档案管理作业指引

1、档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第1页共8页档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第2页共8页1 目的为强化公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作提供有力的支持。2 术语2.1 档案：是经过整理的，具有保存价值的归档文件。2.2 公司档案：是指公司各个部门在从事房地产研究、设计、建造、经营、管理等工作中形成的 具有保存价值的各种文字、图纸、照片、录像等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有 效凭证，是公司发展进程的真实写照和历史记录。2.3 工程档案：是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、 图纸、图表及声像载体材料等。工程档案必

2、须实行集中统一管理的原则。此工作要做到工程 一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工 作同步进行；工程竣工验收时，要与竣工资料、竣工图的验收同步进行。2.4 档案资料按密级分类，有如下几种：2.4.1 绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。2.4.2 机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计 资料、重要会议记录、公司经营情况等。2.4.3 秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、 尚未进入市

3、场或尚未公开的各类信息。2.4.4 普通：是公司可以内部公开，但不可以对外传播的档案。3 适用范围适用于地产平台及各城市公司的档案管理工作。4 关键活动描述4.1 档案管理原则4.1.1 公司档案资料管理分为三个层次：1) 公司级档案管理：地产平台人力行政管理中心/城市公司综合部负责2) 部门级档案管理：各职能部门的档案管理3) 业务人员档案管理：业务经办人员的文件管理4.1.2 公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移 交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据 为己有。4.2 档案的收集和归档4.2.1 各部门按

4、照档案分类、归档、保管期限对照表将各类档案分类、归档，定期向人力行政档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第3页共8页管理中心/综合部移交需要公司存档的文件。4.2.2 多个部门共同参与某一事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档。4.2.3 归档的文件材料，必须满足以下要求：1）归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历史过程；必须层次 分明，符合其形成规律。2）归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手 写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。3）各类归档材料一般为一式一份，归档资料

5、包括书面材料和电子档案材料（设计方案、图 纸等）。4）归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。5）档案移交归档时，要编制档案移交清单，纸质的一式两份，经交接双方、监交人签字后， 双方各执一份，同时要提供可编辑用的 EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录 清单）。此条也适用于城市公司撤销时大批量移交，以目录（纸质及电子档）形式移交。6）如不符合归档要求的， 人力行政管理中心/综合部有权拒绝接收， 直至需要移交的单位整 改符合要求后再接收。4.2.4人力行政管理中心/综合部的档案管理人员应按照档案分类、归档、保管期限对照表要求对接收到的资料有效性进行核查并及时办理收文登

6、记填写文件交接目录，根据资料来源及重要性对资料进行分类，并编制资料名称编号目录表，资料存放在档案袋盒中须与资料 目录对应。1.3 档案收集和移交1.3.1 档案工作坚持“谁经办，谁归档”的原则，在各项活动中形成的档案，必须由各部门负责其 业务过程中产生的文件，由部门专兼职档案管理人员在规定时间内移交公司集中管理。1.3.2 任何个人不得将档案据为己有或者拒绝文件材料的归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门专兼职档案管理人员移交清楚，未经部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。1.3.3 多个部门共同参与某一事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档。1.3.4

7、移交时间要求1）根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：a）即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料、各类证照、合同应即时移交、归档。b）按工作阶段归档移交：如工程类的图纸、签证等档案资料，在工程竣工后统一移交。c）按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等，在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第4页共8页2）按年度归档移交：一般的管理文件资料，一般在形成的第二年上半年内向人力行政管理中心/综合部移交。（例：保管期限对照表供方类）1.3.5 档案移交责任

8、人：各部门负责人保证移交资料的完整性和即时性。1.3.6 各专项档案的搜集和归档要求：1）行政档案是指职能部门的行政、事务管理，收发文、资质、法律事务等档案，收集与归档规定如下：a）人力行政管理中心/综合部：负责收集工商登记，商标、专利、资质证照等文件，并进 行统一管理；b）人力行政管理中心/综合部：负责收集大事记、会议材料、总结、各类收发文、监察文 件材料、管理制度、机构设置等文件，并进行统一管理；c）财务管理中心/财务部：负责收集法律事务档案资料；d）其他各职能部门专兼职档案管理人员经部门负责人审核同意后，于每半年度分别集中系统整理上年所形成的行政类档案，经检查合格后将上半年档案于当年9月

