能部门应按要求向所在公司的档案主管部门提交应归档的档案，各公司的档案主管部门应每季度对各部门的档案抽查一次、每年全面检查一次，总公司人力资源中心每年至少对区域/项目公司档案工作情况抽查一次，每两年对区域/项目公司的库存档案全面检查一次；5.2.2 多个部门共同参与事项

6、所形成的档案材料，由事项发起或业务主办部门/公司负责档案的收集、整理，并按相关要求归档；5.2.3 档案主管部门每年底向所对应管理的总公司、区域/项目公司总经理报送档案工作基本情况统计表；5.2.4 项目开发结束后半年内，区域/项目公司应配合总公司人力资源中心，完成应归档项目资料的全部归档。5.3档案鉴定和销毁5.3.1 档案管理人员要做好档案价值鉴定，根据公司制定的档案保管期限表划分档案保管期限；5.3.2 档案管理人员对已满保管期限的档案，要及时向公司提出重新鉴定的要求，定期判定档案的存毁；由档案管理人员编制销毁清册，在征求有关部门的意见，报总经理审批同意后，由档案主管部门和有关部门共同派

7、人在指定地点实施销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案；5.3.3 档案材料销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期，要在案卷目录上注明“已销毁”字样，并将批准销毁的报告和销毁清册归入全宗卷内。5.4档案保密5.4.1保密范围5.4.1.1 公司重大决策中的秘密事项；5.4.1.2 公司未付诸实施的投资拓展策略、经营战略、项目拓展、项目经营目标、市场策略、新开发产品的核心技术成果等；5.4.1.3 公司内部的合同、协议、意见书、可行性报告及重要的会议记录；5.4.1.4 公司资金计划、财务决算报告、各类财务报表及统计报表；5.4.1.5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类

8、信息；5.4.1.6 公司员工人事档案、工资、劳务收入及其相关资料；5.4.1.7 其它经公司确定应当保密的事项。5.4.2密级5.4.2.1 绝密：在经营发展中，直接影响到公司权益、利益的重要决策的相关文件资料，如公司重大决策、经营战略、资金运行报表、核心技术资料等；5.4.2.2 机密：公司的财务报表、经营报表、统计资料、协议、合同、可行性报告、价格策略、重要会议记录等；5.4.2.3 秘密：公司员工档案资料、工资收入、招标后的回标文件、审计资料、合同结算资料及其它未正式公开的各类信息。5.4.3保密措施5.4.3.1 凡属于绝密级的任何文书资料均由总公司董事长/总裁、区域/项目公司总经理

9、指定专人保管及执行，未经批准，严禁以电子文件的形式通过电脑传输、严禁复制和摘抄；5.4.3.2 属于机密和秘密的任何文书资料，过程或阶段成果的档案资料由各部门主管领导指定专人保管，并按规定按时移交公司的档案主管部门归档；在电脑中存放、处理、传递的秘密级文件及信息，由相关人员负责保密；非经常务副总裁或主管副总批准，严禁复制和摘抄；5.4.3.3 在对外交往中需要提供本公司绝密级资料的，须经董事长批准；提供机密与保密级资料的，须经常务副总裁与主管副总批准；5.4.3.4 公司秘密内容的会议及其它活动，应采取下列保密措施：a) 选择具备保密条件的会议场所；b) 限定参会人员；c) 依照保密规定使用会

10、议设备和管理会议文件；d) 确定会议内容的传达及传达范围。5.4.4泄密惩罚5.4.4.1 泄露绝密者：赔偿全部经济损失，并追究其法律责任； 5.4.4.2 泄露机密者：赔偿全部经济损失，并予以辞退；5.4.4.3 泄露秘密者：造成经济损失的，予以全部赔偿，并予以辞退；对于及时挽回的，根据情节严重程度予以相应的行政处分与绩效奖金的比例折减。5.5档案利用5.5.1 凡借阅档案者应填写档案借阅审批单并及时反馈档案利用效果，以便及时总结档案利用情况；5.5.2 借阅、查阅、复印时间：每日正常上班时间办理档案借阅、查阅、复印（特殊紧急情况除外）；5.5.3 档案管理人员应加强档案借阅的管理工作，档案

