学生干部培训之换届干部培训

1、 主讲：汪晓帆主讲：汪晓帆 qq：405197936 日常办公日常办公& &文书攥写规范文书攥写规范学习的三大过程 : : 培训、实践、练习培训、实践、练习认识到自己认识到自己不能胜任不能胜任认识不到自己认识不到自己不能胜任不能胜任认为自己认为自己能胜任能胜任无意之中的无意之中的胜任胜任 办公文书书写规范办公文书书写规范 学生会基础知识学生会基础知识 结束语结束语 一、 办公常用软件基础操作Word（WPS文字）文字）：文字处理软件，编写报告，文字处理软件，编写报告，排版文章。排版文章。Excel（WPS表格）表格）：表格分析，数据处理及管理。表格分析，数据处理及管理。Powe

2、rPoint（WPS演示）演示）：ppt，演示编辑、播放，演示编辑、播放演示文稿。演示文稿。二、办公文书书写规范二、办公文书书写规范如何理解文书、应用文、公文的概念？如何理解文书、应用文、公文的概念？ 公文公文：文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。有法定效力和规范体式的文书。 公文和应用文都是文书，通常情况下，人们习惯于把正式的加带红色文公文和应用文都是文书，通常情况下，人们习惯于把正式的加带红色文件

3、头的称为公文，而日常事务性的称为应用文，其实这是一种概念上的混淆，件头的称为公文，而日常事务性的称为应用文，其实这是一种概念上的混淆，两者概念内涵基本相同，广义上没有区别，狭义上应用文大于公文，包含了两者概念内涵基本相同，广义上没有区别，狭义上应用文大于公文，包含了公文。公文。 文书：文书：机关、团体、企事业单位和个人，办理公私事所使用，机关、团体、企事业单位和个人，办理公私事所使用，具有直接使用价值的一定惯用文章提示的文字材料。具有直接使用价值的一定惯用文章提示的文字材料。 应用文：应用文：实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一

4、种文体，是行政管理的一种手段时常用的一种文体，是行政管理的一种手段。文书分类 按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分： 规范性文书有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记录。 常用的非规范性通用文书：调查报告、工作计划类、工作总结类、讲话稿、简报信息、书信类、启事类等。 学生干部常用文书包括工作计划、学生干部常用文书包括工作计划、工作总结、活动策划、新闻稿、通知、工作总结、活动策划、新闻稿、通知、申请表、邀请函和演讲稿等。申请表、邀请函和演讲稿等。（一）、通知（一）、通知 通知是我们工作中最常用的一种文书类型，适用于批转下级机关的公文

5、，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布有关规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员，具有知照性和通用性。 主要对象：土木、河海、航海、管理、机电、交运、财经、信息、人文、外国语、 理学院及各学生社团。 1.标题：标题：有完全式和省略式两种。 完全式：包括发文机关、事由、文种，如德园小区2013年校级评优评先工作通知（德园10号文）； 省略式：例如关于团校培训通知。 通知内容简单时，可只写“通知”两字。 写在第一行正中。紧急事宜写明“重要/紧急通知”，以引起注意。 2.称呼：称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容

6、单一，书写时略去称呼，直起正文。) 3.正文：正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的原因、目的、会议名称、（主要议题）、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。 4.落款：落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要。正式通知要写明发文单位、联系人、发文日期并加盖公章。通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。模板：标题：标题使用小二宋体加黑（居中）标题：标题使用小二宋体加黑（居中） 正文：四号、宋体，正文：四

7、号、宋体， 署名：（四号署名：（四号 宋体宋体 加粗）日期（最右侧）加粗）日期（最右侧） 标题 通知通知 （机关+事由+文种、事由+文种、文种）主要对象： 正文：（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知） 单位单位：XXXX 成文时间 通知的正文多用祈使语通知的正文多用祈使语学生会红头文件实例：文鼎CS大宋 36号仿宋_GB2312 三号宋体 二号ps：学生会下发的文件或通知，按规定应经由办公室审定、影印并发往各学院、社团或个人等。 （学生会内部活动可由负责部门或个人通知）日常常规文件的收集也应规范，如各学院上交的资料应统一交往学生会指定邮箱账号： 各部门在完成某项活动计

8、划后，应将活动内容及流程以报告形式向分管主席或老师上报，经讨论后再下发正式通知，避免错误与重复。各项大型活动完成后，负责部门应及时收集好活动策划、照片等相关资料并进行活动总结，最终上交至办公室存档。（二）、申请书 申请书是因为业务或工作需要，按规定完成法律或规申请书是因为业务或工作需要，按规定完成法律或规定程序，向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明定程序，向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。理由，提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。学生会几种常见的申请： 1.活动申请（工作请示） 2.场地申请 3.经费申请 4.物品借用的申

9、请主要内容： 1.标题：申请书xx（申请人或单位）关于xx（申请目的）申请 2.称谓：顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。 3.正文：介绍情况、表达意愿 4.结尾：写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。 5.署名：个人申请要写清申请者姓名，单位申请写明单位名称并加盖公章，注明日期。 学生会常用申请均有特定表格。 （三）、会议记录 会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。 会议记录 会议时间：

10、 开会地点：主持人： 出席人：根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。 缺席人：如有重要人物缺席，应作出记录，并记录原因。 记录人：会议主题：会议主要内容：会议讲话、会议讨论、会议决议会议遗留问题：会议记录实例注意：一、要如实、准确反映会议的精神和议程；二、对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；三、讨论中的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记；四、学习速记，简易摘要，忠于原意，字迹清楚。 （四）、邀请函（四）、邀请函 因公务发出邀请的函件，是为郑重邀请有关人员参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面通知。又称邀请书、邀请信。 邀请函是一种礼仪性函件。属

