浅析项目秘书岗位职责

1、浅析项目秘书岗位职责    脚印论文网浅析项目秘书岗位职责摘   要在我国，秘书学作为一门独立的学科开始于上个世纪80年代初期。经过二十几年的发展，秘书工作方面的理论研究取得了长足的进步。本文对工程企业秘书中项目经理秘书的工作、在企业管理中的地位和作用进行分析和研究。在此基础上，本文针对项目秘书工作的特点、岗位职责，结合笔者自身实际工作经验认为，项目秘书要更好地适应现代社会对秘书工作不断变化的需求、更好地履行自身岗位职责、充分发挥项目参谋和助手作用应该做到以下几点：第一、拥有积极主动的工作态度；第二、具备良好的品德素养和心理素质、广博

2、的知识素养以及扎实的业务素质；第三、日常工作中遵循一定的工作原则；第四、掌握必要的工作方法。关键字：项目秘书，岗位职责，参谋，助手 经济意识 8参考文献 9 1项目经理秘书的内涵1.1项目经理秘书的涵义一提到“项目秘书”这个职务，人们总会联想到各类文艺作品中经常出现在公司老总身边的各式各样的女性形象。一提到“秘书”，就使人联系到打字、接待和起草文件等各类文字性工作。其实，这些认识都存在着很多的局限性。到底“项目秘书”是一个什么样的岗位？他在公司中的地位和作用如何？如何才能更好的胜任这个岗位？要想更好的认识和理解这些问题，首先应当了解到底什么是“秘书”，它

3、是一个什么样的岗位。“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。在现代汉语词典中对“秘书”的定义是，秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员6。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的秘书职业技能标准一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。我国已经从计划经济转变为市场经济。党政机关的各级领导和企事业单位的负责人所肩负的责任要比过去大得多。这就要求秘书人

4、员也应该相应跟上领导工作的变化，把协助领导决策、指挥、协调、控制作为自己的主要职责。秘书的职责发生了变化，那么秘书的涵义也必然有所不同。从以上几个定义，不难看出秘书就是协助领导工作的人员。根据服务对象不同，可以将我国的秘书种类主要分为公务秘书和企业秘书。根据工作内容或性质的不同，又可以将企业秘书分成不同的种类，如：行政英语中的秘书“secretary”一词中的词干“secret”的意思也是“秘密”。这恰恰反映出秘书工作的重要性和保密性。2项目经理秘书的工作职责“项目秘书”的具体的工作职责可以划分为基本工作职责和特殊工作职责两种类型。项目秘书属于企业秘书类型，它所包含的基本工作职责是指项目秘书与

5、其他类型企业秘书，或者与其他类型秘书一样工作中都应包含的工作职责。例如：文字性工作、接待性工作、会务准备工作等等；特殊工作职责是指项目秘书由于具体工作环境或企业根据自身情况对该职位定位不同，而具有的不同于其他类型秘书或其他企业秘书的工作职责。根据本文工作分析内容以及神龙公司项目秘书实际工作情况，神龙公司项目秘书的工作职责的具体内容如表2所示：2.1 岗位职责（1）协助项目经理办理合同项目的行政事务和文书管理工作；（2）处理项目来往电函，保证信息的及时传达；（3）负责设计项目组各种会议的准备、服务、记录等工作；(4)负责来访宾客的接待工作，联系解决有关问题；(5)负责组织项目文件、资料、报告、记

6、录的收发、整理、编号等工作，保证文件资料的完整、有序、准确及有效地运用；(6)进行项目行政管理、文秘等工作的总结；(7)完成项目经理交办的其他工作；(8)完成部门经理交付的其他工作；(9)与部门其他员工形成互为备份的工作习惯；2.2 工作内容(1)及时完成项目经理安排的工作；(2)见习期内每天记录工作日志；(3)学习公司质量体系文件、HSE管理体系文件，熟悉设计工作流程；(4)学习有关秘书、文档管理、办公软件、日常行文等工作技能；(5)学习PRIMAVERA、PROJECT等计划编制软件；(6)负责部门资料的存档管理工作；(7)负责工时系统维护与数据汇总工作；2.3工作时间大概分布情况表2-1

