快消品行业财务部存在问题及建议

1、存在问题：（ 1）代销单据多，其次压单、滚单、月结、财务处理不当等；（ 2）跨年度情况普遍（ 2008 年至 2013 年）；（ 3）商超及省外非正常处理（如商超回款和发票不统一，省外运费漏做等情况）；（ 4）财务催款不及时；（ 5）部分单据已经找不到；（ 6）因帐套备份不完整部分客户订单信息遗失；（ 7）业务员和客户沟通不畅。处理建议：（ 1）财务查询完历史遗留单据后（除省外和商超，其他已经完成），由销售部组织人员分片区收款，尽量在一月内处理完毕，代销部分可以采用退货、结款、赠送、重开单据客户签字方式处理。（ 2）财务处理不当遗留单据，整理后查明原因，经相关人员确认后归类整理上报，按领导批复

2、一次性处理。（ 3）催款问题主要集中在部分直销客户和商超，直销可要求财务和业务员担责任处理，商超往来催款也需规范，定期核对催收，做到销售、回款统计要清晰，扣除费用要明确，账务定期检查，因财务或者业务员疏忽造成收款延误或无法收回的，财务及业务员（含主管、经理）按比例处罚。（ 4）无法找到的单据及帐套备份不完整造成的原因，经财务和业务员和客户沟通，能补打的补打，客户不认可的整理后上报领导审批，财务照批示执行。（ 5）明确各岗位责任，开单的负责追查超过三天未回来的单据，商超省外会计负责及时照单入账，每周检查当期往来明细；直销地州会计负责每周统计销售、回款、未收款（需注明原因）。二、库存存在问题：（

3、2）会计科目设辂错误（如商品采购T3账务处理出现DR库存商品CR：库存商品）。（ 3）会计处理错误（如“存货跌价准备”目前余额 .99元，未转回未处理）。（ 4）账上库存相较实际库存存在偏大、偏小情况。（ 5）每月盘点思路未理清。（ 6）报损及退货细则未完善。处理建议：（ 1）建议去掉南三环次品库、永力四号次品库，临期产品在日报表中体现，协同销售部及时处理，残次品能处理的及时处理并转入正品库（可不用再 经过次品库），不能转回的做报损处理。（ 2）会计科目在盘点清楚后在“库存商品 ”下设二级科目（库存商品-顶真库/ 强民库 / 昆明库），余额转移至二级科目后按实际情况重新分配。（ 3） “存货跌

4、价准备”转入 “资产减值损失”科目。（1） 4）库存账务偏大的情况主要是以前进项票太多，造成账面库存猛增，超出正常水平近一倍，目前采用的只能是提高采购成本、降低采购数量，但是这样做速度慢，时间长了问题会凸显出来（再有苏打水因顶真厂家为固定单价，所以无法从进项方面调整，只能通过增加销项逐步减小，对于苏打水库存过万件的情况，只能慢慢消化）；另一种办法是存货非正常原因报损处理，但是这个很难，主要是税务局不容易过关；库存账务偏小主要是酒类，由于当初进项小于销项造成，此部分除了想办法补进项暂无其他办法，但因酒类厂家长期未合作，所以难处理。（2） 5）每月库存盘点应遵循账实相符的原则，对于目前不对应的情况

5、，主要是因为财务处理不当造成。可根据月底的 “实盘数量-开单未发货数量=抄库数量+退货未开单数量+草稿未过账进货数量-草稿销售（换货、退货、低值易耗品）未过账数量 ”方式进行处理，和仓库人员一起盘点后仓库签字认可，整理 “存货盘亏盘盈报告表” ，报领导批复后照此表重新录入执行，并要求仓库同步执行。（3） 6）报损需定期（两周一次）整理后经仓库经理签字，财务实地落实后方可报损。送货退货仓库已入账的必须做账务处理，未入账的需经过仓库经理签字后交财务打单处修改订单并签字。三、固定资产存在问题：（4） 1）固定资产软件模块未启用（5） 2）长期未清点（6） 3）当前固定资产折现不明确处理建议：（7）

6、1）软件模块因成本原因，暂时无法启动，可以通过总账模块处理，在固定资产模块下面增设二级科目，手工计提折旧。（8） 2）抓紧清点，明确什么叫资产？什么叫固定资产？资产盘点需要详尽，凡属于公司的任何物品均应入账（此工作繁琐，不建议开展），固定资产盘点需明白固定资产定义，按不同类型分类整理，注明品名、数量、型号、购买时间、原价、当前预估价等信息，并自批复之日开始按正常会计处理方式入账。四、软件存在问题（9） 1） T1 至 T3 操作繁琐。1客户编码乱，影响出凭证；。2客户信息量大，（10） T1账务处理多处受限，主要表现在：O件反应速度慢。（11） T3财务科目设辂乱（比如存在 营业费用/销售费用

