某公司erp软件业务流程调研报告

1、精选优质文档-倾情为你奉上电机电器有限公司组织结构调整及ERP流程优化报告 客户名称:电机电器制造有限公司策划单位:管理软件有限公司编制：审核： 目 录一、 组织结构调整优化二、 业务部ERP现有流程优化及描述三、 生产部ERP现有流程优化及描述四、 物控部ERP现有优化流程及描述一组织结构调整优化1、原有组织结构图（描述）和现有组织结构存在缺陷。 目前 有限公司员工有200多人，现有组织结构如图1一1 目前公司管理层别有四级总经理、厂长、部门经理、部门主管或主任、组长五个管理层别。现有人事组织结构如图1-22.目前此组织结构存在缺陷: 2.1管理权限范围与上下级归属部门不清晰：按照公司目前组

2、织结构研发部总监直接上级是厂长，而不是总经理；跟目前实际情况有出入:研发总监日常工作汇报对象以及直接上级领导是总经理。财务总监情况与研发总监情况一样。2.2组织审批层别过多，信息沟通不顺畅：按照公司目前发展态势,目前组织结构和人事结构已难以适应公司发展要求,而且总经理下面设厂长职位,无形中在审批流程上设置增加多一个无用的审批工序,总经理无法充分了解参与公司日常运作，及时掌握第一手资料，在做决策时会延误时机。 2.3容易出现管理监控真空地带，有重大经营风险隐患：厂长岗位设定在企业发展初期起到一定效果，但在高速发展企业中，在总经理下面设厂长这个岗位， 厂长这个岗位权利过于集中，没有部门人员去监督起

3、其工作效果,出现一个管理监控的真空地带，特别是在民营企业。遇到实际经营问题时，存在很大经营风险。3、 针对原有组织结构存在三大缺陷，以及公司未来发展规划特制定公司3-5年规划组织结构图（1-3）、人事组织结构图（1-4）以及未来5-10年组织发展规划图（1-5） 31 公司3-5年规划组织结构图（1-3） 经调整后公司组织结构分为四大模块：综合管理模块（业务、采购、人力资源）、研发模块（技术、工程、模具）、制造模块（生产、品质、物控）以及财务管理模块。四大部门职能和功能清晰，上下级管理归属范围清晰，信息沟通渠道顺畅，各部门互相牵制和协调，但有具有一定独立部门运作功能，总经理可以及时了解公司第一

4、手生产经营状况，符合公司发展需要。 图1-3 新调整组织结构图（3-5年）3.2新调整后人事组织结构图1-43.3 未来5-10年发展组织结构公司组织结构随着公司业务发展和扩大,形成七大管理中心,为营销中心、研发中心、人力资源管理中心、采购中心、制造中心、财务管理中心、IT信息管理中心。图1-5专心-专注-专业二、业务部ERP流程优化及描述 本次业务部流程按照新调整组织结构进行调整和优化。业务部优化流程有以下.流程列表流程编号流程名称HYD-ERP-YW-001订单评审流程HYD-ERP-YW-003出货流程 . HYD-ERP-YW-001订单评审流程.经过调整和优化的现有流程2.4 流程描

5、述1、 跟单员在接到客户（裕泰）传真的采购订单拟定生产制造单给业务经理审批，生产制造单需注明：业务跟单员、公司业务员、产品名称、工厂型号、客人型号、订单数量（船头板）、订单编号、出货日期，及产品生产要求：电源线、电机、颜色、轴承、刀片、易损件、包装要求或其它特殊要求。一张订单一个生产批号(商检批次号)。订单不明确的地方应等客户确认后再出生产制造单。2、 物控部主管收到生产制造单填写订单评审表给技术部、工程部、采购部、品质部、生产部进行评审，业务跟单员与客户（裕泰）确认包装资料。物控部主管在订单评审表上签交货周期。3、 业务经理根据订单订审表上的交货周期，回签采购订单并盖章。跟单员将采购订单传真