11、的借阅实行分级审批，借阅者需爱护档案，未经允许不得擅自摘录、拍照、复制等；档案管理部门应积极地、多渠道、多形式地做好档案的开发利用，为现行的经营决策、改善管理机制与作业标准等提供后评估的输出与支持文件；5.5.4 区域/项目公司档案管理部门应建立档案计算机管理系统并纳入公司对应系统，加强数字化档案管理，积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。第二节 档案归档范围、归档时间及保管期限1.文书档案1.1 公司董事会及公司领导办公会的会议纪要、会议决议、会议通知；归档时间 批准后1周内保管期限 永久1.2 公司领导检查、视察本地区、区域/项目公司工作时形成的重要文件材料；归档时间 发布后1周

12、内保管期限 永久1.3 公司制定的方针政策性、法规性、重要业务文件、中长期规划、纲要等文件材料；归档时间 批准后1周内保管期限 永久1.4 公司编辑、编写的大事记、组织沿革、公司史志等；归档时间 发布后1周内保管期限 永久1.5 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料；归档时间 批准后1周内保管期限 永久1.6 公司对外宣传、报道、简报、录音、录像等；归档时间 3个月内保管期限 永久1.7 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、等审批、管理文件材料；归档时间 批准后1周内保管期限 永久1.8 人事任免文件；归档时间 批准后1周内保管期限 永

13、久1.9 法律事务文件、文书合同；归档时间 3个月内保管期限 永久1.10员工档案及劳动关系登记；归档时间 3个月内保管期限 永久1.11职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职等文件材料；归档时间 批准后1周内保管期限 永久1.12人事考核、职称评审工作文件材料；归档时间 批准后1周内保管期限 5年1.13公司职能与岗位组织架构；归档时间 批准后1周内保管期限 5年1.14公司对外及下属公司发文；归档时间 发布后1周内保管期限 5年1.15公司年度企业文化建设与培训实施方案；归档时间 批准后1周内保管期限 5年1.16公司其它重要文书档案（如部门管理制度、内外往来函件等）；归档时间 3个月内保

14、管期限 5年u 人事行政等职能部门发生的其它必要文书资料，由相关部门自行管理，保管期限为2年。2.建设项目档案2.1 前期拓展阶段2.1.1基建文件（立项文件、建设用地、征地文件、勘察、测绘、设计文件、开工审批文件等）；归档时间 批准后1周内保管期限 永久2.1.2地产行业发展趋势及评估材料；归档时间 3个月内保管期限 5年2.1.3市场调研及项目资源信息；归档时间 3个月内保管期限 5年2.1.4投资分析及项目可行性研究报告；归档时间 3个月内保管期限 5年2.1.5其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件等）；归档时间 3个月内保管期限 5年2.2 产品研发与设计阶段2.2.1项目设

15、计过程中各阶段性会审、研究论证、专家咨询等工作形成的文件；归档时间 成果出具后1周内保管期限 永久2.2.2二次深化设计成果审定单；归档时间 批准后1周内保管期限 永久2.2.3封样材料、设备及相应审定单；归档时间 批准后1周内保管期限 2年2.2.4初步设计图纸；归档时间 1个月内保管期限 永久2.2.5设计咨询成果报告及图纸；归档时间 1个月内保管期限 永久2.2.6其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件、设计变更审批文件等）；归档时间 3个月内保管期限 5年2.3 招投标及成本控制阶段2.3.1招投标文件及中标通知书；归档时间 1周内保管期限 5年2.3.2工程合同（正本）、采购

