最新Office应用大全

1、最新Office应用大全    1.在Execl中快速互换数据                             在Execl中，输入数据后，相邻两列或两行数据如果要进行互换，一般方法是用“复制”“粘贴”的方法来进行，其实还有更快的方法。   

2、 假定要把A1:A7和B1:B7的数据互换，先选取A1:A7，接着将鼠标移到选取范围的边缘，光标的形状变成白色箭头状，这时先按住键盘上的 “Shift”不放，再按住鼠标的左键，拖动鼠标到B2:B7右边框线上，这时在右边框线上会出现一条虚线，并会出现一个黄色的提示框，内容为“C1:C7”（不可搞错），这时先松开鼠标左键后，再松开“Shift”键，这时，我们可以看到，数据已经互换了。相邻行之间的数据互换可如法炮制。    微软专家点评:要严格按照技巧中的说明进行，稍有差错结果就不正确。    返回 

3、                        2.禁止Word中图形随段落移动                        

4、    选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择“设置图片格式”命令。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。    微软专家点评:注意，这种锁定是对图片所在页面位置的锁定，换言之，并不能保证图片在文档中的位置不变。     返回          &

5、#160;              3. Excel中快速选定大面积区域                              在工作中经常要选定一些大面积的区域，总选不准。其实，可以

6、在Excel的“名称栏”（位于公式“fx ”前）中输入欲选择区域的对角单元格的名称，如果没有命名，用行列号也可以，单元格用“:”隔开，例如:A2:D4，按回车键确认。    微软专家点评:可能有人认为这个方法不如鼠标操作方便。但如果您试着选中一个几百行的区域，就会发现，实际上我们大多数人都没有那么深的涵养，以致屏幕滚动速度过快，往往还不如采用本技巧的方法来选定大区域。不过本技巧的作者的示例区域并不大，也许是笔误吧。     返回       &#

7、160;                 4.自动翻页(WORD)                             在Word中，可实现自动翻页功能，翻

8、页速度可方便调整。实现方法是：选择“工具”菜单中的“自定义”，选“命令”标签，在“类别”栏中选“所有命令”，在“命令”栏中选“AutoScroll”，并拖到菜单下面的工具栏中，出现“自动滚动(&A)”按纽，用鼠标右击“自动滚动”，可按自已喜好修改命名、图标。    当阅读或修改长文档时，先切换到“普通视图”，点击“自动滚动”按纽，鼠标立即跑到右侧滚动条处变成了黑三角，文本开始炯炯上升，移动黑三角可调整翻页速度和方向。需要修改时，点击鼠标左键便停止滚动，改完后再点此按纽。让它象电视字幕一样上滚吧，因为我的双手该休息一会儿了。  

9、   返回                         5.启动WORD时显示“打开”对话框                    &#

10、160;        我们在启动Word后所做的第一件事情如果是“打开”一个原有的文件，可强制程序启动时显示“打开”对话框。在自我运行宏“Autoexec”的帮助下，可很容易自动执行启动任务。    在Word97中，创建该宏的步骤如下：     运行Word，选取“工具”、“宏”；     在对话框的“宏名”域中，键入Autoexec，然后单击“创建”按钮。    

11、; 在宏编辑器中的SubAutoexec()和EndSub行中间，键入下面一行文本：Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     选取“文件”、“保存Normal”，然后选取“文件”、“关闭并返回到MicrosoftWord”。    返回                     &#

12、160;   6.在文档间快速复制粘贴                             首先打开欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，把相关文档同时平铺在一屏上，选中并拖动对象，把欲传送的对象复制到目标位置。      &

13、#160;                  7.连续数字的快速输入(Excel)                              在Exc

14、el中，可快速输入连续数字。首先选取数字单元格，将鼠标移至此单元格的右下角，这时出现“+”，按住鼠标右键下拉（从左往右填数时则右拉），出现结束数字时停止。    返回                         8.快速打印反字       &#

15、160;                      打印反字一般是为了制版印刷的需要，很多文字处理软件上有打印反字这一功能。 Word作为普及型文字处理软件， 其6.0、95和97版都没有直接的反字输出功能，但只要我们稍加处理，就能解决这个问题：     在打印对话框中，选择打印机属性中的打印机类型，你会发现同一打印机有两个选择，其中一个带有Mirror字样

16、，意思是镜像，其实就是反字打印。但打印对话框中对打印机的重新设置， 有时不起作用，这时只能另想办法：回到Win95桌面，打开控制面板，双击打印机，选中所用打印机点右键，选属性中的详细资料，打开打印机类型项再选中有Mirror字样的打印机，确定后是不是一切OK? 打印完后别忘了改回来。不同的打印机可能有不同的解决办法，但只要多想多试，一定会解决问题。    返回                

17、60;        9.表格一次删个光                             在word中编辑表格时，选种要删除的部分，按下“delete”键，删除的是其中的文本内容，表格部分还存在；按下“backspace”键，则删除的是选中的

18、全部，包括单元格、表格行或是整个表格。 （微软专家点评：真的是这样，不过一定要选中表格中的单元格，而不单单是表格中的内容。）                         10.打开影子文档              

19、               如果你只想打开某个office文件看看。而不愿有以为的改动，你可以右击该文件，选择“新建”，当你保存时，它会提示你另该文件取个名字，这样就不会把原文件该破坏了。    返回                  &

