物资经济合同管理规定

1、公司经济合同管理规定第一节总则1.1 为了加强公司合同管理，依法规范公司的生产经营管理行为，防范合同纠纷，有效降低经营风险，促进公司依法经营管理，提高合同签订质量和合同管理水平，以维护公司合法权益。依据中华人民共和国合同法，结合我公司实际制定本规定。1.2 适用范围：本规定适用于企业对外购销、劳务合同的签订、审核、履行、存档情况的管理。第二节合同管理的职责和权限。2.1 业务承办部门负责根据公司采购计划确定合同项目和合同内容。并负责合同内容的起草商签，在合同生效后根据合同内容履行合约。2.2 法律顾问负责对公司签订合同的合法性、合理性进行审核，合同纠纷的调解工作。2.3 财务部负责合同价格的事

2、前审核及事后审计监督工作；负责对合同的付款方式、付款时间和付款金额进行监督审核工作。2.4 办公室负责合同专用章的管理以及对合同审核过程的监督工作。第三节 合同签订程序3.1 公司对外的各项业务经营活动应订立书面的合同，合同的必备条款应包括：3.1.1 当事人的名称或者姓名和住所；3.1.2 标的；3.1.3 数量；3.1.4 质量；3.1.5 价款或者报酬；3.1.6 履行期限、地点和方式；3.1.7 违约责任；3.1.8 解决争议的方法。3.2 原则严禁业务往来不签订合同或者是先履行后补签合同的行为。3.3 合同的起草、商签。3.3.1 合同管理施行各司其职逐项审核的管理方法。3.3.1.

3、1 各部门应认真学习合同法，坚持依法办事，不断提高自身法律意识、法律知识水平和签订合同的实际操作能力。3.3.1.2 各业务承办部门应认真履行职责，在合同商定的过程中不得有损害公司利益的行为，认真对合同条款进行商定，不得以合同签订及执行过程中谋取私利，应以最大程度保护公司利益为宗旨。3.3.1.3 签订合同的主体必须合格，在合同签订前应认真了解对方单位的资质，是否已列入公司合格供方名单的单位。如未列入合格供方的不予办理，如采购项目无相关合格供应商，需索要对方单位的营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等资质证明材料。如果确实具备供应能力，提交公司分管领导进行审批，以取得供应候选单位资格。3.

4、3.1.4 合同签订应使用格式合同。合同内容应尽量完备，合同承办部门应认真确定合同的名称、标的、金额，根据生产及资金运作要求确定数量、质量要求、付款方式、交付时间等合同中必备条款，以避免造成资金浪费或影响生产的正常运行。3.3.1.5 重大合同和涉外合同文本应同公司财务、生产技术、设备、审计等相关部门进行必要磋商，汇同法律顾问共同协商、起草。3.4 合同的审核。3.4.1 合同的审核实行法律顾问、行政办公室、财务部、业务承办部门相结合的管理原则，实行“合同签订审批表”逐项审核的管理方法。3.4.2 业务承办部门在合同商签起草后，由法律顾问对合同的合法性、有效性进行审核。签订部门应将合同原件及对

5、方单位的营业执照、法定代表人身份证明或授权委托书等资质证明材料一并交给法律顾问进行审核，如发现合同的条款违反法律法规的规定或约定不清的部分，主要条款缺失，法律顾问有权将该合同退回重签；如部分不完备，由法律顾问对合同内容进行更改调整，业务承办部门不得在审核后，擅自对合同内容进行更改。3.4.3 对于重大合同的签订，应实行招投标管理，按公司招标管理办法进行招标后，由招标单位的人员根据招标记录进行合同签订，由审核人在“合同签订审批表”上签字。3.4.4 在法律顾问、财务部审核后，由公司分管领导或委托代理人对合同立项的必要性进行审查，认为项目可行，由相关批准人在审批表上签字。3.4.5 办公室对“合同

