高校办公室管理科学化的模式探索_图文

1、2003年6月第17卷第2期胜利油刚师范专利学校学报Ji l u r nM(f She ngl i Oi f i el d Tea che rs col l egeJn2003V ol17N O.!高校办公室管理科学化的模式探索王新明(石油大学(华东垃用物理系.山东东营257061摘要从组织结构的科学化是实现办公室管理科学化的基毒保证、办公室工作程序化是实现办套室管理科学化的基本前提、管理工作制度化是实现办公室管理科学化的主要连径、管理手段办公条件现代化是实现办舟室科学化管理的物质保证、管理人员素质光化是实现管理科学化的关键五个方面关键词高较办公室;管理科学化;模式;探索中图分类号G647文献

2、标识码A随着新世纪全球范围的经济革命、技术革命以及信息的数字化、网络化,必然会带来管理科学与管理技术的革命,高校办公室的管理毫不例外地将随之发生重大变化。随着我国社会主义现代化建设的进一步发展,以及加人wiO后的逐步与世界接轨.我国的高校建设面临着许多新的任务和挑战。作为高校总体工作重要组成部分的高校办公室管理工作,应与时俱进,改变传统的管理观念和模式,更好地发挥其作用,实现高校办公室的科学化管理。一、组织结构的科学化是实现办公室管理科学化的基本保证文章编号10083022(200302008202办公室管理结构的合理,必须做到:第一,人员要精简。不管是校长办公室还是学院办公室,人数要适中,避

3、免冗员。第二,职责要明确。要实现岗位责任制,层次分明,各司其职。过样,办公室工作才能发挥高效能。二、办公室工作程序化是实现办公室管理科学化的基本前提办公室管理工作程序化,是指在办公室日常管理工作过程中,按照办事的先后次序,划分成若干个步骤,并固定下来,然后按照规定的次序去做。现代学校管理是当今开放社会中的社会管理,它与社会各子系统相互制约、相瓦依桢和相互推动。有效的学校管理,一定要运用科学的原理和方法,正确调节和处理学校与社会其他因素之间以及学校内部各单位之间的关系。高等学校校、院两级办公室恰好是处于枢纽地位和充当参谋的角色。办公室工作的各个环节之间也是相互联系的,各项工作的运转就象一条流水线

4、.无论哪个环节出了问题都会影响整个工作的进展。因此,校、院两级办公室管理要根据有关章程和规律,制定出相应的机关工作程序,如建立起机美公文处理办法,建立关于收文、发文、公文报批、公文督办、工作事项的查办程序。只有制定了工作程序,并且每个工作人员都按照程序认真去做,才能做到有条不紊,忙而不乱,三、管理工作制度化是实现办公室管理科学化的主要途径制度化和法制化是孪生兄弟。什么是制度化和法制化?收稿El期J200304l o作者简介王新明(1964一J,男,山东东营人,石油太学(华东应用物理系办公室工程师82王新明:谈如何实现高校办公室管理利学化四、管理手段现代化是实现办公室管理科学化的物质保证实现管理

5、手段现代化是实现办公室管理科学化的必然要求。学校管理从经验管理到科学管理,经历了几十年的不断探索。传统的学校管理主要是通过行政手段,即通过发布文件,制定工作条例、规章制度,召开行政会议,开展评比幢查等手段,这些手段大多具有强制性。管理科学化则是指遵循客观规律,采用科学方法,进行高效管理。在市场经济条件卜,生活、工作节奏加快,信息量激增,办公室的管理工作如果仍使用传统的文书通讯技术,则越来越不能适应高等教育改革与发展的要求。当今世界各国都非常重视运用现代科学技术手段加强管理,如运用电子计算机信息系统、电子传真设备、复印机、录音录像设备等来处理公文,传递和储存信息,提高办公的效率和质量。因此,我们

6、应当尽可能地创造条件,逐步实现管理手段、办公条件的现代化。其基本要求是建芷以电子计算机为主体的自动化系统以协助办公室工作人员处理公务。这套系统可以帮助工作人员快捷、准确地查阅资料档案.起草各类丈件,制作各利-复杂的统汁图表.精心安排各种会议等。这样既口以大大提高工作效率.保证。作质量,避免差错,又日H把办公室工作人员从繁琐的事务巾解放出来,最大限度地开发人的创造力.提高办公窄整体工作效能。五、管理人员素质优化是实现管理科学化的关键办公室行政工作人员是实现办公室管理活动的主体,任何科学高效的管理活动部是通过行政工作人员的努力而实现的。因此,高等学校校、院龋级办公室工作人员的素质如何,他们的管理能

7、力如何,直接决定着办公室管理工作的好坏。高校肩负着培养人才的重任,在新的条件下,要求办公室的工作人员必须具有较高的政治思想素质、文化素质和、I k务素质。为此,应根据各科室的职能和各岗位的职责,进行严格的选拔。第一,优化办公室主任的素质。办公室主任在校、院两级办公室的管理活动中均居于主导地位,其思想道德水平、指挥能力、协调能力、公关能力对促进办公室管理科学化,提高工作效率具有决定性作用。随着高校领导管理体制改革的不断深化,学校办学自主权的不断扩大,肩负参谋助手作用的校、院两级办公室的主要负责人,应参与校、院两级领导班子的决策活动,在决策前提供信息和咨询服务,在决策后负责组织贯彻实施以及实旌过程的监督和反馈。因此,必须根据“德才兼备”原则和干部“四化”方针,严格执行中央制定的“各级领导干部选拔任用暂行条例”,对思想好、能力强、具有现代管理科学知识和管理实践经验的人才委以重任。第二,优化办公室其他工作人员的素质。只有校、院两级办公室工作人员整体素质提高了,才能促进办公毫管理科学化的实现,因此.办公室工作人员的挑选,应坚持优势互补、整体优化的原则。总体要求是:树立良好的工作作风,自觉学习,团结协作,增强责任感,提高整体工作效能。综上所述,高校办公室管理科学化,是一个复杂的系统工程。要实现高校办公室管理科