正确、灵活使用院属单位档案管理系统

1、正确、灵活使用院属单位档案管理系统北京东方飞扬软件公司 范威中国科学院院属档案管理信息系统（以下简称系统）自2003年1月投入使用以来，随着系统的完善、升级，用户使用范围再不断扩大，期间大家遇到了许多在使用过程中的问题，在此做一总结性的回顾，以供大家参考、交流。一、 一、系统使用中出现的问题需要我们更迅速、更准确、更方便的去解决在使用过程中，通过测试和用户反馈发现了一些软件bug，错误的出现直接影响了正常工作的进展。面对出现的错误，我们应该注意“更迅速”“更准确”“更方便”的修正错误。更迅速：现在用户一但发现问题，可以通过多种渠道反馈给开发商，例如电话、邮件，将来我们还会通过档案馆网站开设专门

2、的论坛与大家交流问题。当公司技术部接收到问题后，首先从操作问题、技术环境问题、软件问题三个方面分析解决问题的途径：如果是软件错误问题将反馈到软件开发部，修改完成后会根据用户单位情况更新应用系统。更快的解决问题，需要每一个环节保持畅通，这其中包括了用户和开发商的协作。更准确：发现问题需要准确的描述，公司技术人员也一定要找到问题的症结所在，不要出现理解错误导致后面工作的延迟。理解问题通常有如下步骤：用户首先描述问题；技术人员根据描述判断问题出现位置和可能的情况；技术人员引导用户更为深入的描述问题；确定问题分类，给用户一个明确的解决方案。更方便：软件系统的成熟过程就一定伴随着升级工作。随着程序修改幅

3、度的逐步减小，升级会更为快捷方便，待档案馆网站建成后，今后我们会把程序提供在网站上供用户下载。二、 二、深入了解软计算机和软件系统“工欲善其事，必先利其器”，做好事前的基本准备是做好工作的前提条件。要更顺手的应用软件需要注意以下两点：更多的了解计算机知识；软件是一个流程。1、更多的了解计算机知识。计算机硬件的发展及其普及已经达到一个较高的水平，软件平台的应用还处于初级阶段。学习使用计算机最好的途径：我有一颗平常心。在使用的最初阶段可能有许多不明白的东西，但只要逐步总结经验，多听、多问、多操作，能够很快的将小的知识点汇集成一个知识体系。我们就会发现使用计算机就像骑自行车一样自然顺手。2、软件的运

4、行是一个流程。软件的使用过程中一个突出的特点：流程化的操作。在达到一个目标前需要进行多步操作，而这些操作又有一定的顺序。比如要录入数据：打开主界面输入用户密码进入系统选择档案管理模块点击数据录入选择需要录入的档案库点击追加填写数据点击确定完成一条数据的录入。不同操作流程，达到不同的目标。他们有相似的特性，学习了多种这样的流程就可以涉及到多个模块，如果多次应用就能够触类旁通了。3、出现问题如何解决？一般有如下解决流程：查看“档案软件使用说明书”或者“软件常见问题列表”；看一下别的单位是否有类似情况，是否可以借鉴一下；向技术服务人员咨询。一般在询问开发商以后，都能判断出来是程序问题或操作问题并给出

5、答复。问题解决后，开发商会将问题分类汇总，并定期发送给用户作为参考。在解决问题的过程中开发商和用户都要心情平和的去面对问题，这样能更快更直接的发现问题所在。三、灵活应用在使用软件过程中要达到一个目标通常有多种途径。理解操作本身的原理，就可以灵活的使用各模块达到目标。1、 1、例如需要赋予档案馆档号内容。简要流程如图：鉴定移交数据准备录入数据鉴定档案数据编制档案馆档号档案移交档案库鉴定库移交库 要给档案馆档号赋值需要满足的条件是录入档案数据、鉴定数据，针对鉴定数据编号。在编号过程中发现遗漏文件需要补充时请注意，数据在鉴定库中不需要返回档案库，然后再汇同补充文件鉴定到档案库。便捷的操作是：在档案库

6、录入数据，鉴定录入数据，针对鉴定库重新编号。2、如果鉴定数据发现错误，可以直接在“鉴定数据调整”中进行修改，而不必返回档案库。将鉴定数据返回原库只有在发现此数据“鉴定错了，它本身不是需要移交的数据”时，才需要返回档案库，如果鉴定数据出现文字错误、编号错误，在“鉴定移交”模块本身就可以进行一定的调整。 总的来说，在行业中应用软件产品是一个系统的工程，其中包括项目调研、设计、项目实施、用户培训、软件升级、日常维护等等步骤，在每一个步骤都可能出现我们未曾预料的情况。但我们相信，在中科院办公厅、档案馆、各科研所及系统开发商的密切配合下，中科院档案管理工作会更深入、广泛的进入信息时代。软件常见问题列表一

7、、系统的设置1.浏览器设置必须进行浏览器的设置，否则应用程序会出现多种异常情况。打开IE浏览器。工具Internet选项常规Internet临时文件设置检查所存网页的较新版本选择为：“每次访问此页时检查”。2.速度的说明此系统运行的速度取决于，用户数据量、服务器性能、客户端计算机性能、网络速度等等因素的影响，如果出现速度缓慢情况，可以按照上述项目检查某项指标是否有较低的性能。浏览器在速度缓慢的情况下会出现“忙”“暂停工作”的现象，属于正常情况。3.在多个浏览器打开状态，“档案检索”“分类录入”等涉及两个窗口协同工作时容易出现不响应的错误。建议工作时只打开一个工作环境。4.防火墙本系统是一个基于

