采购与付款管理制度

1、Q/TDEPXXXXXXXXXXXX股份有限公司企业标准 Q/TDEP CW004-2013采购与付款管理制度2013-01-01 发布 2013-01-01 实施XXXXXXXXXXXX股份有限公司发布Q/TDEP CW004-2013前 言 为规范公司物资采购与付款过程，规范采购物资的审批流程、确保采购的质量达标及经济效益最大化、明确付款流程的操作方法，从而更好的促进公司经济发展，特制定本制度。本制度的附录 A、附录 B为规范性附录。本制度由XXXXXXXXXXXX股份有限公司提出。本制度由XXXXXXXXXXXX股份有限公司财务部负责归口。本制度起草部门：XXXXXXXXXXXX股份有限

2、公司财务部。本制度主要起草人：本制度初审人： 本制度审核人： 本制度审定人： 本制度批准人： 本制度由XXXXXXXXXXXX股份有限公司财务部负责解释。129采购与付款管理制度1 范围 本制度规定了XXXXXXXXXXXX股份有限公司生产物资、备品备件、办公用品等的采购与付款工作原则。本制度适用于XXXXXXXXXXXX股份有限公司采购与付款的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件

3、，其最新版本适用于本制度。 浙江省能源集团有限公司会计核算办法内部会计控制规范采购与付款3 岗位分工与授权批准3.1 公司总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。3.2 分（子）公司负责生产物资、备品备件的请购，生产部负责办理审批手续并安排采购；使用部门负责办公用品请购，行政部负责办理审批手续并安排采购。3.3 询价及确定供应商：3.3.1原材料：5万元以下的，由分（子）公司负责询价、确定供应商，并报经营部备案；5万元（含）至50万元的，由经营部负责询价、确定供应商；50万元及以上的，由经营部负责安排招投标，具体流程详见招投标管理制度。3.3.

4、2备品备件及其他生产性物资：单价2000元以下，总额2万元以下的，由分（子）公司负责询价、确定供应商；单价2000元（含）至2万元，总额2万元（含）至10万元的，由生产部负责询价，报公司分管领导审批后确定供应商，并报经营部备案；单价2万元（含）至5万元，总额10万元（含）至50万元的，由生产部负责询价，报公司分管领导及总经理审批后确定供应商，并报经营部备案；单价5万元及以上，总额50万元及以上的，由经营部负责安排招投标，具体流程详见招投标管理制度。特殊情况下（如设备紧急维修）可视情况先口头请示同意后采购，并补办相关审批手续。3.3.3办公用品及非生产性低值易耗品：由行政部或分（子）公司负责询价

5、并确定供应商；分（子）公司单批次5000元以上的，报行政部备案。3.4 经办部门负责起草采购合同，经相关部门会签、分管领导或总经理批准后，与供应商签订买卖合同。为降低预付账款资金占用和形成损失的可能性，公司尽量减少采用预付款形式进行结算。3.5 分（子）公司生产部门负责验收原材料、备品备件的质量；行政部或分（子）公司负责验收办公用品及低值易耗品的质量。3.6 财务部门负责进行会计记录与执行付款。3.7 公司根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。3.8 审批人员根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。3.9 经办人在职责范围内，按照审批人员的批

6、准意见办理采购与付款业务。对于审批人员超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人员的上级授权部门报告。3.10 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。4 请购与审批控制4.1 公司建立采购申请制度，依据购置物品类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。4.2 购置物品应由使用部门根据需要,编制本部门采购计划。4.3 对于计划内采购项目，请购部门填写请购单，按审批程序审核后严格按照预算执行；对于超计划和计划外采购项目，请购申请还需报总经理批准，再行办理请购手续。5 采购与验收控制5.1 公司建立采购与验收环节的管理

7、制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。5.2 公司根据物品性质及其供应情况确定采购方式。一般物品采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品采购可以采用直接购买等方式。5.3 紧急需求时，可由请购部门向生产部提出，生产部负责人及分管领导确认后组织采购。5.4 生产部及分（子）公司应充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，并建立供应商管理名录，采取由供应、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。5.5 收到物资后，采购人员填写连续编号的材料入库单，质量监控

8、人员对所购物品的品种、规格、质量和其他相关内容进行验收，在入库单上签字确认，仓库人员核对请购单，物品的品种、数量等内容，办理入库手续并在入库单上签字确认。5.5.1 对验收过程中发现的异常情况，质量监控人员应向采购部门报告，采购部门应立即查明原因，并及时处理。5.5.2 对于报表报告日前仍无法正常验收的，要估价验收入账，待手续完备后，确认供货数量与质量无误后办理入库。5.6 计量方法以下列方式进行：5.6.1 对于外购的粉煤灰、粉状脱硫石膏、石灰、煤等原料若采用车运，应先进行重车过磅，记录重车重量，卸料后再过磅，以总重量减去空车重量为实际入库量，计量单位为公斤；若采用船运，采购部门业务人员会同

9、仓库人员对水位线进行核定，根据装船的水位线换算成吨位数作为实际入库量。5.6.2 对于外购铝箔，应先整箱过磅，记录总重量，减去核定的木箱重量后为实际入库量，计量单位为公斤。5.6.3 对于外购的铝粉，以袋装数量为实际入库量，以公斤为计量单位。5.7 仓库管理人员应及时记录物资的入库，保证物资采购记录的完整性。采购部门业务人员对期末已入库但发票未到的货物，编制暂估入库汇总表。财务部门根据暂估入库物资汇总表和入库单作暂估入库处理，编制记账凭证，审核人员复核记账凭证和原始凭证。6 付款控制6.1 财务部门在办理付款业务时，对采购合同、采购发票、入库单、请购单等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性

10、进行严格审核。6.2 采购部门按照合同约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项填写资金审批单，按资金审批程序审核后付款。6.3 退货管理，对不符合订货要求的到货，由采购部门与验收部门共同出具证明，要求对方单位予以价格折扣或予以退货。订货经办人负责退货折扣以及退货款回收的落实。6.4 采购部门业务人员定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。7 检查与考核7.1 本制度由公司分管领导组织检查与考核。7.2 按XXXXXXXXXXXX股份有限公司月度考核标准进行检查与考核。附录A（规范性附录）请购单日期：年月日 编号：行次品名规格数量单价总金额1234合 计供应商名称联系电话报价1234到货时间及付款条件用 途经 办 人部门负责人意 见财 务意 见总 经 理意 见总部归口部门意 见总部财务部意 见总部分管领导意 见总部总 经 理意 见附 注本表一式三份，请购部门、采购人员、仓库人员各一份。附录B（规范性附录）X