浅析档案信息资源的开发与利用

1、浅析档案信息资源的开发与利用     论文摘要：随着人类知识生产的日新月异，高新科技产业化的进程加快，现代科技在各个产业的渗透以及在全球范围的迅速扩散，人类正走向信息网络化、资源共享化、知识化、科技创新化这一切都使得传统的利用方式与模式发生着深刻的变化，档案信息资源的开发与利用成为档案界关注的焦点之一。在知识经济的新形势下，档案信息资源的管理与大力开发，是能为各方面服好务的关键所在，在工作中，应该把档案信息资源的管理与开发作为档案部门做好档案工作的中心任务和思想。 关键词：档案信息资源开发方法 目前，我国各级各类档案馆有3574个，保存着整个国家各种门类

2、各种载体的档案，总馆蕴藏量176亿多卷件，其中综合档案馆有2980个。综合档案馆是按区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会、面向大众、为本地区广大群众服务的信息中心和阵地。因此，在经济条件下，加强对档案信息资源利用开发这一个重要课题的探讨，对于综合档案馆的建设和发展有着十分重要的意义。 一、开发利用档案信息资源的重要性 档案是信息的一种，档案部门是储存，输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导

3、思想。 1、开发档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要 企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正确决策，才能有效地搞好综合服务。 2、开发档案信息资源，是加强精神文明建设的需要 大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，可以说，档案是的重要内容和生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。 二、开发利用档案信息资源的方法和

4、途径 1、丰富并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源保障体系 档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。 (1)从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。 (2)从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制。 (3)要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，要想设法收集散存在社会和个人手中的档案资料。 (4)要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位

5、的专门档案接收力度。 (5)要加强与专业档案馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。 2、改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心 随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用频繁需求，传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用的方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是技术和现代缩微技术等。 目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象存在，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为一项重要任务。编制的检索工具应力

6、求符合规范标准，馆藏性、查找性、指导性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法汇集起来，实现档案资源的共享。 3、正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围 档案部门要有效的开发利用档案信息资源，首先必须转变观念，树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念等五种全新的观念。其次是做好以下四个方面的工作：(1)在继续搞好档案信息资源开发利用工作为机关、团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为普通公民所利用。(2)要改

7、变单纯依靠档案部门进行档案信息开发的作法，走联合开发之路，切实增强参与意识，自觉扩大档案部门的社会接触面，根据党和政府各方面的中心工作，结合档案部门实际，有重点的开发档案信息资源。(3)在档案信息的手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆(室)在社会公众中的影响。(4)要注重档案馆(室)新的社会功能的开拓，积极主动介入爱国主义、国情教育等精神文明建设活动中去，不断扩大档案信息开发工作的社会影响。 4、切实加强现代高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才 现代高新信息技术的发展已经对档案信息资源的开发利用产生了巨大的影响，文件归档、电子档案管理以及

8、电子技术处理，为档案信息资源开发利用提出了新的课题。因此，我们应重点抓好以下工作：(1)高度重视信息技术的规范化，大力扶植相关理论的研究，如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。(2)积极推进档案部门计算机管理系统的建设。目前，档案部门人员少而馆(室)藏量大，使用计算机对档案信息进行检索、编究、，可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。计算机的使用，为档案信息资源联网，实现资源共享创造了条件。(3)要努力提高档案信息开发人员的素质。档案信息开发人员的业务能力和知识水平决定了开发工作水平和质量，而现代的档案信息开发工作涉及到多方面的知识，这就要求开发人员拓宽知识面，优化知识结构。 5、灵活多

9、样，广泛求实，搞好档案宣传工作，为档案信息资源的开发利用创造良好的社会条件 档案部门在宣传档案法的同时，还应加大力度，采取多种形式，加强档案信息社会宣传。首先要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道档案是什么，档案有什么作用，从而激发人们利用档案的热情，引导更多的人利用档案。其次，要加强有关档案利用工作的宣传，宣传如何利用档案，从而引导人们用好档案。再次，要加强档案开放目录或开放档案信息内容的宣传，使人们了解馆(室)档案的内容，引导人们有针对性的利用档案。 6、完善档案的政策与法规，扩大档案利用或开放的范围，改善利用 档案部门要认真贯彻执行档案法及、法规的规定，要适应社会发展的需要

10、，要维护公民利用档案的权利，要全力以护搞好档案信息资源开发工作。第一，档案部门要依法开放档案。第二，要建立健全解密制度，处理好保密与利用的关系。第三，档案部门要积极主动地了解社会需求，尽可能开放对社会利用面广、利用量大、利用频率高的档案。第四，提高开放档案的社会效率。简化手续，开展服务，方便利用。要不断完善档案利用政策与法规，从根本上形成有中国特色的、系统的档案利用法规体系，为档案信息资源开发工作提供强有力的法律保障，为档案信息资源的开发利用构建和谐的社会环境。 7、针对社会热点问题开发档案信息资源 所谓的社会热点问题，就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题，把保存中的有关信息和现实有关信息加以整理汇编，提供给领导机关作为解决热点问题的参考。因为这种开发针对性强，所以很容易引起领导同志的兴趣和关注，也能够对领导起到