广州市卡力思食品有限公司出口跟单业务中存在的问题及对策

1、摘 要跟单是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同。跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。本文以广州市卡力思食品有限公司跟单业务流程为例，根据跟单业务中存在的问题及解决对策，分析跟单业务的重要性和操作的规范性，以促进外贸业务的顺利进行。关键词: 跟单 跟单流程 问题 对策 AbstractDocumentary refers to the import and export business, in trade after

2、 the signing of the contract, on the basis of the contract and relevant documents to goods processing, shipment, insurance, inspection, customs clearance, settlement of all or part of a link such tracking performance or operation, assist trade contracts. Merchandiser is enterprise and market, and be

3、tween the salesman and customer contact link. According to the foreign trade business process can be divided into the future documentary, medium-range and whole documentary three categories of documentary. Taking guangzhou card force beth food Co., LTD. For example, documentary business process acco

4、rding to the documentary business problems and solutions, analysis of the business operation and importance for the standardization, so as to promote foreign trade business smoothly.Keywords: Documentary documentary flow problem目 录摘要···········&

5、#183;·················································&

6、#183;··1第一章 公司概述·············································

7、3;·······4第二章 外贸跟单流程解析········································

8、83;····4第一节 样板糖试制和接单···········································4第

9、二节 物料采购、检验、入库的跟踪···································5第三节 生产过程的跟踪··········&#

10、183;··································5第四节 崔开和审查信用证·············&

11、#183;·····························6第五节 出货跟踪，催单结汇··················

12、;·······················6第三章 外贸跟单在出口贸易中的重要性·······················

13、3;········6第一节 有利于促进外贸企业经营管理有序化···························7第二节 有利于外贸业务进程中的风险控制········

14、;·····················7第三节 有利于交流信息和处理信息··························

15、·········7第四章 跟单过程中出现的问题及解决方案·······························8第一节 跟单过程中出现的问题····&

16、#183;··································84.1.1客户更改订单·············&

17、#183;·································84.1.2个别跟单员能力太低·············

18、3;···························84.1.3 跟单员不遵守与客户间的约定，出尔反尔··················

19、83;···8第二节 解决对策·············································

20、·····84.2.1 跟单过程中要及时沟通······································84.2.2跟单员的培训··&

21、#183;············································94.2.3 对客户作出的承诺要遵守··&

22、#183;··································9参考文献··············&#

23、183;············································11后记····

24、3;·················································

25、3;········12第一章公司概述广州市卡力思食品有限公司是一家集开发、生产、销售为一体的专业糖果生产的外贸公司，公司依托强大的自主研发能力和完善的市场营销渠道，以超前的产品理念和源源不断的产品引领市场。本公司糖果设备齐全，研发实力雄厚,产品种类丰富，与全球知名公司迪斯尼、沃尔玛、吉百利及箭牌等开展合作，业务遍布全球。本公司的糖果种类主要有：软糖、硬糖、棒棒糖、拐杖糖、棉花糖、泡泡糖，现在又研制开发出又一新产品：饼干。随着企业规模的不断壮大，为适应市场经济条件，根据企业自向发展的需要，通过更新设备、精求技术，完

26、善工艺，导入现代经营管理理念，公司拥有过硬的质量管理体系，公司先后通过ISO9001：2000质量管理体系认证，QS，FDA注册等，使公司进一步趋向规范化，国际化。第二章 外贸跟单流程解析外贸跟单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息及时地在两者之间进行反馈。跟单员应定期将本企业现有的最新产品目录寄给相应客户。对于客户要求报样、报价的款式，跟单员应妥善处理，及时做好跟进工作。第一节 样板糖试制与接单样品试制一般包括两个内容：第一是根据客户寄过来的糖果样板进行样品试制；二是根据客户的修改意见以生产的可行性研究进行实物标样试制，也叫试样。跟单员收到客户拟在工厂生产的样品，首先需认真审

27、查客户来的样品或图片作全方位的分析，包括所要的技术条件和要求分析，列出该产品的款式、规格、包装以所需的材料、工艺等条件，并做好记录。在通知工厂打样时，样品的生产数量一般每款比客户要求数量多做23箱，12箱留样，一箱由跟单员保留。样品在生产过程中，如客户提出要做部分修改，应立即根据样板的生产情况和技术条件并经业务经理或总经理来确定能否作修改，如确定修改，应立即通知相关部门。待样品生产好后，跟单员需认真检验，主要是对生产出的糖果样板与客户样品或图片、色卡审核，鉴定其外观造型、原料组合是否符合客户要求；鉴定其规格原料、工艺等质量是否符合要求。样品制好后，根据客户的地址快递寄出样品。并写邮件通知客户，

28、样品已寄出，同时追踪大货定单的下达。 接单也即合同签订，当定单下来之后，根据定单的数量，必须对整个生产进度做一个预估，对款式样等进行确认，只有等收到客 户确认之后方可生产。审单即审核合同，审核内容主要包括定单的来源和所订糖果的原料、数量、质量、单价、总价、交货期限、交货方式、付款方式等。审单完毕，根据定单和工厂相关资料，向客户开出形式发票。第二节 物料采购、检验、入库的跟踪接到客户的定单后，跟单员可通知工厂购买糖果原料。物料到达厂后，跟单员通知质检并亲自检验。首先对材料的品种、口味、数量进行审核。其次是对材料的质量检验。主要是检查原料是否符合客户订单要求，颜色是否准确。物料检验完毕后通知入库，

