记录控制程序

1、中国石油工程建设公司HSE管理体系文件编 号Q/SY-GCJHSE/CX24-D-2009记录控制程序版 次 D页 数7审 核耿红杰批 准汪桃义编 制袁法祥2009-12-01发布 2009-12-31实施归口部门安全环保处1 目的对记录实施严格控制，为HSE管理体系的运行及符合规定要求提供证据。2 范围本程序规定了记录控制的职责、范围、管理内容与控制要求。本程序适用于与公司HSE管理体系运行有关的记录控制。3 职责3.1 安全环保处是本程序的归口管理部门，负责规定记录的标识、填写、保管等管理要求，负责本部门业务范围内的体系运行记录的控制。3.2 各职能部门负责本部门管理所涉及记录的控制。3.

2、3 分公司、项目部负责本单位HSE记录的填报和管理。4 工作程序4.1 记录的控制范围所有与体系运行相关的记录都在本程序控制之内，包括但不限于：a) 能力评价与HSE培训记录；b) 过程监测记录；c) HSE体系检查记录；d) 有关的供应方与承包方的记录； e) 顾客投诉记录；f) 事件、事故报告；g) 应急演练记录；h) 内部审核结果；i) 管理评审结果；j) 风险评价的记录；k) 和社区及其他相关方进行信息交流的记录；l) 与员工协商的记录；m) 各种会议记录；n) 适用的法律法规和其他要求的符合性记录；o) HSE表现（行为）的记录；p) HSE绩效考核记录；q) 合同评审记录；r) 设

3、计评审、验证、确认的记录。4.2 记录的要求4.2.1 字迹清晰，数字准确，时间、地点、项目齐全，标识明确，并可追溯相关的活动。4.2.2 内容完整、填写及时、按规定填写完全，必要时可制定填写说明。4.2.3 记录修改时，在错处画两条横线，在上方或前方填写正确内容，标明更改人及时间。4.3HSE记录表式的设计和编制4.3.1 HSE记录表式按程序文件规定的类别要求进行设计，格式应反映时间、地点、环境、实施、活动事实、结果、人员签字和保存期限等内容，做到格式化、标准化，并具有可追溯性。4.3.2 HSE记录表式由各要素责任单位设计编制，报安全环保处审查，统一编号。4.3.3 海外分公司的HSE记

4、录表式可按业主要求或国际惯例编制，报安全环保处备案。4.4 记录的管理4.4.1 安全环保部门对记录实行“统一归口、分级管理”。4.4.1.1 安全环保处对各职能部门上报的记录清单进行汇总，建立公司HSE记录清单，发放到各职能部门、分公司、直属项目部，并对记录管理情况进行监督检查，HSE记录清单每年修订一次。4.4.1.2 职能部门、分公司、直属项目部根据公司HSE记录清单，筛选适合本单位适用的记录，建立本单位的HSE记录清单，进行管理。4.4.1.3 来自相关方的记录，有关职能部门应收集并进行管理和控制。4.4.2 记录的收集编目各职能部门负责收集、整理本部门的记录，并编目，以确保便于检索。

5、4.4.3 记录的查阅4.4.3.1 查阅记录时要经主管部门同意，借阅记录时必须履行手续，填写文件和记录借阅登记表，经主管部门批准后借阅，并按时返还。4.4.3.2 对涉及保密的记录，应按公司商业秘密管理暂行规定执行，履行必要的手续。4.4.3.3 为提供某种证实，需复制记录时，经主管部门批准，方可复制。4.4.4 记录的归档、贮存和保管a) 记录保存期在三年以内的由各部门自行归档、贮存和保管；b) 记录保存期在三年以上的由各主管部门收集后交总经理办公室归档、贮存和保管；c) 各职能部门应设专人保管，保管方式应便于存取和检索；d) 记录贮存环境和保管设施应适宜，防止损坏、变质和丢失。对损坏的记

6、录应及时修补，确定记录完好。4.4.5 记录的处理4.4.5.1 记录超过保存期限，由保存单位填写作废记录处理登记表后自行销毁处理。4.4.5.2 新增、更改的记录登记到新增、更改记录登记表中，并报安全环保处，安全环保处修订记录清单时予以更新。4.5 记录的保存期限4.5.1 上级部门有规定的按规定期限保存。4.5.2 HSE管理体系运行记录不少于二年，审核和评审记录应保存三年。4.5.3 记录的保存期限由其主管部门规定。4.5.4 记录的保存期限记录于记录清单中。4.6 记录可以呈任何媒体形式。5 相关文件文件和资料控制程序Q/SY-GCJHSE/CX-07-D-2009公司档案管理制度中油

7、建办字200644号公司商业秘密管理暂行规定 6 报告和记录格式附录A HSE记录清单附录B HSE文件和记录借阅登记表附录C 作废记录处理登记表附录D 新增、更改文件或记录登记表附录A（规范性附录）HSE记录清单HSE CX/JL24-01 编号：序号记录名称记录编号主管部门使用单位保存年限备注保存单位（部门）： 保存时间：附录B（规范性附录）文件和记录借阅登记表HSE CX/JL24-02 编号：序号文件或记录编号文件或记录名称借阅单位借阅人借阅时间返还时间批准人备注保存单位（部门）： 保存时间：附录C（规范性附录）作废记录处理登记表HSE CX/JL24-03 编号：序号记录编号记录名称记录填写时间处理时