9、底前向人力行政管理中心/综合部移交，下半年档案于次年 3月底前向人力行政管理中心 /综合 部移交。2）经营决策档案是指公司战略发展规划、经营计划与指标文件，各种重大会议决议等档案，收集与归档规定如下：a）运营管理中心/综合部负责日常经营决策文件的收集工作，并由经办人员整理后交本部门兼职档案管理人员保管；b）经营决策类档案由运营管理中心 /综合部兼职档案管理员于每半年度分别集中系统整 理上年所形成的经营决策类档案，经人力行政管理中心/综合部检查合格后于当年 9月底前归档，下半年档案于次年 3月底前归档。3）财务管理档案是指财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、

10、固定资产管理台账、会计凭证类、会计报告、会计账薄等，收集与归档规定如 下：a）财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、固定资产管理台账等，由财务管理中心/财务部兼职档案管理人员收集、整理、保管；b）会计核算档案（会计凭证类、会计账簿类、会计报告类和其他类），会计核算材料在办理完毕后由经办人向本部门兼职档案管理人员移交，由其负责统一管理，不向人力行 政管理中心/综合部移交。4）人事管理档案包括人事工作各种规程、计划、总结，包括员工进公司后形成的劳动合同、 福利保险、职务晋升、职称、奖惩等材料，以及关于人事、组织架构管理方面的各种文件, 收集与归档规定如下：档案管

11、理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第5页共8页a）人力行政管理中心/综合部负责收集和保管有关人事、组织架构管理方面的文件，以及各种人事工作规章制度、计划、总结等；b）人事档案办理完毕后由经办人预整理后移交部门档案管理人员统一管理，人事档案由人事部门负责统一单独直接管理；c）人事档案属机密档案，需按相关档案管理标准和规范随时形成随时归档。5）设备管理类档案包括属固定资产的办公设备、运输车辆、生产设备的技术文件，由人力行政管理中心/综合部负责，档案主管参与收集开箱记录与照片、随机技术文件，试运行测 试、维护记录等，即时归档。6）设计类档案：规划设计管理中心 /工程部负责收集设计图纸、设计评审记

12、录、设计变更、 设计单位合格供方等文件，并由经办人员预整理后每三个月统一交人力行政管理中心/综合部档案管理人员保管。其中设计图纸，要求图纸最终确定后就提交人力行政管理中心/综合部进行备案，并且其后发生的图纸变更也要立即将变更后的图纸提交人力行政管理中 心/综合部进行备案。7）市场营销档案：市场营销管理中心/销售部负责市场调查、产品策划、策划营销、客户调查资料、销售计划、统计、台账、销售合同类档案、销售文件以及其他有保存和利用价值 的策划营销资料的收集与归档，并在销售期内保存相关档案。其中销售计划、定价、折扣 标准等形成后将正本交由市场营销管理中心/销售部保管，所有销售档案在项目结束后3个月内统

13、一移交人力行政管理中心/综合部归档保存。8）项目前期档案：战略投资管理中心/前期部负责收集项目立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件，在文件办理完毕整理后统一移交人力行政管理中心/综合部归档。9）工程招标采购类文件a）成本管理中心/工程采购管理中心负责工程和材料设备合同收集、整理、生效后即归档 正本至人力行政管理中心 /综合部存档b）招投标文件归档范围：招标文件原件（包括：招标计划、供方选择意见书、招标文 件、评分一览表、评分汇总表、中标通知书、感谢函等）整理、装订成册，与投标文 件一同交人力行政管理中心/综合部存档，投标文件正本（中标、未中标）应在招标会 议结束后及时交人力行政管理

14、中心 /综合部存档。10）工程成本类文件：成本管理中心 /成本部负责收集项目工程投资估算，工程设计概算，施 工、施工图预算，工程决算等工程成本文件，预整理后移交部门专兼职档案员保管，并在 项目竣工结算完成后，交人力行政管理中心/综合部档案管理人员存档；11）项目施工类文件：a）工程部负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位完成各自管理范围内档案文件的 收集整理，在撤离前或竣工后移交归档，编制建设、施工、监理等单位、负责人名单， 在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件，整理后移交工程部档案管理人员保管。b）工程部档案管理人员要积极配合工程竣工验收，在竣工验收时按要求提供使用，工程竣工验收后，对

