第8章长文档编排

1、第8章 长文档编排 使用大纲视图辅助创建文档 使用主控文档 编制目录与索引 使用脚注与尾注 p18.1 使用大纲视图辅助创建文档 8.1.1 在大纲视图下安排文档结构 大纲视图最适合编写和修改具有多层标题的文档，使用大纲视图可以方便地编写文档标题、修改文档大纲，以及重新组织文档的结构。 创建长文档时，首先需要设计好文档的大纲，这时可借助大纲视图来安排文档结构，其操作步骤如下。 新建一个空白文档，选择“视图”>“大纲”菜单，切换到大纲视图模式 1p2单击标题前的此符号，可以选取该标题输入完第一个标题内容后按【Enter】键，依次输入其他的标题内容 2p3 8.1.2 在大纲视图下改变标题的

2、级别 在大纲视图模式下，通过提升或降低正文及各级标题的级别，从而更方便、快捷地组织文档。例如，要降低标题的级别，可选中需要降低标题的内容，单击“大纲”工具栏中的“降低”按钮。 选中的1级标题降低为2级标题p4以同样的方法，调整各级标题的级别 若要降低（或提升）某一个标题的级别，还可将光标移到该标题的左侧，待鼠标指针变成花“十”字形状时，按下鼠标并向右（或向左）拖动符号，等出现一条垂直线后释放鼠标即可 p5 8.1.3 改变大纲视图下的标题显示级别 在大纲视图模式下，有时只需要显示到某级标题，而该级标题以下的内容则不需显示出来，此时可单击“大纲”工具栏中的“显示级别”下拉列表框右侧的三角按钮，选

3、择要显示的标题级别，例如选择“显示级别1”选项，则1级标题以下的内容被隐藏起来。将1级标题的内容显示出来，其他内容隐藏p6 8.1.4 标题的展开与折叠 在大纲视图模式下，利用“大纲”工具栏中的“展开”按钮或“折叠”按钮，可以展开或者折叠标题下面的内容。如要展开某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲”工具栏中的“展开”按钮。 如果标题下面有虚线，表示该标题下还有其他的内容，这些内容被隐藏起来了将该标题行下的内容展开p7 8.1.5 在大纲视图下移动标题及其内容的位置 大纲视图在长文档的组织上表现出了其优越性。因为在大纲视图中移动或复制标题时，可以将该标题下的所有次级标题及正

4、文文本一起移动或复制，这使得重新安排各级标题的次序变得十分方便。若要在大纲视图下移动标题及其内容的位置，可单击要移动标题前面的“加”号，选取该标题及其下面的内容。 p88.2 使用主控文档 Word提供了一种便于管理多个子文档的文档管理方式，即使用主控文档。在处理由若干部分组成的长文档时，使用主控文档，可以方便地将各个章、节子文档进行组合，并统一设置其章、节标题格式，以及正文格式等。 单击或重复单击“大纲”工具栏中的“上移”按钮，直到将其移到需要的位置为止 p9 8.2.1 创建主控文档与子文档 新建一个空白文档，然后选择“视图”>“大纲”菜单 进入大纲视图，输入文档的大纲，并设置好各级

5、标题，然后单击“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮 12p10每个子文档被放在一个方框中，并且在该方框的左上角显示一个子文档图标选择希望创建子文档的标题，单击“创建子文档”按钮 3p11 选择“文件”>“保存”菜单，在“保存位置”下拉列表框中选择文档保存的位置，然后单击“保存”按钮。在保存主控文档的同时，Word会根据子文档名称自动对各个子文档进行保存 4p12 8.2.2 在主控文档中插入子文档 在主控文档中，将插入点置于要插入子文档的位置，单击“大纲”工具栏中的“插入子文档”按钮 打开“插入子文档”对话框，选择要插入的文档，单击“打开”按钮 21p13 8.2.3 编辑子文档 打开

6、主控文档，并使“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮处于按下状态，双击要编辑的子文档左上角的图标，Word将单独打开该子文档 1p14编辑好子文档后，选择“文件”>“关闭”菜单，关闭子文档并返回到主控文档中 8.2.4 在主控文档中删除子文档 利用“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮可删除子文档，删除操作只是断开了该子文档与主控文档的联系，但该子文档依然存在。删除一个子文档的步骤如下。 2p15打开主控文档，并使“大纲”工具栏中的“主控文档视图”按钮处于按下状态，单击要删除的子文档前面的图标，选中该子文档 单击“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮，该子文档周围的方框消失，其内容被移至主控