7、 2009年工作时间分布概表S08038D 北帕斯 S08007D S09017 S09050 Z09012 统计 培训 学习 会议 其他 月份小计8月 25 15     12 18 60 5 50 1859月 50 50     16 12 40 5 30

8、 20310月 20 30 30    12 6 25 5 10 13811月 15 20 80 20   16 18 25 5 9 20812月 10 25 70  40 20 16 24 20 5 12 242工作小计

9、0;120 140 180 20 40 20 72 78 170 25 111 976注：此表中数据为每月工时统计表填报的数据与日常工作记录综合后所得。由于在现实情况中，各个公司的规模、大小、组织架构、所处行业特性等因素的不同，同时，再加上各公司对“项目秘书”这一职务赋予的期望和内涵不同，因此各公司的“项目秘书”的具体工作职责也存在着差异。本文认为，这就是神龙公司根据自己的实际情况，重新对“项目秘书”进行定位，赋予新职责的结果。但是，不论是简简单单的“秘书”也好，还是将“项目秘书”和“

10、项目助理”两个职位合而为一也好，“项目秘书”的工作职责始终应包含公文、公务、公关这些基本工作内容。只是根据公司的实际需要和任职人员的能力，被赋予简单或者复杂的要求和职责。如果从日常工作中重复出现的频率角度来划分，以上的工作职责又可以分为经常的常规性工作和临时的突发性工作两大类别。这种简单的划分同样可以涵盖项目秘书的所有工作内容。常规性工作是指那些在日常工作中经常出现或重复的工作，如起草文件、信函、开会、接待来访等；还有一些具有周期性特点的工作，如年初的工作计划，半年和年终的工作总结，重大节日领导活动安排等等。常规性工作往往都是事先有可预见性，有计划性，执行时有依据和标准可循。项目秘书做好常规性

11、工作，有利于提高组织内部的整体工作效能以及领导的工作效率，使整个组织像一部机器有效运转。作为项目秘书应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排，定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和规律。特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新办法。突发性工作有两种类型，一种是指事前无法预计到的、突然发生的、需要项目秘书及时判断处理的事项，如事故、灾情等必须立即处理偶发重大突发事件；另一种是指需要临时完成的某项突发性任务，如临时要求处理某一事件，为会议准备临时需要的材料，接待突然到访的客人，等等。所有这些，项目秘书必须按照领导要求完成，不得延误。

12、处理重大突发事件，要求项目秘书善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静；完成突发性临时任务，要求秘书人员具有过硬的综合素质，吃苦耐劳的精神，很强的工作能力。项目秘书是一个普通而又不平凡的工作岗位。它的工作职责看起来简单，但是要想做好项目秘书工作确又不容易。随着经济的发展，社会的进步，项目秘书被赋予的角色和内涵也在不断发生着改变。光靠单纯的意愿和热情已经无法真正满足秘书工作的要求，只有同时具有良好的综合素质、广博的知识、专业的培训以及必要的工作经验和工作方法才能更好的实现项目秘书的参谋和助手作用。 3项目经理秘书工作的要求3.1项目经理秘书的工作态度任何企业，都需要那些主动寻找任务、主动完

13、成任务、主动创造财富的员工。所谓的主动，指的是随时准备把握机会，展现超乎他们要求的工作表现，以及拥有“为了完成任务，必要时不惜打破成规”的智慧和判断力。那些工作时主动性差的员工，墨守成规、避免犯错，凡事只求遵守公司规则，项目没让做的事，决不会插手。领导不在身边却依然努力工作的员工，才是真正具有主动性的员工。最严格的表现标准应该是自己设定的，而不是由别人要求的。如果你对自己的期望比领导对你的期望更高，那么你必然会得到领导对你工作的肯定和赞许。如果想登上成功之梯的最高顶端，你必须永远保持主动率先的精神，纵使面对缺乏挑战或毫无乐趣的工作，终能最后获得回报。当你养成这种自觉自愿的习惯时，你就有可能成为