7、、营业费用/李总 个人费用、营业费用 / 办公费、营业费用 / 商品损耗、营业费用 / 跑单坏账 ”等不合 理科目）。处理建议：（12） 1）软件更换暂时不可能，所以只能要求相关财务人员熟悉软件操作及调试，在现在的基础上少犯错不犯错，对于三年未合作客户虽然可以采用删除客户信息，但是这毕竟杯水车薪，不能根本解决问题（原因是符合条件的客户数 量所占比例较小，再有以后有可能再次合作）。1 重建帐套，重新录入期初信息，这样做虽然可以规范，（ 2）完善财务科目分两种情况：O是工作量大，必须理清各项财务数据，待各项之间的勾稽关系对应准确后方可执行，这样会耗时耗力，会影响其他财务工作开展，而且如果按照此办法

8、，估计要2-3复确认后做调账处理（预计需两个月时间），以后每个会计期间认真核对，不符的追查原因，决不能将错就错。五、人员存在问题：（ 1）专业知识基础有待提高（ 2）归属感和责任心不强处理建议：（ 1）定期培训部门员工软件流程操作及财务专业知识，可以采取考评、调岗、调薪的方式尝试一下。全部门熟悉销售政策，各岗位熟悉工作流程：开单员：熟悉公司销售政策、客户信息分类、开单流程、司机送货件数统计标准、追单、单据修改要求、单据分类装订、每日工作进度安排；往来会计：熟悉销售回款统计流程、做账流程、应收款调增调减情况、出凭证（含销售凭证、回款凭证、库存凭证）、费用处理、单据外借、客户对账催账（含登记客户预

9、收预付款项）、合同管理、进出库财务处理、外帐单据整理及登记；采购员：做好市场销售单品分析、季节性销售分析、熟知当前库存状况、及时提醒临期产品、协助财务及仓库做好盘点工作、按月份统计销售采购明细表及汇总出纳员：负责现金、银行日报表、月报表的统计及提供，负责资金的及时入账，对支票、现金、借据等票据的管理，审核一切开支凭证，及时结算记账，做到各项开支都符合规定，一切账目都清楚准确，对经费的使用情况和存在问题，经常向有关领导请示汇报，并且当日事当日做，随时备查；财务主管：熟悉各项开单及往来会计细节操作、纳税筹划、社保统计与缴纳、账务处理、统筹工作安排、协调财务部门内部和部门间沟通、随时准备给领导提供精

10、 确数据、定期总结财务部门优缺点并开会讨论，按照规定编造全年、每季、每 月的各种预算报表和月度结算，做到准确无误，并及时报告分管领导。（ 2）营造轻松和谐工作氛围，这个是留人的关键，要想员工有归属感，必 须注重部门氛围的调节。在相对繁琐的财务部门，可以更多的让领导学会采纳员工的合理化建议，让员工快速明白领导的工作要求，秉承 “能者上，贫者庸者 下”的原则，企业需要的是能创造效益的员工，不要“佛 ” ，更不要“祖宗 ” ！只有做好部门内部岗位间的有序衔接，才易留人，切记搞被动式指教、搞形式、搞敷衍，财务工作需务实、需团结，财务部员工应该注重培养自己的主动意识，行动放在要求前面，这样不管是对公司还

11、是对员工个人，都是有益处的。六、部门间协调存在问题：（ 1）与销售部、物流部、仓储部、内勤有时候沟通不畅，片面性的信息往往会在某一问题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，很多人往往不希望将沟通会议的气氛搞僵，导致很多问题被掩盖起来。（ 2）部门之间需要增进了解，沟通途径不够。处理建议：（ 1）做好部门联动，部门间协调秉承多体谅、多沟通的原则，及时解决问题。如销售送货和物流的沟通，开单和内勤的沟通，数据统计和销售部的沟通，库存落实及监督与仓库的沟通。（ 2）财务部坚持部门职责的前提下，保证数据统计的精准性、及时性、相关性，注意说话艺术，一切以反映问题和解决问题为基础，对于跨部门查询销售回款等情况未经批准一律谢绝。（ 3）部门基础工作有待加强。如生产、销售、采购等要害部门，对于数据统