浅谈系部办公室主任、教学秘书的基本素质

1、浅谈系部教学秘书的基本素质及在教学管理工作中的作用刘礼宽文章摘要 本文从基本素质、在管理中的地位和作用及日常工作多个方面论述了办公室主任工作的工作性质和重要地位。关键词 秘书和办公室主任 基本素质 地位作用 日常工作高校系办公室主任和教学秘书是保证学院各项管理制度在本系顺利实施和正常开展各项教学、科研等活动的重要执行者和组织者;是联系院、系领导和各管理职能部门的纽带;是行政管理和教学管理的重要岗位。一、办公室主任、教学秘书应具备的基本素质1、具备准确领会精神、意图的能力系部办公室主任、教学秘书首先具备的能力应该是准确领会学院、系部领导的指示精神。各级领导为学院和系部的发展费心尽力,掌握着学院和

2、系部的工作大局。作为办公室主任、教学秘书应该从学院的有关文件中及时准确地捕捉到学院在一定时期内的发展方向和工作重点,并由此来确定自己的工作思路,对于系部领导传达和布置的各项任务,必须做到一次就能全面准确的领会其中的精神实质,并在工作中予以贯彻执行,协助系部领导搞好本部门的各项工作。2、具备较强的预见能力办公室主任、教学秘书必须具有较强的预见能力,要提前思考、独立思考,根据本系部实际工作中可能出现的有关问题,预先提出自己的建议,提前向系部领导汇报,以便于领导在布置有关工作时,预设方案,防患于未然,避免在工作中出现偏差。从而提高工作效率,使整个系部工作走向良性循环的轨道。3、具备善于沟通的能力现实

3、社会中,已没有完全意义上的纯粹的人,每个人都是社会的人,是社会的人,就会存在人与人之间的交往,办公室主任、教学秘书必须具备良好的人际交往的能力、善于同领导和教师沟通的能力。只有这样,才能在不断的沟通中领会领导布置工作的精神实质、目的要求、进度质量;善于同教师沟通,能及时的了解教师在教学中对教学管理的要求、教学中存在某些方面的问题,以便采取针对性的工作。通过多方面的沟通还能使人与人之间的感情交流加深,在我们的工作存在某些问题时,就会有人能及时的提醒,而不至于在工作中出现问题后再解决,给工作带来被动。4、具备较强的组织协调能力随着学院的大发展和院系两级管理体制的不断完善,系部的对外联系会进一步加强

4、。如固定资产的投资需要市场调研、招投标、开标评标、签订合同、质量验收、付款、质保金的支付等;学生的就业和假期的专业实践活动,需要与学院外部的有关单位和人员进行接洽和谈判,这些都必须要有足够的组织能力和协调能力;在学院内部,主要抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调,即指上下级之间的关系融洽,做到上令下行,下情上晓,上下紧密配合,步调一致的协调工作。所谓横向协调,是指系部与学院各职能部门、其他系部之间的关系融洽和谐的工作。所谓内部协调,是指系部内部领导与教师、辅导员、教学辅助人员以及学生之间的关系融洽,这是搞好系部建设的重要一环。5、具备善于合作的能力一个系部的建设和发展与学院各职能部门

5、、其他兄弟系部有着不可分割的关系。作为系部办公室主任,应该具备良好的合作精神,本系部上交的各种资料,应该从有利于接受资料的部门整理的角度出发来上报,对于兄弟系部的有关配合协助的要求,必须全力解决,只有这样才能为全院的发展提供良好的内部环境。6、具有良好的服务意识良好的服务意识,必须做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心。热心:就是要有一付热心肠,满腔热情地服务,自觉自愿地服务,要认真负责,积极努力,克己奉公,埋头苦干。诚心:就是要真心实意,实实在在地干事情,不弄虚作假,不懈怠,不自满。反映情况,提供资料要实事求是,真实可靠,有一是一,有二是二。不能想当然,含糊其辞,似是而非,以免贻