15、项目施工档案及竣工验收文件材料进行系统整理，3个月内将完整成套档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第6页共8页的项目施工类档案移交人力行政管理中心/综合部归档保管，周期过长的也可于单体项目竣工后一个月内整理归档。12）特种载体类档案包括照片、录音录像、电子文件、实物、证书等由各部门负责与文字材料 对应一起收集与归档。13）列为保密文件材料或价值重大的文件材料，包括各种证照的正本以及合同原件，应由经办部门随时形成随时将原件归档，公司各专兼职档案管理员有责任随时监督、收集重要档案材料原件。1.4 档案的保管1.4.1 人力行政管理中心/综合部对归档的档案进行集中管理，对各类档案应按照档案管

16、理制度、 业务标准和技术规范进行审核、鉴定、分类、整理、编目。1.4.2 人力行政管理中心/综合部档案管理人员应研究和改进档案保护技术，做好档案保护工作， 定期对历史档案进行监控，要及时修补、修复破损档案，建立和健全档案库房管理制度，加 强温度湿度控制，落实防火、防水、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体和安全措 施，确保档案的安全，延长档案的寿命。1.4.3 人力行政管理中心/综合部档案管理人员要建立档案统计、库房安全检查体系，定期对档案 的收进、移出、整理、保管、库存和档案利用情况与利用效果等各种数据进行统计分析，不 定期抽查各部门档案工作情况，每一年对库存的档案全面检查一次。1.5

17、档案的利用1.5.1 各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用。1.5.2 人力行政管理中心/综合部的档案管理人员须按照相关档案机密程度规范划分档案的不同秘 级，确定开放的档案与限制使用的档案，保证档案能充分地开放而为各项工作发挥积极的作用，同时又能有效地限制而维护公司与国家利益的统一。人力行政管理中心/综合部的档案管理人员根据公司档案查阅、借阅权限审批表对档案进行借阅管理。1.5.3 借阅档案需履行档案借阅登记制度，所有档案的实物借阅，均需填写档案借阅登记表，超出权限范围内的借阅，需填写档案借阅审批表完成审批后，方可从人力行政管理中心 /综合部的档案管理人员处借阅

18、；具有查阅、借阅权限人本人方可借阅，不能由其他人代借。人力行政管理中心/综合部的档案管理人员须每月统计借阅情况提醒借阅人及时归还。1.5.4 档案在使用中，人力行政管理中心/综合部的档案管理人员在原件借走的情况下保存复印件存档，注明原件去向，以便其他相关工作的查阅。人力行政管理中心/综合部的档案管理人员跟进档案借阅情况、定期催促借阅人归还。1.5.5 凡用复印件存档的文件，提交文件单位需在存档复印件上加盖“与原件相符”章并签字，同 时在复印件上注明原件所在处，以保证项目资料的真实完整。档案管理作业指引编号：02版号：A/0贞他：第7页共8页1.5.6 凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、

19、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证 档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。1.6 档案鉴定、销毁1.6.1 档案的保管期限及销毁管理1.6.2 档案保管期限规定：永久：50年以上；长期：16 50年；短期：15年以下；1.6.3 部门档案的保管期限由记录管理部门与人力行政管理中心/综合部共同确定，达到保存期限并已失效的档案，编制文件销毁审批单，经部门负责人审核，人力行政管理中心确认后销毁，文件销毁审批单作为长期档案保管。1.6.4 人力行政管理中心/综合部对所保存的公司级档案确定保管期限，在达到保管期限时，组织 相关部门鉴定，无保存价值的，编制文件销毁审批单 ，报总裁批准后方可销毁，销毁审 批清单作为永久档案保管。1.7 工程档案的归档范围、内容、要求1.7.1 工程档案归档范围详见：工程文件分类、归档范围及管理要求表。1.7.2 工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。1.7.3 不归档的文件材料包括：1) 正式施工前的草图，未定型的图纸。2) 重份文件材料和重份图