关于秘书工作规律的探讨

1、关于秘书工作规律的探讨第一、秘书工作的总规律。规律是事物之间的内在的必然联系,是事物发展的一种基本秩序。它是客观存在的,人们能够通过实践认识它,利用它。工作规律是一种社会规律,任何工作都有它自身的规律性,只看人们是否正确认识与掌握它。秘书工作有很多内在规律,而支配其他规律的规律,是秘书工作中有:领导的“要求线”或“需求线”,秘书则有:贴近领导的“追逐线”。概括起来说,这条基本规律就是:秘书工作必须尽一切可能去追逐、适应不断发展变化的领导工作的需要。秘书工作与秘书本身就是领导需要的产物,为领导服务是秘书工作指导思想的核心,这是不由秘书个人意愿所能改变的。掌握这条规律,应注意以下两个主要方面:一、

2、认真研究领导意图,是为领导服务的前提。这里所说的领导意图,并非指领导个人的与工作无关的兴趣、喜恶,而是指领导根据形势、政策、任务目标、群众意愿,以及其他内外环境变化情况,希望达到的工作要求。比如:领导打算决什么策、发什么文件、开什么会、干什么事、接待什么人、传达什么精神、解决什么问题等。秘书掌握得越早越准,就越能主动超前服务。因此,秘书应该经常关心大局,研究上级精神和本单位实际,就可能掌握领导者的思维指向。秘书有列席领导层会议和直接接触领导的机会,应当充分利用好这些机会。掌握领导意图的难点,在于领导意图有时有意向的抽象性、表达的含蓄性、要求的变化性、集体意图的差异性和一定时期的保密性。比如:在

3、一些特殊场合,对有些问题的意图,领导不是用文字甚至不用口头表达,而是用一个手势、眼神、语气来表达的。领导意图随情况变化而变化也是常有的。为此,秘书应当做有心人,平时注意研究领导的思维习惯、处理问题的方法,自觉培养自身的领悟能力,并通过加强请示报告与采取先列预案等方法,在实践中设法尽量解决好这个难题。掌握领导意图,主要掌握其精神实质,而不是事无大小巨细,都得了解得一清二楚才去工作。秘书毕竟不是领导,要想百分之百地了解领导的一切意图,是不可能的,也没有必要。当发现领导意图不很正确时,可以采取适当方式,补充完善或建议再议,这也是发挥秘书参某作用的一个方面。但只要不是大是大非问题,领导一经再次决定,秘

4、书应当坚决贯彻执行。二、正确处理与领导的关系,是为领导服务的基础。要处理好与领导的关系,主要应注意以下几个方面:秘书要树立对领导负责,为领导服务的工作态度,力争主动、超前、创造性地把工作做好,圆满地完成领导交付的任务,这是关键所在。而不在于迎合、奉承领导,干些帮“倒忙”的事。秘书在向各方面传递领导的意见,向领导传递各方面的信息、要求时,要原原本本,不打折扣、不添油加醋、不掺私心杂念,更不能假传“圣旨”。这些都是会影响领导工作和影响领导信任的错误做法。秘书在大事上应加强请示汇报,但对于分内明确的事项,要大胆负责,放手工作,不要芝麻蒜皮都去请示报告,干扰领导。领导集体内部发生意见分歧,是一种正常现

5、象,秘书可按民主集中制原则作出的决定执行。决不可介入领导人的分歧,更不能暴露传播,或做一些扩大分歧的事情,影响领导层的团结。工作到位,不越位。秘书在工作中为领导服务,与领导默契配合,但又与领导各司其职,各负其责,不能互相角色代替。秘书应把握好自己的职业角色,防止以下五种“越位”现象:决策越位。决策是领导的职权,秘书是为决策服务,而不是决策主体。工作越位。凡应由领导出面处理的事项,由领导书名的文章、文件等,秘书不要超越范围去代替。表态越位。表态与个人的身份和权力有关,秘书越位擅自表态易被误解为是代表领导者或领导机关,危害很大。礼仪越位。秘书应当在社交场合中甘居幕后,不当“中心人物”。有句顺口溜:

6、“开会不上台、坐车坐前排、电梯先进后出、宴会不坐主桌(位、照相赶快躲开”,形象地说明了这个问题。身份越位。秘书是为领导服务、参谋的角色,毕竟不是领导。因此,无论是在与本单位相关部门或与员工的交往中,还是在对外联系、社交活动中,都应随时注意摆正自己的位臵,不能有超越自己身份的行为,更不能“扯虎皮,作大旗”,否则,既影响领导的声誉,也破坏了自身的形象。同时,也会影响本单位和谐的气氛。秘书发现领导人的错误时,要分别情况处理:一般问题,可善意地、委婉地参谋提醒;涉及决策错误的工作问题,可通过会议或书面提出建议。第二、秘书工作程序化的规律。秘书工作的方面很宽,内容很多,突击性也很强,常使人感到被动繁琐,

7、新秘书更会觉得难以入门,找不着北。其实,中央早就提出的规范化、制度化、科学化的要求,实际上反映了秘书工作的一条重要规律,这就是:最大限度地实现秘书工作的程序化,严格按程序办事,就能使工作有序,效率提高。这是秘书工作的程序化方法的一条重要规律。这条规律,建立在秘书工作的科学分类的基础上。秘书工作内容再多再杂,从某种工作程序方法的角度加以研究,所有秘书工作大致可以分为以下三种类型:一、程序化的工作。在秘书工作中,很大一部分都属于程序化的工作,对于这些工作,只要建立健全程序并严格按程序办事,就能驾轻就熟,把它做的符合要求。诸如办文的一系列程序,国家颁布的国家行政机关公文处理办法,就是集办文程序之大成