6、给客户并电话确认。4、 新产品的产品材料清单BOM表第一次由项目工程师编制，二次后就工程部PE工程师编制。5、 客人易损件超过1%需付款，与采购确认配件单价，业务跟单员再与客户沟通确认。6、 相关表格：采购订单（客户）、生产制造单、订单订审表、产品材料清单BOM表制单BOM.期望1、 业务跟单员在编制生产制造单时，能够将产品要求描述以及所需图片能同时在1张表格中完成，然后再转发给业务经理审批，审批完成后直接在系统中发送给各部门查收（系统提示各部门，有新订单请查收），只有业务跟单员有修改权，且每次修改，系统都做相关记录（谁在什么时间修改过，什么时间再次发送的）。2、 物控部组织订单评审，可以在系

7、统中按步骤进行，即在系统中从业务部确认产品要求及包装资料，到生产部生产完成时间，完全不用拿订单评审表去各部门填写回复时间，直接在系统中每个部门填写评审内容。如部门评审人员在1个小时内未对该订单进行评审，则系统自动将评审要求转给直属上级监督评审，如直属上级还未在1小时内监督评审，则系统自动将评审要求转给总经理监督评审，最终达到评审完成目的，最终评审部门为生产部，生产部评审完成后，系统将评审结果交付物控部主管。.岗位工作、业务部业务跟单：a.负责订单接收与生产制造单编制 b.包装材料确认c.客户采购订单交期确认与回传业务经理：a.生产制造单审批b.交货日期审批与客户采购订单审批、物控主管：a.组织

8、各部门进行订单评审 b.确定交货日期 3、其他部门：参与订单相关内容评审.0 出货流程HYD-ERP-YW-003.经调整和优化的现有流程.2流程描述1、 业务跟单员提前7天发装柜通知单给生产部、仓库、采购部、品质部，并与生产部确认生产进度。产品生产完成生产组长/物料员开成品送检单给QA全检。QA全检不合格或客户验货不合格，业务跟单员及时反馈生产部安排还工，并与客户沟通交货时间。2、 验货OK后，客户发商检资料给业务跟单员办理商检，业务跟单员根据客户发的商检资料填写成交确认书发票装箱单厂出口电器产品检验记录单办理出境货物通关单。3、 成品装柜时，仓管员对装柜过程拍照，点数一定要准，并把产品配件

9、放到货柜中间上层。装完确认数量OK，封柜要拍封条，封条号码要清晰。4、 业务跟单员拟定装箱单经业务经理审批后传真给客户确认并给财务一份。装箱单的注明：业务员、产品名称、工厂型号、客人型号、出货数量、生产批号、封条号码、易损件名称（客户购买的易损件要收费），如有少出或挪用库存需备注说明。装箱单数量以实际出货数量为准。5、 相关表格：成品送检单、QA成品、半成品抽检报告、成品入仓单、成品出仓单、装箱单、装柜通知单、成交确认书发票装箱单厂出口电器产品检验记录单、出境货物通关单4.3需求 1、客户验货OK后，生产部负责成品入仓，系统根据成品入仓单可生成厂出口电器产品检验记录单，厂出口电器产品检验记录单

10、填写完成后系统可生成成交确认书，成交确认书填写完成后可生成装箱单，装箱单填写完成后可生成发票。注：厂出口电器产品检验记录单填写的依据为产品型式试验报告以及对应的涵盖表.岗位工作业务部 业务跟单： a.发装柜通知单,办理商检资料和跟踪出货流程； b.编制装箱单,并将装箱单回传给客户. C.预约和安排客户验货。业务经理: 审批装箱单.生产部物料员:贴成品标示卡,开出成品送检单,成品入库开成品入仓单;生产经理:对于检验不合格品安排人员返工.品质部:检验成品是否合格，并开出成品检验报告。仓库仓管员：.成品进仓，点数并在进仓单签字；.成品出库，开出成品出库单。.调配人员进行装柜。仓库主管：在成品出库单签

