某公司EPC项目工程归档管理要求

1、某公司EPC项目工程资料归档管理要求公司CFB锅炉烟气脱硝改造项目EPC总承包文档管理要求第1条设计文件提交、归档要求1.1 定义1.1.1 设计文件是指各设计阶段形成的总体设计文件、基础设计(或初步设计)文件、详细设计文件(或施工图)及设计变更单等技术文件，包括国外专利商设计文件，例如外商工艺包，外商基础设计文件，外商技术手册(安装手册、操作手册、分析手册)等。1.1.2 设计文件提交是指保持设计文件形成时的原貌，无需对其做系统的档案整理工作，而将其直接交给业主。1.2 职责EPC总承包单位在项目建设期间应向业主提交纸质设计文件，并归档电子版设计文件(光盘版)。1.3 管理内容与要求1.3.

2、1 设计文件质量要求(1)字迹清楚，图样(章)清晰，图表整洁，图纸齐全，签认手续完备。(2)不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。(3)凡提供给业主的图纸(含图纸目录、材料表、规格表、说明书等)，应全部为蓝图。(4)凡大于A4规格的图纸或材料表等，应折叠成A4规格；按A4幅面可采用先横后竖手风琴”式折叠法，将图签标题栏露在外面(或斜角反折叠出)。(5)凡裁剪的图纸，图框线外应留足一定的边框，图纸的左边必须留足25mm,图纸的上、下、右边可留出510mm。(6)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。(7)长期存储

3、的电子文件应使用不可擦除型光盘。1.3.2 纸质设计文件的提交(1) EPC总承包单位向业主项目经理部提交设计文件12份。(2) EPC总承包单位应及时向业主项目经理部提交总体设计文件、初步设计文件、施工图及国外专利商设计文件，并做到不耽误，不延迟；EPC总承包单位对所提交设计文件的完整性及版本的正确性负责。(3)提交的设计文件移交清单应列明：序号、文件编号、文件题名、页数、份数、版次；须与设计文件实体的编号、题名、版次、数量等一致。(4) EPC总承包单位升版设计文件时，应及时告知原文件持有人，保证原文件各收文方能及时获知准确信息，并采取适当的撤销或标识性措施。(5)提交国外专利商设计文件，

4、须将文件题名译成中文。1.3.3 电子版设计文件的归档EPC总承包单位应向业主归档电子版设计文件(光盘版)2份。归档的电子版设计文件应与其相对应的纸质版文件一致，并应满足电子文件归档与管理规范(GB/T18894)的相关规定。第2条设备文件编制、整理、提交、归档要求2.1 设备文件定义2.1.1 设备文件是指设备在购置、安装、调试、验收、使用、维修过程中形成的文字、图表、声像等不同载体的文件。包括设备依据性文件，随机设备文件，设备商检、索赔等文件。2.1.2 设备文件提交是指保持设备文件形成时的原貌，无需对其做系统的档案整理工作，而将其直接交给业主。2.1.3 设备文件归档是指将设备文件以卷为

5、单位按照档案整理要求进行分类、排列、编号、编目等系统整理后，移交业主档案部门。2.2 职责2.2.1 EPC总承包单位在项目建设期间应及时向业主提交纸质设备文件4份，电子版设备文件(光盘版)2份。2.2.2 EPC总承包单位应妥善保管需归档的设备文件，并应按档案要求对其进行整理。2.2.3 EPC总承包单位应在工程中间交接后三个月内向业主归档纸质设备文件(原件)2份、电子版设备文件(光盘版)2份。2.3 管理内容与要求2.3.1 设备文件质量要求(1)字迹清楚，图样(章)清晰，图表整洁，签认手续完备。(2)不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。(3)复

6、印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。(4)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。2.3.2 设备文件组卷要求2.3.2.1 组卷原则及排列顺序要求(1)组卷要遵循设备文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系，组卷合理，符合档案管理要求。(2)卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。2.3.2.2 案卷编目要求(1)卷内文件页号的编写卷内文件页号的编写，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.3.1卷内文件页号的编写。(2)文件封面的编制设备文件必须有封面，封面内容主要有设备文件题名、设备位(编)

7、号、设备型号、设备制造厂商名称、文件编制日期等内容。(3)卷内目录的编制卷内目录的编制，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.3.3卷内目录的编制。2.3.2.3 案卷装订要求(1)设备文件采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起，装订成A4(210mrW297mm)规格，大于A4的图纸应折叠成A4(210mrW297mm)规格。(2)装订好的文件应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。2.3.2纸质设备文件的提交(1)项目建设期间，EPC总承包单位负责在获得设备文件3个工作日内及时向业主项目经理部提

