利用Word邮件合并设计复杂工资条(修订)

1、利用Word邮件合并功能设计工资条打印(修订粉红色字为修订内容设计环境:Microsoft Office 2003单独利用Excel设计工资条打印最大的难点在于分页处理上,要编写宏函数等,这对于无编程经验且单位人员较多的财会人员确实感到头痛。下面利用Word文本框(嵌入型版式的不会跨页打印的特点及邮件合并功能来设计复杂工资条的打印。见图一:一张复杂表头的某事业单位员工工资表。 图一插入“工作表”并命名为“事业单位制式表”据工资表设计单行的表头,并将所有员工工资复制到新表格中,见图二。 图二新建一Word文档并命名为“工资条打印”,根据打印要求在页面设置中设置页边距及纸张等,见图三。 图三首先在

2、页面上键入十数行回车符(为以后方便定位下一工资条,再插入自选图形“矩形”(此时,若出现“画布”可Backspace键取消,并根据页面设置文本框(自选图形的大小,见图四。 图四鼠标右键在文本框中选“添加文字”,此时再设计文本框格式中的版式为“浮于文字上方或衬于文字下方”(为调整文本框做准备,再选“表格”-绘制表格,并鼠标右键“表格属性”设置表格行列,行高值设好选“固定值”。如图五图五由工资表设计好表头,根据经验尽量不要从Excel 表中复制表头,要自己手绘,这有利于调整表格,见图六。 图六鼠标右键点文本框边缘选“设置自选图形格式”“版式”。工具栏上鼠标右键调出“邮件合并”功能,选文档类型为“目录

3、”,这是最关键的一步。见图七文档类型图七选择“打开数据源”找到工资条制式表,选中“事业单位制式表”确定(此前一定要先打开工资条制式表见图八。打开数据源图八再点“插入域”将域插入到对应的表格中,见图九。插入域图九插入完毕,点击“查看合并域”看对应关系,不要出错。见图十 查看合并域结果，发现数值表达有点儿问题（如 1523.65 成了 1523.6499） ，重要一步，域名处鼠标右键选“编辑域”设 置“域代码” ，注意空格#0.00。见图十一（需要一个一个的设置域，是个比较繁琐的事，不过一劳永逸，也值得。 ） 图十一 域代码设置完毕，需要调整表格行列及字体，列宽调整好选“固定列宽”对齐方式选“居中

4、” ，选整行插入域“表格属 性”设置“单元格”“选项”“适应文字” ；再“表格属性”“表格”“选项”把单元格默认边距均设为零（可 “其它方式” “高级”微调文本框位置（精确到 0.1 毫米） ， 以整行设置） ；打印预览调整页边距或设置文本框格式“版式” 还可以设置文本框的“颜色及线条”使其“消失”（见图十二） ， ；最后，定位光标位置，光标位置一般两个回车符即可， 是下一条工资条的上边缘。见图十二。 鼠标选择整行表 格设置 图十二 123 第 -6- 页 2011 年 12 月 26 此 时 一 定 要 将 文 本 框 版 式 改 为 “ 嵌 入 型 ”（ 很 关 键 ） 点 击 “ 合 并 到 新 文 档 ”， 出 现 提 示 点“确定”即可（不影响合并）如图十三。 图十三 合并后成为新文档，此时工资条制作完毕，见图十四。 图十四 123 第 -7- 页 2011 年 12 月 26 将新文档另存为如“朝阳小学工资条”即可。打印时打开此 Word 文档可编辑打印成工资条。见图十五 图十五 Word 在处理大量的文本框数据时会很慢，所以制作大量（超过一百页）的工资条时