提高工作效率和质量十二招

1、提高工作效率和质量十二招提高工作效率和质量十二招20102010年年2 2月月2323日日姚程姚程思考驿站：第一讲思考驿站：第一讲 到某些公司工作，就像赢取奥运会的奖牌一样，到某些公司工作，就像赢取奥运会的奖牌一样，它将使你在今后的职业生涯中总是与成就和荣誉联它将使你在今后的职业生涯中总是与成就和荣誉联系起来系起来只需要在那里干上几年，人的能力就得只需要在那里干上几年，人的能力就得到了证明。到了证明。 杰克杰克韦尔奇韦尔奇引言引言 第第336336位位第第287287位位第第230230位位第第234234位位第第242242位位 第第202202位位 2001 2002 2003 2004

2、2005 2006 2007 2008 2009 年份年份排名排名 中国移动连续九年入选中国移动连续九年入选财富财富杂志全球企业杂志全球企业500500强，最新排名强，最新排名9999位位全球企业全球企业500强排名持续提升强排名持续提升公司的卓越表现公司的卓越表现第第180180位位 第第9999位位第第148148位位 优秀企业中的员工无论在个人履历、自身素质、专优秀企业中的员工无论在个人履历、自身素质、专业技能等方面都是业内精英，要想在众多精英中脱颖而业技能等方面都是业内精英，要想在众多精英中脱颖而出，如何有效提高自己的工作效率和质量是一个值得长出，如何有效提高自己的工作效率和质量是一个

3、值得长期深入研究的课题。期深入研究的课题。竞争激烈竞争激烈n 基本工作方法：基本工作方法：思路思路-计划计划-执行执行-总结总结n 充分认识到工作计划的重要性，在计划上花一份充分认识到工作计划的重要性，在计划上花一份力气胜于在执行上花两份。力气胜于在执行上花两份。n 长期计划长期计划+ +短期计划短期计划n 长期计划更重要长期计划更重要第一招：制定计划的重要性第一招：制定计划的重要性一个人能力的强大，很大程度上取决于他整合外部资一个人能力的强大，很大程度上取决于他整合外部资源的能力，要善于利用外脑。源的能力，要善于利用外脑。n不重要的事务善于授权别人完成，但要做好重要环节的审不重要的事务善于授

4、权别人完成，但要做好重要环节的审核把控。核把控。n平时留心收集重要工作模板、文稿模板，以备后用。平时留心收集重要工作模板、文稿模板，以备后用。n善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在哪里能找到答案。哪里能找到答案。n自己没有思路的时候要及时向领导求助，或召集同事召开自己没有思路的时候要及时向领导求助，或召集同事召开头脑风暴。头脑风暴。第二招：善于利用外部力量第二招：善于利用外部力量n 高效能人士的七个习惯高效能人士的七个习惯之一，优先完成重要不之一，优先完成重要不紧急的事情。紧急的事情。n 提升效率的原理解释提升效率的原理解释n 如

5、何判断哪些事情是要事？如何判断重要性？如何判断哪些事情是要事？如何判断重要性？第三招：要事优先原则第三招：要事优先原则1、全年重点工作任务2、紧盯目标原则，无线室的价值在哪里？如改进网络安全性能，解决软件隐患；3、涉及钱财物支付等事宜，如涉及合同签订、会议承办、支付费用等4、领导交办的任务n 判断一件事情能否在判断一件事情能否在5-105-10分钟内完成，如可以就应分钟内完成，如可以就应立即做完。避免转身忘记影响工作。立即做完。避免转身忘记影响工作。n 可以有效提升服务对象感知。可以有效提升服务对象感知。第四招：小事优先原则第四招：小事优先原则n 如有涉及需要别人配合完成的工作，应尽可能早如有

6、涉及需要别人配合完成的工作，应尽可能早的提交别人，为别人留出更多的时间。的提交别人，为别人留出更多的时间。n 你的重要工作对别人来说往往只是你的重要工作对别人来说往往只是一般性的配合工作。一般性的配合工作。第五招：别人优先的原则第五招：别人优先的原则n 你是每次看一本书，还是同时看几本书？你是每次看一本书，还是同时看几本书？n WindowsWindows系统系统-多任务处理系统多任务处理系统n 要不断培养自己同时处理几件重要工作的能力，因要不断培养自己同时处理几件重要工作的能力，因为许多工作必须启动起来，才能在为许多工作必须启动起来，才能在实施过程中发现问题。实施过程中发现问题。第六招：多任