8、交纸质设备文件8份，并做到不耽误，不延迟；EPC总承包单位对所提交设备文件的完整性、有效性负责。(2)提交国外设备文件，须将文件题名译成中文。(3)提交的设备文件移交清单应列明：序号、文件编号、文件题名、页数、设备位号、设备型号、份数；须与设备文件实体的编号、题名、数量等一致。(4)EPC总承包单位收到升版设备文件时，应及时告知原文件持有人，保证原文件各收文方能及时获知准确信息，并采取适当的撤销或标识性措施。2.3.4 电子版设备文件的提交EPC总承包单位应向业主提交电子版设备文件(光盘版)2份。提交的电子版设备文件与其相对应的纸质版文件一致，并应满足电子文件归档与管理规范(GB/T18894

9、)的相关规定。2.3.5 设备文件的整理、归档(1) EPC总承包单位负责设备文件的整理，整理要求同主、施工文件及竣工图编制、整理、归档要求”3.2施工文件及竣工图的整理要求。(2) EPC总承包单位完成设备文件的整理后，应将其交给业主项目经理部专业管理人员对案卷的完整、准确、系统情况进行检查、审核，专业管理人员在装订成册的案卷卷内备考表”中的检查人”处签名确认后，按档案管理规定向业主档案部门归档。(3)设备文件应在工程中间交接后五个月内归档，归档一式两份。同时，归档电子版设备文件(光盘版)2份，电子版设备文件与其相对应的纸质版文件一致，并应满足电子文件归档与管理规范(GB/T18894)的相

10、关规定。(4)归档单位统一使用中国石油集团公司档案管理系统(E6)档案交接文据”、企业档案目录”。归档时打印纸质一式两份，交接双方核对后签字，各留一份备查，同时提交电子版目录。第3条施工文件及竣工图编制、整理、归档要求3.1 定义3.1.1 施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.1.2 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.2 职责3.2.1 EPC总承包单位负责组织施工单位编制、收集、整理施工文件及竣工图；负责审查、汇总各施工分包单位编制的施工文件及竣工图；负责统一将整理好的案卷提交监理单位、业主项目经理部审核，并向业主归档。3.2.2 业主项目经

11、理部负责确定施工文件、竣工图的编制标准，负责督促、检查EPC总承包单位及时完成施工文件和竣工图的收集、整理、编制工作；会同监理单位审核、签署施工文件及竣工图，确保其完整、准确、系统，并组织归档工作。3.2.3 业主档案部门负责指导施工文件及竣工图的整理、归档，负责检查、验收施工文件及竣工图的案卷整理质量，确保其符合档案管理规定。3.2.4 业主财务管理部门必须见到业主项目经理部及档案部门在哈尔滨石化建设项目(工程)竣工文件审核表”的签字、盖章后，方可办理财务结算手续，否则，不予EPC总承包单位办理有关手续。3.3 管理内容与要求3.3.1 施工文件及竣工图的编制要求3.3.1.1 施工文件及竣

12、工图质量要求(1)字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。(2)不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。(3)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。(4)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。3.3.1.2 施工文件的编制要求按照业主项目经理部确定的施工文件的具体内容、格式、编制要求等进行编制。炼油化工建设项目施工文件的编制，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY1475-2012)和中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工交工技术文件管理规范(Q/SY14762012)。3

13、.3.1.3 竣工图的编制要求竣工图由设计单位按专业编制，编制要求执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.3.3项目竣工图的编制和中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工图编制管理规定(油炼化201275号)。3.3.2 施工文件及竣工图的整理要求3.3.2.1 组卷原则、方法及排列顺序要求(1)组卷要遵循施工文件及竣工图的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。(2)施工文件与竣工图应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。(3)施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为基

14、本单元进行分类组卷。(4)施工阶段中使用的监理工作基本表式A类、C类表，必须与相应的施工文件配套排序、组卷。(5)施工文件的组卷及排列顺序，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.2.1施工文件的组卷和中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工交工技术文件管理规范(Q/SY14762012)6.2交工技术文件的组卷。(6)竣工图的组卷，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.2.2竣工图的组卷。3.3.2.2 案卷编目要求3.3.2.2.1 卷内文件页号的编写卷内文件页号的编写，执行中国