6、签订审批表”的审批过程是否齐备进行审查，如齐备加盖合同专用章，对于多页文本合同应加盖骑缝章。“合同签订审批表”由办公室保存，并存档备 案。3.5 合同的履行。3.5.1 各单位应信守合同，认真全面履行合同义务，并充分行使合同赋予的权利，严格按照合同约定的数量、质量的要求进行把关，如发现实际履行与合同要求不符的情况，应尽快以口头或书面形式通知对方单位的负责人，要求进行处理或整改。3.5.2 承办单位如发现对方当事人有违约现象，签约单位要在法定或约定的期限内向对方提出变更或完善履行要求。如已给我方造成一定损失，业务部门不得擅自做出处理，应将违约情况向总经理或分管领导上报，进行处理。如收到对方关于履

7、行方面的异议函电，应在法定或约定期限内回复，阐明我方观点，并保存来往信函等材料，必要时由法律顾问协助办理。3.5.3 为增加合同的履行的可靠性，必要时可以要求对方提供财产担保、第三人责任担保，作为合同附件一并签入合同。3.5.4 业务承办部门每月对合同履行情况认真汇总，并填写“合同签订履行台账”。对合同履行情况及时反馈，对履行存在问题，可同法律顾问共同协商，及时处理，避免产生诉讼纠纷。3.6 合同的变更和解除。3.6.1 对于未履行或未履行完毕的合同，经双方协商或出现法定及约定条件时，可以变更或解除合同。签订部门需填写合同变更、解除申请并附合同原件，按照合同签订程序重新进行审批。3.6.2 对

8、于我方要求变更、解除的合同，我方应向对方单位出具书面的电函，说明变更或解除的理由；如对方提出变更或解除合同，签订部门应将对方变更要求的书面材料交法律顾问进行审核，并另行签订变更协议。3.6.3 变更后签订的合同应同原合同一同存放保存。3.7 合同纠纷的处理。3.7.1 当承办单位发生合同纠纷时，承办单位应及时将情况报知公司分管领导，并在其协助下依据有关证据、与对方协商进行解决；协商不成的可报总经理并由法律顾问进行处理。3.7.2 发生合同纠纷时，确因我方违约，要以积极的态度与对方协商，求得对方的谅解。绝对杜绝因态度不好而引起对方提起诉讼的情况发生。3.7.3 因对方违约协商不成的纠纷，及时提起

9、诉讼，法律顾问负责处理好诉讼中的各项工作，相关部门应积极配合。3.7.4 各业务部门要和法律顾问紧密配合，充分利用时效中断制度，在诉讼时效期限内，采用书面形式向债务人要求其履行义务。必要时要向债务人索要书面还债文书，或以对账单的形式要求对方认可债权，还可用公证送达还债通知书的形式要求对方认可债权，以避免因超过诉讼时效，使公司利益得不到法律保护，因超过诉讼时效原因而给公司造成经济损失的，责任人要承担相应的责任。3.8 合同的存档管理。3.8.1 法律顾问、财务部、合同承办单位要加强合同文本的管理，避免因合同丢失、被盗、而出现违约和被骗现象的发生。3.8.2 各业务部门的合同，设专人管理，建立本部

10、门合同台账并进行编号。3.8.3 如因不及时交回合同致使合同原件丢失给公司的财产造成经济损失的，由承办人对该损失承担全部责任。3.8.4 办公室要将“合同签订审批表”每月进行汇总，作为合同审核的重要证据严格进行管理，对每月的合同审核情况同法律顾问进行沟通。第四节监督与职责划分4.1 法律顾问负责检查和督促合同的履行情况，经常总结经验，不断完善合同管理，并负责查处违规、违纪行为。4.2 合同因标的、价格、质量、数量、金额、产品规格型号等出现问题而引起的纠纷，给公司造成重大损失的，由合同承办部门及部门经理承担过失责任和领导责任。4.3 由于管辖权、必要条款缺失或违法条款造成无效合同问题而引起的纠纷，及合同存档管理有漏洞而造成的损失，由法律顾问负责并承担责任。4.4 由于财务部未按要求履行审计职责，使合同价格过高或过低给公司造成严重经济损 失，由财务部承担责任。4.5 由于合同审批程序不全，而造成合同管理混乱，由公司办公室承担责任。4.6 未经审核的合同而引起的纠纷，并给公司造成重大经济损失的，根据“谁批准谁负 责，谁签字谁负责”的原则承担由此造