第二单元 时间管理

1、第二单元 时间管理单元教学目的1 掌握活动跟踪表的使用方法；了解不同的工作方式；掌握保持平衡的方法。2了解如何制订工作计划；了解如何确定员工的 工作目标；掌握正确区分工作优先级的方法；了解如何在任务、团队、员工之间保持平衡。3了解自信做事的特点；掌握建立自信的方法；掌握应付打扰的技巧。第五章 寻求平衡本章教学目标本章讨论了如何了解自己的工作习惯和爱好，如何做到平衡。通过本章的学习：1学会使用活动跟踪表，活动跟踪表包括哪些内容。2了解不同的工作方式3掌握利用时间的不同形式：时间观念差；拖拉推延；需要压力才能行动；虎头蛇尾者；缺乏灵活性；过于忙碌4 了解工作和生活中的几种平衡关系：思考和行为之间的

2、平衡；工作效率和工作效果之间的平衡；工作和维持工作能力之间的平衡；压力不足和压力过度之间的平衡；工作和生活之间的平衡。5 掌握保持以上各种平衡关系的方法l 活动跟踪表：24小时内工作情况和时间利用情况 有助于找到细节问题案例：烦躁的原因l 员工的工作方式：不同的人可以使用不同的工作方式，没有必要强调大家都一致。要认识自己的工作方式，并根据自身特点和工作性质使用最有效的方式。案例：不同的工作方式训练与练习：你利用时间的效率如何？l 训练与练习：你利用时间的效率如何（P：68课堂练习）l 训练与练习：改进时间管理：不要忽视细节问题，改变必须从现在开始。一、思考和行动之间的平衡彼德·杜拉克

3、：成功人士的法则是他们在思考和行动之间保持了完美的平衡，既不强调也不忽略任何一方面，在两者之间保持恰如其分的平衡。二、工作效率和工作效果之间的平衡效率高的人按时完成工作，并且不超出预算。他们利用合理的资源，产生合理的结果。只有效率还不够，人们期望你有效果，即是否奏效，后果和影响怎样。三、工作和维持工作能力之间的平衡车子正常运转和维护。员工所做的工作和保证工作正常运转的方方面面。训练与联系：放松和“充电”四、压力不足和压力过度的平衡约翰·帕洛特：如果你不能控制，压力就会真正成为压力。压力动力压力沉重的负担压力过大与压力过小都会使人产生不适。训练与练习：压力的症状五、工作和生活之间的平衡

4、生活与工作两者并不矛盾、存在一定的方法能够使两者平衡与协调。案例：回归生活训练与练习：活动跟踪分析思考与练习1.对人们产生影响的几种平衡是什么，请思考你现在面临哪些方面的失衡？2.效率和效果之间的区别是什么？3.在进取与压力之间保持平衡要注意什么，工作压力过度是由哪些方面的原因造成的？第六章 做好规划本章主要介绍如何组织和计划个人的工作。通过本章的学习，将能够：1了解制订工作计划的方法，它通常包括：正确确定工作优先级；平衡员工的行动。2掌握制定计划的好处。3了解如何确定员工的目标，员工的目标如何与企业的目标达成一致。4掌握正确区分工作优先级的方法，掌握紧迫性/重要性矩阵，每一个优先级别的任务和

5、工作有什么不同。5了解如何在任务、团队、员工之间保持平衡。三者之间失衡时，应该表现出哪些特点。一、做好计划1正确设定工作优先级：首先确定哪些事更为重要。2平衡员工的行动：各项活动是否搭配合理。案例：计划的重要训练与练习：你如何认识做计划二、检查目标1员工日常目标 员工短期目标是和当日事当日毕的原则相对应的。斯蒂芬科维：成功人士的七个习惯之一：以终为始。2企业目标 团队领导既有远期目标，又有近期目标，这些目标同企业目标必须联系在一起。三、确定工作优先级别歌德：做最重要的事情，不要理会不重要的事情。1分清轻重缓急决定哪些事情重要，哪些事情紧迫2紧迫之事和重要之事矩阵训练与练习：目标的优先级四、保持

