技术文件电子文档管理办法

1、标题：技术文件电子文档管理办法共 3页第1页编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1目的为了加强计算机图档文件的管理，杜绝图档文件零散无序和版本混乱的现象， 合理利用有 限的磁盘资源，并确保产品设计过程和产品数据的安全性，制定本规定。2范围本办法适用本公司所有生产的图样，文件资料，照片等。3职责技术部设计人员负责产品电子档归档。4内容4.1 合同产品图档文件的管理规定4.1.1 产品图样文件的归档(1)产品的图档文件必须电子档归档(2)所有产品及下发图样都必须归档。在档案馆内建立年度文件夹(如2014年度则建立文件夹 '2014'),在年度文件夹中建立“专用车辆”、“工艺、工装

2、”、“新产品”等文件夹；在改装车辆文件夹中根据产品的种类建立相关的子文件夹，具体分类及文件夹的名称示意如下：档案馆-2014年专用车辆 工艺、工装 加工零部件(3)归档由设计部负责人归档。未归档的文件，存放在相应的临时文件夹中。设计部负责人(产品主管)定期整理文件夹，将完整的产品图样归到档案馆中。(4)设计部负责人(产品主管)在接到合同工单时，要求建立电子档，将所订车型、用户名称、 车型要求、配置情况、工单日期、工单号输入到电子档中，并在电子档中明确该产品图样归档标题：技术文件电子文档管理办法共 3页第2页的路径，以便于产品生产过程中和产品出厂后对该产品的查阅。(5)设计人员修改归档文件时，需

3、填写图档更改申请单，修改完成后，经设计部负责人批准后 重新归档，归档程序同图档文件的归档程序，对旧版文件是否删除，在更改申请单上加以说明， 需要保留旧版文件的，在新版文件的文件名后应加代号区分。4.2 图档文件的命名文件夹的命名一一产品文件夹以产品型号命名， 其子文件夹以各总成图号命名，文档文件 夹以“文档”命名，明细表文件夹以“ MX”命名。对于非标车的命名，按合同名称命名。文形文件的命名一一图形文件的名称以图形的图号简称命名，改进图形的名称，如果原有图样不需要保留的可采用原有文件名；如果原有图样需要保留的可在原有文件名后加代号(a、b、c、d)，加以区分。明细表文件的命名用明细表的名称并加

4、上相应顺序号存储于产品文 件中的MX子文件夹中。技术文档的命名一一以该文档的题目的汉字全称命名，并存储于相应产品的“文档”文件火中。附录A1 .改装车产品的命名xx xxx xxx合同用户名参考以上公告车型3标题：技术文件电子文档管理办法共3页第3页2 非公告改装车产品的命名以合同名称来命名，例如，扬州八里压缩站4.3 新产品（含定型产品）的图档管理规定定型产品的归档文件夹以产品型号命名，直接归档至档案馆文件夹中。归档内容有：图样、外购件清单、各阶段评审资料、使用说明书、标准配置等全部资料4.4 文档的归档管理规定（1）产品资料（随产品归档卜内部管理文件、对外申报资料须建立资料文件夹，统一由技 术部归档。（2）产品宣传广告及招标资料须建立宣传和投标文件夹，统一由技术部归档。4.5 出图打印由设计人员根据销售合同订单，填写打印申请单，负责人审核后，统一打印。4.6 文件备份文件备份分为日备份和永久备份两种。日备份一一机房于每天中午，把设计人员的文件夹内容备份到光盘上（增量备份）永久备份一一在文件归档时，机房对归档文件进行永久性备份，使光盘文件与“档案馆” 内容始终保持一致。并采用双备份，以