8、web结构的软件产品，他的web服务器是Tomcat。Web服务器是众多病毒攻击的首选对象，如果您的计算机放置的网络环境中有病毒，则此web服务器就容易受到攻击。建议采取以下措施：4.1安装防火墙，防止病毒。4.2将此服务器放在内网或病毒较少的环境中。4.3将此服务器与其他网络隔离使用。对于安装防火墙后可能出现另一个问题：个别时间内，防火墙拦截web服务器的访问，也就是说客户无法正常连接web服务器。对此，请您尽可能使用先进的防火墙技术。上述描述中加重的为提醒用户必须设置的内容。二、问题及解决方案列表1、 1、首次安装出现错误 一般情况下可能出现的问题：1.1服务器IP地址书写错误；1.2数据

9、库没有恢复成功。解决方法：手工恢复数据库，请参见相关说明；1.3数据库的安装过程中需要用户输入连接数量，应建立至少100个连接才能正常运行本系统。如果您已经安装了数据库系统，请检查是否达到上述要求。2、 2、升级出现缓慢或错误升级过程中将对用户的数据进行转换，在整个进程中依据用户数据量的不同时间有所不同。例如，10000条数据大约需要3分钟，属于正常情况。升级完成后如果出现错误提示，尚不必担心，可参照提示查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目录下的文件error.log文件或联系开发商。3、第一次使用本系统，要求定义正确的全宗名称、全宗号，不允许错误，因为用户所

10、有录入的数据都将建立在全宗的基础上。如果不清楚可以询问中科院办公厅或中科院档案馆相关人员。4、WEB报表打印方面的处理与C/S应用程序打印有较大的区别。IE本身允许用户设置某些内容输出，例如：右上角的页数等。如果此项内容出现错误，需要检查IE本身设置。报表打印多页时容易出现打印内容跳页的情况，请检查跳转页面是否有某些条目数据占据多行的情况，如果有办法解决数据占据多行，就可以打出正常的报表或与开发商联系。5、运行程序后有很长一段时间没有操作，系统处于闲置状态，系统可能出现无法正常使用或进入的现象，重新启动IE浏览器即可。如果还是无法正常运行，请重新启动WEB服务器。请注意不使用本系统时将IE浏览

11、器关闭。6、在使用过程中系统会自动记录错误日志。此功能主要应用在系统升级，数据导入等模块，如果系统提示出错，用户可以直接查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目录下的文件error.log文件，也可以与供应商联系。7、数据导入，详细请参见说明书中的描述，常见问题如下。 7.1 Excel文件中的数据必须是第一行为字段名称，从第二行开始为数据内容。 7.2 Excel文件中的字段名称不能包含空格，不能有特殊字符。 7.3 Excel文件中的数据不能有空行。 7.4 另存为dbf文件时，应保存为dbf 3(dbf )格式，并为英文名称，例如：wsaj.dbf。 7.5

12、 导入数据时部分数据丢失，可能是您的某一个字段的宽度超过了系统原先定义的字段宽度，请将系统中的字段宽度。例如：“分类名称”的宽度可以改为100个字符。8、档号中如果有“字符型”数据，例如 k-10-001、k-4-001 。由于档号是字符型数据，排序时发现档号“k-10-001”排在“k-4-001”的前面。 解决办法：1、在数据“4”之前补充“0”。 2、打印时选择部分数据进行打印，不要全部选择数据打印。9、如何修改连接数据库的参数。请使用记事本打开C:/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th/WEB-INF/db/classes/db/perties 文

13、件（perties本身是文本文件），修改其中的sqlserver.url下的ip地址。如果改为，则默认的本机地址。也可以更改为计算机真正的地址，例如：1。10、数据导出没有生成数据或缺少数据。在数据导出或档案移交时，数据中由于包含了特殊字符，所以无法导出。其中要检查的是数据中是否包含“回车符”，“回车符”是一种看不见的字符，表现是两行数据没有紧密相连。在V2.01版本后都会有转出错误数据的记录error.log文件，用户可以根据此文件进行查找、改正数据。11、应该如何导出鉴定完成的数据。数据应该以一个科研所为单位进行移交。也就是说在移交数据的时候应

14、该选择科研所名称，点击“导出”，这时系统会自动将本单位的文书、科研、基建等类型数据全部导出并压缩为一个文件“data.zip”，将此文件下载到本地即可转交档案馆。12、鉴定后的数据可以进行什么样的调整。 鉴定完成的数据，应该是比较正式和准确的数据，在系统中考虑到鉴定完成的数据具有一定的重要性，所以对于他们可以进行有限的操作。例如：允许修改，但不允许增加、删除，不允许批量的进行操作，不允许插删卷。这些限制只是为了保护您现有的鉴定数据误操作的损失。如果需要进行批量的操作，可以将数据返回到档案库，再进行操作。13、如果发现有数据在鉴定环节漏掉了，可以将数据鉴定到鉴定库后，重新编制“档案馆档号”即可将旧的编号数据修正。14、在鉴定移交前，一定要检查已经鉴定的数据是否完整和正确，如果有数据不完整或错误，请一定进行修正。因为如果您将错误数据移交，当您第二次进行移交时就会出现新数据无法进入档案馆系统的问题