14、领导者。有人说态度是基础。也有人说态度决定一切。因此，积极主动地工作态度，是项目秘书做好本职工作的前提条件。3.2项目经理秘书的工作原则在企业中，项目秘书作为管理人员，应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，要协调好公司内部各种关系：包括与项目之间、公司各部门的领导之间，同事之间的关系等。此外，要注意与公司有关部门建立和保持良好的工作关系。这对于项目秘书搞好工作也是大有好处的。和睦融洽的工作关系是良好的润滑剂。它有利于提高工作效率，降低企业内部损耗。 4项目经理秘书应具备的能力4.1专业能力每一个工程都有它的专业特点，秘书一要多看有关的专业书籍，了解专业术语；二要多

15、读文件、合同，多听会议，三是虚心请教，不能不懂装懂；四要尽快试着进入“角色”，讲行话写行语。4.2文字综合能力在工程建设中这方面的能力要求更高，要准确全面而及时。工程建设大大小小事情，都需要秘书进行综合归纳，迅速反馈出去，各种文件、材料、信函的上传下达等，都需要秘书人员有扎实的文字综合能力。4.3公关能力当今的社会，宣传广告早已进入我们的日常生活。一个工程，特别是重点工程，你不宣传那是无法引起人们的注意和重视的。作为秘书，在这方面应及时报道有关工程方面的大事，广泛宣传工程建设的重要性，宣传工地人物先进事迹，激发人们给予工程更多的关心和支持。 5任何做好项目经理秘书目前，在各地经济建设

16、中，在建工程特别是重点工程占着很大的比重。如何做好重点工程建设的秘书工作，更好地为工程建设服务，这已是摆在秘书工作者面前的一个新课题。作为重点工程建设秘书人员，首先，应具备四种意识5.1参谋意识一个重点工程，它往往涉及到本地区乃至本省各个方面，它总要涉及到各种会议、合同。作为领导助手的秘书人员就需要从高处着眼，从小处着手，收集资料，试探对方意图，全面、尽快地领会领导想法，为领导提供带有启发性的工作建议和决策方案。对此，我专门制定了一份领导每月参阅，将每个月发生的大事、工程进展、解决的问题、存在的不足以及我的参考意见在下个月初呈给领导，收到了很好的效果。5.2奉献意识工程建设，大多条件艰苦甚至恶

17、劣，对此，倘没有一点吃苦的精神，没有一点甘于奉献的热情，要想当好秘书，那是不现实的。我的家离工地三百多里，工地事忙，我一年很少回家，为了尽快适应工程建设需要，我专门购了一套电力方面的书籍逼自己去钻，而自己喜爱的文学书只得割爱了。5.3协调意识一项重点工程，往往涉及到该地区各个环节和部门，关系复杂，稍有不慎，便会麻烦接踵。我所在的水电工程是湖南省大庸市重点工程之一，施工内部，有施工、设计、监理、建设四家；施工外部，有移民、航管、公路、国土、银行等各个部门；另外还涉及到部、省有关部门。对此，作为办公室秘书，对待矛盾纠纷，我总是耐心地协调，真正做到了耐心、虚心、细心。在处理有些棘手问题时，我注意从大

18、局出发，以工程为重，采取原则与灵活兼顾，使许多有可能激发的矛盾得以平息解决。5.4经济意识可以这样说，经济意识的有无，已成为衡量一个秘书工作人员是否具有现代意识的标准之一。作为一个重点工程建设，它的建成投产迟早，直接关系到经济效益。如何采用一定经济手段，力争用最经济的材料，最经济的时间完成工程建设，这不仅是领导层的大事，也是工程建设秘书人员不可推卸的一件大事。对此，秘书人员要注意广泛收集经济信息，进行分析，及时反馈给领导，以减少失误。 参考文献1 蔡超、杨锋主编，现代秘书实务，暨南大学出版社，2007年3月第一版2 郝文勉，“走出秘书学发展的困境”，河南社会科学，2008年1月3 李欣，“如何处理好与领导的关系”，黑龙江科技学院人文社会科学学院，2009年10月，4 李成武，高级秘书业务，中国农业大学出版社，2007年