8、。办文必须遵守该办法的各项规定。假如你自出心裁写公文和处理公文,或是随意自定一个文种,就叫不按程序办文,这会给你带来许多麻烦,甚至写出的文件发不出去,发出去了也不能产生效果。因此,写要有写的程序,阅有阅的规矩,核稿有核稿的手续,催办有催办的方法,如此等等,老手病了,调走了,新手很快也能接替他的工作。又如:开会也有会务工作的大同小异的程序,虽然各个会议的内容规模是不同的,但都有从制定会议预算、发送会议通知起始,直到会议开完,代表送走,纪要发出为止的一套工作,而这些工作基本上也是程序化了的。就连会场布臵,也无非台上、台下、进出口、声、光、水、电、厕所这一类事务的安排。再说,办事也都有办事的程序与方

9、法、惯例,把这些东西加以总结、提炼,就会找出规律来。秘书参谋的工作,同样绝大多数都有其内在的规律,都有一套科学的程序。如:秘书如何为领导决策服务,一般说来,无非是收集信息、准备文件、应对咨询、协助做好事前的协调和事后的督查,以及决策的事务工作。再如信息工作,从收集、鉴别、筛选、分类,到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机,每一个环节的做法,都是有许多规矩和行之有效的办法可循的。让秘书工作尽可能地程序化,完善程序,熟悉程序,照程序办事,那么,工作效率和工作质量就会提高,工作也就会做得比较有序,符合要求了。二、技术性的工作。这在秘书工作中所占比重略小,如打字、复印、现代化办公设施的使用管理等,这

10、些都有严格的技术操作规程与管理维护要求。同样,完善它,熟悉它,照它的办,就能做好。三、非程序化的工作。这才是新老秘书感到最难的问题。处理这些工作的规律,就是“研究没有程序的程序”,研究出来了,也就找到了带规律性的工作方法。所谓非程序化的工作,大致有三类,其实都是有迹可寻,有轨可循的。领导临时突然交办的任务。这种任务常使秘书没有思想准备,以至于手忙脚乱,不知所措。对付这类事务的办法是:加强对领导意图的研究,加强对实际情况的掌握,有意识地了解和掌握一些相关的办事惯例、方法和程序等。突发事件。这类事件虽然有时好像“不可知”,其实,大都有其发生、发展的内在因素,有一个从量变到质变的过程。对于这类事情,

11、作为秘书应在平时做到以下几点:关注相关的事物,收集相关的信息,研判其变化趋势;有意识的制定一些相关的处臵预案;学习相关的知识和技能,从别人那里间接的学习处理这类事务的办法和技巧。新情况、新问题。我们所处的内、外环境,随时都在发生着变化。秘书在日常工作中,随时都可能会遇到许多新情况、新问题,既无现成的规章可依,有无成熟的经验可借鉴。面对这类问题,秘书唯一有效地解决途径就是:努力提高自身素质,自觉地去研究新情况、新问题,并在工作实践中去探索其规律,从中找到最好的解决途径。第三、秘书思维“必要的张力”的规律。张力,是物理学的名词,“必要的张力”是指既要需要“发散式思维”,也需要“收敛式思维”。发散式

12、思维,包括我们通常所说的创造性思维、开放性思维、求异思维、灵感思维等;收敛式思维,包括我们通常所说的常规思维、保守式思维等。在当今知识爆炸、信息爆炸的社会环境中,新情况、新问题随时都在出现,我们不可能只用一种思维方式去寻求认识和解决它们的途径。因此,作为秘书必须自觉地培养自己的思维张力,才能做到与时俱进。一、收敛式思维、常规思维、保守式思维。这是秘书工作中基本的思维方式。它是由秘书工作的许多基本特性如:辅助性、政治性、从属性等所决定的。秘书在处理许多问题时,所使用的是常规思维方式。如:秘书必须贯彻领导意图,秘书工作中大量的程序化工作,都基本上是采用常规思维来开展的,虽然不是没有创造的余地,却不

13、能离开既定的原则、规范去任意发挥创造性。因而,我们不能片面地把常规思维说成是陈旧落后的思维方法。二、发散式思维、创造性思维。这是秘书发挥参谋作用所必需的,也是秘书在常规工作中能够运用开发的。发散式思维形式的主要特征。独创性。多向性。多向性思维主要表现在:能从不同角度思考问题,提出多种答案;能随不同情况“换元”思考而产生新的思路;能转向思维,当问题遇阻时,去寻求新的出路;能创优思维提出最佳参谋方案。综合性。具体体现在与常规思维不同的智慧杂交上,即可以把古今中外前人的智慧宝库中的精华,通过巧妙地结合,形成新的成果。秘书工作规律探讨 第 6 页 共 6 页 如何培养发散式思维，提高创造性思维能力。 要勤于学习和实践，并不断更新知识。人的大脑中的知识单元越多，就越 具有发挥创造的基础。一个文盲和科盲，一个不熟悉业务的人，一个知识陈旧的 人，都是不可能有设么创见的。 要善于思考，使自己大脑中的知识单元，不停的运动、碰撞，从而产生新 的信息单元。不断碰撞的结果，有可能冒出“智慧的火花” ，形成创见。 要自加压力， 解决大脑碰撞运动的动力。 同时， 要采取各种方法， “能 充实 源” ，以保