6、误工作。耐心:就是不怕麻烦,不辞辛苦,谦虚谨慎,不骄不躁。办公室工作单调而琐碎,有时要面对全系教职工,难免有众口难调的现象出现,所以当好办公室主任,要有较高的涵养,要有韧性,有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报工作、开展工作,都要有耐心,不可急躁冒进,不可粗枝大叶,更不可三天打鱼两天晒网。“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤:就是勤于动脑,善于思考,使我们的工作适应形势发展,更有针对性和实效性。嘴勤:一方面要多请示汇报,及时得到领导的指示,支持和帮助;一方面要多做宣传工作,把学院和系部的有关精神及时地传达的本系部的全体人员,并帮助领导做好思想工作,在工作中加以落实。手勤:就是要勤于动手

7、动笔写文章,如工作总结,情况汇报,调研文章,请示汇报等。这是办公室主任的一项基本功。腿勤:要迈开双腿,不辞辛苦地上跑下跑。上跑,及时地请示工作汇报情况;下跑,多与教职工交流沟通,掌握思想动态,为系部领导正确决策提供第一手资料。7、具备高度的工作责任心办公室主任不能被“难”字所吓倒,在其位就要谋其政,要尽心竭力,任劳任怨,忠于职守,默默奉献,克服困难,当好领导的助手。8、良好的学习习惯办公室主任要首先成为文人、学者,或具有这样的基本素质,同时要增强自己敏锐的观察能力,综合分析能力和精明的办事能力。所以当好办公室主任要努力学习,善于学习,善于在日常与教职工的交流中向他们学习,要做到懂理论,有基础,

8、善表达,善于独立思考。9、培养良好的工作主动性在自己的职责范围内,积极主动地做好工作,要处理好请示汇报工作和主动承担任务的关系,自己能解决的问题不让系部领导操心。不能让系部领导为一些小事情操心、分心,使领导真正把精力用到系部建设和发展的大事中去。10、创新能力办公室主任的观点,给领导提出的意见和建议,要有创意,尤其是在一些重大问题上,要让人觉得这个观点不错,很新颖,能引导大家往高处去,往正面走,不能人云亦云。二、办公室主任、教学秘书在教学管理中的地位、作用办公室在教学管理中处于承上启下的地位,是联结系部领导和教研室的桥梁,协调各有关部门关系的纽带,保持系部工作正常运转的中枢。办公室主任的位置既

9、重要又特殊,应该为系部领导解忧,而不是给领导添乱。当好办公室主任至少要做好以下几点:1、增强辅助决策能力,提高参谋水平。2、善于协调服务,营造融洽和谐的工作氛围,确保政令畅通。3、勤于督促检查。4、乐于无私奉献。5、贵在百事如常。三、系部办公室主任、教学秘书教学管理日常工作(一教学安排1、协助系部领导检查有关教学资料和任课教师上课的有关资料。如教案、授课计划的上报等。2、协助系部领导对教学计划、教学大纲的修订和印刷工作。3、协助系部领导对下一学期教学任务的安排及汇总工作,将全体教师的任课一览表整理后汇报系领导,以便系部领导安排一些临时性工作。4、发放下学期学生平时成绩记录、教室日志、教案纸等教

10、学基础资料。5、负责期末考试试卷的收集、印刷、分装、考场布置、监考的调整,对监考老师监考的提醒。6、审核学生期末考试成绩及打印工作,并排序后上报教务处。7、组织期末考试工作。8、协助教务处做好学生毕业前的补考工作。(二教学检查1、负责组织学生对教师的教学质量测评工作。2、负责组织期中学生座谈会、教师座谈会,并写出座谈会的会议纪要及时上报教学督导。3、负责上学期试卷抽查工作的收集并及时上报教学督导室。4、组织各教研室写出上学期的工作总结、本学期的工作计划、教研活动计划并存档。5、及时将各种教学资料整理汇总装袋,妥善保存。(三面向学生的工作1、组织学生选修课的报名工作。2、组织好本系学生补考的准备工作和安排学生补考,将学生的补考成绩打印排序后上报教务处。3、组织本系部重修学生的报名工作。4、组织学生的计算机应用能力、英语三级、四级、专升本的报名工作。(四其他工作1、负责教师工作量的核算及奖金计算工作。2、负责组织本系部实验室设备采购等工作及经费计划申报