合同事务处理规程讲述

1、珠海十字门中央商务区建设控股华发集团有限公司合同事务处理规程(修订版)为进一步提高华发集团有限公司本部及各下属公司、机构（以下简称“公司”，股份公司除外）规范化管理水平，明确合同起草、审查、签订、移交及归档、履行、评估各阶段的操作标准，制定本规程。一、合同工作分工负责1、合同承办部门负责合同文本的制作、送审、呈批、签署及移交归档。承办部门的划定：工程类的合同及通过公开招标或邀请招标方式确定合作对象的合同，以采购招标部为承办部门；其他合同以直接相关业务部门为承办部门。2、合同履行部门负责合同的登记、履行及监控。履行部门的划定：与合同交易事项直接相关的业务部门为合同履行部门。3、合同审查部门负责对

2、合同文件进行审查并提出修改意见。审查部门的划定：审查部门包括法律事务部和合同条款所涉其他专业部门。法律事务部对合同内容及合同形式的合法性负责,并从法律责任上防范商业风险。4、其他相关专业部门对有关专业条款的合理性及合规性负责。二、合同分级管理1、公司合同分为一般合同和重要合同。重要合同的划定界定标准：（一）合同标的额达到或者超过人民币一百万元的（常用合同类型除外）；（二）合同交易类型系承办部门初次办理的；（三）主管领导交办或其他涉及公司重大利益的合同。2、对于重要合同，承办部门须通知法律事务部参加合同的谈判工作，并在合同签署之后通知法律事务部进行合同交底，由法律事务部解释有关风险点，明确履约的

3、重点事项。三、合同初稿送审条件1、公司已提供合同模板版的，应按照模板版制作合同初稿；未提供合同模板版，但已有经各专业部门审查确认的同类型合同的，应参照该审查过的版本制作合同初稿。承办部门应对合同初稿进行预先审查，保证合同初稿的质量。2、合同初稿用电子版word文档形式制作成清洁版，以电邮附件的形式发送至法律事务部及其他相关专业部门的工作邮箱。邮件正文需说明背景情况、待审查重点内容、注意事项、审查时限、承办人姓名及电话联系方式等。3、合同初稿送审时须向法律事务部提交下列文件：（1）采用招标方式确定合同相对方的，须附招标文件（最终版）;（2）送审合同是补充协议或合同解除文件的，须附原合同（最终版）

4、。4、一般合同须提前至少1个工作日，重要合同须提前至少2个工作日发送至审查部门对接人，同时抄送给该部门负责人，并口头通知对接人。5、送审的合同文本不符合上述条件的，合同审查部门有权退回承办部门，迟延的责任由承办部门承担。四、合同审查规则1、各审查部门在时限内完成合同初稿的审查并回复。审查意见应明确、具体，并以修订模式或批注方式体现。2、审查部门应尽量一次性出具审查意见。对于关键性条款，经审查部门负责人同意后，可出具补充审查意见，但须在签署前及时提出。 3、承办部门应采用修订模式将各方意见汇总到合同文本中。对于审查部门发现的需由其他部门研究解决的问题，承办部门要认真牵头解决并给予回复。4、任何新

5、一轮的文字改动均应以修订模式显示。否则，由改动者承担一切责任。5、如有审查意见承办部门认为可不予未被采纳的，承办部门须应以电子邮件或其他书面形式做出说明。若审查部门认为未采纳的意见涉及重大的实质性风险，经再次提出而承办部门仍不采纳的，由承办部门与审查部门报共同上级领导决定。五、合同呈批规则1、承办部门根据审查意见制作完成合同的“拟呈批版”，并对全文进行文字校对。校对人对合同文本语言文字的正确性、连贯性、一致性负全责。2、承办部门在将合同呈批前向行政部行政部门领取合同编号，并固定使用于同一份合同文件。承办人将校对后的电子版以“*合同（或招标文件）-拟呈批版（合同编号）”的文件名发给各专业审查部门

6、审查部门审核确认，并在邮件正文写明该文本为拟呈批版。3、合同拟呈批版取得各审查部门确认回复后，由承办部门打印成纸件，校对人再次校对，在文本末页加注校对人姓名，在正面骑缝处盖部门章。4、承办部门填写合同呈文审批表连同上述文本以及下列资料交法律事务部一并审查：（1）合同相对方的资料： 工商登记资料（原件电子扫描件或加盖公章的复印件须加盖公章）。如为境外企业，应提供所在国/地区有权机构核发的企业注册登记证明； 签字代表的资格证明文件（加盖公章）； 合同对资质有要求的，相关资质证明（原件电子扫描件或加盖公章的复印件须加盖公章）； 招标文件中要求提交的其他证明文件。（2）公司审批流程资料：签批完成的事项

