物业管理手册文件控制工作程序

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-672编号：_物业管理手册文件控制工作程序审核：_时间：_单位：_物业管理手册文件控制工作程序用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。物业管理手册：文件控制程序1、目的对与管理体系有关的文件进行控制，确保服务过程中使用的文件为有效版本。2、适用范围适用于与公司管理体系有关的文件控制。3、职责3.1总经理负责批准发布管理体系文件。3.2管理者代

2、表负责审定管理体系文件。3.3管理部负责对行政管理性文件的管理与控制。3.4品质部负责对管理体系文件的审核、管理与控制。3.5工程部负责技术性文件的管理与控制。3.6各部门负责本部门业务范围内与管理体系相关文件的管理与控制。4、程序4.1文件分类及保管4.1.1公司内部使用的文件：各种行政管理制度，由管理部负责保管；管理体系文件由品质部负责保管；建筑单位移交的全部图纸、文件资料和生产设备的图纸等技术性文件，由工程部负责保管。具体执行技术资料、图纸、文件分类管理办法的相关规定。4.1.2外来文件，如与物业管理行业相关的国家和地方性政策、法规及标准等文件资料，由管理部负责保管。4.1.3对于上述文

3、件，各部门如有借用，需填写借阅清单。4.2文件的编号4.2.1管理手册编号4.2.1.1文件号：JW/QEM-20xx“JW”：河南*物业管理有限公司“QEM”：管理手册“”：管理手册编号“20xx”：管理手册版本发布年份4.2.1.2版本号：/A“”：修订次，以阿拉伯数字顺序0、1、2、3表示“A”：版本状态，英文大写字母顺序A、B、C表示4.2.2作业指导书编号4.2.2.1文件号：JW/WI-20xx“WI”：作业指导书“”：作业指导书编号4.2.2.2版本号同管理手册4.2.3记录编号：JW/JL-.-“JL”：记录“.”：记录隶属章节号“”：记录编号4.3文件的编写、审核、审定和批准

4、4.3.1管理手册由编写小组编写，品质部审核，管理者代表审定，总经理批准。4.3.2作业指导书由各部门组织编写，品质部审核，管理者代表审定，总经理批准。4.4文件的发放和回收4.4.1公司内部的发放范围以适用部门和人员为原则，严格控制文件的滥发，以便于管理和防止泄密，且保证为有效版本。4.4.2公司的管理体系文件均为“受控文件”，并制作受控文件清单予以控制。但为了让顾客或上级机关了解公司的管理体系，一般只提供管理手册的“非受控版本”。同时按照本章节4.4.3的规定发放。4.4.3品质部应在受控版本文件分发及回收单和非受控版本文件分发单上详细记录发放情况，便于追溯管理。4.4.4受控版本文件和非

5、受控版本文件应盖有“受控版本”或“非受控版本”印章。4.4.5作废/失效的受控版本文件回收后应及时处理，留作资料的在封面上加盖“作废”章。4.4.6非受控版本文件无需更换新的版本和回收。4.5文件的保存、修订、作废与销毁4.5.1文件的保存和修订4.5.1.1各部门文件由本部门保管并填写文件保管清单。4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。4.5.1.3文件修订，填写文件修订单，经管理者代表审核，总经理批准后，品质部负责修订、换页。4.5.2文件的作废与销毁4.5.2.1各部门应按照体系的要求及时撤出失效或作废的文件，由品质部加盖“作废”印章。4.5.2.2要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由品质部监督相关部门销毁。4.6借阅管理体系有关的文件时，应填写文件借阅记录，由相关负责人审批后方可借阅，并登记备案。4.7品质部每季度对各部门文件的保管及有效性进行检查并填制品质部抽检单。4.8本程序产生的记录按记录控制程序规定执行。5、相关文件5.1记录控制程序5.2技术资料、图纸、文件分类管理办法6、相关记录6.1受控版本文件分发及回收单JW/JL-4.2.