7、务处理能力第六招：多任务处理能力要尽早养成使用工作备忘录的习惯，并且不断提高要尽早养成使用工作备忘录的习惯，并且不断提高信息化水平，加入提醒、搜索、分层等功能。信息化水平，加入提醒、搜索、分层等功能。n 工作记录小软件工作记录小软件n ExcelExcel表格表格n OutlookOutlookn 会议记录汇总软件会议记录汇总软件第七招：工作备忘录第七招：工作备忘录5S5S是指整理（是指整理（SEIRISEIRI）、整顿（）、整顿（SEITONSEITON）、清扫）、清扫（SEISOSEISO）、清洁（）、清洁（SEIKEISUSEIKEISU）、素养（）、素养（SHITSUKESHITSUK

8、E）。）。n经常整理自己的电脑文档，有助于在需要的时候，快速准经常整理自己的电脑文档，有助于在需要的时候，快速准确的找到，大大提升工作效率。确的找到，大大提升工作效率。n每个人每天累计在文档查找上花费的时间虽然不多，但是每个人每天累计在文档查找上花费的时间虽然不多，但是一个月甚至一年累计后的时间就很可观。一个月甚至一年累计后的时间就很可观。n要异常珍惜每天要异常珍惜每天8 8小时工作时间的每一分每一秒。小时工作时间的每一分每一秒。n包括经常整理通信录、建立邮件群组、文档分类归档等包括经常整理通信录、建立邮件群组、文档分类归档等第八招第八招：5S工作法工作法n 要善于在工作中总结模板，整理标准文

9、档（包括照要善于在工作中总结模板，整理标准文档（包括照片、往来邮件、各类文档、流程、通信录等），今后不片、往来邮件、各类文档、流程、通信录等），今后不论是工作交接，还是自己重复开展类似工作，都大大提论是工作交接，还是自己重复开展类似工作，都大大提升效率。升效率。n 在总结模板的基础上，每一次重复开展类似工作后，在总结模板的基础上，每一次重复开展类似工作后，不断加入新的元素，这次我哪里还没有考虑周全，下次不断加入新的元素，这次我哪里还没有考虑周全，下次要注意的地方等等，注重积累。要注意的地方等等，注重积累。例：欧美法律（一种工作的方法）例：欧美法律（一种工作的方法）第九招：经验管理第九招：经验管

10、理n 一天各个阶段的时间含金量是不同的，把精力最好的一天各个阶段的时间含金量是不同的，把精力最好的时间段安排做最紧急重要的工作，利用普通时间最一般时间段安排做最紧急重要的工作，利用普通时间最一般事务性的工作。事务性的工作。n8 8：30-930-9：00 00 查看查看oaoa中是否有重要紧急文档，并及时处理中是否有重要紧急文档，并及时处理n9 9：00-1100-11：00 00 重要工作（侧重与别人沟通的）重要工作（侧重与别人沟通的）n1111：00-1100-11：30 30 处理处理oaoa中一般文档中一般文档n午休午休n1313：30-1630-16：30 30 重要工作（侧重自身工

11、作的）重要工作（侧重自身工作的）n1616：30-1730-17：00 00 处理处理oaoa中一般文档中一般文档n1717：0000以后以后 列出明天的重要工作信息列出明天的重要工作信息第十招：时间管理（一）第十招：时间管理（一）要善于利用垃圾时间完成零碎或不重要的工作要善于利用垃圾时间完成零碎或不重要的工作n不重要的会议不重要的会议n午休时间午休时间n出差晚上或出差车上出差晚上或出差车上n部分等待的时间部分等待的时间第十招：时间管理（二）第十招：时间管理（二）n 努力改掉拖拉的坏习惯，比如领导交代在努力改掉拖拉的坏习惯，比如领导交代在1010天后完天后完成一项任务，很多人要到第成一项任务，很多人要到第8 8、9 9天才开始，届时如有其天才开始，届时如有其它重要事情就会很被动；它重要事情就会很被动；n 我的成功来源于我的马上行动。我的成功来源于我的马上行动。第十一招：立即行动原则第十一招：立即行动原则对自己的工作要及时跟进追踪，例如对自己的工作要及时跟进追踪，例如OAOA发文不能发发文不能发出去了就不管了，要及时查看流程，督促相关人员阅文；出去了就不管了，要及时查看流程，督促相关人员阅文；另一方面，要注意领导修改了哪些地方，及时领悟并学另一方面，要注意领导修改了哪些地方，及时领悟并学习。习。第十二招：项目跟踪第