7、请示呈文审批表和确定合作对象呈文审批表（复印件或扫描件）。因故尚未签批完成上述表格但已获公司主要领导批准的，须在电邮中说明。承办部门未满足上述要求的，法律事务部可退回全部资料，补齐再审。取得法律事务部在合同文本正面加盖骑缝章后形成合同“呈批版”。5、承办部门将合同呈文审批表连同合同“呈批版”，并附上本规程第三条第3款及第五条第4款所列资料交各相关部门和有关领导审批签字。6、合同呈批完毕后，承办部门将“呈批版”按合同所要求的份数复印，形成供正式签署的文本。7、合同文本在呈批过程中或呈批完成后因故确需修改的，由承办部门以电子邮件通知各审查部门。一般性修改报法律事务部备案；实质性修改根据领导批示重新

8、审查和呈批，呈批时附上加盖“作废”印章的原呈批版合同及原合同呈文审批表。六、合同签署注意事项1、承办部门将供正式签署的合同文本送行政部行政部门加盖公章和领导签字章。2、承办部门牵头完成签署程序，并通知法律事务部对合同书签字盖章的规范性与有效性进行审查。 七、合同移交与归档1、合同签署后，承办部门须将全部合同签署资料移交给档案室，将合同原件（一份）移交给财务及投融资部财务部门。合同承办部门与履行部门不一致的，承办部门须将签署完毕的合同文本及附件、合同相对方工商、税务、行业资质等证明资料复印件移交给履行部门。2、承办部门向公司档案室报送合同签署资料时填写档案文件移交（接收）登记表。法律事务部和财务

9、及投融资部门监督移交。3、档案室接收承办部门移交的合同签署资料后，应按照公司档案管理细则的相关规定进行归档，并应按照合同的编号、名称、签订时间、相对方等要素对合同进行登记，建立合同的电子档案。4、履行部门应将合同的补充（如补充协议）、变更、索赔、诉讼、仲裁等相关的书面材料在处理完毕后及时交档案室归入原合同档案。档案室须根据前述材料及时更新合同电子档案。5、档案室须在每月5日前向法律事务部提交上月合同电子档案及更新信息。6、合同档案的借阅及使用，参照公司档案管理细则的相应规定执行。 八、合同履行1、 建立合同履行电子台帐。各履行部门均设立与档案室合同电子档案格式一致的本部门合同电子台账，详细登记

10、合同的订立、履行、付款、变更、终结等情况。 履行部门为两个或以上的，合同登记工作由其共同上级领导指定的部门负责。履行部门须在每月5日前向法律事务部提交本部门上月合同电子台账。2、履行部门应按照合同约定履行合同义务，并敦促合同相对方积极履行合同，确保合同的全面有效履行。3、履行部门应对合同相对方的合同履行情况实施有效监控。一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时向部门主管领导报告风险，同时通知法律事务部，并积极采取应对措施。4、合同履行过程中需要就相关事宜进行补充、变更或者解除合同的，应签订书面协议。5、合同履行过程中发生争议的，履行部门应及时与合同相对方协商谈判并向部门主管领导报告，同时通知法律

11、事务部。合同双方就争议事项协商达成一致意见的，应当签订书面协议。合同争议经协商无法解决的，可视以依合同约定选择诉讼或仲裁方式解决。履行部门应会同法律事务部及其他有关部门研究诉讼或仲裁方案，报公司相关领导批准后实施。任何部门及个人未经公司领导同意，不得就与争议相关问题向合同相对方作出实质性答复或承诺。6、财务及投融资部财务部门负责合同款项的支付与收取工作。财务及投融资部财务部门建立并维护合同付款管理台账，记录合同款项的支付及收取情况。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务及投融资部财务部门有权拒绝付款，并及时向公司有关领导报告。九、合同评估及总结1、法律事务部应在重要合同履行完毕之后及时对该合同的履行情况进行分析评估，并在每年年底对本年度合同履行的总体情况进行评估总结。2、法律事务部应在合同分析评估基础上对合同履行中的共性问题进行总结，形成通用条款并据此更新合同模板版。十、保密 未经批准，公司任何人不得以任何形式泄露合同事务各环节中涉及的公司商业秘密。十一、监督落实及其他1、公司安排法律事务部、行政部门和检查督办部门组成工作专