用简单方法做复杂事务——谈改进编辑工作数法

1、    用简单方法做复杂事务谈改进编辑工作数法    毕业论文    【内容提要】基于电脑和网络技术，在不增加经费和设备的情况下，利用WINDOWS办公系统实现报刊编辑部部分管理现代化、部分工作无纸化，减少重复劳动，提高工作效率。栏目策划是学报发展方向之1，编辑应努力做好这项工作。 【摘 要 题】编辑学 【关 键 词】报刊编辑/电脑应用/office办公系统/栏目策划 【正 文】    很多文章谈到如何利用计算机和网络技术做好学报编辑工作这个问题

2、，总体感觉是理论性太强而实用性甚小，因为按它们的提法去做，需要增加相当的经费以购买硬件和软件，同时还需1定的培训时间，对于大部分经费紧张、人员较少或电脑操作能力较弱的报刊编辑部来说，无疑是水中望月。如何利用现有条件改进工作成了笔者常常思考和向同事、同行请教的问题。经过近3年的摸索与实践，笔者掌握了1些技巧，现供大家参考。    1、来稿管理    充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持我刊不刊

3、发此类文章请投它刊”和单位落款（利用输入法的手工造字功能，34键即可完成）。如果觉得这样不够礼貌，另1种做法是写好规范的退稿信放在“常用文档”中，在回信时，打开文档，复制到电子邮件系统中去，这也很省时省事。    下1步是把进入初审的文稿下载到相应文件夹，可名为“200504初审”，有的准备延期待用的，则可另建文件夹“200601初审”。同时，要将作者的电子邮箱地址拷下粘贴在正文特定位置。有些文稿可能缺少1些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改5日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。将修改过准备2审的文稿移到“200504

4、2审”文件夹。    2、审校管理    责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另1外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将它发给作者，再视作者的修改情况定夺。外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”（EXCEL）是有必要的，它的主要内容项有“姓名”“单位”“邮编”“EMAIL”“电话”“职称”“专业”。同时，要建1个“文章数据总

5、库”（EXCEL），它的主要内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”（设置成￥00.00格式）“备注”。    之后将文稿全部打印出来，编好排版序号，再根据“文章数据总库”，制1个“2005年第4期拟用表”，内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“初审”“外审”“2审”“3审”。这才将文稿和表格送2审和3审。通常要多准备1些文稿，以防个别文稿通不过复审，更主要的是防正式排版后才发现不够页码。对于没通过复审的文稿，则要给作者发1封退稿信。    这些工作完成后，让印刷厂根据审定的文稿排版印出校样。我们还是主张人工纸质校

6、对，因为在排版文档中校对大量文稿是很累人的，工作效率、质量比较低，至于转版，更是不好完成。初校完成后，要将其他内容补上，如“目录”“编者按”“征稿启事”等。对于排不上的文稿，则要与作者联系，共商解决办法，最好是让他同意在下1期发表，这样可省却再审之事。初校还有很多事要做，如文章图书分类号、文章编号、版式等。2校主要看印刷厂是否将初校改正，整体是否完备。3校则是最后把关，责任编辑、2审、3审在校样上签名以示可以付印。3校样则作为档案保存。    刊物印刷完毕后，应要求印刷厂将排版文档转为纯文本文档，再将两种文档拷回编辑部，用途之1是通过电子邮件系统发给合作网站，另1

7、用途是编辑部存档以备用。编辑部用途可能有以下几种：1、利用电脑工具中的“字数统计”，得出本学报排1版、两版、3版、4版、5版的字数，这样编辑稿件时增删多少字数就心中有数，减少转版数。2、备建设学报编辑部网页时用。现在很多学校都有自己的网站，学报是高等院校的重要组成部分，等条件成熟，学报也可上网，这样就多了1条传播途径。3、有些作者和读者也要求提供电子版文章。    3、稿费和刊物发放    由于人员因素，编辑要兼做编务工作，主要是稿费和刊物发放。    根据“文章数据总库”，在EXCEL中制作“2005年

8、第4期外单位作者稿费审批表”（内容项有“编号”“姓名”“题目”“单位”“邮编”“稿费”“备注”，“备注”栏输入“邮汇”）和“2005年第4期本单位作者稿费审批表”（“编号”“姓名”“题目”“稿费”“备注”，其中“备注”为作者领款签名用）。当然，在表中要有稿费总额、审批、会计、复核、经办等人签字的地方，以及编辑部落款、日期。需要说明的是，操作人员要熟悉EXCEL的主要功能，如合计、排序、筛选、制表，否则，本文的技巧很难派上用途。    假如您的外稿很多，那么这些稿费的寄发是1件很痛苦的事，邮局要求每笔汇款都填写完整清楚，若手工填写210张，不仅费时，而且有时难免出错

