茂名石化工程项目竣工电子档案归档的一般要求

1、茂名石化公司电子文件归档与管理暂行规定 MPCC.27.021-2009附件4： 茂名石化工程项目竣工电子档案归档的一般要求1 目的为了适应公司数字档案馆系统快速采集数据的需要,规范工程项目归档光盘的存储,特制定本规定。2 适用范围本规定适用公司所有工程项目电子档案的归档。3 载体规范及电子文件存储格式要求。3.1 存储载体要求：使用不可擦除型光盘即只读型光盘CD-ROM或者只读光盘DVD-ROM ，统一使用12厘米直径单面碟片。3.2 电子文件存储格式要求：3.2.1 扫描图像。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPE

2、G格式存储。3.2.2 由 CAD 系统生成的二维、三维图形文件，封装成PDF格式存储。3.2.3 音频电子文件以WAV、MP3为存储格式。3.2.4 视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为存储格式。3.2.5 文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC、XLS为存储格式。3.2.6 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件后归档，确实无法转换的，则连同专用软件一并归档，并附上使用说明文件。4 数字化技术要求。 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，执行国家档案局发布的行业标准“纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005）”要求，主要指标规定如下：4.1

3、页面为黑白两色、字迹清晰、不带插图的图纸和文件材料，采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色、字迹清晰度差或带有插图的图纸和文字材料，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的图纸和文字材料，采用彩色模式进行扫描。4.2 扫描分辨率采用200dpi进行扫描，个别文字偏小、密集、清晰度较差的可适当提高分辨率，但一般不宜超过300dpi。4.3 扫描后的图像要清晰、完整、没有斑点，在100%的视觉比例下，线条保持连续，没有断点。5 电子文件内容与顺序要求电子版最终版竣工图在排列顺序和内容上必须和纸质最终版竣工图完全对应相符。6 光盘内电子文件存储要求6.1 同一张光盘只存

4、储同一项目的电子文件和目录。6.2 光盘目录树:采用四级目录树结构（见附图1、2、3、4）。第一级，光盘根目录：包括“归档光盘登记表.doc”(见附表1)和“XX项目”文件夹；第二级，交工技术文件四大卷及监理文件文件夹，放在“XX项目”文件夹中，包括：综合卷、工程施工卷、质量证明卷、竣工图卷和监理五个文件夹,在制作光盘时,只保留有内容的文件夹；第三级，“案卷目录.xls”和案卷文件夹，案卷与纸质载体相对应，一个实体案卷制作一个文件夹，案卷文件夹命名由“第”+案卷目录中的序号+“卷”组成，即：第1卷，第2卷;案卷序号使用连续的1，2，3阿拉伯数字，中间不能断号；第四级，“卷内目录.xls”和电子

5、文件，放在所属的案卷文件夹中。6.3 机读目录：机读目录包括案卷目录（见附表2）和卷内目录（见附表3），统一使用EXCEL表文件格式存储。案卷目录存储在四大卷文件夹下，与案卷文件夹并列；卷内目录存储在每一个案卷文件夹下，与电子文件并列。案卷目录和卷内目录中各单元格内容超长不能显示时，使用execl表自动换行功能，不允许使用“ALT键+ENTER键”手动分行。一个案卷只能包含一个卷内目录，不管卷内目录多少页，卷内目录内容都存放在同一张execl表上。6.4 电子文件命名：电子文件名由“卷内序号”+“-”+“文件页次”组成，如1-2，1表示卷内序号为1，2表示卷内序号1文件中的第二页。7 电子文件

6、移交7.1 归档电子文件的鉴定与检查（见附表4），移交、接收单位根据附表4的内容对移交光盘和电子文件进行检查，把检查内容和结果填入表中。7.2 光盘盒的要求：光盘盒使用142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包装单片CD盒。以盒为单位每盒附一张光盘标签（见附表5）7.3 归档套数：2套（A、B套）。7.4 移交手续：移交单位要认真填写“附表1”、“附表2”、“附表3”、“附表4”、“附表5” 、“附表6”，“附表1”、“附表2”、“附表4” 、“附表6”打印纸质一式二份，做为移交和接收凭证；其中：“表1”、“表2”、“表3”制作成电子表格按要求与电子文件一同刻入光

7、盘。8 监督与检查8.1 本规定是工程项目归档电子光盘是否合规的主要检查依据，工程项目电子档案必须符合本规定所有要求才能办理归档手续。8.2 本规定作为工程竣工电子档案验收的主要依据。9 附 则9.1 本规定由中石化股分茂名分公司信息中心负责解释。9.2 本规定内容与上级机关规定有冲突时，以上级机关规定为准。9.3 本规定自公布之日起执行。10 支持性文件10.1 国家重点建设项目档案管理登记办法（1997年8月19日发布施行）10.2 中华人民共和国石油化工行业标准SH/T 3503-2007石油化工建设工程项目技术文件规定10.3 中国石化股份公司建设工程项目竣工验收工作管理规定(石化股份

8、建2008357号文)10.4 中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法(中国石化厅200654号)10.5 国家标准GBT17678.11999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求10.6 国家标准GBT188942002电子文件归档与管理规范10.7 国家行业标准DA/T 31-2005纸质档案数字化技术规范11 相关记录11.1 附图1、附图2、附图3、附图411.2 归档光盘登记表11.3 案卷目录11.4 卷内目录11.5 归档电子文件移交、接收检验登记表11.6 光盘盒标签附加说明:本制度由中国石化股份有限公司茂名分公司信息中心提出并归口。本制度起草部门：中国石化股份有限公司

9、茂名分公司信息中心。本制度解释权归中国石化股份有限公司茂名分公司信息中心。本制度起草人: 凌贵峰。本制度自下文之日起执行。 附图2：附图1：电子文件名：由“卷内目录中的序号”+“-”+“所在文件的页次”组成。如7-5，7表示卷内目录中序号为7，5表示卷内目录序号为7的文件中的第5页。四级目录树三级目录树一级目录树二级目录树案卷文件夹命名：“第”+案卷目录中的序号+“卷”。序号要求是阿拉拍数字附图4：附图3：附表1:归档光盘登记表档 号： 文件特征形成部门光盘题名载体类型光盘编号A： B： （ ）张套载体内文件数完成日期设备环境特征硬件环境（主机类型、网络情况等）软件环境（类型、版本）操作系统数

10、据库系统应用软件处理平台（文字图形处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）文件纪录特征记录格式(文字、图像、多媒体等)文字格式图像格式音频格式视频格式其 它文件送交送交部门 （公章）刻录人送交人审核人送交日期注：此表打印出纸质表格一式二份作为移交凭证，同时制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘.-11-附表2: 机读目录一案 卷 目 录序号编制单位编制日期案卷题名总页数文字图纸电子文件页数备注注：此表打印出纸质表格一式二份作为移交凭证，同时制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘.附表3: 机读目录二卷 内 目 录光盘编号: 001卷号: 序号文件编号责任者名 称页数日期备注注：此表制作成电子表格同电子

11、文件一同刻入光盘.附表4:归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目移交单位检查结果接收单位检查结果载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验检查人签名： 年    月     日签名： 年     月     日审核人签名： 年     月     日签名： 年     月     日移交、接收单位（印章）年     月     日(印章)年    月    日注：此表打印出纸质表格一式二份，作为移交凭证。附表5: 光盘盒标签档 号光盘编号密级工程项目名称光盘内容说明电子文档数量个电子文件类别代码套别软、硬件平台移交单位保