20、#160;      11.文字加粗                             如果是在一段文字的一开始给文字加粗时，只须在这段文字的开头处输入一个“*”（不含“”），然后再在这段文字的末尾处家上一个“*”，这是就可以看到加粗的效果了。如果想在一段文字的中

21、间部分给文字加粗，则要在欲加粗文字的起始部分先输入一个空格，然后再按前述方法加粗即可。（微软专家点评：这是一种键入时的自动套用格式功能，默认情况是不起用的。）                         12.字体大小任我调           

22、                  在word中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+”可逐渐放大文字，而按下“Ctrl+”则可逐渐缩小文字。快速缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+shift+>”可快速放大文字,而按下“Ctrl+shift+<”则可快速文字缩小文字。    返回    

23、                     13.快速定位书签                             在

24、需要定位的位置，选取"插入"菜单中的"书签"命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按"添加"即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。    专家点评:    知道书签功能的用户不在少数，不过使用书签的人却为数不多，也许是我们的文档多不够大吧？实际上书签除了定位功能外还有很多作用，如很多和书签有关的Word域；文档内的超级链接以及文档目录。    返回    

25、                     14.使用自定义序列排序                            

26、0;使用自定义序列排序 在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置     专家点评:    自定义排序只应用于"主要关键字"框中的特定列。在"次要关键字"框中无法使用自定义排序次序。若要用自定义排序次序对多个数据列排序，则可以逐列进行排序。例如，如果要根据列A或 列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过"排序

27、选项"对话框确定自定义排序次序。下一步就是根据列 A 排序。    返回                         15.在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片            

28、;                 在编辑PowerPoint时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击"插入"-"新幻灯片"-"请选取自动版式"-"确定"，的确过于繁琐，有捷径吗？有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试"Shift+Enter(回车键)"，奇妙吧！当然了"Ctrl+M"也可以。不信？你试试看

29、.     专家点评:    在格式工具栏中有一个新幻灯片按钮，也是一个快速插入新幻灯片的方法；如果偏爱快捷键，则建议使用"Ctrl+M"。"Shift+Enter(回车键)"在不同的视图和状态下会有不同的作用，仅在幻灯片缩略图窗格中选定一张幻灯片的情况下，才能起到插入一张新幻灯片的作用。    返回           

30、60;             16.平均Word文档的分栏                             我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要

31、将定位插入点到文档末尾，然后选择"插入|分隔符"命令，在弹出的对话框中选择"连续"单选按钮，然后"确定"，这时候最后一页的栏也变成等长的了。     专家点评:    本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。    返回    

32、                     17.更快速的全部保存                             

33、;有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择"文件"菜单中的"全部保存"即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的"保存"按钮，这时"保存"按钮的图标就变成"全部保存"的图标，松开鼠标，即保存完毕。     专家点评:    这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之

34、亦然。读者可以这样来试验，先按下Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。    返回                         18.如何群发邮件         

35、0;                    在OUTLOOK"联系人"中选定所需收件人，从"工具"菜单中选择"邮件合并"命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。     在出现的WORD文档中输入邮件内容，从"邮件合并"工具栏中选择"合并到电子邮件"，再按"确定&qu

36、ot;。OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。     专家点评:    邮件合并功能最早是为发送批量的普通邮件设计的。现在也可以批量发送电子邮件。也许您会质疑：电子邮件的收件人、抄送和密件抄送可以有多项，何必批量发送？实际上，我一开始也是这么认为的，直到有人开发了一个发送工资条的系统，我才意识到：微软不做没用的事    返回            

37、;             19.Word表格计算                             在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定

38、位在记录结果的单元格中，然后打开"表格"下拉菜单中的"公式"命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或"粘贴函数"。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C等表示，行数用1、2、3表示。     专家点评:    Word表格的计算功能虽然无法和Excel相比，但却远远超出一般人对于"简单"的想象。除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外，另有求和、取整等18个函数可供选用，如果定义了书签，还可以引用书签进行计算。 &

39、#160;  返回                         20.Word斜线表头                     

40、;        将插入点定位在单元格中。然后执行"表格"菜单中的"绘制斜线表头"命令，当出现对话框后，选择"表头样式"（共有5种可选择），分别填入"行标题"（右上角的项目）、"列标题"（左下角的项目）和"数据标题"（中间格的项目）以及"字体大小"等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。   

41、  专家点评:    最简单的表格只有行列2维。在手工处理数据的年代，为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息，人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。但数据库管理系统出现之后，我们只使用结构最简单的表，原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。因此，一般说来，斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。    返回                

42、;         21.快速重复输入                             在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。  

43、60;  专家点评:    其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的"重复"命令。不过这个命令有3个快捷键，大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y，也有人用功能键F4；本技巧给出的则是它的第3个快捷键。    返回                       

44、;  22.送你一个外出小秘书                             在Outlook 单击"工具"菜单中的"外出时的助理程序"项。在对话框中点选"我目前外出"选项后，点下方的"添加规则"。在"编辑规则

45、"对话框中设置规则。如：选择执行下列操作中的"答复"选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。    专家点评:    此功能属于Outlook服务器端的邮件规则，需要Exchanger Sever的支持。否则可能根本无法找到该菜单命令。    返回                         23.让Office2000重新恢复活力