11、于公务文书中“函”的一种, 用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。邀请函使用的情形大致有: 邀请参加会议及仪典、大型文体活动、各类学术性、专业性会议,及各类社交性活动等。 1、标题：标题：一般只写“ 邀请函”, 字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”, 如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。2、称谓：称谓：写明对方姓名、职务、职称等。有时也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“ 尊敬的”之类定语。3、正文：正文： 写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示，需简洁。有较为详细出席说明的, 通常要另纸说明, 避免邀请函写得过长。4、

12、敬语：敬语：末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。 5、落款：落款：写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章, 以示庄重。 （五）、活动策划书 第一页：第一页：策划书名称策划书名称（加粗，居中加粗，居中），），下注发文单位下注发文单位 （一）标题一）标题 标题要清晰明显，避免过于笼统。标题要清晰明显，避免过于笼统。 （二）正文二）正文 1.1.活动活动背景、目的背景、目的 2. 2.活动主题活动主题 3. 3.活动时间活动时间、地点、地点 4. 4.活动对象活动对象 5 5. .活动活动组织单位组织单位（主办单位

13、、承办单位）（主办单位、承办单位） 6.6.活动形式活动形式 7.7.活动开展（包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等，涉及活动开展（包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等，涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现）到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现） 8.8.宣传方式宣传方式 9.9.经费预算经费预算 10.10.注意事项（包括应急预案等）注意事项（包括应急预案等）（三）落款与日期（三）落款与日期（六）、工作计划v 根据指示精神对未来一段时间内的工作提出初步设想和总体安排形成根据指示精神对未来一段时间内的工作提出初步设想和总体安排形成的书面材料。的书面材料。

14、v （一）标题（一）标题v 正副标题型样式：正标题用一主题型语句概括，正副标题型样式：正标题用一主题型语句概括，使用使用小二号宋体小二号宋体、居、居中中，副标题，副标题为为四号宋体，四号宋体，并并注明部门、时间，均加粗注明部门、时间，均加粗。v （二）正文（二）正文v 正文使用四号或小四号宋体，正文使用四号或小四号宋体，1.51.5倍行距，正文中的小标题可加粗。倍行距，正文中的小标题可加粗。v 1 1. .前言前言：简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等思想等。v 2 2. .主体主体：按实际情况分几个小标题写，如部门计划

15、可以分为常规工作、：按实际情况分几个小标题写，如部门计划可以分为常规工作、特色工作和其他工作。特色工作和其他工作。v 3 3. .结语结语：该部分可以补充说明有关问题，也可以立信心，表决心：该部分可以补充说明有关问题，也可以立信心，表决心。v （三）落款（三）落款v 正文右下方，包括署名和计划制定的日期正文右下方，包括署名和计划制定的日期，日期用中文，四号宋体。日期用中文，四号宋体。v （四）页眉与页码（四）页眉与页码v 应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。（七）、工作总结学期或年度个人、部门总结1 1、标标题：题

16、：一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。2 2、正文正文：（1）前言：是总结的开头，主要用来说明基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、总结目的、主要内容等，文字尽量精简。（2）主体：主要包括工作开展情况、经验总结、今后工作的设想和努力方向等内容。在该部分可以插入相关图片。（3）结语：是总结的升华部分，展望未来。3 3、落款落款：署名及总结完成的日期。4 4、页眉与页码页眉与页码：应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，页码居中。（八）、活动总结 1、介绍活动的基本情况是怎样的。将活动的准备过程及具体的实施过程描述清楚。 2、本次活动主要针对目标或结果实行了怎样的措施。 3、说成效。

17、组办了本次活动取得了怎样的成效。是否达到预期效果,效果如何。 4、活动的特别之处。与其他活动，或者往次活动的不同之处。有何特点。 5、总结活动中存在的问题和不足。筹备中、或组织上、或举办的过程中有任何的不足之处、不完善之处。 6、下一步如何打算，或者在以后的活动中，打算怎样更好的组织。一、活动背景二、活动目的三、活动前期准备四、活动基本情况五、活动效果六、存在的问题及建议 正文间的层次关系：第一层用（一、，二、，三、,四、）第二层用（一），（二），（三），（四）第三层用（1、，2、，3、，4、）第四层用（1），（2），（3），（4）. 如公文有附件，正文与附件间空一行，左空两个汉字），用三号宋

18、体注明“附件1”等，后标冒号和名称； 附件在页面的第一行定格写上附件标识，有序号的写上序号；附件正文与上相同（宋体）。 文书中常用表达文书中常用表达1.1.称谓称谓：我、本、我们、您、贵、大家我、本、我们、您、贵、大家2.2.意图意图：为了、根据、悉、据悉、欣闻、兹有、兹因、兹派、兹定于、鉴于、为了、根据、悉、据悉、欣闻、兹有、兹因、兹派、兹定于、鉴于、基于、故此基于、故此3.3.时间时间：即日、如期、限期、届时、拟于、在即、逾期、迄、曾即日、如期、限期、届时、拟于、在即、逾期、迄、曾4.4.期请期请：希、盼、期、敬盼、敬请、务请、拟请、烦请、切望希、盼、期、敬盼、敬请、务请、拟请、烦请、切望5.5.征问征问：当否、妥否、能否当否、妥否、能否6.6.强调强调：特、应予、一概、亟待、切忌、切勿、务须、