16、合同（正本）；归档时间 1周内保管期限 永久2.3.3工程竣工结算资料；归档时间 1个月内保管期限 永久2.3.4由设计变更、工程洽商所造成的合同价变更，在谈判中形成的文件材料；归档时间 3个月内保管期限 永久2.3.5项目决算文件；归档时间 3个月内保管期限 永久2.3.6其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件、成本分析文件、商务洽谈文件等）；归档时间 3个月内保管期限 5年2.4 工程开、竣工阶段2.4.1甲供材料、设备的请款单、价格确认单、验收单；归档时间 3个月保管期限 7年2.4.2工程技术评标文件；归档时间 1个月内保管期限 2年2.4.3工程施工过程中发生的重大事故处理文

17、件；归档时间 6个月内保管期限 永久2.4.4工程竣工资料（含基建文件、监理文件、施工文件、市政文件、验收备案文件等）；归档时间 6个月保管期限 永久2.4.5竣工图纸（含二次深化图纸、燃气图纸等）；归档时间 6个月内保管期限 永久2.4.6其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件、工程洽商审批文件等）；归档时间 3个月保管期限 5年u 研发、成本、工程等职能部门发生的其它必要项目资料，由相关部门自行管理，保管期限为2年。3. 经营销售档案3.1产品策划方案、营销推广方案、销售方案；归档时间 2个月内保管期限 5年3.2预售相关证件、销售价格；归档时间 1个月内保管期限 永久3.3组织广

18、告策划公司等的招投标工作中形成的文件材料；归档时间 3个月保管期限 5年3.4销售合同、租赁合同；归档时间 3个月保管期限 永久3.5其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件等）；归档时间 3个月保管期限 5年u 部门发生的其它必要资料（如营销推广活动形成文件材料等），由相关部门自行管理，保管期限为2年。4.客户服务档案4.1客户信息资料；归档时间 6个月保管期限 永久4.2客户意见汇总、客户满意度调查、客户投诉资料；归档时间 3个月内保管期限 5年4.3其他重要文件（如部门管理制度、部门内外往来函件等）；归档时间 3个月保管期限 5年u 部门发生的其它必要资料，由相关部门自行管理，保管

19、期限为2年。5.财务档案5.1年度财务报告（含文字分析）；归档时间 1个月内保管期限 永久5.2会计档案销毁清册；归档时间 1个月内保管期限 永久5.3会计档案保管清册；归档时间 1个月内保管期限 永久5.4会计凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证）；归档时间 1个月内保管期限 20年5.5会计账薄（总账、日记账等）；归档时间 汇总后1个月内保管期限 20年5.6会计移交清册；归档时间 1个月内保管期限 20年5.7银行余额调节表、银行对账单；归档时间 1个月内保管期限 20年u 部门发生的其它必要资料，从审计完毕后算起保管期限为5年。6.声像档案各职能部门在各项活动中和项目建设过程中形成的具有

20、保存价值的录音、录像、光盘、照片、底片、电子文档等特殊载体的资料；归档时间 3个月内保管期限 永久7.实物档案各职能部门在各项活动中所获得的荣誉、奖项等，包括证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗、礼品、书画等；归档时间 一周内保管期限 永久8.图书杂志各职能部门申请采购的所有图书、杂志；归档时间 一周内保管期限 图书5年、杂志2年第三节 档案归档要求1. 文书档案1.1 归档文件应齐全完整；1.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求；1.3 归档文件应按件固定，固定时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后；1.4 归档文件的固定方式以保持整齐、安全、不损坏、便于保管、方便利用为原则；1.5 归档后的档案应加盖归档章，归档章盖在归档文件首页上端空白位置；1.6 编制归档文件卷内目录，装盒；1.7 总公司、区域/项目公司档案主管部门负责文书档案的收集、整理、归档、保存。2. 建设项目档案2.1 建设项目档案指建设、设计、施工、监理等单位形成的文件向档案部门归档，经整理、分类、编目、排列上架后的全部项目文件；2.2