11、字审核。财务部:对已出货的装箱单进行记账.三、生产部ERP流程优化及描述 本次生产部流程按照新调整组织结构进行调整和优化。生产部优化流程有以下.流程列表流程编号流程名称HYD-ERP-SC-001生产计划流程HYD-ERP-SC-00生产领发料流程HYD-ERP-SC-00生产不良品退料流程HYD-ERP-SC-00生产退补料流程 . HYD-ERP-SC-001生产计划流程.调整和优化的现有流程图2.2 流程描述1、 生产计划员根据PMC发放的物料需求计划编制生产计划给生产部经理审批，生产统计发放到仓库、业务部、采购部、PMC。2、 仓库根据生产计划准备打单、备料的时间。3、 采购部根据生产

12、计划与供应商沟通物料的送货时间。 4、 PMC了解生产计划的安排，配合生产计划的完成。5、 业务部根据生产计划与客户沟通验货时间，了解并跟踪生产进度。6、 相关表格：物料需求计划、生产计划需求： 1、 系统根据物料需求计划生成生产计划，计划员可根据各产品的产能不同而设定提前期。 2、 生产计划员可手动修改生产计划，且生产计划由生产经理、生产总监审核审批后，系统才可发送各部门。3、 生产计划修改后系统设置可以提示相关部门，计划已变更，请查收。2.4 工作岗位 生产部:生产计划员:编制生产计划.生产经理:审批生产计划,生产统计:发放生产计划 仓库:根据生产计划进行备料采购部:与供应商沟通物料到货日

13、期. 业务部与客户沟通验货及出货事情.生产部仓库领发料流程HYD-ERP-SC-00.调整优化的现有流程3.2流程说明：1、 生产计划员根据物料需求计划编制生产计划经生产经理审批后，生产经理根据生产计划编制生产订单，生产统计员将生产订单发给各生产线，生产线组长按照生产订单安排生产。2、 仓库根据生产订单在系统里打单提前3天备料。生产部物料员提前1-2天去仓库领料，直接在发料单上签名领走物料。仓库物料存储卡减去发料数量并将发料单给一联财务做账。、相关表格：生产计划、生产订单、发料单、物料需求计划、物料存储卡需求：1、 系统根据生产计划自动生成发料单并提前7天提示仓库统计员需打单备料。.工作岗位

14、生产部:生产经理:制定生产计划.生产统计:发放生产计划生产组长:安排领料上线物料员:去仓库领料并在发料单上签名.仓库:仓库统计:打印发料单,仓库主管:审批发料单仓库管理员:备料,并冲减库存数量.财务会计:发料单记账.HYD-ERP-SC-00生产不良品退料 .调整和优化的现有流程.流程说明：1、 物料员将不良品分类、点数、包装好放置于退料区，填写不良品退料单给生产拉长、总装部主管审核后交品质部IQC检验，IQC在不良品退料单上签名。2、 物料员再将不良品退料单交仓库主管审核，人为损坏生产部物料员则开报废单给仓管员入报废仓，来料不良仓管员在不良品退料单上签字后将不良品放置于退货区，知会采购员退料

15、情况并知会供应商来提物料。.相关表格：不良品退料单、报废单.工作岗位 生产部: 生产组长总装部主管:审核不良品退料单物料员:将不良品分类,填写不良品退料单 品质部:IQC对不良品检验与分析判定,并在不良品退料单签名. 仓库:仓库主管:审核不良品判定原因. 仓库管理员:人为损害,开报废单入报废仓,来料损害,在不良品退料单签字.采购部:通知供应商来提不良品退料.HYD-ERP-SC-00生产退补料流程 5.1 调整及优化现有流程.流程说明：1、 物料员退料完毕填写补料单经总装部主管审核，物控部主管会签，制造部总监审核，仓库组长审批后，仓管员按单发料给生产部物料员，并将补料单给财务一联做账。2、 如