15、石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.3.1卷内文件页号的编写。3.3.222 案卷外封面的编制(1)案卷外封面格式见相关记录表单1。按照中国石油集团公司档案管理系统(E6离线客户端EXCEL模板录入案卷外封面内容。(3)案卷外封面的编制，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.3.2案卷外封面的编制。3.3.223 案卷内封面的编制3.3.2.2.3.1施工文件案卷内封面格式见相关记录表单2,竣工图案卷内封面格式见相关记录表单3,排列在卷内目录之前。3.32232 内封面填写说明(1)(项目

16、名称)，填写建设项目名称。(2)单项工程、单位工程名称，按业主项目经理部或监理单位下发的单项工程、单位工程名称填写。(3)建设单位名称，填写中国石油哈尔滨石化分公司(4)建设单位项目管理部门，加盖业主项目经理部公章；审核人，由项目经理部施工负责人签名；项目负责人，由项目经理部负责人签名。(5)监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师，由监理单位相关责任人签名。(6)EPC总承包单位，加盖EPC总承包单位公章；审查人、项目负责人，由EPC总承包单位相关责任人签名。(7)组卷单位，加盖组卷单位公章。编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。3.32233 案卷内封面由组卷单位采用打印方

17、式编制，内容应打印齐全、清楚，其中单位栏必须加盖单位公章，签名栏必须是手写体原笔迹。3.32234 卷内目录的编制(1)卷内目录格式见相关记录表单4。按照中国石油集团公司档案管理系统(E6)离线客户端EXCEL模板录入卷内件目录。(2)卷内目录的编制，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.4.3.3卷内目录的编制。3.32235 卷内备考表的编制(1)卷内备考表格式见相关记录表单5。按照中国石油集团公司档案管理系统(E(2)离线客户端EXCEL模板录入卷内备考表。(3)卷内备考表的编制，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规

18、范(Q/SY14752012)B.4.3.4卷内备考表的编制。3.3.2.3案卷装订要求(1)施工文件、竣工图分别组成案卷后，应采用整卷装订形式，即一个案卷内所有的文件装订在一起。(2)案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。(3)横向表格文件装订时，其表头靠左装订边。(4)文字材料组成的案卷，按A4(210mmc297mm)规格折叠装订，其厚度不超过25mm；图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留105mm,并在图纸左边留有25mm(与图框线或图幅线距离)的装订边，其余裁掉，按A4幅面采用先横后竖手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面(或斜角反折叠出)，如果装订成卷的左右边不平衡时，应在

19、装订线的一侧加硬纸条衬平，其厚度不得超过25mm。(5)凡装订的案卷应按案卷外封面一案卷内封面一卷内目录一文字材料页一图纸页一卷内备考表的顺序排列。其装订方式参照图书出版装订法，先把案卷内封面至卷内备考表之间的文件材料用棉线绳按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷外封面。(6)装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。(7)成套或印刷成册，自成一卷的文件可保持原来的排列顺序及装订形式。3.3.3施工文件及竣工图的归档要求(1)施工文件及竣工图的归档范围，执行中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定建设项目文件归档范围和保管期限表

20、和中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范(Q/SY14752012)B.1项目文件的归档范围。(2)EPC总承包单位完成施工文件、竣工图的审查、汇编整理后，将其提交监理单位、业主项目经理部，由监理单位、业主项目经理部对施工文件及竣工图案卷的完整、准确、系统情况进行审核后，向业主档案部门归档。(3)凡归档的施工文件应为原件，竣工图为蓝图。(4)施工文件及竣工图归档一式两份。电子文件(光盘版)归档2份，必须是由正本扫描的电子文件，应与正本(纸质版)一致，并应满足电子文件归档与管理规范(GB/T18894)的相关规定。(5)施工文件及竣工图应在工程中间交接后五个月内归档。(6)凡应归

21、档的施工文件及竣工图，在向业主档案部门归档前，必须先按哈尔滨石化建设项目(工程)竣工文件审核表”的要求(格式见相关记录表单6),经各有关单位对施工文件及竣工图的完整、准确、系统进行全面审核签认后，方可归档，否则业主档案部门不予接收。(7)业主财务管理部门必须见到项目经理部及档案部门的签字、盖章后，才可办理财务结算手续，否则，不予EPC总承包单位进行费用结算。(8)归档单位统一使用中国石油集团公司档案管理系统(E6)档案交接文据”、企业档案目录”。归档时打印纸质目录一式两份，交接双方核对后签字，各留一份备查，同时提交电子版目录。第4条相关记录1、案卷外封面2、施工文件案卷内封面(即交工技术文件封面)3、竣工图案卷内封面4、卷内目录5、卷内备考表6、竣工文件审核表相关记录表单1：案卷外封面案卷外封面档号档案馆号（案卷题名）立卷单位起止日期保管期限密级相关记录表单2:施工文