6、良好平衡基于团队、基于任务、基于员工的活动搭配1任务完成工作任务2团队建立和维护团队3员工监督、激励、培养和发展团队成员训练与练习：三方面的均衡思考与练习1.是否每个员工都必须做出时间计划，制订计划的步骤是什么？2.什么是SMART目标？3.什么是紧迫性/重要性矩阵，利用它如何正确确立优先目标？4.各个优先级的特点是什么？在你的工作中，优先级是如何排列的？5.团队领导的主要工作是什么，他应该如何平衡任务、团队和员工之间的关系？第七章 提高效率团队领导有效的管理自己的行为，就应该有效的利用时间。通过本章的学习，将能够：1了解自信、好斗、自卑的人做事的特点。2掌握有利于建立自信的方法：说“不”；说

7、出真实的要求；对付干扰。3掌握应付打扰的技巧，比如应付电话的打扰。一、积极主动与自信果断埃利诺 罗斯福：没人能让你感到低人一等，除非你自己这样做。1喜欢主动行事的人往往是乐观的，会推动事情的发展。2自信果断的人能够恰当地表达自己的需求和情感，能够在不冒犯他人利益的前提下争取自己的权利。l 三种人比较。P：97l 训练与练习：你自信吗？P：98 课堂练习二、建立自信1学会说“不”坦亚：我曾经是胆小鬼，但现在的我非常自信。l 要点提示：说不的六个步骤 P：1002说出你的要求l 案例：农夫的故事 P：101l 训练与练习：积极暗示l 要点提示：通过以下九个步骤来满足要求3不要浪费时间4学会应付打扰

8、l 训练与练习：改进计划思考与练习1.人类的行为主要分为几种类型？，特点是什么？2.当说出能够帮助你建立自信的“不”字时要注意的问题是什么？3.当你工作过程中，有哪些方法可以帮助你排除干扰？你是怎样做的？4.在实际的工作中，你可以通过哪些方法应付打扰？单 元 作 业1. P：109 单元测试（课堂或课后）2. 练习册P：5（书面作业）练 习一、是非题1适度压力对健康有利，过度的压力对健康有害。2积极乐观的人会主动推动事情向前发展。3. 对于紧迫的事情一定要优先处理，否则，将会危及整体的工作。二、选择题1在紧迫性/重要性矩阵中，（ ）属于优先级为A的工作A 亟待解决的问题B 干扰和电话C. 鸡毛

9、蒜皮的事 D. 团队和个人的发展2有这样一个故事，说一个农夫在耕地的时候农具坏了。计划先借用一下邻居的农具。在去邻居家的路上他一直想“也许邻居自己一定也要用耕具，他肯定不会借我”、“他决不会帮我的，他为什么要帮我？”、“他也许根本不喜欢我，”最后，他决定放弃向邻居借农具。这个故事中的情况说明农夫（ ）。A 不能主动说出自己的需要B 采取了一种积极的自我暗示C 假设一切应该顺其自然D 事先估计到存在的困难3.如果你是自信果断的人，你就会恰当地表达你的需求和情感，在（ ）的前提下争取自己的权利。2 保持自己的利益3 不侵犯他人的利益4 受人尊重5 不顾别人利益三、多项选择题1. （ ）可以导致压力

10、过度。A 沟通条件差B 对时间和精力的不切实际的要求C 在时间和精力上的要求发生冲突D 工作时间太长E 要求工作完成的完美无缺2. 春天，农夫圣伊莱斯快要耕完田的时候，他的农具坏了。他变得气急败坏。他本该当天就把田耕完的。他想还是先借用一下邻居的农具吧。于是他以极快的速度开着他的越野吉普来到邻居的家中。翻过了高山穿过了溪谷，在路上他一直想着，“邻居自己一定也要用耕具，因为我们的情况差不多。他肯定不会借我的。” 圣伊莱斯急速开过村庄，心里想着：“不，他决不会帮我的，他为什么要帮我？”转过弯，开过桥，他总结道：“他决不会借给我的。他根本不喜欢我。”当圣伊莱斯来到邻居家时，他的心情糟极了。邻居打开门