16、仓库无库存仓管员由知会采购员重新下单采购。相关表格：补料单. 工作岗位生产部:物料员填写补料单以及到仓库领料;总装部主管:审核补料单物控部主管:审核补料单 制造部总监:审批补料单仓管员:负责发料采购员:负责订购材料财务会计:补料单记账.四、物控部现有流程优化及描述本次物控部流程按照新调整组织结构进行调整和优化。物控部优化流程有以下.流程列表流程编号流程名称HYD-ERP-001物料需求计划流程HYD-ERP-WK-00采购流程HYD-ERP-WK-00委外加工流程HYD-ERP-WK-00申请付款流程HYD-ERP-WK-00供应商开发流程HYD-ERP-006仓库收料流程HYD-ERP-WK

17、-00半成品入库流程HYD-ERP-WK-00半成品出库流程HYD-ERP-WK-00成品入库流程HYD-ERP-WK-010成品出库流程.HYD-ERP-001物料需求计划流程.1 经调整和优化现有流程 2.2流程说明：1、 根据生产制造单产品材料清单BOM及仓库库存物料拟定物料需求计划；PMC根据物料需求计划拟定采购计划委外计划经物控部主管审核后；采购员根据采购计划编制采购合同，根据委外计划编制委外合同。2、 PE工程师如有改动产品材料清单BOM表，一定要及时通知采购员。3、 仓库提供的库存数量，实物与帐本一定要一致。4、 生产部计划员根据物料需求计划编制MPS主生产计划。5、 相关表格：

18、生产制造单、产品材料清单BOM表、物料需求计划、采购计划、委外计划、采购合同、委外合同。2.需求：1、 系统根据产品材料清单BOM自动查询库存量，并自行运算后生成物料需求计划，物料需求计划审批后，系统可生成采购计划及委外计划，并根据采购计划及委外计划生成采购合同、委外合同。2、 因各种物料在生产过程中，都会有损耗产生，因此在物料需求计划中可以拟定损耗率，所生成的需求数量为：正常需求量+损耗量。3、 当供应商出现异常而不能按照物料需求计划中的需求日期到料时，PMC可手工改动物料需求计划，物料需求计划变动后，MPS生产主计划随之而变动。2.工作岗位业务跟单：制定生产制造单工程师：制定物料清单工程主

19、管研发总监：审批物料清单物控计划员：拟定物料需求计划以及采购和委外计划采购员：拟定采购合同和委外合同；生产计划员：拟定生产计划。仓库管理员：提供库存数量。3.0HYD-ERP-00采购流程 3.1 经调整和优化现有流程3.2流程说明：1、PMC根据产品材料清单BOM物料需求计划表、业务跟单员确认的包装资料、技术部的其它要求编制采购计划与委外计划。2采购员拟定询价单以传真形式给供应商，供应商回传报价，询价单经采购经理审批OK后，采购员根据采购计划编制采购合同，根据委外计划编制委外合同，然以传真形式下达给供应商。3、供应商收到采购合同委外合同后回复交期给采购员，采购员编制采购物料跟踪表与供应商确认

20、生产进度，进行至少4阶段跟踪直至物料生产完成，根据生产计划安排供应商送货日期。4、采购员下订单，物料名称一定要以产品材料清单BOM表为准。5、采购合同委外合同次月初交财务一份，以便财务人员对账。6、相关表格：采购计划、委外计划、采购合同、委外合同、物料需求计划.需求：1、 系统可根据物料需求计划生成采购计划及委外计划，并根据采购计划和委外计划生成采购合同、委外合同。2、 系统可根据采购计划和委外计划设定来料报警时间及手机短信提醒功能，包括交期临近报警、短信提醒以及物料超期报警、短信提醒。3、 建立原材料或零部件单价审核系统，如某一款物料系统中没有记录单价，则采购员可按询价流程操作，先生成询价单