7、文档中，成为该主控文档的一部分 12p168.3 编制目录与索引 8.3.1 创建目录 Word具有自动创建目录的功能。要创建目录，应首先用内建的标题样式（标题1到标题9）对各级标题进行格式化，并且必须为文档添加页码，然后执行如下操作步骤。 将插入点置于文档中要放置目录的位置。选择“插入”>“引用”>“索引和目录”菜单 1p17打开“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，在“格式”下拉列表框中选择目录格式，如选择“来自模板”，则创建的目录将按照Word内建的目录样式来格式化目录。在“显示级别”编辑框中设置需要显示的目录级别，如选择“3”，表示目录中显示3级及其以上级别的标题。在“

8、制表符前导符”下拉列表框中设置标题与页码之间的连接符样式 2单击“确定”按钮，文档的目录就创建完成了 3p18 8.3.2 更新目录 创建目录后，如果对文档进行了修改，从而要变动目录中的页码或其内容，此时，我们需要对目录进行更新。为此，可在目录区右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”，打开“更新目录”对话框。在该对话框中选择一种更新目录的方式，单击“确定”按钮，即可对目录进行更新。 p19 8.3.3 标记索引项 选取要作为索引项的文本，按下【Alt+Shift+X】组合键，打开“标记索引项”对话框 单击“标记”按钮，为选中的文本添加了索引标记（其后显示一个索引项域XE）。在文档中继续选择

9、其他希望创建索引的文本，然后单击“标记索引项”对话框中的“标记”按钮。 标记结束后，单击“关闭”按钮 12p20 8.3.4 删除与修改索引项 标记了索引项后，如果要删除某一索引项，可选中整个XE（索引项）域，然后按【Del】键。要修改某一索引项，只需更改XE（索引项）域中文字即可。 8.3.5 编制索引 将光标置于文档中希望放置索引的位置，通常在文档末尾 ，然后选择“插入”>“引用”>“索引和目录”菜单，打开“索引和目录”对话框，然后单击“索引”选项卡 ，在“类型”选项区选择索引项的排列方式 ，在“栏数”框中指定建立索引的栏数1p21在“语言（国家/地区）”框中选择“中文（中国）

10、”，在随后显示的“排序依据”框中选择索引项的排列方式（“笔划”或“拼音”），接着选中“页码右对齐”复选框，然后在“制表位前导符”框中选定索引项和对应页码间的分隔符 如果希望修改索引样式，可单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，在“样式”列表区选择希望修改的索引样式级别，然后单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框，修改索引样式 23p22修改结束后，返回“索引和目录”对话框。单击“确定”按钮，在插入点自动生成索引 4 8.3.6 更新或格式化索引 编制索引后，如果又在文档中标记了新的索引项，或对文档进行了编辑，就必须更新索引。要更新索引，应首先将光标置于索引的任意位置，然后按【F9】键，或者单

11、击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令。 p238.4 使用脚注与尾注 8.4.1 创建脚注与尾注 将插入点置于要创建脚注与尾注的位置，选择“插入”>“引用”>“脚注和尾注”菜单 打开“脚注和尾注”对话框，要插入脚注，可选择“脚注”单选钮，然后在“格式”设置区中设置所需的格式，单击“插入”按钮，输入脚注的内容 12p24 8.4.2 查看脚注与尾注 要查看脚注或尾注的注释文本，只需将鼠标指针指向文档中的注释标记，此时页面中将出现一个提示框，其中显示了注释文本的内容 另外，在普通视图中双击注释标记时，可以打开注释编辑窗格，在注释编辑窗格中可以编辑或查看注释文本。 p25如果

12、要浏览所有的脚注或尾注，可按如下步骤进行。 单击页面左下角的“普通视图”按钮，切换到普通视图，选择“视图”>“脚注”菜单，打开“查看脚注”对话框，选择“查看脚注区”单选钮 1p26单击“确定”按钮，在文档的底部显示出所有脚注 2 8.4.3 编辑脚注与尾注 移动或复制某个注释标记 在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示。 将鼠标指针移到该注释标记上，单击鼠标左键并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后释放鼠标左键。如果拖动时按住【Ctrl】键，则该操作为复制。另外，用户也可以使用“编辑”菜单中的“剪切”、“复制”和“粘贴”命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。 p27要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按【Del】键，Word会自动删除该标记及其对应的注释文本，并对后面的注释重新编号。如果要删除所有自动编号的脚注或尾注，可按以下步骤进行操作：选择“编辑”>“替换”菜单，打开“查找和替换”对话框 单击“高级”按钮，然后单击“特殊字符”按钮，打开“特殊字符”列表。 从“特殊字符”列表中选择“脚注标记”或者“尾注标记”选项 21清除“替换为”文本框中的所有内容，然后单击“全部替换”按钮 3p28 8.4.4 转换脚注和尾注 选择“插入”>“引用”子菜单中的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，单