文件控制培训

1、企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀文件控制培训企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀文件的相关定义文件的相关定义文件控制要求文件控制要求文件发放更改文件发放更改学习内容技术文件管理要求技术文件管理要求企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀文件的相关定义 文件：文件：信息及其承载媒介信息及其承载媒介。注：注：用于沟通信息、统一行动、指导过程的文件和用于过程及结果证实的记录都是文件。媒介可以是纸质、磁性、电子或光学电脑磁盘、照片、录像、样品或其他媒体及他们的组合。 文件是一项增值的活动，所谓“增值”，关键在于实施有效，并持续改进。因此文件的“增值”，必然产生在文件的形成、发展

2、、更新、变化等一系列全过程的控制之中。 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。注：注：记录是文件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证实。企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀4.2 文件要求文件要求4.2.1 总则本公司质量管理体系文件包括：1) 形成文件的质量方针、目标；2) 形成文件对质量管理体系覆盖范围的描述；3) 质量管理手册；4) 程序文件；5) 作业文件（确保其生产和服务过程进行有效策划、运作控制所需的作业文件）；6)技术文件（技术图纸、技术更改通知、包装方案等）7) 记录；8) 与产品及质量有关的各公司

3、适用的外来文件。注：文件可采用任何形式或类型的媒体。其中质量手册品质部进行编制修订，为公司所有部门纲领性文件，各部门编制质量文件、体系运行均应按照公司质量手册要求实施。 注2：文件可以采用任何形式或类型的媒介。文件控制要求企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀5质量手册质量手册（一阶文件）（一阶文件）程序文件程序文件（二阶文件）（二阶文件）作业指导书、作业规程、制度作业指导书、作业规程、制度及外来文件及外来文件、临时文件、临时文件（三三阶文件）阶文件）记录记录（四四阶文件）阶文件）描述QMS结纲纲要阐述部门间运作程序阐述某项具体操作QMS运作.证据公司文件架构公司文件架构文件控制要求企管

4、企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀6受控文件的类型原版文件：评审签核之原版文件，此文件由体系工程师负责保存，主要用于文件复印不需要加 盖任何文件章。原版保留文件：原版文件被作废后，体系工程师需保留所有与体系相关之文件的原版文件，以 便后续查询，此部份文件以 “原版文件保留”进行识别。受控文件：盖有“受控” 章发行至各单位签收使用之文件。参考文件：公司发放至外部单位或个人的公司内部非受控文件。临时文件：临时下发之文件或试运行文件，此文件使用一段时间后将会被作废，如需长期使用 需重新申请升级为公司正式受控文件；临时文件需明确临时文件的有效期。外来文件：非本公司内拟定之外部文件以“外来文件”

5、章识别；作废文件：超过使用期限或有再版之旧版文件以“作废文件” 章识别。技术文件：项目组技术下发的图纸、技术方案等以“技术文件”章识别企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀7受控文件的类型企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀公司文件的编号方法公司文件的编号方法企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀公司文件的编号方法公司文件的编号方法企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀10文件控制要求-记录控制记录保管人记录保存期限 单位名称文件代码记录代码单位名称文件代码记录代码人事行政部HRHR研发部TETE财务部FN/制造中心支架生产部PDPD品质部QDQD制造中心新品生产部N

6、PNP品质体系/DCC制造中心设备保障部EMEM品质SQE/SQE供应商开发部SCSC支架项目组SMSM新品项目组NTNT物流部物流PCPNP物流部仓库PCWH企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀公司文件的编号方法公司文件的编号方法企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a）为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准；b）必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c）确保文件的更改和现行修订状态得到识别

7、；d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e）确保文件保持清晰、易于识别；f）确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；g）防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。文件控制要求企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀文件识别文件识别文件控制要求企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀4.2.4 4.2.4 记录控制记录控制 为提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到控制。 组织应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制。 记录应保持清晰、易于识别和检索

8、。文件控制要求记录的管理 各部门应有专人及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，以便于查阅。 记录的归档方式应便于存取和检索。如部门有多种记录，要对存放记录的文件夹等进行编号。各部门应对记录定期整理，装订成集。每1-2个月进行一次总的归档。企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀15文件控制流程文件控制流程文件签收文件存放旧版文件回收文件管制表登记修改部门内部文件更新通知企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀记录清单更新记录清单更新企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀文件管理文件管理文件管理要求：文件由各部门自己存放，但必须能够识别。各部门对文件如有需要也可以进

9、行张贴，但必须是受控文件。 文件保存环境应整洁、安全，保证文件不受损坏或者丢失。 如文件持有部门将文件损坏、丢失或需增加文件时，需填写文件增补表经相关人员批准后，交品质部申请补发。（文件审批权限如下） 临时文件到期必须收回至品质部文件补发申请表文件补发申请表体系工程师审批体系工程师审批管理者代表批准管理者代表批准企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀技术文件管理职责技术文件管理职责各部门职责项目组：负责本项目组技术文件的制定及发放至相关部门。制造中心：负责生产现场相关技术文件的发放、管理及使用。研发部：负责新品图纸及技术文件的确认和发放，负责设计文件的批准及归档。品质部：车间现场品质：I

10、QC、OQC、PQC的发放、管理及使用。项目组技术 技术文件的编写研发部 技术文件确认项目组 下发至生产、品质办公区制造品质文员 下发至生产现场企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀技术文件发放技术文件发放技术文件发行记录表技术文件发行记录表NO发行日期文件编号文 件 名 称制/修订人版本次分发部门/份数备注发放部门发放份数项目组办公室办公室生产现场技术文件发行记录企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀技术文件的识别技术文件的识别项目组办公室项目组号：ABCDEFG办公室生产现场原件复印，一份留存，其它盖技术文件章发放部门章复印盖有技术文件章的文件，盖部门章后下发AKCOME 项目

11、A组技技 术术企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀外来技术文件的管理外来技术文件的管理外来文件的管理参照文件控制程序5.4.8执行，外来技术文件的接收由各项目组/部门负责对外来文件进行管理，并加盖“外来文件”章，注明文件的接收日期，记录于外来文件记录表中，建立相关外来文件的管理台帐。如外来文件需进行分发需由项目组填写技术文件分发记录表备注：外来文件，按上述5.1进行发放。备注：外来文件的发放不需要再加盖“技术文件”章与“受控”章，以“外来文件”章进行识别。企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀技术文件丢失技术文件丢失管控发行之技术文件原稿由研发部负责保存。如存在技术文件遗失或损坏需再次申请相关技术文件时，由各部门文件管理人员填写文件增补表经责任部门主管审核后交由项目组。由项目组负责安排技术文件的补发。文件遗失需增补文件增补申请表部门批准项目组批准并发放企管企管部部让我们变得更优秀让我们变得更优秀技术文件外发技术文件外发任何部门、个人不得擅自打印、复制、不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝。如因工作需要，需外发给外部机构如：（客户、供应商、认证机构等其它部门机构）申请人需填写文