21、，供应商回传单价后，采购员转发给技术部单价审核员，单价审核员在系统中进行单价计算，最后给出参考单价，参考单价允许浮动+2% 。计算单价具体公式及参数如下：4、 注塑件： （1）、每一个注塑件所需用的原材料如PP、ABS、PS等都要在系统中先规定下来； （2）、每一个注塑件所需用的设备大小要在系统中规定下来，如80T、120T、180T、200T等，也就是说每一个注塑件在计算单价时，都有对应的设备大小； （3）、每一个注塑件由技术部单价审核员根据所规定的设备及出模速度，给出加工单价； （4）、加工单价根据所注塑的产品不同，所给出的损耗则不同； （5）、每一个注塑件由技术部单价审核员给出一个标准重

22、量； （6）、设备折旧费根据设备大小不同费用则不同，具体由技术部成本核算员归纳列表；注塑件材料成本 = 注塑件单重（g）÷1000×原料单价（元/T）÷1000 注塑件成品成本单价 = 注塑件材料成本 + 材料损耗费 + 加工费 + 管理费用 +税收（5-6%）+ 厂租或地租 + 运输费用 + 设备折旧费用 3.4工作岗位物控计划员:制定采购计划和委外计划;采购员:询价报价,采购合同和委外合同编制,采购实施和采购跟踪.采购经理:采购询价单审批. .HYD-ERP-00委外加工流程.经调整和优化现有流程.流程说明：1、 供应商收到采购员下达的委外合同到仓库提取毛胚，

23、仓库员填写委外加工单，经仓库组长审核，采购员会签，物控部主管审核，生产部总监审批后，采购员按委外订单数量发料，供应商提货人在委外加工单上签名。仓库发料时数量务必准确。2、 供应商按照委外合同交期送货后，采购员将采购发票交财务，供应商送货单、委外合同委外加工单给财务一联挂帐。3、 采购员要定时与供应商确认物料的生产进度，确保准时交货，如有异常立即反馈到PMC以便及时处理。4、 相关表格：委外合同、委外加工单、供应商送货单、采购发票。.需求：1、 当仓库在系统中开好委外加工单后，系统则显示有委外加工未回提示，且有委外加工入仓单生成。.工作岗位采购员：下达委外加工合同，接收供应商采购发票。仓管员：发

24、料和收料，填写委外加工单，签收送货单，以及开出入库单。仓库主管、物控主管、制造总监：审核、审批委外加工单. 财务会计：对委外合同、委外加工单、供应商送货单及委外加工商发票入账. HYD-ERP-WK-00申请付款流程 5.1 经调整优化现有流程5.2 流程描述1、 采购员每月5日前将上月的采购合同、委外合同各交一份到财务，以便财务人员对账。2、 财务对账员根据采购合同、委外合同、供应商送货单、原材料进仓单委外加工单对供应商的对账单，如有异议采购员应及时与供应商沟通了解情况。3、 当供应商信息发生变化时，因及时与采购员沟通以便尽快得到处理。4、 对账单确认无误后，供应商送发票到财务，财务人员拟定

25、付款申请单经财务总监审核，总经理批准后，与供应商沟通安排付款日期。5、 相关表格：采购合同、委外合同、委外加工单、原材料进仓单、付款申请单、供应商送货单、供应商对账单、供应商发票5.3 需求：1、 系统可以设定各供应商的付款期限，从物料入仓之日开始算起，如到付款期，则系统自动提醒付款日期已到，需要付款。5.工作岗位财务会计：与供应商对账,填写付款申请单,安排付款。财务总监审核付款申请单,总经理批准。.HYD-ERP-005 供应商开发流程.经调整优化现有流程.流程描述1. 采购员以网络、电话等形式寻找新的供应商，然后提供产品图纸或样板给供应商打样，供应商根据我司提供产品图纸或样板进行打样，打样

