公司业务档案管理制度

1、九、业务档案管理制度第一章 总 那么第一条 为了维护XXXXXX及委托单位的利益和合法权益，标准 本公司的业务档案管理，根据?中华人民共和国档案法? 、?中华人民 共和国档案法实施方法? ，结合本公司的具体情况，特制订本制度。第二条 本制度中所称档案是指各部门在对工程进行市场调查、 数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、 图表、声 像等不同形式和载体的历史记录。第三条 本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务 档案由办公室统一管理， 对各类业务档案进行日常管理、 分类、整理、 编目、借阅、销毁等工作。第四条 本公司业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政 管理部门、山东

2、省财政厅等有关部门的监督、指导。第二章 业务档案的收集与管理第五条 档案收集：业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底 稿和文件资料， 它是反映本公司业务活动的真实记录。 业务人员在办 理业务过程中，所需文件， 权属证明、会计资料和其他相关资料应收 集充分，以备核查和调阅。第六条 归档收集范围：各项绩效评价报告印稿，绩效评价工作 底稿及业务资料、报表等，包括综合类、业务类及备查类工作底稿。第七条 业务档案管理的根本内容包括： 按照业务档案管理标准 化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进 行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。第八条 各业务人员在业务工

3、作结束后，必须将业务工作过程中 形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、 分类、整理后及时 向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。第九条 各业务工程小组，在每个业务工程完成后，由工程负责 人指定专人，按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。 业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订， 永久性工作 底稿备查类按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工 作底稿要标准整洁。第十条 各类业务档案归档内容包括以下四类：1、相应工程当期档案纸质版。2、永久性档案纸质版即备查工作底稿档案 。3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。4、底稿电子版。第十一条 业

4、务档案的立卷程序包括以下工作：1、组卷：按照委托单位工程号划分， 原那么上组成一个案卷。2、公司承接绩效评价工程按照年度及工程号排序， 卷内的 材料按照工作底稿目录的内容排序。3、业务档案复核：档案归类、整理完成后，工程负责人对 工作底稿全面审核确认无误后，在相应位置签字；立卷人 将工程复核后的档案交至档案复核人，在相应位置签字。4、业务档案装订： 业务档案复核完毕后， 去除所有文件材 料附带物。要求统一填写案卷封面，注明客户名称、业务 类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久 性档案需单独装订成册，并注明档案类别。5、业务档案移交： 业务档案立卷完毕后， 应及时将业务档 案交公司档

5、案管理员保管，并办理档案移交手续，档案管 理员需验收确认无误后归档。第十二条 各业务类档案，由立卷人编制档案清单向档案室移 交，档案室验收后，按照业务工程和业务报告文号顺序编制案卷目录。 凡不符合立卷归档要求的那么令其退回， 重新按要求立卷归档。 对验收 合格的业务档案，移交人和接交人要在移交清单上签字确认。第十三条 移交后的各业务类档案，档案室人员根据移交清单， 按照档案的类别编制 ?皓诚投资咨询档案目录? ，编制好的档案目录， 验收合格后正式归档保存。第十四条 公司业务档案管理人员因工作需要发生变动时， 应办 理档案交接手续， 安排有关人员监交。 交接手续办理完毕后， 移交人、 接受人、

6、监交人均在移交表上签章。 移交人必须办理完移交手续前方 可一离开。假设有一方未按照规定移交档案，将追究其责任。第十五条 业务人员调离职之前，须有档案管理员在问询业 务人员所在部门经理意见后在 ?人员调离签单? 中签署业务档案移交 检查是否符合规定的意见。 凡有未交业务档案的， 应补交相应的业务 档案；凡造成业务档案丧失且无法弥补的，按照有关规定办理；业务 档案移交检查没有问题，或检查出的问题全部处理完毕后，档案管理 员方可在?人员调离签单?中签署业务档案移交检查符合规定的意见； 否那么，签署不符合规定的意见，人力资源部不办理调动和解聘手续。第三章业务档案的保存第十六条 为保证业务完整性、保密性

7、和方便实用性，本公司业 务档案统一存放于档案室。第十七条正式归档后的各类业务档案，由档案室管理员进行分 类整理，统一编写案卷目录。做到存放合理，排列有序，查找方便。案完好无损第十八条 档案室要保持存放档案的清洁卫生， 做到防盗、防光、 防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等，确保各类业务档第四章业务档案的利用第十九条第二十条业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录事公司内部人员借阅业务档案要严格执行借阅手续。档案的借阅需填制?业务档案借阅审批表?，经经理和工程负责人审 批前方可借阅。借阅责任人及部门经理应对所借阅档案负完全责任包括平安性、完整性、保密性等。第二十一条 对借阅的业务档案及本公司内有关文件，需做到严 格保密，对失密、泄密并造成有损客户利益和本公司信誉的，应追究 当事人的责任，并视其情节的轻重给予通报批评和经济处分。第二十二条对于继续为上年客户提供效劳的工程，永久性档案 可在借阅使用后在档案负责人监督下将内容进行更新， 随本期工程重 新立卷归档；同时注销以前年度永久性档案存档记录编号。第二十三条 本公司以外人员，如法院、检察院等因业务工作需 要查阅公司档案时，须经该工程负责人所在部门的部门负责人审批， 其他咨询类公司人员等因业务工作需要查阅事务所档案时，须经该项 目负责人所在部门的部门负责人审批后，由有关部门代