11、时，他看到狂躁不安的圣伊莱斯一边嚷道“我再也不需要你的耕具了。”一边走回他的越野车。邻居感到大惑不解。这种情况说明农夫圣伊莱斯（ ）。A 没有意识到在自己的头脑中已经存在自己设计好的信号B 用自我说服自己的思想克服他现在的想法C 假设了一切应该顺利自然D 没有主动说出自己的需求E 邻居关系不融洽四、案例分析 案例一我从来没有做工作记录的习惯。工作上的事情总是一件完了接着一件，整日里忙忙碌碌。我们的经理也要求我们只要一直在忙工作就行，从来没有人思考过如何提高工作效率的问题。这样的状况持续了很久，直到不久之前新来的老总提出提高工作效率的问题。他要求大家都把自己在工作中做的所有事情记录下来，记录在一

12、个被他称做“活动跟踪表”的表格中。序号时间活动工作分析（有效/无效）工作优先级别（A/B/C/D）工作侧重点（团队/员工/任务）8：00-8：10收拾卫生C8：10-8：20上网浏览D8：20-8：30一天工作计划有效A8：30-8：40给客户发邮件有效A8：40-8：50召开部门临时会议A8：50-9：00接朋友来电D9：00-9：15继续给客户发邮件有效A9：15-9：20喝水、上厕所D9：20-10：00分析客户投诉意见有效C10：00-10：20和同事聊天D10：20-10：50与客户电话沟通有效B10：50-11：10帮助同事准备会议材料A11：10-11：30与客户电话沟通有效B1

13、1：30-11：50准备临时会议材料有效A11：50-12：00打电话处理私事C分析了一天的活动跟踪表之后，我发现自己做最有意义事情的时间很少，许多时间被无谓地浪费。在实际的工作中做了许多无效的工作。这使我认识到应该采用新的管理方式来提高自己利用时间的效率。知识点：l 时间管理的技巧l 工作优先级l 重要性/紧迫性矩阵l 活动跟踪表案例二张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某天上午8：00，他刚踏入办公室，秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息，一系列的难题就来了：1、

14、上午9点有一个日本旅游团50人入住，其中45人是一家三口组成，需要15间家庭套房，但客房部今天剩余的家庭套房只有10间，12点之前肯定腾不出房。这个问题该怎么解决？2、 旅游局通知，今天上午9点召开全市酒店工作会议，会议议题是非典过后各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰。总经理要求张经理代表酒店出席并准备发言。3、 总经理秘书来电话说，老总明天要出差，希望能有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的营运目标的问题。4、 公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计出来，需要他来定。5、 人力资源部来电说，小林昨天提出辞职，

15、原因是另外一家酒店要挖她过去；小林可是他培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通。6、 老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下。面对这么多的任务和冲突，张经理该怎么办？知识点：l 时间管理的技巧l 工作优先级l 重要性/紧迫性矩阵l 活动跟踪表案例三1、马先生终于领悟了他的一位同事说的“回归生活”这句话了。人们一直以来都在谈论这个话题，他却不屑一顾。他认为他有自己的生活方式。他认为自己做得很好自己很少把自己留在办公室，周末也不怎么加班。但他不能否认的是经常把工作拿回家做。他一回到家便开始为尚未完成的工作而发愁，如果孩子靠近他，他就发脾气。晚餐之后总是板着面孔独自坐在书房里完成一些案头的文字工作，那时他已经疲惫不堪，做事的效率比他想象的差得多。他的妻子对他只好熟视无睹，已经懒得同他唠叨了。他甚至开始害怕回家，因为在家里的一切已经不能使他得到放松和休息，他得好好想想问题究竟出在哪里？自己的工作和生活为什么不能有效地取得平衡。他开始意识到，他的工作和工作习惯已经把他压垮，到了应该回归生活的时候了。2、很多人都对在车流高峰期上下班有很大抱怨，但是我却喜欢，因为这样的一个过程能够把工作单位和家分开了，下班的路上给我留出一个独处的空间，我平时独处的时间并不多。我在路上思考过去发生的事，有时也筹划一些事，偶尔也会因为堵车的原因而