26、OK后给技术部PE工程师确认，PE工程师填写样板评估报告并将样板评估报告给采购部一份。2. 样品合格，PE工程师将样品及样板评估报告一起给IQC存档；样品合格采购员则拟定询价单给供应商询价，然后经采购经理审批单价，询价OK采购员可以先小批量采购试产。3. 样品不合格采购员则通知供应商重新打样。4. 相关表格：样板评估报告、询价单.需求1、样板评估报告合格后系统可生成询价单，采购员按照询价流程操作完成后，则该供应商可纳入合格供应商名册。不合格则采购员可设置重新打样或重新开发供应商并追踪日期。2、采购员可在系统中设置1级、2级、3级供应商，采购下单时，系统可第一时间提示采购员选择1级供应商，如某一

27、款物料没有1级供应商，则系统直接提示选择2级或3级供应商。3、每一款物料至少可以在系统中设定1个1级供应商，2个以上2级或3级供应商，如该款物料未设定3个以上供应商，则系统在下采购订单时会提示采购员，急需开发新供应商。.4 工作岗位采购员:寻找新供应商,询价报价比价,小采购经理:审核单价工程部工程师：对样板进行测评，填写样板评估报告.品质部：对样品进行封样品质部主管：对封样样品签名确认。HYD-ERP-006 仓库收料管理 7.1 经调整和优化现有流程7.2 流程描述1、 供应商按采购员安排的送货时间送货到仓库，仓管员接到供应商的送货单按单收料，要求供应商将物料按标准堆放在待检区贴上待检标签，

28、并填写原材料送检单交品质部IQC检验。2、 IQC接到原材料送检单到待检区检根据标示找到相对应的物料按进料检验标准进行检验，填写IQC进料检验表交品质部主管审批。品质部主管审批合格， IQC在物料上贴物料合格标签。IQC将IQC进料检验表给仓库、采购部各一份。仓管员开原材料进仓单经供应商签名后物料入仓，给财务、采购员各一联。3、 IQC进料检验表经品质部主管审批不合格则给MRB小组判定：A、 如MRB小组判定特采或加工，IQC在物料上贴特采或加工标签，IQC将IQC进料检验表给仓库、采购、PMC各一份，仓库开原材料进仓单经供应商签名后入仓（给财务、采购员一联），采购将IQC进料检验表传真给供应

29、商，要求供应商做纠正预防措施。B、 如MRB小组退货判定退货，IQC在物粘上贴退货标签并将IQC进料检验表给仓库，采购，PMC，生产部各一份。仓库开退货单给供应商签名后退货（给财务、采购员各一联），采购将IQC进料检验表传真给供应商，要求供应商做纠正预防措施。相关表格：供应商送货单、IQC进料检验表、原材料进仓单、退货单、原材料送检单7.工作岗位仓管员: 按供应商送货收料,开出送检单,并开物料进仓单, 采购员:通知供应商送货.:对来料进行质量检验，并开出检验报告。品管主管：对检验不合格品进行审核。 财务会计：对供应商的送货单和供应商提供的发票进行入账。 HYD-ERP-007 半成品入库流程8

30、.1 调整和优化现有流程 流程描述1、 生产线将半成品点数打包好贴上半成品标签（注明型号，规格，订单等），生产拉长/物料员填写半成品送检单给品质部QA检验。2、 QA全检填写QA成品、半成品抽检报告给品质部主管审核，判定合格，QA将QA成品、半成品抽检报告给生产，仓库，业务各一份。生产拉长/物料员开半成品入库单给仓管员签名后入仓，半成品入库单给财务一联。3、 判定不合格，QA将QA成品、半成品抽检报告给生产，业务各一份。总装部主管/经理安排返工，电话知会业务部。4、 相关表格：半成品送检单、半成品入库单QA成品、半成品抽检报告.工作岗位物料员:开出半成品送检单及半成品入库单:对半成品进行质量检验，并填写半成品检验