9、，关系到钱的问题，性质有时是很严重的。众所周知，邮局经常更换汇款单格式，所以花钱去买汇款单打印软件不是明智的行为。况且单位不1定会同意报销这样的开支。如果您掌握了以下方法，则可以不变应万变。现将最新的邮局汇款单填写技巧介绍如下。    在WORD中按实物汇款单大小制作1个“汇款单”表格，核心部分如：作者            邮编单位厦门教育学院学报编辑部    361004    &#

10、160;   稿酬厦门槟榔西里199号                       05年4期      （说明：为使内容打印在汇款单相应位置，需要在此表格基础上在4周增加1些空框和调整表格。表格线在实际运用中隐藏，否则会在汇款单上打印出来。有标记的项是邮件合并项，要注意字体大小和字间距）  

11、60; 具体操作步骤：1、打开WORD“汇款单”表格。2、点“工具”。3、点“邮件合并”。4、点“创建”。5、点“邮件标签”。6、点“更改文档类型”。7、点“获取数据”，文件类型框要选择为“MS EXCEL工作簿”，找到“文章数据总库”。8、点“查询选项”，选择“单位”为“不包含”“本单位名”与“编号”“含”“0504”。9、在WORD中点“合并至新文档”。10、逐1打印到实物汇款单。这样就得到2005年第4期外单位作者的稿费汇款单。    若需要制作稿费收据和存根，则可用同样的方法，先在WORD中制表，如：    

12、0;             厦门教育学院学报稿酬存根              编号作者:     作者      单位:        单位题目:   &#

13、160; 题目                          期数:        05年4期稿酬:     稿酬大写元整稿酬         

14、备注:        备注主管:      张3         经办:         李4                20051220  &#

15、160;                厦门教育学院学报稿酬单(代收据)        编号作者:       作者      单位:       单位题目:    &#

16、160; 题目                          期数:         05年4期稿酬:     稿酬大写元整稿酬        &

17、#160; 备注:        备注主管:      张3         经办:          李4                20051220&#

18、160;     （说明：相对于上表，此表设计更为容易，用户可以任意设置栏目和内容及字体大小。表格线在实际运用中隐藏。有标记的项是邮件合并项。稿酬大写可由EXCEL自动完成，步骤是：在“文章数据总库”中，复制“稿酬”另设“稿酬大写”1项，然后通过EXCEL的“设置单元格格式”“数字”“特殊”“中文大写数字”命令组将该项设置为大写格式。）    其余具体操作步骤与打印汇款单10步类似。为节约纸张，打印时要将A4或B5纸张裁成两半。打印后按序装订，骑缝盖财务章，再上下裁开，代收据交财务人员领出稿费。将汇款收据贴在相应存根背面。为减少工作量

19、，外单位作者稿酬可将其汇费计入。    至于样刊发寄，如果不是由印刷单位负责而由编辑部自己做，省事的方法是将数据库中的“邮编”“单位”“作者”3项内容复制出来，调整字体间距，打印在纸上，然后裁出，再贴在信封上。如果要考虑美观因素，则可参照打印汇款单的方法，先制作1个信封表格，再与数据库合并成新文档，直接打印在信封上，条件是您的打印机宽幅要足够大。    4、常用文档管理    前文讲到将退稿信放于“常用文档”文件夹中，其实在工作中，还有1些文档会常用到，如1些作者要求学报编辑部出示的“用稿证明”和“稿费证

20、明”，还有外审信、刊发通知、稿酬审批表。因为这些文档每次使用时的内容是大同小异的，若每次都输入1遍，纯粹是重复劳动。所以，保存这些文档是必要的。此外，可将平时上网下载来的1些文件集在1起，如出版法、著作权法、学报管理条例、出版资格考试条例、本单位制定的学报管理规定等，真正做到“有法可依”，行之成文时引用较为方便。现在网络上还有1些有关学报编辑的文章，可以下载存档，以供不时学习借鉴。    5、策划管理    学报策划包括整体策划和栏目策划。为适应网上阅读，学报应分两栏排版。这里着重讲栏目策划。考虑到单位和学报性质，我刊将“教育教学研究”作为