29、并通知生产部门以便尽快的安排生产。在编制生产计划时，必须清楚准确地把客户定单中糖的简图、数量、包装要求、货期等注明，一般给工厂的货期比实际的货期提前几天，目的是给工厂交货留些余地，以防生产安排或进度上什么意外而导致交货延迟。 第三节 生产过程跟踪生产过程跟单主要是跟踪糖果生产的每个生产流程质量情况与跟进定单的生产进度、完成情况。为此，跟单员必须时常深入生产车间检查在半成品、成品的质量是否按定单要求生产，以生产流程中有无脱节、停滞等不良现象，同时根据最新的生产排程，查看定单完成情况，紧紧跟进生产进度是否能满足定单的交货期。发现问题时处理，特别是货期未能满足定单的交货期时，应马上同生产主管协商，确

30、保准时交货。另外，在生产过程中，跟单员发现什么有误，或者需要补充的应立即以书面形式通知相关部门。糖果生产过程跟踪主要包括糖果原料配制，口味跟踪与包装跟踪。第四节 催开与审查信用证在进出口贸易中，公司一般力争信用证付款。在按信用证付款时，买方按约定的时间开出信用证是其履行合同的前提条件，否则卖方无法安排生产和组织货源。在正常情况下，买方信用证最迟应在货物装运期前15d（有时30d）开到卖方手中，但实际业务中，国外客户在遇到市场发生变化或资金短缺时，往往拖延开证，因此跟单员应经常检查开证情况并时催促客户开证。跟单员在收到信用证以后,应立即作如下的审查：审查信用证的种类、开证申请人和受益人、信用证的

31、金额采用的货币、信用证的到期地点、装运期和有效期、规定开立汇票的内容、船舶和分批装运要求与要求提供装运的单据以货物的品名、品质、规格、数量、包装、单价、金额、保险等是否与合同一致。第五节 出货跟踪、催单结汇出货前三四天就应该联系出货事宜。首先告诉船运公司具体出货时间，同时传真出口货物装箱单。装箱单应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。其中毛净重应计算准确，它涉及报关出口时的顺利与否。包装尺寸一般来说是指出口的外箱尺寸，尺寸的准确性涉计算整批货的体积计算。出口货物的唛头多数由客户提供，有正唛头和侧唛头，装箱上的唛头必须照订单打。出货前一天，跟单员须到成

32、品仓库清点数量，防止多出、少出或漏出。另外，还应抽查内外包装是否按装箱单要求包装。到出货日跟踪货柜车是否到厂，最好拿到货柜司机的联系电话直接打电话询问，以便通知工厂何时装货。 货物在装船出运后，跟单员应按照信用证、合同和其他单据的内容正确地编制各种单据，并在信用证规定的有效时间内交银行结汇。出口单据有很多，催单工作最重要的是催提货单。货物装运出口，就应该催货代公司开出提货单。经核对无误的提货单方可作为客户的收货凭据。在收到正确的提货单后，应连同其他单据一起送到银行审单、寄单。第三章 跟单在出口贸易中的重要性外贸企业的生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了整个企业

33、运作体系的每一个环节，是整批货的最高的管理者。在国际贸易中， 一旦签订了出口合同，就要严格按合同要求的品质其他条款交货，才能赢得客户，才能在国外市场上占有一席之地。第一节 有利于促进外贸企业经营管理有序化从系统论的角度看，外贸业务的各个分工不是孤立的，是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中，生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出；在业务性跟单中，“船、货、证、款”的平衡，装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控，都涉到系统的层次性和有机联系。外贸跟单是外贸企业维护产生和供应链的完整，反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化，保证企业经营机制和风

34、险防范机制有效运行的重要组成部分。第二节 有利于外贸业务进程中的风险控制外贸合同的履行涉到两个或两个以上的国家或地区，涉众多的环节；产品质量要求、技术标准和法律体系复杂；市场波动、行情变化、外汇风险等时常出现。尽管从形式上看，外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控，但从性质上看，外贸跟单的所有任务集中到一点，就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单，任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款，而要面对客观现实，主动地、积极地、迅速地解决可能产

35、生的问题，规避业务进程中的各种风险。第三节 有利于交流信息和处理信息从信息论的角度看，外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源，及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息，处理和化解各种矛盾或不利因素，对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说，在履行每一笔合同中，能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单的基本功能和任务。第四章 跟单过程中出现的问题及解决方案第一节 跟单过程中出现的问题4.1.1 客户更改订单 订单是企业采购部门向原材料、燃料、零部件、办公用品等的供应者发出的定货单，亦是一笔交易的基础。因此，订单一旦签订，一般不会更改

36、。由于卡力思公司业务的扩展，新客户也就接踵而至，对于货物的畅销量也就没有十成把握，经常会出现更改订单的现象。其主要表现在：客户要求修改订单的交货期和交付数量。 4.1.2个别跟单员能力太低跟单员工作涉及各部门，跟单员与客户、计划部门、生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。然而，个别跟单员专业知识、表达能力有限，不能够及时跟进客户，没有及时与客户、生产部等部门沟通联系，进而使订单不能够顺利完成。4.1.3 跟单员不遵守与客户间的约定，出尔反尔为了业务的顺利进展，个别跟单员不会去确认满足客户要求的条件是否可行，就随便许诺，而结果往往是做不到，使公司失信于人，进而流失客户。第二节 解决对策 4.2.1 跟单过程中要及时沟通客户修改订单最常见的是更改订单的交货期和交付数量。面对这种情况，跟单员首先要及时与客户沟通，记录客户更改订单的内容并得到客户的确认，要及时修正生产计划并通知生产部；其次，要采取相应的措施和对策，加快生产速度、放慢生产速度或维持正常的生产速度。订单跟进过程中，