公文文书知识讲座

1、公文公文 文书文书淮北矿业集团公司办公室一、公文的概念二、公文的种类 三、公文的规范性四、存在的问题淮北矿业集团公司办公室 定义： 公文是处理公务的文书，是国家机关、企事业单位、社会组织处理政务、办事事务、商洽工作以及记载各种活动情况制作的文件。 淮北矿业集团公司办公室 文书：指行为主体在社会活动中，为了一定目的制作并使用的具有特殊格式的文件材料。 文件：经过制作而形成的特定的文书。 特点：l具有较强的政治性、政策性。 l具有法定的强制力或行政约束力。l具有法定权威性。l具有较强的论述性或条理性。 l公文语言的特点：简明、准确、朴实。 淮北矿业集团公司办公室 （一）公文分类：淮北矿业集团公司办

2、公室 行政关系内容特点时间要求机密程度上行文平行文下行文 机密公文内部公文公布公文 特急件急 件平 件 规范性公文告知性公文（二）公文文种：淮北矿业集团公司办公室 l公报l指示l决议 l条例l规定l命令(令)l议案l通告l公告l决定l意见l通知l通报l会议纪要 l请示l报告l批复l函属党的机关属国家行政机关属党和国家行政机关共有l通知、通报 通知：一种批示性、部署性、告知性的公文 。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相录属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执的事项，任免人员。 通报：政府机关、企事业单位在一定范围内公布击知的公文。 适用于表彰先进，批评错误，传达重要

3、精神或者情况。 淮北矿业集团公司办公室 使用范围广、频率高、灵活性强、对象明确。对象不明确 定义： 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 淮北矿业集团公司办公室 l请示、报告淮北矿业集团公司办公室 常见问题：l多事一请示 l多头请示l请示报告不分l请示报告并用 l不相隶属的请示l越级请示、报告定义： 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 淮北矿业集团公司办公室l 函常见问题： 函是正式公文 编号问题 与“请示”、“报告”区别问题 淮北矿业集团公司办公室 规范报文程序 严格按规定选用文种和公

4、文形式 严格执行签发人的有关规定 加强公文的审核 加强和规范办文过程中的协调 实行严格的退文和通报制度（一）行文关系方面淮北矿业集团公司办公室 报送渠道不规范 “请示”主送上级机关并领导个人 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构（二）行文规则方面淮北矿业集团公司办公室 “报告”在行文规则方面存在的问题 “请示”在行文规则方面存在的问题按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样

5、，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。（三）公文要素方面淮北矿业集团公司办公室 发文字号 签发人 公文标题 主送机关发文字号中的年度括号应使用“”

6、，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“ ” 、还有编虚位、发文字号错误现象。上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、

7、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。 （三）公文要素方面淮北矿业集团公司办公室 公文正文 附件 成文时间 印章有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“”写为“零”英文“O”或数字“0”。附件淮北矿业集团公司办公室 国家标准规定： 公文如有附件，正文后应标识“

8、附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。存在问题:l 有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。l 有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明

9、。印章淮北矿业集团公司办公室 国家标准规定： 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。 按照公文排版规定: 印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。 （四）排版规格与印制装订方面淮北矿业集团公司办公室 排

10、版规格 印刷、装订 标题字号公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。 公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。 有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。印刷、装订淮北矿业集团公司办公室 国家标准规定： 公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。 存在问题:l 有的公